Как вставить картинку в форму access

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002

Чтобы вставить рисунок в форму или отчет с помощью свободной рамки объекта, необходимо:

1. Открыть форму в режиме Конструктора формы или отчет в режиме Конструктора отчета.
2. Нажать кнопку Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) на панели элементов.
3. Выбрать в форме или отчете место для вставляемого объекта и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши. Появится диалоговое окно мастера Вставка объекта (Insert Object). С помощью мастера можно вставить уже готовый рисунок из файла или сначала создать его в соответствующем приложении, а затем вставить. Поэтому дальнейшие шаги могут быть разными.

Если вам еще предстоит создать рисунок, проделайте следующие операции.

В диалоговом окне Microsoft Access выбрать переключатель Создать новый (Create New), а затем в списке Тип объекта (Object Type) выбрать приложение, с помощью которого будет создаваться рисунок (рис. 15.5).

Рис. 15.5. Окно Microsoft Access, используемое для вставки рисунка с помощью свободной рамки объекта

Вставка рисунков в формы и отчеты

В Microsoft Access существует возможность вставки рисунков в формы и отчеты. Использование рисунков может улучшить внешний вид создаваемых форм и отчетов. Например, в отчеты можно включать логотип фирмы, а в форме предоставлять возможность просмотра не только данных о сотрудниках фирмы, но и их фотографий. Для вставки рисунков в формы и отчеты используются специальные элементы управления — свободная и присоединенная рамки объектов (Unbound Object Frame, Bound Object Frame), а также элемент управления Рисунок (Image).

Способ вставки рисунка зависит от того, как предполагается его использовать.

• Объект OLE можно хранить в одном из полей таблицы Access, например в таблице "Сотрудники" (Employee) базы данных "Борей" хранятся фотографии сотрудников. Можно в полях таблицы Access хранить также документы Word. В таком случае для отображения этих объектов в формах или отчетах следует использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame).
• Объекты OLE могут храниться не в таблицах Access, а прямо в форме или отчете. С помощью такого способа в форме или отчете можно, например, сохранить логотип фирмы. В этом случае для отображения объекта OLE следует использовать элемент управления Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) или Рисунок (Image).
• Можно также для добавления рисунка в форму или отчет использовать свойство Рисунок (Picture) этой формы или отчета. Обычно так поступают, когда требуется включить фоновый рисунок (подложку), занимающий часть окна или все окно формы или отчета.

Чтобы добавить фоновый рисунок в форму:

1. Откройте форму в режиме Конструктора.
2. В окне свойств формы на вкладке Макет (Format) найдите свойство Рисунок (Picture). В поле ввода этого свойства введите путь и имя файла рисунка. Для этого можно нажать кнопку Построителя и выбрать в окне Выбор рисунка (Insert Picture) необходимый файл рисунка (рис. 15.1).

Замечание

Несколько стандартных файлов для фоновых рисунков находятся в папке MICROSOFT OFFICE\OFFICE\BITMAPS\STYLES.

1. Установите значение свойства Тип рисунка (Picture Type). Значений может быть два: Внедренный (Embedded) или Связанный (Linked). Если рисунок внедренный, он сохраняется в файле базы данных (mdb). Связанный рисунок хранится в отдельном файле на диске. О преимуществах и недостатках того и другого способа мы уже говорили выше. Если один и тот же рисунок вставляется во много форм или отчетов, то внедрение его приведет к "распуханию" файла mdb, т. к. храниться будет столько копий рисунка, сколько раз вы его внедряли. Если вы решите сделать его связанным, необходимо заботиться о том, чтобы его случайно не удалили или не переместили.
2. С помощью следующих свойств настройте отображение фонового рисунка.
   • Свойство Масштабы рисунка (Picture Size Mode) имеет три значения: Фрагмент (Clip), Вписать в рамку (Stretch), По размеру рамки (Zoom). Значение Фрагмент отображает рисунок в его исходном размере. Если размер рисунка превышает размер окна формы, то изображение рисунка обрезается. Значение Вписать в рамку изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы. Использование данного значения может привести к искажению изображения рисунка. Значение По размеру рамки изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы либо по ширине, либо по высоте. Использование данного значения не приведет ни к обрезанию рисунка, ни к искажению его пропорций.

Рис. 15.1. Диалоговое окно Выбор рисунка

• Если вставляется рисунок, занимающий не всю форму, свойство Выравнивание рисунка (Picture Alignment) позволяет определить положение его в форме: Сверху слева (Top Left), Сверху справа (Top Right), По центру (Center), Снизу слева (Bottom Left), Снизу справа (Bottom Right), По центру формы (Form Center).
• Свойство Мозаичное заполнение (Picture Tiling) позволяет выводить повторяющееся изображение рисунка.

Пример использования рисунка в качестве фона в форме приведен на рис. 15.2.

Аналогично вставляется фоновый рисунок в отчет. Пример использования рисунка в качестве фона в отчете приведен на рис. 15.3.

Рисунок может быть вставлен в форму и в виде элемента управления формы. Для этого можно использовать два типа элементов управления: Рисунок (Image) и Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame).

