Как удалить абонемент в yclients у клиента

Типы абонементов

В системе YCLIENTS существует 2 вида пространств: филиалы и сети. Меню филиалов помечено синим слева, а меню сети — фиолетовым.

Филиалы и сети имеют разные разделы. В филиалах в отличие от сетей отсутствует раздел Лояльность.

Чтобы перейти в сеть, необходимо:

• Нажать на название филиала в верхнем левом углу.
• Выбрать из списка нужную вам сеть.

Создание типа абонемента

В сетевом интерфейсе перейдите в раздел Лояльность – Типы абонементов и кликните Добавить тип абонемента. На новой странице введите все данные и кликните Сохранить.

Вкладка Основная информация

1. Введите Название типа абонемента, например, Абонемент на массаж.

2. Задайте Стоимость абонемента.

3. Определите Срок действия и Единицы измерения срока действия (день, месяц, неделя, год), а также принцип учета срока действия: с первого посещения или с момента продажи.

4. Укажите, будет ли возможна Заморозка абонемента.

5. Отметьте галочку, если хотите Разрешить продажу абонемента без кода. Вы сможете создавать абонементы, при продаже которых не нужно присваивать им код. Такие абонементы могут быть использованы, только если при продаже был указан клиент.

6. Вы можете пересчитывать стоимость услуги в зависимости от стоимости абонемента. Как правило, она оказывается ниже, чем в прайсе, и это нужно учитывать, например, при расчете зарплаты. Корректировка стоимости проходит отдельной транзакцией лояльности.

Важно

С данной опцией можно добавить в абонемент только одну услугу!

7. Разрешите или запретите редактирование абонемента. Можно разрешить редактирование во всех филиалах или только в филиале продажи. Доступно редактирование как баланса услуг, так и срока действия абонемента.

Важно

Менять состав услуг в абонементе нельзя!

8. Выберите Филиалы, в которых будет действовать абонемент.

Важно

Нужно указать клиента в окне визита при продаже таких абонементов.

9. Кликните Сохранить.

Вкладка Услуги

В YCLIENTS доступно создание абонементов как для конкретного вида услуг, так и c общим количеством посещений для разных услуг. Чтобы задать настройки, перейдите на вкладку Услуги.

1. При создании типа абонемента для отдельного вида услуг в выпадающем списке Баланс абонемента выберите Раздельный, для создания типа абонемента c общим количеством посещений для различных услуг выберите Общий.

2. Выберите Категорию услуг и Услугу, на которую будет распространяться абонемент.

3. Определите число услуг, которые включены в абонемент.

4. Для добавления в абонемент услуг нажмите на кнопку .

Использование абонементов

Тип абонемента невозможно удалить или изменить задним числом, если абонементы данного типа были кому-то проданы.

Отсчет времени, выбранного при настройке, начинается с момента нажатия кнопки Оплатить при первом использовании абонемента.

Когда абонементы созданы, они отобразятся в филиалах в разделе Склад – Товары: будут созданы соответствующие товары и категория товаров Абонементы. Абонементы можно будет продавать клиентам (подробности в статье Продажа абонементов), а проданные сертификаты можно использовать в качестве оплаты (Оплата услуг абонементом).

Удаление записи клиентом или администратором

Автоматическое уведомление, которое высылается сотруднику, когда клиент отменяет запись в личном кабинете на сайте yclients.com, или когда администратор удаляет запись в журнале.

Сразу после удаления записи клиентом или администратором, сотруднику, который выбран для оказания услуги клиенту, будет отправлено уведомление, что запись удалена, вместе с деталями удаленного визита.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления сотруднику» выберите тип «Удаление записи клиентом или администратором» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE%; Сотрудник: %MASTER_NAME% на %DATETIME%
2. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE% на %DATETIME%
3. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%) на %DATETIME%

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

• %CLIENT_NAME% — имя клиента
• %SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи
• %CLIENT_PHONE% — телефон клиента
• %MASTER_NAME% — имя сотрудника
• %DATETIME% — дата и время

Пример по стандартному шаблону:

«Удалена запись: Антон (+79123456789); Услуга: Мужская стрижка; Сотрудник: Мико; Время: 25 марта в 18:00»

Как отменить оплату в yclients

Раздел Оплата визита отображается после выбора статусов визита Клиент пришел и Клиент подтвердил.

Что вы можете сделать в разделе Оплата визита без применения лояльности:

1. Просматривать итоговую таблицу с суммой за оказанные услуги и проданные товары;

2. Просматривать предварительные скидки клиента;

3. Проводить оплату услуги и товара через выбранную кассу;

4. Печатать чек продажи после оплаты визита.

Важная информация:

1. После печати чека продажи вы не сможете изменить информацию по визиту, влияющую на сумму визита:

• Изменить статус визита (кроме статусов Клиент пришел и Клиент подтвердил)

• Изменить дату и время визита (в том числе и перемещение записи с чеком);

• Добавить или удалить услугу и товар;

• Использовать кнопку Выбрать из списка (услуги и товары);

• Использовать кнопку Добавить услугу;

• Изменить число услуг и товаров;

• Изменить цену услуг и товаров;

• Изменить скидки на услуги и товары;

• Удалить услуги и товары в разделе Статус визита;

• Использовать кнопку Оплатить, сумму и кассу в разделе Оплата визита;

• Удалить финансовые транзакции в разделе Оплата визита;

• Удалить финансовые транзакции в разделе Финансы – Финансовые операции;

• Изменить сумму в самой финансовой транзакции в разделе Финансы – Финансовые операции.

