Как выгрузить базу из амо срм в эксель

Экспорт контактов из AmoCRM в Excel и объединение сотен файлов в одну книгу

У AmoCRM есть ограничение на количество экспортируемых контактов, максимум, что вы можете себе позволить — 500 штук за раз. При этом наша база насчитывает 20 000, и, несложно догадаться, после экспорта получилось 40 файлов. И их нужно объединить в один Excel файл для удобства восприятия.

Делается это следующим образом. Во-первых, сохраните все файлы с зажатой клавишей Ctrl (чтобы при каждом клике у вас не открывалось новое окно):

У вас получится много файлов, в моем случае — 41.

Открываете новую Excel-книгу, пустую, нажимаете Alt+F11, получаете окно макросов.

Дважды кликайте на «Эта книга»

Откроется пустое окно для макросов (на скриншоте я уже скопировал туда текст).

Копируем туда следующий код:

Обратите внимание, здесь нужно изменить только путь к вашим файлам. У меня это E:\amo

Экспорт сделок

Для начала вам необходимо перейти во вкладку «Сделки», справа вверху нажать на «Еще», нажать на «Экспорт».

Следующий шаг – выбор формата, в котором будет сделан экспорт:

1. Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
2. Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы).

В результате экспорта сделок вы получите файл со следующими столбцами:

• Название сделки;
• Компания (название компании, которая прикреплена к сделке);
• Основной контакт (контакт, который прикреплен к сделке. Если к сделке прикреплено несколько контактов, то основным является тот, который был создан первым);
• Компания контакта (компания, которая прикреплена к основному контакту);
• Ответственный (пользователь, ответственный за сделку);
• Статус сделки (статус, который присвоен сделке);
• Бюджет (бюджет сделки);
• Дата создания (дата, когда была создана сделка);
• Кем создано (пользователь, который создал сделку);
• Дата изменения (дата последнего изменения сделки);
• Кем изменено (пользователь, который последним изменил сделку);
• Теги сделки (теги, которые присвоены сделке);
• Поля статистики(выгрузится информация всех полей вкладки статистики);
• Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
• Дата закрытия (отображается дата, когда сделка переведена в статус «успешно реализовано» или «закрыто и не реализовано», то есть закрыта. Если сделка не закрыта, то будет указан статус «не закрыта»);
• Должность, телефон, E-mail, Адрес (стандартные поля, которые указаны в основном контакте);
• Примечания (экспортируются только последние 5 примечаний сделки);
• Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в сделке или в прикрепленном контакте. В названии будет указано название этого поля).

Экспорт сделок по фильтру, возможно?

Да, такая возможность есть. Вы можете сделать нужный фильтр или выбрать определенный период. После этого экспортируются те сделки, которые вы выбрали.

Что будет с моей базой, если триал/платная подписка закончится?

Если у вас закончилась пробный/тестовый период, доступ к базе у вас сохраняется, вы в любой момент сможете экспортировать свою базу.

Контакты и компании в amoCRM

AmoCRM: контакты и компании. Исчерпывающий лонгрид

Чем контакт отличается от сделки и компании в amoCRM?

В amoCRM существует три основных сущности. Каждая из них обладает своими особенностями:

сделка — представляет собой конкретную операцию по продаже товара или услуге. Также в amoCRM есть одноименный раздел «Сделка». Подробнее о нем читайте в нашей статье «Сделки amoCRM: от А до Я»;

AmoCRM контакт: как создавать и редактировать

Стандартный перечень полей включает:

• имя и фамилия — лучше заполнять поле по заданному стандарту, т.к. поле может пригодиться позже для e-mail и других рассылок. Также в настройках можно менять порядок расположения имени и фамилии. Для этого на боковой панели нажмите «Настройки», потом «Общие настройки» и наконец «Порядок имени контактов»;

• ответственный за контакт — изначально назначается пользователь, который создает контакт;

Также карточка наполняется кастомными (специализированными) полями. Например, компания продает кондитерские изделия для физических лиц. Ей можно добавить поле, в котором указываются гастрономические предпочтения клиента: пирожное с кремом, заварные трубочки, тортики с клубникой и т.д.

ВАЖНО! В amoCRM контакты можно создать через api и импорт данных. Подробнее об этом расскажем в других статьях.

Типичные действия по редактированию контактов amoCRM

Поле можно редактировать не только в карточке, но и самой таблице контактов. Для этого наведите курсор на интересующее поле и нажмите «Редактировать».

В разделе «Списки» есть возможность ускорять редактирование за счет массовых действий. Так сразу для нескольких контактов можно: поменять ответственного, добавить задачу, написать в мессенджеры, объединить контакты и т.д.