Рис. 15.2. Использование фонового рисунка в форме Microsoft Access

Рис. 15.3. Фоновый рисунок в отчете Microsoft Access

Если не требуется прямое изменение рисунка в форме или отчете, то лучше использовать Рисунок (Picture) (форма будет работать быстрее). Если же предполагается часто изменять рисунок, нужно вставить его с помощью свободной рамки объекта.

Чтобы вставить элемент управления Рисунок (Image), необходимо:

1. Открыть форму в режиме Конструктора формы или отчет в режиме Конструктора отчета.
2. Нажать кнопку Рисунок (Image) на панели элементов (кнопка Мастера элементов должна быть нажата, чтобы запустился Мастер рисунков).
3. Выбрать в форме или отчете место, в которое помещается рисунок, и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.
4. В раскрывшемся окне Вставка рисунка (Insert Picture) выбрать имя файла, содержащего добавляемый рисунок, и нажать кнопку ОК. Будет создан элемент управления, в котором помещается рисунок (рис. 15.4).
5. Установить значения свойств, которые влияют на то, как рисунок будет отображаться в форме или отчете. Эти свойства аналогичны соответствующим свойствам формы.

Рис. 15.4. Использование элемента Рисунок для вставки рисунка в форму

Чтобы вставить рисунок в форму или отчет с помощью свободной рамки объекта, необходимо:

1. Открыть форму в режиме Конструктора формы или отчет в режиме Конструктора отчета.
2. Нажать кнопку Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) на панели элементов.
3. Выбрать в форме или отчете место для вставляемого объекта и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши. Появится диалоговое окно мастера Вставка объекта (Insert Object). С помощью мастера можно вставить уже готовый рисунок из файла или сначала создать его в соответствующем приложении, а затем вставить. Поэтому дальнейшие шаги могут быть разными.

Если вам еще предстоит создать рисунок, проделайте следующие операции.

1. В диалоговом окне Microsoft Access выбрать переключатель Создать новый (Create New), а затем в списке Тип объекта (Object Type) выбрать приложение, с помощью которого будет создаваться рисунок (рис. 15.5).

Рис. 15.5. Окно Microsoft Access, используемое для вставки рисунка с помощью свободной рамки объекта

1. Объект может отображаться в виде значка — это удобно, когда он содержит сведения, которые не должны все время выводиться на экран. В таком случае нужно просто установить флажок В виде значка (Display as Icon).
2. Нажать кнопку ОК.
3. Создать объект с помощью приложения, выбранного на шаге 1.
4. Закончив создание объекта, выбрать команду Закрыть (Close) в меню Файл (File) приложения, чтобы вернуться в Microsoft Access. Microsoft Access создает элемент управления Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) и отображает в ней рисунок.

Если же файл с рисунком у вас уже готов, чтобы вставить его прямо из файла, вам необходимо:

1. В диалоговом окне Microsoft Access выбрать переключатель Создать из файла (Create From File), а затем указать путь к файлу. Если точный путь вы не знаете, используйте кнопку Обзор (Browse) (рис. 15.6).

Рис. 15.6. Окно Microsoft Access при вставке рисунка из файла в отчет с помощью свободной рамки объекта

Рис. 15.7. Вставка рисунка Microsoft Paint в отчет с помощью свободной рамки объекта

1. Если нужно отобразить объект в виде значка, установить флажок В виде значка (Display As Icon).
2. Для нахождения связи с объектом установить флажок Связь (Link). Если флажок сброшен (по умолчанию), объект будет внедрен.
3. Нажать кнопку ОК.

Пример вставки рисунка, созданного с использованием Microsoft Paint, в форму с помощью свободной рамки объекта приведен на рис. 15.7.

После вставки объекта можно изменять его размеры и пропорции с помощью свойства Установка размеров (Size Mode). В большинстве случаев изменения в свободный объект могут вноситься в режиме Конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, необходимо задать для свойства Доступ (Enabled) свободной рамки объекта значение Да (Yes), а для свойства Блокировка (Locked) — значение Нет (No). Чтобы отредактировать объект, дважды щелкните на нем мышью. Для этого только необходимо, чтобы на вашем компьютере было установлено приложение, в котором может редактироваться файл данного типа. Пример редактирования внедренного точечного рисунка представлен на рис. 15.8.

Рис. 15.8. Пример редактирования точечного рисунка с помощью Microsoft Paint

Для того чтобы выйти из режима редактирования, достаточно щелкнуть мышью за пределами рисунка.

В отличие от других элементов управления в форме, которые связаны с записями в таблице-источнике, рисунок в свободной рамке объекта не меняется при перемещении по записям в форме — он связан с самой формой, а не с данными, которые отображаются в форме. Рисунки, которые хранятся в записях таблицы, отображаются в форме с помощью присоединенной рамки объекта.

Для хранения рисунков и других объектов OLE в таблицах Access используется специальный тип поля: Объект OLE (OLE Object). Элемент управления Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) создается одним из стандартных способов:

• перемещением с помощью мыши нужного поля из списка полей таблицы-источника. В этом случае будет сразу создан элемент управления, связанный с полем в таблице;
• с помощью кнопки Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) на панели элементов. В данном случае будет создан элемент управления, для которого нужно сразу установить свойство Данные (RecordSource) — имя поля, содержащего объект OLE (рис. 15.9).