• Статус визита Клиент пришел и Клиент подтвердил;

• Выбор склада и сотрудника в дополнительной разворачиваемой панели рядом с товаром в разделе Статус визита.

2. Если чек уже напечатан, то для разблокировки визита и изменения информации необходимо напечатать чек возврата.

Что вы можете делать в разделе Оплата визита с применением лояльности:

1. Начислять скидки клиенту, участвующему в программе лояльности. Возможно применение нескольких карт лояльности по очереди, тогда скидка начисляется на остаток.

2. Проводить оплату сертификатом. Подробнее читайте в статье Оплата товаров и услуг сертификатами.

3. Проводить оплату абонементом. Подробнее читайте в статье Оплата услуг абонементами.

4. Печатать чек продажи после оплаты визита.

Примечание

Все виды программ лояльности (карта, сертификат, абонемент или иной вид лояльности) закрепляются за клиентом. Если же в записи нет телефона, то есть и клиента, то соответственно невозможно воспользоваться лояльностью, так как телефон является основным идентификатором клиента.

Обзор возможностей сервиса YCLIENTS для бьюти-бизнеса

Рассматриваем еще одну удобную систему, которая поможет владельцу бизнеса и его сотрудникам в сфере красоты автоматизировать работу и увеличить возвратность клиентов. Рассмотрим платформу для автоматизации YCLIENTS, ее функционал и особенности.

Особенности YCLIENTS

Возможности YCLIENTS помогают автоматизировать 90% бизнес-процессов и снять нагрузку с сотрудников. Помимо внутренних технологий, пользователям доступны партнерские интеграции с сервисами рассылок, чат-ботами, онлайн-кассами и системами аналитики. Всё это позволяет увеличить поток клиентов, растить возвращаемость, экономить на оплатах и принимать решения, основанные на точных данных.

В составе системы:

• виджет онлайн-записи который легко добавить на любую площадку: сайт, соцсети, карты и даже в мессенджеры;
• электронный журнал с актуальным расписанием сотрудников;
• уведомления для клиентов: более 20 настраиваемых SMS, Email, Push и других типов уведомлений;
• база клиентов с настраиваемой системой лояльности и категориями важности;
• аналитика и статистика;
• ведение склада;
• онлайн-касса;
• IP-телефония;
• мобильное приложение для клиентов;
• онлайн-продажа абонементов и сертификатов;
• оплаты по QR-коду;
• сервис безналичных чаевых;
• интеграции со сторонними сервисами.

Что касается стоимости использования – стоимость лицензии YCLIENTS зависит от количества сотрудников, периода оплаты, а также наличия дополнительных скидок.

При оплате на год компания дарит 6 дополнительных месяцев – это 33% выгоды, при оплате за 2 года – 44%, при оплате 6 месяцев – 25%.

Также есть скидки для новых клиентов, дополнительные скидки для недавно открытых бизнесов, скидки для сетевых клиентов, скидки по партнерским программам, например, бонусная программа L’Oréal и YCLIENTS.

Начало работы

Сразу после регистрации, которая включает заполнение базовых данных о компании – местоположения и времени работы, необходимо добавить важную информацию:

• услуги;
• должности и сотрудники;
• клиенты;
• склад.

Данные о клиентах, услугах и товарах можно быстро добавить с помощью загрузки через Excel.

Услуги

В этом разделе вносится информация об услугах, которые оказывает салон красоты. Их можно разделить по категориям, например, по видам услуг: парикмахерские, косметические, массаж. Чтобы добавить категорию, нажми на соответствующую кнопку в правой части экрана.

В открывшемся окне внеси описание категории.

После сохранения категории система автоматически предлагает добавить услуги в данную категорию – нажми «Добавить услуги».

Внеси информацию об услуге :

• название;
• название в чеке, если YCLIENTS будет синхронизирован с кассой;
• цена. можно указать фиксированную, если стоимость не меняется, или интервал – если стоимость услуги может измениться в зависимости от сложности;;
• система налогообложения также для кассы – система автоматически выведет информацию о НДС в чеке;
• шаг вывода сеансов – это продолжительность процедуры, исходя из которой, будет производиться онлайн-запись.

Дальше идет раздел для онлайн-записи – там указываются интервалы, в которые на услугу можно записаться онлайн. Например, если поставить запись с 3 до 7, тогда клиенты смогут записаться на процедуру только на время в этом промежутке. По такой же схеме вносятся остальные услуги.

В конце на главной странице раздела «Услуги» должны быть все категории и внутри каждой – соответствующие услуги.

Должности и сотрудники

Перед внесением в систему сотрудников необходимо определить должности, которые есть в твоем салоне.

Перейди в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Должности» и нажми на кнопку «Добавить должность». В открывшемся окне укажи «Название» и при необходимости «Описание».

После перехода в раздел нажми на кнопку по центру экрана «Добавить должность» и заполни открывшиеся графы.

Когда все должности внесены, переходи в раздел сотрудники.

Внутрь каждой карточки сотрудника вносится общая информация, настраивается отображение сотрудника в онлайн-записи, добавляется расписание, а также система расчета заработной платы. Обрати внимание, что схемы расчета зарплаты настраиваются отдельно в разделе «Расчет зарплат».

Клиенты

Меню «Клиенты» включает ко разделов – сама база посетителей, категории, программы лояльности и электронные карты.