Чтобы провести массовое редактирование, нужно галочкой отметить контакты и выбрать действие. При выборе всех контактов, система спросит — выполнить действие для текущей страницы или для всех контактов. Под текущей страницей подразумеваются 50 контактов.

amoCRM экспорт контактов

Для выгрузки контактов из amoCRM нужно зайти в раздел «Списки», нажать в верхнем левом углу «Списки». После этого выбрать список, который нас интересует: «Контакты», «Компании» или «Все компании и контакты». Также можно выделить лишь ту часть контактов или компаний, с которой мы хотим поработать в отдельном инструменте. В таком случае контакты выделяются по нужному признаку и отмечаются галочкой. Далее стоит нажать на «…» в правом верхнем углу и задать параметры выгрузки.
Выгрузка возможна в 3 форматах:

Excel — стандартная таблица в формате Microsoft Excel. После выгрузки ее можно скопировать в Google-таблицу, если вам привычнее работать с «облачным инструментом»;

ВАЖНО! Чтобы исключить «слив базы», в настройках amoCRM запретите всем менеджерам экспортировать контакты.

amoCRM импорт контактов

amoCRM контакты: особенности записи телефонного разговора

В amoCRM есть одна особенность. Все записи разговоров прикрепляются к карточке контакта. А также ко всем сделкам, существующим на момент совершения разговора с клиентом.

Смоделируем ситуацию. Контакт создан 18 числа, в тот же день создана первая сделка, а еще одна сделка создана 21 числа. И если звонок с клиентом состоится 23 числа, то запись разговора будет прикреплена к обеим сделкам.

Как создать компанию amoCRM

• название — советуем писать полное название юридического лица, чтобы потом не было проблем с фильтрацией и/или с дублями;

Редактирование сущности «Компании» аналогично сущности «Контакты».

Альтернативный сценарий создания контактов и компаний

Виджеты и рекомендации по правильному ведению базы

При заполнении карточек amoCRM «Контакты» и «Компания» рекомендуем придерживаться общекорпоративного шаблона. Для этого нужно проводить обучение новых сотрудников и вести внутренний документ. В нем указывать особенности заполнения тех или иных полей.

Еще одно «золотое правило»: настройку полей для сущностей «Компания» и «Контакты» делайте в этих же сущностях, а не в сущности «Сделка». Также для более гибкой настройки и удобного вида существует бесплатный виджет «Группировка полей». С его помощью создаются подгруппы, которые можно сворачивать.

Для избежания типичных ошибок при заполнении телефонов и e-mail воспользуйтесь нашим бесплатным виджетом «Маска номера и поиск дублей». Он подставляет код страны, чтобы избежать ошибок ручного ввода, когда одни сотрудники пишут код с плюсом, а другие без него. Подробнее об этом виджете amoCRM читайте здесь.

Еще одна проблема, когда для карточки «Контакт» задаются обязательные поля — телефон и e-mail, но клиент коммуницирует с компанией через мессенджер. В таких случаях менеджер заполняет их произвольным образом, что впоследствии приводит к засорению базы и пустым отправкам писем и sms.

Здесь два выхода: управленческий и технический. В первом нужно разработать правильный регламент, во втором можно воспользоваться дополнительным виджетом или сервисом. Например отлично с этой задачей справляется bpm-платформа Sensei. Одна из множества ее возможностей — это унификация и автоматизация заполнения карточек.

Amocrm экспорт в excel

Для начала вам необходимо перейти во вкладку «Сделки», справа вверху нажать на «Еще», нажать на «Экспорт».

Следующий шаг – выбор формата, в котором будет сделан экспорт:

1. Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
2. Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы).

В результате экспорта сделок вы получите файл со следующими столбцами:

• Название сделки;
• Компания (название компании, которая прикреплена к сделке);
• Основной контакт (контакт, который прикреплен к сделке. Если к сделке прикреплено несколько контактов, то основным является тот, который был создан первым);
• Компания контакта (компания, которая прикреплена к основному контакту);
• Ответственный (пользователь, ответственный за сделку);
• Статус сделки (статус, который присвоен сделке);
• Бюджет (бюджет сделки);
• Дата создания (дата, когда была создана сделка);
• Кем создано (пользователь, который создал сделку);
• Дата изменения (дата последнего изменения сделки);
• Кем изменено (пользователь, который последним изменил сделку);
• Теги сделки (теги, которые присвоены сделке);
• Поля статистики(выгрузится информация всех полей вкладки статистики);
• Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
• Дата закрытия (отображается дата, когда сделка переведена в статус «успешно реализовано» или «закрыто и не реализовано», то есть закрыта. Если сделка не закрыта, то будет указан статус «не закрыта»);
• Должность, телефон, E-mail, Адрес (стандартные поля, которые указаны в основном контакте);
• Примечания (экспортируются только последние 5 примечаний сделки);
• Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в сделке или в прикрепленном контакте. В названии будет указано название этого поля).