Рис. 15.9. Создание присоединенной рамки объекта в режиме Формы

Вставить рисунок в поле таблицы можно как в таблице, открытой в режиме Таблицы, так и в форме. Для этого нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы или форму в режиме Формы.
2. Перейти на запись, в которую требуется вставить рисунок, и выбрать поле объекта OLE.
3. Выполнить команду Объект (Object) из меню Вставка (Insert).
4. В диалоговом окне Microsoft Access (см. рис. 15.5) выбрать переключатель Создать новый (Create New), а затем в списке Тип объекта (Object Type) выбрать тип приложения, в котором будет создаваться объект. Если файл с рисунком уже готов, то нужно выбрать переключатель Создать из файла (Create From File), a затем указать путь к файлу.
5. Для того чтобы отобразить объект в виде значка, установить флажок В виде значка (Display As Icon).
6. Нажать кнопку ОК.
7. Если вы создаете новый рисунок, то нужно создать его с помощью приложения выбранного на шаге 4.
8. Закончив создание объекта, выбрать команду Закрыть (Close) в меню Файл (File) приложения для возвращения в Microsoft Access.

Рисунок будет вставлен в запись в таблице. При этом в режиме Формы рисунок или иной объект автоматически будут отображаться на экране. В режиме Таблицы будет отображаться только тип объекта, например Растровый рисунок.

Вставка графических файлов происходит либо напрямую, либо при помощи отдельных графических фильтров. Эти фильтры устанавливаются при инсталляции Microsoft Access. Для вставки файлов формата Enhanced Metafile (EMF), точечных рисунков Windows (BMP, RLE, DIB), метафайлов Windows (WMF) и значков (ICO) графический фильтр не требуется. Однако такие фильтры необходимы для вставки всех остальных файлов графических.форматов, перечисленных ниже:

AutoCAD Format 2-D (DXF) Computer Graphics Metafile (CGM)

CorelDRAW (CDR) Encapsulated PostScript (EPS)

Graphics Interchange Format (GIF) JPEG File Interchange Format (JPG)

Kodak Photo CD (PCD) Micrografx Designer/Draw (DRW)

PC Paintbrush (PCX) Portable Network Graphics (PNG)

Tagged Image File Format (TIFF) Targa (TGA)

WordPerfect Graphics (WPG) HG Graphics Language (HGL, PLT) Macintosh PICT (PCT)

Как вставить картинку в форму access

Функция вложения в Access позволяет добавлять в записи базы данных один или несколько файлов — документы, презентации, изображения и так далее. В этой статье приводится фоновая информация и действия, необходимые для настройки базы данных для использования вложений, а также вложения данных и управления ими.

Примечание: Функции, описанные в этой статье, не относятся к веб-приложениям Access.

В этой статье

Применение вложений

Вложения можно использовать для хранения нескольких файлов в одном поле, а также для хранения нескольких типов файлов в этом поле. Например, предположим, что у вас есть база данных рабочих контактов. Теперь к записи каждого контакта можно прикрепить одно или несколько резюме, а также фотографию каждого контакта.

Вложения также позволяют хранить данные более рационально. В более ранних версиях приложения Access для хранения изображений и документов использовалась технология OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов). По умолчанию с помощью технологии OLE создавался растровый эквивалент изображения или документа. Такие растровые файлы могут быть слишком большими — иногда в 10 раз больше исходного файла. При просмотре изображения или документа из базы данных с помощью технологии OLE отображалось растровое изображение, а не исходный файл. При использовании вложений документы и другие файлы, не являющиеся изображениями, открываются в соответствующих программах, так что эти файлы можно находить и редактировать непосредственно в приложении Access.

Кроме того, технология OLE требует использования программ, называемых OLE-серверами. Например, если в базе данных Access хранятся JPEG-файлы изображений, на каждом компьютере, на котором запущена эта база данных, должна работать отдельная программа, зарегистрированная как OLE-сервер для изображений JPEG. Напротив, в Access вложенные файлы сохраняются в исходных форматах без каких-либо вспомогательных изображений, а для просмотра изображений из базы данных не требуется дополнительное программное обеспечение.

Вложения и правила разработки баз данных

По умолчанию каждое поле реляционной базы данных содержит только один фрагмент данных. Например, если поле адреса содержит несколько адресов, найти адреса будет трудно, если не невозможно. Поэтому на первый взгляд вложения нарушают правила проектирования базы данных, так как в поле можно вложите несколько файлов ( один фрагмент данных). Однако вложения не нарушают правила проектирования, так как при вложении файлов в запись приложение Access создает одну или несколько системных таблиц и использует их для нормализации данных. Просматривать эти таблицы и работать с ними нельзя.

Сведения о просмотре других системных таблиц см. в руководстве по области навигации. Дополнительные сведения о разработке баз данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Способы использования вложенных файлов

При работе с вложенными файлами необходимо соблюдать указанные ниже правила.