В разделе «Клиентская база» отображается информация обо всех клиентах, посещавших вашу компанию. В списке клиентов выводится основная информация: имя, контакты, сумма расходов, скидка, количество визитов, дата первого и последнего визита, количество чаевых.

В Базу вносятся все клиенты салона красоты с основными данными – датой рождения, ФИО и номером телефона.

Обрати внимание на категории важности – внутри системы их три: золото, серебро и бронза. Выставленный критерий определяет помогает администратору ориентироваться среди всех клиентов салона и определять их важность, а также служит одним из фильтров для установки системы лояльности.

В подразделе «Категории» настраиваются категории клиентов, которые служат ориентиром для администратора и позволяют производить настройки внутри системы под заданную категорию.

Также предусмотрено категорирование записей. Тут на твое усмотрение можно внести условия – полная оплата онлайн, внесена предоплата, важный клиент и другие. Все категории предусмотрены для облегчения процесса коммуникации с клиентами.

В программах лояльности представлено несколько вариантов программ – по чеку, по количеству визитов, автоматическая отмена скидки при непосещении. Тут же устанавливаются условия для присвоения клиенту класса важности – например, при сумме покупок от 5000 руб. – бронза, от 10 000 – серебро, от 50 000 – золото.

Склад

В разделе склад море инструментов для ведения товарооборота, а также анализа продаж и списаний. В первом подразделе «Склады» автоматически стоит 2 склада – расходники и товары на реализацию. В целом новые склады можно не добавлять.

В «Товары» вносятся все номенклатуры, указывается их стоимость, наименование в чеке, систему расчета налога, а также критический остаток на складе.

Все подкатегории, которые идут под «Товары» — это инструменты для аналитики и отчетности по складским остаткам, расходам.

Журнал записей

После того, как вся информация внесена в CRM, пора начинать работу. Нажми на название салона в верхнем левом углу и в выпадающем меню выбери нужный филиал – если филиалов нет, там будет только одно название.

Тебе откроется дневной календарь, где видны записи каждого сотрудника. Календарь также можно открыть, нажав на нужное число в миниатюре календаря слева. Чтобы добавить запись, выбери нужный день стрелками слева над журналом.

В журнале нажми на нужный временной промежуток и внеси данные о записи. После сохранения запись появится в календаре.

Если запись клиент осуществил онлайн, то заявка автоматически появится в календаре.

Статистика и аналитика

Аналитика YCLIENTS всегда под рукой в мобильном приложении

Внутри системы можно формировать самые важные отчеты салона красоты:

1. Популярность конкретного мастера . Благодаря отчету ты узнаешь, какой из сотрудников более востребованным. Данные для отчета подтягиваются из журнала записей. В отчете видна динамика работы мастера, количество записей и плотность графика.
2. Востребованность услуг . Аналогично отчету по мастерам, помогает выявить самые популярные услуги. Один из самых крутых отчетов для сферы услуг, ведь благодаря ему можно отказаться от мало востребованных процедур, а значит перестать тратить на них ресурсы салона или кабинета.
3. Эффективность персонала . Отчет демонстрирует, насколько эффективен для салона каждый конкретный сотрудник – какой принес процент от общей выручки, сколько отработал часов и продал дополнительных товаров.
4. Отчет по клиентам. Тут отражаются самые важные клиенты салона, ценность которых обусловлена частотой посещений и потраченной на процедуры суммы.

Помимо отчетов, в YCLIENTS можно смотреть статистику по:

• источнику записей;
• Количеству отмененных записей;
• Пропавшим клиентам.

В комплексе все эти инструменты позволяют сделать работу не только удобной и автоматизированной, но и повысить ее эффективность.

Онлайн-запись

Ежемесячно десятки новых клиентов проходят мимо. Кому-то не комфортно разговаривать на рабочем месте, а кто-то не смог дозвониться или зашел на сайт поздно вечером и понял, что салон закрыт, а администратор не на связи.

1. Повысить конверсию/продуктивность сайта, увеличить прибыль.
2. Начать получать отдачу от страниц в социальных сетях.
3. Снизить нагрузку на администратора.
4. Не терять клиентов, когда телефон занят.

Виджет онлайн-записи YCLIENTS представляет собой форму для заполнения, с помощью которой клиенты могут выбирать удобные дату и время, сотрудника и услугу. Виджет можно установить на сайте и в социальных сетях, его внешний вид легко корректируется и настраивается под нужды компании.

Онлайн-запись клиентов настраивается из нескольких источников:

• с сайта;
• социальных сетей;
• чат-бота;
• визитки.

Для знакомства с формой подключим интеграцию Yclient с сайтом салона на платформе Tilda.

В основном меню перейди в раздел «Онлайн-запись» > «Формы онлайн-записи» и н ажми на кнопку «Добавить форму».

• В открывшимся окне укажи название и описание; эти поля будут видеть только внутренние пользователи YCLIENTS.
• Поставь галочку в поле «Основная форма», если хочешь использовать эту форму на онлайн-площадках и в сетевой форме онлайн-записи.
• Выберите язык и на какой карте будет отображаться адрес вашего филиала при онлайн-записи.
• Нажмите кнопку «Сохранить».

Вернись на главную страницу настройки формы на веб-сайте. Скопируй ссылку кнопки.

Перейди в режим редактирования сайта Tilda. Добавь блок в любом месте сайта, нажав «+» между блоками.

В открывшемся слева меню перейди в «Другое» и найди форму T790.