Экспорт сделок по фильтру, возможно?

Да, такая возможность есть. Вы можете сделать нужный фильтр или выбрать определенный период. После этого экспортируются те сделки, которые вы выбрали.

Что будет с моей базой, если триал/платная подписка закончится?

Если у вас закончилась пробный/тестовый период, доступ к базе у вас сохраняется, вы в любой момент сможете экспортировать свою базу.

У AmoCRM есть ограничение на количество экспортируемых контактов, максимум, что вы можете себе позволить — 500 штук за раз. При этом наша база насчитывает 20 000, и, несложно догадаться, после экспорта получилось 40 файлов. И их нужно объединить в один Excel файл для удобства восприятия.

Делается это следующим образом. Во-первых, сохраните все файлы с зажатой клавишей Ctrl (чтобы при каждом клике у вас не открывалось новое окно):

У вас получится много файлов, в моем случае — 41.

Открываете новую Excel-книгу, пустую, нажимаете Alt+F11, получаете окно макросов.

Дважды кликайте на «Эта книга»

Откроется пустое окно для макросов (на скриншоте я уже скопировал туда текст).

Копируем туда следующий код:

Обратите внимание, здесь нужно изменить только путь к вашим файлам. У меня это E:amo

Нажимаете зеленую кнопку Play (Run) и все файлы объединяются в один.

Не так сложно, хоть и потребовало создание макроса.

Для начала вам необходимо перейти во вкладку «Сделки», справа вверху нажать на «Еще», нажать на «Экспорт».

Следующий шаг – выбор формата, в котором будет сделан экспорт:

1. Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
2. Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы).

Важно! При экспорте сделок есть ограничение по выгрузке файлов – не более 500 сделок в одном файле.

В результате экспорта сделок вы получите файл со следующими столбцами:

• Название сделки;
• Компания (название компании, которая прикреплена к сделке);
• Основной контакт (контакт, который прикреплен к сделке. Если к сделке прикреплено несколько контактов, то основным является тот, который был создан первым);
• Компания контакта (компания, которая прикреплена к основному контакту);
• Ответственный (пользователь, ответственный за сделку);
• Статус сделки (статус, который присвоен сделке);
• Бюджет (бюджет сделки);
• Дата создания (дата, когда была создана сделка);
• Кем создано (пользователь, который создал сделку);
• Дата изменения (дата последнего изменения сделки);
• Кем изменено (пользователь, который последним изменил сделку);
• Теги сделки (теги, которые присвоены сделке);
• Поля статистики(выгрузится информация всех полей вкладки статистики);
• Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
• Дата закрытия (отображается дата, когда сделка переведена в статус «успешно реализовано» или «закрыто и не реализовано», то есть закрыта. Если сделка не закрыта, то будет указан статус «не закрыта»);
• Должность, телефон, E-mail, Адрес (стандартные поля, которые указаны в основном контакте);
• Примечания (экспортируются только последние 5 примечаний сделки);
• Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в сделке или в прикрепленном контакте. В названии будет указано название этого поля).

Экспорт сделок по фильтру, возможно?

Да, такая возможность есть. Вы можете сделать нужный фильтр или выбрать определенный период. После этого экспортируются те сделки, которые вы выбрали.

Если у вас закончилась пробный/тестовый период, доступ к базе у вас сохраняется, вы в любой момент сможете экспортировать свою базу.

Читайте также:

Ежедневно экономит час времени

Мы в агентстве строим отчёты по продажам и менеджерам на основе статистики из AmoCRM. Я не люблю
пользоваться встроенной отчётностью AmoCRM потому что её нельзя кастомизировать. Поэтому я предпочитаю выгружать данные и строить отчёты самостоятельно.

В AmoCRM выгрузка данных и формирование отчётов занимает около часа. Это
из-за
того, что за один раз
из системы можно выгрузить только 500 заявок. Если у вас в системе более 10 000 заявок, то нужно
скачать 20 файлов и объединить их в один — это слишком долго. И делать это нужно ежедневно,
чтобы постоянно обновляющиеся данные всегда были актуальны.

Я автоматизировал и ускорил этот процесс с помощью коннектора на Power Query. Он выгружает
статистику по всем сделкам или контактам из AmoCRM за 1–5 минут.

Как работает коннектор

Коннектор подключается к аккаунту AmoCRM, создаёт справочники пользовательских полей, ID пользователей и статусов, собирает указанное количество сделок или контактов и сохраняет их в таблицу. На всё уходит до пяти минут в зависимости от объёма аккаунта.