Вкладывать файлы можно только в базы данных, созданные в Access и использующие формат файла ACCDB. Нельзя осуществлять обмен вложениями между базами данных Access (ACCDB) и базами в формате более ранней версии (MDB).

Необходимо создать поле в таблице и задать для него тип данных «Вложение». Изменить тип данных после того, как для него задано значение «Вложение», невозможно.

В одной записи возможно хранение нескольких файлов. Например, можно хранить изображения и файлы, созданные с помощью программ обработки текстов и электронных таблиц.

Вложить можно данные объемом до двух гигабайт (наибольший размер базы данных Access). Размер отдельных файлов не может превышать 256 мегабайт.

Для добавления и изменения вложений, а также для управления ими служит диалоговое окно Вложения. Это диалоговое окно можно открыть двойным щелчком из поля вложения в таблице. Если требуется управлять вложениями из формы или просматривать их из отчета, в форму или отчет следует добавить элемент управления вложения и связать этот элемент с нужным полем вложения в таблице.

По умолчанию элемент управления вложением обрабатывает изображения и выводит значки программ, соответствующие типам других файлов. Предположим, что в запись вложены фотография, резюме и документ Visio. При переходе от одного вложения к другому элемент управления выводит изображение и отображает значки программ для документов Word и Visio.

Если открыть диалоговое окно Вложения из таблицы или формы, файлы вложений можно добавлять, удалять, изменять или сохранять. Если открыть диалоговое окно Вложения из отчета, можно только сохранять вложенные файлы в другом месте.

Файлы вложения будут сжаты приложением Access, если они не были сжаты изначально. Например, JPEG-файлы сжимаются графической программой, которая их создает, поэтому программа Access их не сжимает.

Если программа, которая использовалась для создания вложенного файла, установлена на компьютере, вложенные файлы можно открывать и изменять с помощью этой программы.

Вложенные файлы можно сохранить на жестком диске или в сети. Тогда после внесения изменений во вложения можно проверить полученный результат, а уже затем сохранить их в базе данных.

Управлять вложениями можно программным путем.

В следующих разделах приведены инструкции по добавлению вложений и управлению ими.

Добавление поля вложения в таблицу

Чтобы использовать вложения Access, необходимо сначала добавить поле вложения хотя бы в одну из таблиц базы данных. Access добавить поле вложения в таблицу можно двумя способами. Это поле можно добавить в представлении таблицы или в конструкторе. В этом разделе объясняется, как использовать оба метода.

Добавление поля вложения в режиме таблицы

В таблице, открытой в режиме таблицы, щелкните первый доступный пустой столбец. Заголовок такого столбца содержит надпись Щелкните для добавления.

На вкладке Таблица в группе Тип данных и форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке Тип данных и выберите Вложение.

Полю будет назначен тип данных «Вложение» и в строку заголовков будет помещен значок. На приведенном ниже рисунке показано новое поле вложения. Следует обратить внимание на значок скрепки в строке заголовков поля. По умолчанию в строку заголовка поля вложения нельзя вводить текст.

Следует помнить, что невозможно изменить тип данных созданного поля, однако в случае ошибки это поле можно удалить.

Добавление поля вложения в режиме конструктора

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор .

В столбце Имя поля выберите пустую строку и введите имя поля вложения.

В той же строке в столбце Тип данных выберите значение Вложение.

Следует помнить, что невозможно изменить тип данных созданного поля, однако в случае ошибки это поле можно удалить.

Чтобы открыть таблицу для работы с ней, на вкладке Конструктор в группе Представления щелкните стрелку под кнопкой «Показать», затем выберите пункт Режим таблицы.

Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для данной таблицы и в контекстном меню выберите команду Режим таблицы.

В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Открыть.

Перейдите к следующим шагам.

Непосредственное вложение файлов в таблицы

После того как в таблицу добавлено поле вложения, можно вкладывать файлы в записи этой таблицы, не создавая форму для ввода данных. Кроме того, можно просматривать вложения без помощи формы, однако помните, что для просмотра непосредственно из таблиц используются программы, в которых создавались эти файлы, или программы, поддерживающие файлы такого типа. Например, при открытии вложенного в таблицу документа Word запускается приложение Word, а просмотр документа выполняется в этом приложении, а не в Access. Если приложение Word не установлено на компьютере, появится диалоговое окно с предложением выбрать программу для просмотра файла.

Добавление вложения в таблицу

В таблице, которая содержит поле вложения и открыта в режиме таблицы, дважды щелкните поле вложения.

Откроется диалоговое окно Вложения. Оно показано на рисунке ниже.

Нажмите кнопку Добавить. Откроется диалоговое окно Выберите файл.

Чтобы перейти к файлам, которые требуется добавить к записи, воспользуйтесь списком Папка, выберите нужные файлы и нажмите кнопку Открыть.

Можно выбрать несколько файлов любого поддерживаемого типа данных. Список поддерживаемых типов данных см. в разделе Справочные сведения о вложениях далее в этой статье.

Чтобы добавить файлы в таблицу, в диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.