В появившемся блоке перейди в «Контент» и в строку «Номер формы» вставь ссылку, которую ранее копировала в Yсlients. Удали ненужные части ссылки, оставив только ID формы.

Сохрани изменения и опубликуй страницу. Теперь на сайте появилась кнопка онлайн-записи.

Как происходит запись

Клиент нажимает на кнопку и для него открывается форма записи, где он выбирает услугу, мастера, дату и время посещения.

Дополнительно указывается :

• имя;
• телефон;
• комментарий;
• нужно ли напоминание.

После отправки заявки в журнале YCLIENTS всплывает окошко с новой записью.

Отличным цветом заявка выделяется и в календаре.

Прямо из карточки клиента сделка переносится в «исполненную» или не исполненную, а также распечатывается чек и проводится оплата.

Дополнительные бесплатные возможности для онлайн-оплат и переводов

Модуль онлайн-оплат

Для приема онлайн-платежей можно подключить Тинькофф или ЮKassa. Это позволит получать предоплату за услуги и продавать сертификаты и абонементы двумя способами: через виджет онлайн-записи или с помощью ссылки в сообщении от администратора.

Оплата визита и товаров по QR-коду

В YCLIENTS можно подключить систему быстрых платежей, СБП — это выгодный для бизнеса способ получать безналичную оплату за услуги с помощью QR-кода. Стандартная комиссия за оплату через СБП — 0,7%, что значительно ниже, чем ставка банковского эквайринга. А клиентам для оплаты не нужны наличные или карты — оплатить услугу или товар можно с помощью телефона.

Онлайн-чаевые

Через сервис безналичных чаевых специалисты смогут получать благодарность от клиентов прямо на карту. Перевести деньги клиенты смогут по ссылке или через специальный QR-код.

Был опыт использования YCLIENTS или возникли вопросы по сервису? Ждем тебя в комментариях.

YCLIENTS автоматизация бизнес‪а‬ 4+

YCLIENTS — сервис онлайн-записи и платформа автоматизации для сферы услуг.

Платформа позволяет подключить онлайн-запись на сайте, в социальных сетях и на других площадках, а также рассылать уведомления, управлять клиентской базой, вести складской и финансовый учёт. YCLIENTS используют более 21 000 компаний и более 10 миллионов посетителей в России, СНГ и других странах мира.

Мобильное приложение YCLIENTS облегчает работу руководителя и сотрудников, экономит время и защищает от ошибок в работе, что позволяет уделять больше времени клиентам.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ
— Управляйте расписанием на лету: создавайте, изменяйте или отменяйте записи
— Просматривайте список визитов за день для филиала или для отдельного сотрудника
— Контролируйте доступ для каждого сотрудника к просмотру только своих записей
— Получайте мгновенные уведомления о новых записях

КЛИЕНТСКАЯ БАЗА
— Просматривайте историю посещений каждого клиента
— Связывайтесь по телефону из карточки клиента
— Напоминайте о визитах или специальных предложениях с помощью SMS и Email-уведомлений прямо из приложения
— Поздравляйте клиентов с днем рождения с помощью автоматизированной SMS-рассылки

СТАТИСТИКА И АНАЛИТИКА
— Анализируйте показатели по филиалу за любой день или выбранный период
— Быстро переключайтесь между филиалами для отслеживания динамики развития бизнеса

ОПЛАТА ВИЗИТОВ И ПРОГРАММЫ ЛОЯЛЬНОСТИ
— Выбирайте одну или нескольких карт лояльности клиента для оплаты визита.
— Контролируйте статус оплаты. Если визит оплачен не полностью, администратор сразу увидит, какую сумму клиент остался должен.
— Детализация оплаты визита такая же, как и в веб-версии приложения YCLIENTS, есть возможность отменить оплату.

ФИНАНСОВЫЙ И СКЛАДСКОЙ УЧЕТ
— Формируйте детальный Z-отчет по филиалу или отдельному сотруднику
— Управляйте списанием расходных материалов в визите. При необходимости измените состав и количество расходников, соответствующих каждой услуге

Мобильное приложение также работает на iPad и подходит для компаний, где нет компьютера. Для использования приложения требуется регистрация в сервисе YCLIENTS.

Возврат средств клиенту

По разным причинам может возникнуть необходимость вернуть средства клиенту за услуги, товары или депозит. В этой статье мы рассмотрим разные ситуации и варианты по возвратам, а также разберем, как удалить финансовые транзакции непосредственно в YCLIENTS.

1. Полный возврат за товар и/или услугу

Если клиент отказался от услуг и/или товаров — оплата аннулируется полностью.

Полный возврат средств возможен, если:

• услуга была оказана не полностью или ненадлежащего качества;
• клиент внес предоплату, но визит был отменен по вине бизнеса (заболел сотрудник, другие непредвиденные обстоятельства);
• клиента не устраивает приобретенный товар — по качеству или другим параметрам.

Произвести полное удаление финансовой транзакции можно двумя способами:

1. В журнале записи в самом визите необходимо перейти на вкладку «Оплата визита», напротив названия услуги/товара нажать на изображение стрелки, указывающей вниз, после появится новая строка с указанием кассы, куда была произведена оплата, суммой и знаком корзины. Необходимо нажать на корзину, после оплата будет аннулирована, и финансовая операция удалится.

2. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найти необходимую операцию, в первой колонке нажать на дату/время создания операции, далее откроется платежный документ, в нем нужно нажать на кнопку «Отменить».