Как настроить

1. Скопируйте код
с GitHub и вставьте в расширенный редактор Power Query.

2. Укажите домен, эл. почту аккаунта и hash — API код AmoCRM. Эта информация есть в профиле AmoCRM.

3. Чтобы выгрузить список сделок, в typeOfReport напишите «leads». Чтобы выгрузить список контактов,
напишите «contacts».

В поле limits введите количество сделок или контактов, которые хотите выгрузить. Если хотите выгрузить всё, оставьте поле пустым

4. Разрешите доступ к аккаунту в AmoCRM.

5. Нажмите «Вызвать», и коннектор выгрузит данные в таблицу. Чтобы периодически обновлять информацию, сохраните таблицу и в следующий раз нажмите «Обновить».

Что делать с выгруженными данными

На основе полученных данных можно построить любой отчёт. Например, мы строим полные воронки продаж
по продуктам, менеджеру или офису с любой вложенностью — возможности безграничны.

Будут вопросы — пишите на ezabitov@it-agency.ru

19 сентября 2017

Записал Вячеслав Демиш ,
отредактировалa Наташа Ганецкая

Подпишитесь, чтобы не пропустить свежие статьи

Новые статьи из Академии и открытые вакансии каждые две недели:

Экспорт контактов или компаний

Для начала вам нужно перейти в раздел «Контакты», выбрать «Контакты» или «Компании» или «Все контакты или компании» (при выборе кнопки «Все контакты или компании» будут выгружены и контакты, и компании в одном файле) – справа вверху нажать на «Еще» – из списка выбрать «Экспорт».

Если вы делаете экспорт контактов, то система выгрузит название компании которое относится к этому Контакту и название сделки.

Следующий шаг – выбор формата, в котором будет сделан экспорт:

1. Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
2. Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы);
3. Экспорт в vCard (формат поддерживает мобильный телефон).

Важно! Вы можете нажать на «экспорт всех контактов», и у вас выгрузятся все контакты. Однако в нашей системе существует системное ограничение на количество контактов, экспортируемых за один раз – 500 элементов. Если у вас больше 500 контактов, чтобы экспортировать всю базу, вам нужно нажать поочередно на каждую цифру внизу. У вас будет несколько файлов по 500.

В результате экспорта, вы получите файл со следующими столбцами:

• Тип (показывает контакт или компанию);
• Наименование (название контакта или компании);
• Компания (название компании; если в поле «наименование» указана компания, то этот столбец будет пустой);
• Дата создания (дата создания контакта или компании);
• Создатель (пользователь, который создал контакт или сделку);
• Дата изменения (дата, когда были внесены изменения в контакт или компанию);
• Автор изменения (тот пользователь, который внес изменения в контакт или компанию);
• Теги (теги, которые поставлены к контакты или компанию);
• Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
• Ответственный (пользователь, ответственный за сделку или контакт);
• Сделки (указаны названия сделок, которые привязаны к контакту или компании);
• Должность,Телефон,Email,Адрес,Web (стандартные и дополнительные поля которые указаны в карточке контакта или компании);
• Mailchimp (экспортируется в том случае, если есть интеграция с Mailchimp. Показывается подписан ли контакт на рассылку);
• Примечания (экспортируются примечания, которые создал пользователь. Будет создано столько столбцов, сколько примечаний у вас создано в контакте или компании);
• Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в контакте или компании. В названии будет указано название этого поля);

Что будет с моей базой, если триал/платная подписка закончится?

Если у вас закончилась пробный/тестовый период, доступ к базе у вас сохраняется, вы в любой момент сможете экспортировать свою базу.

Экспорт контактов из AmoCRM в Excel и объединение сотен файлов в одну книгу

У AmoCRM есть ограничение на количество экспортируемых контактов, максимум, что вы можете себе позволить — 500 штук за раз. При этом наша база насчитывает 20 000, и, несложно догадаться, после экспорта получилось 40 файлов. И их нужно объединить в один Excel файл для удобства восприятия.

Делается это следующим образом. Во-первых, сохраните все файлы с зажатой клавишей Ctrl (чтобы при каждом клике у вас не открывалось новое окно):

У вас получится много файлов, в моем случае — 41.

Открываете новую Excel-книгу, пустую, нажимаете Alt+F11, получаете окно макросов.

Дважды кликайте на «Эта книга»

Откроется пустое окно для макросов (на скриншоте я уже скопировал туда текст).

Копируем туда следующий код:

Обратите внимание, здесь нужно изменить только путь к вашим файлам. У меня это E:amo