Файлы будут добавлены в поле, а число, указывающее количество вложений, увеличится. На рисунке ниже показано поле с двумя вложенными изображениями.

Если требуется добавить файлы в текущее поле или другие поля таблицы, повторите эти шаги.

Открытие вложенных файлов из таблицы

В таблице, открытой в режиме таблицы, дважды щелкните ячейку в поле вложения.

В диалоговом окне Вложения дважды щелкните файл, который требуется открыть.

Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

Файл будет открыт в связанной с ним программе — файлы Excel открываются в программе Excel и т. д.

Некоторые файлы изображений можно открывать с помощью средства просмотра рисунков Windows. Если требуется не только просмотреть изображение, можно щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать команду Изменить. При этом запустится программа, с помощью которой был создан данный файл, если она установлена на компьютере.

Сохранение изменений во вложенном файле

Если файл требуется изменить, воспользуйтесь программой, с помощью которой этот файл был создан.

Сохраните внесенные в файл изменения и завершите работу программы. Помните, что при изменении вложенного файла все изменения сохраняются на жестком диске в папке временных файлов Интернета. Дополнительные сведения об этой папке см. в конце данного раздела.

Чтобы окончательно сохранить изменения, вернитесь в Access и в диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.

Появится сообщение, подобное указанному ниже.

Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Да.

Когда вложенный файл открывается в исходной программе для просмотра или редактирования, приложение Access помещает временную копию файла во временную папку. При изменении файла и сохранении изменений в исходной программе приложение Access сохраняет изменения в этой временной копии. При возврате в Access и нажатии кнопки ОК с целью закрыть диалоговое окно Вложения будет предложено снова сохранить вложенный файл. Нажмите кнопку Да, чтобы записать измененный файл в базу данных, или кнопку Нет, чтобы оставить файл в базе данных без изменений.

Чтобы найти расположение временной папки, выполните указанные ниже действия.

Запустите Windows Internet Explorer.

В меню Сервис выберите команду Свойства браузера.

На вкладке Общие нажмите кнопку Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры. Путь к папке будет указан в разделе с папкой временных файлов Интернета.

Использование вложений с формами и отчетами

Если необходимо использовать вложения с формой или отчетом, воспользуйтесь элементом управления вложения. При переходе от одной записи в базе данных к другой этот элемент управления автоматически отображает файлы изображений. Если вложены файлы другого типа, например документы или диаграммы, элемент управления вложения показывает значок, соответствующий типу файла. Например, если вложен файл презентации, появится значок PowerPoint и т. д. Этот элемент управления позволяет увидеть, какие файлы вложены, и открыть диалоговое окно Вложения. Если это диалоговое окно открыто из формы, вложения можно добавлять, удалять, изменять и сохранять. Если оно открыто из отчета, можно только сохранять вложения на жестком диске или в сети, поскольку отчеты предназначены только для чтения.

В следующих разделах приведены инструкции по добавлению рамки рисунка в форму или отчет, перемещению между записями, вложению файлов и просмотру вложений. Помните, что перемещение между вложениями возможно только в том случае, если в записи содержится несколько вложений.

Добавление элемента управления вложения в форму или отчет

В этом разделе описано, как добавить элемент управления вложения в форму или отчет и привязать его к полю «Вложение» в соответствующей таблице. Процедура добавления элемента управления вложения одинакова для формы и отчета. Прежде всего следует убедиться, что по крайней мере в одной таблице базы данных имеется поле вложения. Дополнительные сведения о добавлении поля вложения см. в разделе Добавление поля вложения в таблицувыше.

Разработка формы или отчета может быть сложным процессом, поэтому в данном разделе предполагается, что база данных с хотя бы одной таблицей и одной формой или отчетом уже имеется. Сведения о создании таблиц, форм и отчетов см. в следующих статьях:

Добавление элемента управления вложения

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые требуется изменить, и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.

Появится область Список полей, в которой перечислены поля таблицы, являющиеся источником данных для формы или отчета. Поле вложения в списке отмечено значком развертывания (можно щелкнуть рядом с этим полем знак «плюс» или «минус»).

На приведенном ниже рисунке показано, как выглядит поле вложения в области Список полей

Перетащите поле вложения целиком — родительские и дочерние элементы — из списка в нужное место формы.

Элемент управления вложением будет помещен в форму и привязан к полю таблицы.

При необходимости щелкните правой кнопкой мыши элемент управления и выберите команду Свойства, чтобы вывести на экран окно свойств для элемента управления. Задайте или измените свойства элемента управления в соответствии с остальной частью формы или отчета.

Сохраните изменения и, чтобы открыть для просмотра соответственно форму или отчет, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа и выберите команду Режим формы или Режим отчета.

Для поля, содержащего файлы изображений, элемент управления показывает изображения из этих файлов. Для поля, содержащего файл другого типа, например документ Word или презентацию PowerPoint, элемент управления отображает значок, соответствующий типу файла.

Управление вложениями с помощью формы

После того как элемент управления вложения добавлен в форму, файлы вложения можно добавлять, изменять, удалять и сохранять прямо из этой формы. Если запись содержит несколько вложений, можно переходить от одного файла вложения к другому с помощью прокрутки (при работе с таблицей такая возможность отсутствует).