После удаления финансовой операции, статус визита изменится на «Визит оплачен не полностью». В зависимости от ситуации, визит можно удалить или оставить с комментарием, по какой причине клиенту произвели возврат средств.

Информация об отмененной оплате останется в разделе «Финансы» > «Финансовые операции». Чтобы найти удаленные операции, можно установить фильтр «Отмененные», затем нажать «Показать».

Также информация об удаленных операциях будет отображаться в разделе «Обзор» > «Изменения данных». В этом разделе можно увидеть, какой пользователь добавил/изменил/удалил оплату, в какое время, также можно посмотреть детали и дополнительные данные.

2. Частичный возврат стоимости услуги

Производится, если клиент недоволен услугой или при других обстоятельствах, которые привели к частичному возврату суммы.

Чтобы вернуть клиенту часть ранее оплаченной суммы, необходимо произвести следующие действия:

1. Отменить оплату услуги в визите (см. пункт 1 выше).

2. Перейти в раздел «Статус визита» и указать скидку, которую получил клиент, или сумму, которая должна остаться оплаченной по этой услуге. Если сразу указать сумму к оплате, то поле «Скидка» автоматически заполнится.

3. Далее перейти в раздел «Оплата визита» и заново провести оплату. Также можно провести быструю оплату на вкладке «Статус визита».

3. Полный возврат по товару, если он был продан в визите, без возврата по услуге

Если клиент отказался от товара, который был продан в визите, но при этом не отказался от услуг, в этом случае стоимость услуги не возвращается, а возврат производится только за товар.

Отменить оплату товара в визите можно двумя способами — в разделе «Финансы» > «Финансовые операции» и непосредственно в визите.

Чтобы отменить оплату через финансовые операции, нужно:

1. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найти необходимую операцию о продаже товара, в первой колонке нажать на дату/время создания операции, далее откроется платежный документ, в нем нужно нажать на кнопку «Отменить».

2. В визите перейти на вкладку «Статус визита» и удалить товар, нажав на знак корзины напротив товара.

3. После удаления товара обязательно нажать на кнопку «Сохранить» внизу.

Второй способ произвести возврат товара:

1. Открыть визит, где была произведена продажа товара.

2. Перейти на вкладку «Оплата визита» и под товаром, по которому производится возврат, нажать на знак корзины.

3. Затем также необходимо перейти на вкладку «Статус визита» и удалить товар, нажав на знак корзины напротив товара.

4. После удаления товара обязательно нажать на кнопку «Сохранить» внизу.

Важно

• Если в визите удалить товар на вкладке «Статус визита» до удаления оплаты на вкладке «Оплата визита», тогда в визите будет произведена переплата на сумму оплаты удаленного товара. Необходимо будет дополнительно перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции» и произвести отмену документа по транзакции оплаты товара.

4. Возврат товара, если он был продан отдельно от визита

Чтобы отменить продажу товара, если он был продан отдельно вне визита, нужно:

1. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции» или в раздел «Склад» > «Складские операции», найти необходимую операцию о продаже товара и в первой колонке нажать на дату/время операции.

2. Откроется складская операция продажи товара, в ней нужно нажать на кнопку с изображением корзины.

3. Обязательно нажать на кнопку «Сохранить без оплаты». После нажатия на кнопку финансовая и складская операция продажи удалятся.

Информация об отмененной продаже останется в разделе «Финансы» > «Финансовые операции» и в разделе «Обзор» > «Изменения данных».

5. Полный возврат депозита с личного счета клиента

Чтобы отменить пополнение счета клиента, необходимо отменить финансовую операцию пополнения в разделе «Финансы» > «Финансовые операции». Для удаления операции нужно:

1. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найти необходимую операцию. Для быстрого поиска можно воспользоваться фильтром по статье платежа «Пополнение счета», выбрать необходимые даты, также ввести имя/номер телефона клиента при необходимости, затем нажать на кнопку «Показать».

2. В первой колонке нажать на дату/время создания операции.

3. Далее откроется платежный документ, в нем нужно нажать на кнопку «Отменить».

Важно

• Только таким способом возможно произвести возврат суммы пополнения, но если возврат был произведен не в день пополнения личного счета, то это произведет к расхождению с фактическим остатком по кассе и в день пополнения, и в день проведения возврата.
• Можно создать отдельную услугу (или товар) «Возврат» и списать сумму со счета на нее, но это приведет к расхождению в прибыли, поэтому после такой операции следует сделать расходную операцию на эту сумму, чтобы свести баланс.

6. Частичный возврат депозита с личного счета клиента

Частичный возврат депозита со счета клиента можно сделать только через списание суммы на какой-либо товар, затем необходимо создать расходную операцию на сумму возврата, чтобы свести кассу за день возврата.

Так как мы делаем «условную» продажу товара, то для этих целей необходимо предварительно создать товар «Возврат» или похожий, чтобы не учитывать эти продажи в отчетах.

Подробнее о создании товара читайте в статье «Создание и настройка нового товара», о создании платежа — в статье «Новый платеж».

7. Полный возврат стоимости абонемента

Возврат полной стоимости абонемента можно сделать двумя способами: через отмену продажи товара (абонемента) или через создание расходной операции на сумму стоимости абонемента.

Для отмены продажи абонемента:

1. Перейдите в карточку клиента на вкладку «Лояльность» в визите или клиентской базе, найдите необходимый абонемент.

2. Под названием абонемента будет кликабельная ссылка «Перейти к операции продажи», нажмите на нее и сразу перейдете на страницу с финансовой операцией.

3. Откройте операцию продажи, нажав на дату/время, удалите товар (абонемент) через кнопку с изображением корзины и сохраните без оплаты. Продажа абонемента удаляется аналогично продаже любого другого товара. Об удалении продажи товара подробнее описано выше в этой статье.Таким образом абонемент будет откреплен от карточки клиента и его невозможно будет использовать.

Важно

• Минус такого метода в том, что будет разница по кассе в день продажи (избыток) и в день, когда был произведен возврат средств (недостача) — необходимо будет учитывать этот момент. Также не будет отчетности по произведенным возвратам.

Для отмены через создание расходной операции:

1. Предварительно необходимо создать расходную статью платежей «Возврат». Подробнее — в статье «Создание новой статьи платежей».

2. Создаем расходную операцию на сумму стоимости абонемента датой, когда производится возврат. Подробнее о создании финансовых операций читайте в статье «Новый платеж».

3. Затем необходимо перейти в карточку клиента на вкладку «Лояльность» и сократить количество визитов в абонементе до «0». Чтобы можно было изменить баланс абонемента в филиале, в типе абонемента должно быть включено разрешение на изменение баланса и срока.

Важно

• Преимущество такого метода в том, что не будет расхождения в кассе в день оплаты абонемента и в день, когда производился возврат. Также можно в карточке клиента в комментарии оставить информацию, что был произведен возврат по абонементу №****, и этот абонемент будет отображаться в истории клиента.

8. Частичный возврат стоимости абонемента

Если клиент отходил часть визитов, но часть осталась и абонемент не израсходован полностью, и при этом необходимо сделать возврат по тем или иным причинам, то нужно:

1. Найти клиента в клиентской базе, перейти в его карточку, нажав на имя.

2. На вкладке «Лояльность» сократить в абонементе доступное количество визитов (баланс) до «0».

3. В разделе «Финансы» > «Финансовые операции» создать расходную транзакцию и списать сумму возврата. Можно указать в комментарии, за какой абонемент и кому был сделан возврат средств.

Подробнее о создании расходной финансовой операции и редактировании абонемента в карточке описано выше, различия только в неполной сумме списания.

9. Полный возврат стоимости сертификата

Возврат полной стоимости сертификата можно сделать двумя способами: через отмену продажи товара (сертификата) или через создание расходной операции на сумму стоимости сертификата.

Для отмены продажи сертификата:

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найдите операцию продажи по фильтрам. Можно дополнительно использовать фильтр по статье платежа «Продажа сертификатов».

2. Нажмите на дату/время продажи, удалите товар (сертификат) через кнопку с изображением корзины и сохраните без оплаты. Продажа сертификата удаляется аналогично продаже любого другого товара. Об удалении продажи товара подробнее описано выше в этой статье.

Таким образом сертификат будет откреплен от карточки клиента и его невозможно будет использовать.

Важно

• Минус такого метода в том, что будет разница по кассе в день продажи (избыток) и в день, когда был произведен возврат средств (недостача) — необходимо будет учитывать этот момент. Также не будет отчетности по произведенным возвратам.

Для отмены через создание расходной операции:

1. Предварительно необходимо создать расходную статью платежей «Возврат». Подробнее — в статье «Создание новой статьи платежей».

2. Создаем расходную операцию на сумму стоимости сертификата датой, когда производится возврат. Подробнее о создании финансовых операций читайте в статье «Новый платеж».

3. Затем необходимо зайти в карточку клиента, перейти на вкладку «Лояльность» и сократить сумму сертификата до «0». Чтобы можно было изменить баланс сертификата в филиале, в типе сертификата должно быть включено разрешение на изменение баланса и срока.

Важно

• Преимущество такого метода в том, что не будет расхождения в кассе в день оплаты сертификата и в день, когда производился возврат. Также можно в комментарии в карточке клиента оставить информацию, что был произведен возврат по сертификату №****, и этот сертификат будет отображаться в истории клиента.

10. Частичный возврат стоимости сертификата

Если сертификат не израсходован полностью, но по нему необходимо сделать возврат, то нужно произвести следующие действия:

1. Найти клиента в клиентской базе, перейти в его карточку, нажав на имя.

2. На вкладке «Лояльность» сократить в сертификате доступный баланс до «0».

3. В разделе «Финансы» > «Финансовые операции» создать расходную транзакцию и списать сумму возврата. Можно указать в комментарии, за какой сертификат и кому был сделан возврат средств.

Подробнее о создании расходной финансовой операции и редактировании сертификата в карточке описано выше, различия только в неполной сумме списания.

Обзор возможностей сервиса YCLIENTS для бьюти-бизнеса

Рассматриваем еще одну удобную систему, которая поможет владельцу бизнеса и его сотрудникам в сфере красоты автоматизировать работу и увеличить возвратность клиентов. Рассмотрим платформу для автоматизации YCLIENTS, ее функционал и особенности.

Особенности YCLIENTS

Возможности YCLIENTS помогают автоматизировать 90% бизнес-процессов и снять нагрузку с сотрудников. Помимо внутренних технологий, пользователям доступны партнерские интеграции с сервисами рассылок, чат-ботами, онлайн-кассами и системами аналитики. Всё это позволяет увеличить поток клиентов, растить возвращаемость, экономить на оплатах и принимать решения, основанные на точных данных.