Примечание: Создавший форму пользователь может предназначить ее только для чтения. В этом случае диалоговое окно Вложения можно будет использовать только для сохранения вложенных файлов на жестком диске или в сети.

Вложение файла

Откройте форму, в которой отображаются вложения, и найдите запись, в которую требуется вложить файл.

Выберите элемент управления вложением — элемент управления, привязанный к полю «Вложение».

Откроется мини-панель инструментов:

Примечание: Если элемент управления вложением добавлен в раздел таблицы разделенной формы, мини-панель инструментов не откроется. Дополнительные сведения о разделенных формах см. в статье Создание разделенной формы.

Чтобы открыть диалоговое окно Вложения, нажмите кнопку Просмотреть вложения (значок скрепки).

В диалоговом окне нажмите кнопку Добавить.

Откроется диалоговое окно Выберите файл.

Воспользуйтесь списком Папки, чтобы перейти к файлу, который требуется вложить, и нажмите кнопку Открыть.

При необходимости повторите шаги 4 и 5, чтобы добавить другие файлы.

Перемещение по вложенным файлам с помощью прокрутки

Примечание: Действия, описанные в данном разделе, применимы к формам и отчетам.

Откройте форму или отчет, где отображаются вложения.

Перейдите к записи, содержащей вложенные файлы.

Щелкните элемент управления «Изображение», отображающий вложенные файлы.

Откроется мини-панель инструментов.

Для прокрутки вложенных файлов щелкайте стрелку Назад (влево) или Вперед (вправо). Чтобы увидеть имена файлов, нажмите кнопку Просмотреть вложения, с помощью которой открывается диалоговое окно Вложения. Имена вложенных файлов будут показаны в списке Вложения .

Сохранение вложенных файлов в другом месте

Действия, описанные в данном разделе, применимы к таблицам, формам и отчетам. Любой из файлов или все файлы, вложенные в данную запись, можно сохранить на жестком диске или в сети. Следует помнить, что при выборе сохранения всех файлов невозможно сохранить отдельные файлы — можно лишь сохранить их все. Для выборочного сохранения файлов следует сохранять их по одному.

Откройте сначала таблицу, форму или отчет, где содержатся вложения, а затем — диалоговое окно Вложения.

Открытие диалогового окна Вложения из таблицы

Откройте таблицу в режиме таблицы и дважды щелкните поле, где содержится вложение, которое требуется сохранить.

Открытие диалогового окна Вложения из формы или отчета

Откройте форму или отчет, где отображаются вложения.

Перейдите к записи, содержащей вложенные файлы.

Щелкните элемент управления «Изображение», отображающий вложенные файлы.

Откроется мини-панель инструментов.

Нажмите кнопку Просмотреть вложения.

Сохранение отдельного вложения

В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Сохранить как.

Откроется диалоговое окно Сохранение вложения.

Воспользуйтесь списком Папки, чтобы перейти к новому расположению файла, и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение всех вложений

В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Сохранить все.

Откроется диалоговое окно Сохранение вложений.

Воспользуйтесь списком Папки, чтобы перейти к новому расположению файлов, и нажмите кнопку Сохранить.

Удаление вложенных файлов

Действия, описанные в данном разделе, применимы к таблицам и формам.

Удаление вложения

Дважды щелкните поле вложения в таблице, чтобы открыть диалоговое окно Вложения.

В форме (в режиме просмотра макета или в режиме формы) перейдите к записи, которая содержит подлежащее удалению вложение, и на мини-панели инструментов нажмите кнопку Просмотреть вложения, чтобы открыть диалоговое окно.

В диалоговом окне Вложения выберите файл, который требуется удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Использование вложений без применения мыши или другого указывающего устройства

В следующем разделе описано, как использовать клавиатуру для установки фокуса в области навигации и открытия таблицы, формы или отчета, где содержатся вложенные файлы. Кроме того, здесь приведены пошаговые инструкции по просмотру вложенных файлов и открытию диалогового окна Вложения.

Открытие таблицы, формы или отчета из области навигации

Нажмите клавишу F11.

Примечание: Если область навигации закрыта, при нажатии клавиши F11 она откроется, и фокус будет установлен в этой области. Если область навигации открыта, при нажатии клавиши F11 она закроется. Чтобы открыть область навигации и переместить на нее фокус, необходимо снова нажать клавишу F11.

Чтобы выбрать таблицу, форму или отчет для открытия, используйте клавиши СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ.

Чтобы открыть выбранный объект, нажмите клавишу ВВОД.

При открытии таблицы курсор ввода будет помещен в первое поле этой таблицы. При открытии формы или отчета фокус будет установлен на первое поле.

Просмотр вложений из таблиц

Для перемещения курсора в нужное поле вложения можно использовать клавиши со стрелками.

Нажмите клавишу ПРОБЕЛ.

Откроется диалоговое окно Вложения.

Для перехода между кнопками в диалоговом окне или от кнопок к списку вложенных файлов Вложения воспользуйтесь клавишей TAB.