В составе системы:

• виджет онлайн-записи который легко добавить на любую площадку: сайт, соцсети, карты и даже в мессенджеры;
• электронный журнал с актуальным расписанием сотрудников;
• уведомления для клиентов: более 20 настраиваемых SMS, Email, Push и других типов уведомлений;
• база клиентов с настраиваемой системой лояльности и категориями важности;
• аналитика и статистика;
• ведение склада;
• онлайн-касса;
• IP-телефония;
• мобильное приложение для клиентов;
• онлайн-продажа абонементов и сертификатов;
• оплаты по QR-коду;
• сервис безналичных чаевых;
• интеграции со сторонними сервисами.

Что касается стоимости использования – стоимость лицензии YCLIENTS зависит от количества сотрудников, периода оплаты, а также наличия дополнительных скидок.

При оплате на год компания дарит 6 дополнительных месяцев – это 33% выгоды, при оплате за 2 года – 44%, при оплате 6 месяцев – 25%.

Также есть скидки для новых клиентов, дополнительные скидки для недавно открытых бизнесов, скидки для сетевых клиентов, скидки по партнерским программам, например, бонусная программа L’Oréal и YCLIENTS.

Начало работы

Сразу после регистрации, которая включает заполнение базовых данных о компании – местоположения и времени работы, необходимо добавить важную информацию:

• услуги;
• должности и сотрудники;
• клиенты;
• склад.

Данные о клиентах, услугах и товарах можно быстро добавить с помощью загрузки через Excel.

Услуги

В этом разделе вносится информация об услугах, которые оказывает салон красоты. Их можно разделить по категориям, например, по видам услуг: парикмахерские, косметические, массаж. Чтобы добавить категорию, нажми на соответствующую кнопку в правой части экрана.

В открывшемся окне внеси описание категории.

После сохранения категории система автоматически предлагает добавить услуги в данную категорию – нажми «Добавить услуги».

Внеси информацию об услуге :

• название;
• название в чеке, если YCLIENTS будет синхронизирован с кассой;
• цена. можно указать фиксированную, если стоимость не меняется, или интервал – если стоимость услуги может измениться в зависимости от сложности;;
• система налогообложения также для кассы – система автоматически выведет информацию о НДС в чеке;
• шаг вывода сеансов – это продолжительность процедуры, исходя из которой, будет производиться онлайн-запись.

Дальше идет раздел для онлайн-записи – там указываются интервалы, в которые на услугу можно записаться онлайн. Например, если поставить запись с 3 до 7, тогда клиенты смогут записаться на процедуру только на время в этом промежутке. По такой же схеме вносятся остальные услуги.

В конце на главной странице раздела «Услуги» должны быть все категории и внутри каждой – соответствующие услуги.

Должности и сотрудники

Перед внесением в систему сотрудников необходимо определить должности, которые есть в твоем салоне.

Перейди в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Должности» и нажми на кнопку «Добавить должность». В открывшемся окне укажи «Название» и при необходимости «Описание».

После перехода в раздел нажми на кнопку по центру экрана «Добавить должность» и заполни открывшиеся графы.

Когда все должности внесены, переходи в раздел сотрудники.

Внутрь каждой карточки сотрудника вносится общая информация, настраивается отображение сотрудника в онлайн-записи, добавляется расписание, а также система расчета заработной платы. Обрати внимание, что схемы расчета зарплаты настраиваются отдельно в разделе «Расчет зарплат».

Клиенты

Меню «Клиенты» включает ко разделов – сама база посетителей, категории, программы лояльности и электронные карты.

В разделе «Клиентская база» отображается информация обо всех клиентах, посещавших вашу компанию. В списке клиентов выводится основная информация: имя, контакты, сумма расходов, скидка, количество визитов, дата первого и последнего визита, количество чаевых.

В Базу вносятся все клиенты салона красоты с основными данными – датой рождения, ФИО и номером телефона.

Обрати внимание на категории важности – внутри системы их три: золото, серебро и бронза. Выставленный критерий определяет помогает администратору ориентироваться среди всех клиентов салона и определять их важность, а также служит одним из фильтров для установки системы лояльности.

В подразделе «Категории» настраиваются категории клиентов, которые служат ориентиром для администратора и позволяют производить настройки внутри системы под заданную категорию.

Также предусмотрено категорирование записей. Тут на твое усмотрение можно внести условия – полная оплата онлайн, внесена предоплата, важный клиент и другие. Все категории предусмотрены для облегчения процесса коммуникации с клиентами.

В программах лояльности представлено несколько вариантов программ – по чеку, по количеству визитов, автоматическая отмена скидки при непосещении. Тут же устанавливаются условия для присвоения клиенту класса важности – например, при сумме покупок от 5000 руб. – бронза, от 10 000 – серебро, от 50 000 – золото.

Склад

В разделе склад море инструментов для ведения товарооборота, а также анализа продаж и списаний. В первом подразделе «Склады» автоматически стоит 2 склада – расходники и товары на реализацию. В целом новые склады можно не добавлять.

В «Товары» вносятся все номенклатуры, указывается их стоимость, наименование в чеке, систему расчета налога, а также критический остаток на складе.

Все подкатегории, которые идут под «Товары» — это инструменты для аналитики и отчетности по складским остаткам, расходам.

Журнал записей

После того, как вся информация внесена в CRM, пора начинать работу. Нажми на название салона в верхнем левом углу и в выпадающем меню выбери нужный филиал – если филиалов нет, там будет только одно название.