Примечание: Записи могут содержать несколько вложений. Если требуется выбрать вложение в списке из нескольких файлов, перейдите к списку файлов при помощи клавиши TAB, а затем выберите нужный файл при помощи клавиш со стрелками. После этого, нажимая клавишу TAB, вернитесь к кнопкам и выберите нужное действие.

Выбрав нужные файл и кнопку, нажмите клавишу ВВОД.

По завершении выберите кнопку ОК с помощью клавиши TAB или клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Перемещение между вложениями с помощью прокрутки из формы или отчета

Эти действия возможны, только если у вас есть клавиатура Microsoft Natural, и запись содержит несколько вложений.

При необходимости переместите фокус на элемент управления вложения с помощью клавиши TAB. По умолчанию приложение Access выделяет этот элемент управления и связанную с ним надпись, если она существует.

Нажмите клавишу приложения.

Откроется контекстное меню.

Выберите Вперед или Назад с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, а затем нажмите клавишу ВВОД.

При необходимости повторите шаг 2, чтобы перейти к следующему вложенному файлу.

Открытие диалогового окна «Вложения» из формы или отчета

Эти действия возможны только при наличии клавиатуры Microsoft Natural.

При необходимости переместите фокус на элемент управления вложения с помощью клавиши TAB. По умолчанию приложение Access выделяет этот элемент управления и связанную с ним надпись, если она существует.

Нажмите клавишу приложения.

Откроется контекстное меню.

Выберите пункт Просмотреть вложения с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Откроется диалоговое окно Вложения.

Нажимайте клавишу TAB для перехода между кнопками в диалоговом окне или от кнопок к списку вложенных файлов Вложения (изменение — двойной щелчок).

Записи могут содержать несколько вложений. Если требуется выбрать вложение в списке из нескольких файлов, перейдите к списку файлов при помощи клавиши TAB, а затем выберите нужный файл при помощи клавиш со стрелками. После этого, нажимая клавишу TAB, вернитесь к кнопкам и выберите нужное действие.

Выбрав нужные файл и кнопку, нажмите клавишу ВВОД.

По завершении выберите кнопку ОК с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Справочные сведения о вложениях

Ниже представлены справочные сведения о вложениях, в том числе поддерживаемые форматы файлов изображений и документов, соглашения об именах файлов и некоторые данные о вложении файлов в записи путем программирования.

Поддерживаемые форматы файлов изображений

В Access непосредственно поддерживаются (т. е. отображаются с помощью элемента управления вложением без использования дополнительного программного обеспечения) следующие форматы графических файлов:

BMP (точечный рисунок Windows)

ICON, ICO (значок)

WMF (метафайл Windows)

EMF (расширенный метафайл)

Поддерживаемые форматы документов и других файлов

Как правило, в качестве вложений можно использовать файлы, созданные в любых программах Microsoft Office. Кроме того, можно вкладывать файлы журнала (LOG), текстовые файлы (TEXT, TXT) и сжатые ZIP-файлы.

Соглашения об именах файлов

Имена вложенных файлов могут содержать любые знаки Юникода, поддерживаемые файловой системой NTFS, которая используется в Microsoft Windows NT (NTFS). Кроме того, имена файлов должны соответствовать следующим правилам.

Длина имен не должна превышать 255 знаков, включая расширение имени файла.

Имена не должны содержать следующих знаков: вопросительного знака (?), кавычек («), левой или правой косой черты (/ \), угловых скобок (< >), звездочки (*), вертикальной черты (|), двоеточия (:), знака абзаца (¶).

Типы файлов, сжимаемых в приложении Access

При вложении в базу данных файла любого из следующих типов приложение Access сжимает его, если он изначально не был сжат.

Добавление рисунка в кнопочную форму

В стандартную кнопочную форму можно вставить рисунок, например, созданную в Microsoft Paint эмблему фирмы. В левой части этой формы уже размещен элемент управления Рисунок , в котором собственно рисунок отсутствует, но создана рамка для его вывода на экран. Заметим, что такой элемент может быть создан в любой форме с помощью кнопки панели элементов Ри-

Воспользовавшись кнопкой , переключим кнопочную форму режим конструктора. Щелкнем кнопкой мыши на области формы слева и нажмем правую кнопку мыши. В открывшемся окне свойств на вкладке Макет в строке Рисунок укажем путь и имя файла с расширением одного из графических

приложений, форматы которых поддерживаются установленными в системе фильтрами.

Если путь или имя файла неизвестны, можно выбрать рисунок с помощью построителя рисунков, который вызывается нажатием кнопки построителя в конце строки Рисунок . В открывшемся окне Выбор рисунка откроем папку, в которой хранится файл с нужным рисунком, и выберем этот файл. Предоставляемая построителем возможность просматривать рисунки значительно облегчает процесс поиска. По умолчанию тип рисунка определен как – Внедренный . Если изменить это свойство на Связанный , то рисунок в форме будет соответствовать содержимому связанного файла.

Конструирование кнопочной формы

Главная и подчиненные ей кнопочные формы могут быть созданы пользователем самостоятельно в режиме конструктора. В этом режиме может быть создана панель управления приложением нестандартного вида.