Тебе откроется дневной календарь, где видны записи каждого сотрудника. Календарь также можно открыть, нажав на нужное число в миниатюре календаря слева. Чтобы добавить запись, выбери нужный день стрелками слева над журналом.

В журнале нажми на нужный временной промежуток и внеси данные о записи. После сохранения запись появится в календаре.

Если запись клиент осуществил онлайн, то заявка автоматически появится в календаре.

Статистика и аналитика

Аналитика YCLIENTS всегда под рукой в мобильном приложении

Внутри системы можно формировать самые важные отчеты салона красоты:

1. Популярность конкретного мастера . Благодаря отчету ты узнаешь, какой из сотрудников более востребованным. Данные для отчета подтягиваются из журнала записей. В отчете видна динамика работы мастера, количество записей и плотность графика.
2. Востребованность услуг . Аналогично отчету по мастерам, помогает выявить самые популярные услуги. Один из самых крутых отчетов для сферы услуг, ведь благодаря ему можно отказаться от мало востребованных процедур, а значит перестать тратить на них ресурсы салона или кабинета.
3. Эффективность персонала . Отчет демонстрирует, насколько эффективен для салона каждый конкретный сотрудник – какой принес процент от общей выручки, сколько отработал часов и продал дополнительных товаров.
4. Отчет по клиентам. Тут отражаются самые важные клиенты салона, ценность которых обусловлена частотой посещений и потраченной на процедуры суммы.

Помимо отчетов, в YCLIENTS можно смотреть статистику по:

• источнику записей;
• Количеству отмененных записей;
• Пропавшим клиентам.

В комплексе все эти инструменты позволяют сделать работу не только удобной и автоматизированной, но и повысить ее эффективность.

Онлайн-запись

Ежемесячно десятки новых клиентов проходят мимо. Кому-то не комфортно разговаривать на рабочем месте, а кто-то не смог дозвониться или зашел на сайт поздно вечером и понял, что салон закрыт, а администратор не на связи.

1. Повысить конверсию/продуктивность сайта, увеличить прибыль.
2. Начать получать отдачу от страниц в социальных сетях.
3. Снизить нагрузку на администратора.
4. Не терять клиентов, когда телефон занят.

Виджет онлайн-записи YCLIENTS представляет собой форму для заполнения, с помощью которой клиенты могут выбирать удобные дату и время, сотрудника и услугу. Виджет можно установить на сайте и в социальных сетях, его внешний вид легко корректируется и настраивается под нужды компании.

Онлайн-запись клиентов настраивается из нескольких источников:

• с сайта;
• социальных сетей;
• чат-бота;
• визитки.

Для знакомства с формой подключим интеграцию Yclient с сайтом салона на платформе Tilda.

В основном меню перейди в раздел «Онлайн-запись» > «Формы онлайн-записи» и н ажми на кнопку «Добавить форму».

• В открывшимся окне укажи название и описание; эти поля будут видеть только внутренние пользователи YCLIENTS.
• Поставь галочку в поле «Основная форма», если хочешь использовать эту форму на онлайн-площадках и в сетевой форме онлайн-записи.
• Выберите язык и на какой карте будет отображаться адрес вашего филиала при онлайн-записи.
• Нажмите кнопку «Сохранить».

Вернись на главную страницу настройки формы на веб-сайте. Скопируй ссылку кнопки.

Перейди в режим редактирования сайта Tilda. Добавь блок в любом месте сайта, нажав «+» между блоками.

В открывшемся слева меню перейди в «Другое» и найди форму T790.

В появившемся блоке перейди в «Контент» и в строку «Номер формы» вставь ссылку, которую ранее копировала в Yсlients. Удали ненужные части ссылки, оставив только ID формы.

Сохрани изменения и опубликуй страницу. Теперь на сайте появилась кнопка онлайн-записи.

Как происходит запись

Клиент нажимает на кнопку и для него открывается форма записи, где он выбирает услугу, мастера, дату и время посещения.

Дополнительно указывается :

• имя;
• телефон;
• комментарий;
• нужно ли напоминание.

После отправки заявки в журнале YCLIENTS всплывает окошко с новой записью.

Отличным цветом заявка выделяется и в календаре.

Прямо из карточки клиента сделка переносится в «исполненную» или не исполненную, а также распечатывается чек и проводится оплата.

Дополнительные бесплатные возможности для онлайн-оплат и переводов

Модуль онлайн-оплат

Для приема онлайн-платежей можно подключить Тинькофф или ЮKassa. Это позволит получать предоплату за услуги и продавать сертификаты и абонементы двумя способами: через виджет онлайн-записи или с помощью ссылки в сообщении от администратора.

Оплата визита и товаров по QR-коду

В YCLIENTS можно подключить систему быстрых платежей, СБП — это выгодный для бизнеса способ получать безналичную оплату за услуги с помощью QR-кода. Стандартная комиссия за оплату через СБП — 0,7%, что значительно ниже, чем ставка банковского эквайринга. А клиентам для оплаты не нужны наличные или карты — оплатить услугу или товар можно с помощью телефона.

Онлайн-чаевые

Через сервис безналичных чаевых специалисты смогут получать благодарность от клиентов прямо на карту. Перевести деньги клиенты смогут по ссылке или через специальный QR-код.

Был опыт использования YCLIENTS или возникли вопросы по сервису? Ждем тебя в комментариях.