Для создания кнопочной формы необходимо в окне базы данных на вкладе Создание нажать кнопку Конструктор форм . При этом не должен указываться источник данных. Открывается форма в режиме конструктора. В этой форме можно создать кнопки для вызова кнопочных форм или выполнения любых объектов приложения. Кнопочная форма может быть сохранена под любым именем и в любой момент отредактирована в режиме конструктора. Таким образам могут быть созданы все необходимые кнопочные формы приложения. Каждая созданная кнопочная форма будет являться отдельным объектом и, в отличие от форм, созданных диспетчером кнопочных форм, будет представлена в списке форм в окне базы данных.

Пользователь имеет возможность создать кнопку самостоятельно или с помощью мастера. Мастера значительно ускоряет процесс построения кнопки и связывания ее с нужными действиями, автоматически выполняя всю необходимую работу. Мастер ведет диалог с пользователем и на основе его ответов создает кнопку. Технология создания кнопок описана в главе 4.

Мастер позволяет создавать кнопки более 30 типов. Например, кнопки для открытия формы, страницы, выполнения запроса, макроса, выхода из приложения или выполнения других действий. Открытие кнопочной формы ничем не отличается от открытия обычной формы.

Мастер кнопок Access создает процедуру обработки событий на языке Visual Basic. Эта процедура связывается с событием «Нажатие кнопки» и выполняет выбранное действие.

Пользователь имеет возможность открыть процедуру, ознакомиться с программой и при необходимости внести в программу изменения. Для открытия

процедуры обработки события надо в режиме конструктора вызвать контекст- но-зависимое меню кнопки и выбрать команду Обработка событий (Build Event…).

Например, если в форме создана кнопка для открытия формы DVA, то процедура, связанная с кнопкой, будет иметь вид, представленный на рис.12.16.

Рис.12.16. Процедура открытия формы DVA, созданная мастером кнопок.

Запуск Access с открытием приложения пользователя

Если в параметрах запуска установлена ссылка на кнопочную форму, то эта форма открывается автоматически при открытии базы данных. Если на рабочем столе Windows создать ярлык для запуска Access с автоматическим открытием базы данных, то пользователю, для того чтобы сразу попасть в среду своего приложения, достаточно будет дважды щелкнуть на этом ярлыке мышью.

Для запуска Access с автоматическим открытием базы данных создать ярлык для Access или ярлык для базы данных.

Создание ярлыка для Access . Нажмем правую кнопку мыши на кнопке Пуск панели задач Windows. Выберем команду Проводник. Откроем папку, в которой хранится Access. установим курсор на значок программы MSАccess.exe. нажмем правую кнопку мыши и в контекстном меню выберем команду Создать ярлык . Ярлык будет создан в той же папке, где находится программа

Зададим в созданном ярлыке свойства, определяющие открытие базы данных. Щелкнув правой кнопкой мыши на выделенной строке ярлыка, откроем контекстное меню и выберем команду Свойства .

В окне свойств выберем вкладку Ярлык , установим курсор в поле Объект и в конце командной строки добавим имя открываемой базы данных, заключив его в кавычки. Напомним, что при этом указывается полный путь к файлу базы данных.

Новый ярлык можно разместить на рабочем столе или добавить в главное меню Windows, просто перетащив ярлык на рабочий стол или в главное меню. Созданный на рабочем столе ярлык для запуска Access представлен на рис. 12.17.

Рис. 12.17. Ярлыки запуска Access: ярлык для запуска Access, ярлык для базы данных, ярлык кнопочной формы

При запуске приложения с помощью ярлыка можно поменять заставку Access на любой точечный рисунок .bmp, если сохранить его в той же папке, где размещен файл базы данных, под тем же именем, что и база данных.

Создание ярлыка для базы данных . Другим, еще более простым способом запуска Access с открытием базы данных, является создание ярлыка для базы данных.

Откроем папку, в которой хранится файл базы данных. Установим курсор на значок файла базы данных, нажмем правую кнопку мыши и в контекстном меню выберем команду Создать ярлык . Перетащим созданный ярлык на рабочий стол. Созданный на рабочем столе ярлык для базы данных «Учебный процесс» представлен на рис. 12.17.

Создание ярлыка для объекта базы данных . Возможно создание ярлыка и для отдельного объекта базы данных, в том числе и для кнопочной формы, управляющей приложением. Такой ярлык позволяет запустить Access, открыть в нем базу данных и кнопочную форму.

Для создания ярлыка достаточно перетащить объект из окна базы данных на рабочий стол. Созданный на рабочем столе ярлык для кнопочной формы базы данных «Учебный процесс» представлен на рис. 12.17.

Пособие подготовлено с использованием материалов книги Бекаревич Ю.Б.,

Пушкина Н.В. Microsoft Access 2000. – СПб.: БВХ – Санкт-Петербург, 1999.

Авторы благодарны студентам факультета ВМК, помогавшим при создании пособия.

Похожие публикации:
1. 6jx15h2 et38 на какую машину подходит
2. Как выучить с за 21 день
3. Как транспонировать таблицу в word
4. Что является определением термина система сборных шин