Как применить шаблон к документу word

Как применить шаблон к документу word

Независимо от того, начинаете ли вы с шаблона Майкрософт или обновляете один из своих собственных, встроенные средства Word помогают обновлять шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Чтобы обновить свой шаблон, откройте файл, внесите необходимые изменения и сохраните его.

Нажмите Файл > Открыть.

Дважды щелкните Этот компьютер. (В Word 2013 г. дважды щелкните компьютер.

Перейдите в папку Пользовательские шаблоны Office, которая находится в папке Документы.

Щелкните шаблон и нажмите кнопку Открыть.

Внесите необходимые изменения, а затем сохраните и закройте шаблон.

Создание шаблонов

Добавление стандартных блоков в шаблон

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования. Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов.

Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Добавление элементов управления содержимым в шаблон

Сделайте свои шаблоны гибкими, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как «форматированный текст», «рисунок», «раскрывающийся список» или «выбор даты».

Например, вы можете создать шаблон, который содержит раскрывающийся список. Если вы разрешите редактирование раскрывающегося списка, другие люди смогут изменять его параметры в соответствии со своими потребностями.

Примечание: Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, вы открыли документ или шаблон, созданный в более ранней версии Word. Чтобы использовать элементы управления содержимым, необходимо преобразовать документ в формат файла Word 2013, щелкнув Файл > сведения > преобразовать, а затем нажмите кнопку ОК. После преобразования документа или шаблона сохраните их.

Чтобы можно было добавлять элементы управления содержимым, отобразите вкладку Разработчик.

Выберите команды Файл > Параметры > Настроить ленту.

В раскрывающемся списке Настроить ленту выберите Основные вкладки.

Установите в списке флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

Добавление элементов управления содержимым

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и добавьте необходимые элементы управления.

Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните Элемент управления содержимым в формате форматированного текста или элемент управления содержимым в виде обычного текста .

Добавление элемента управления «рисунок»

Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните Элемент управления рисунками .

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым поля со списком или раскрывающийся список элементов управления содержимым .

Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Чтобы создать список вариантов выбора, нажмите Добавить в разделе Свойства поля со списком или Свойства раскрывающегося списка.

Введите значение в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.

При необходимости задайте остальные свойства.

Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Вставка элемента управления «выбор даты»

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «выбор даты».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления «Выбор даты» .

Вставка флажка

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «флажок».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления установите флажок Элемент управления содержимым .

Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков

Элементы управления стандартными блоками используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста.

Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда необходимо настроить шаблон контракта и добавлять различный стандартный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Для каждой версии стандартного текста можно создать элементы управления содержимым форматированного текста, а затем использовать элемент управления коллекцией стандартных блоков как контейнер элементов управления содержимым форматированного текста.

Элементы управления стандартными блоками также можно использовать в формах.

Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните Элемент управления содержимым коллекции стандартных блоков .

Щелкните элемент управления содержимым, чтобы выделить его.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Выберите значения в списках Коллекция и Категория для стандартных блоков, которые необходимо сделать доступными в элементе управления стандартным блоком.

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

Выберите элемент управления содержимым и нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.

Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст, а затем в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать.

Возьмем для примера документ «Отказ от ответственности», состоящий из трех абзацев. После группирования этих абзацев с помощью команды «Группировать» соответствующий текст невозможно будет изменить, а удалить его можно будет только как группу.

Добавление пояснительного текста в шаблон

Чтобы сделать шаблон более удобным в использовании, можно добавить пояснительный текст. Вы можете изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Вот как вы можете настроить пояснительный текст по умолчанию для пользователей шаблона.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Защита шаблона

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.

Защита элементов шаблона

Откройте шаблон, к которому нужно добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать и выберите команду Группировать.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка сделайте следующее.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установите флажок Содержимое нельзя редактировать. Это позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Эти параметры можно использовать для защиты текста, если он включен в шаблон. Например, если часто добавляется отказ от ответственности, защита гарантирует неизменность текста и в то же время позволяет удалить отказ от ответственности в документах, где он не нужен.

Назначение пароля для шаблона

Вот как вы можете назначить документу пароль, разрешающий удалять защиту только знающим его пользователям.

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Важно: Если вы решили не использовать пароль, любой пользователь может изменить ограничения на редактирование.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Пример ненадежного пароля: House27. Пароль должен содержать не менее 8 символов. Чем длиннее пароль, тем он надежнее.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Как использовать шаблон

Вы установили Word, в котором уже имеется несколько шаблонов- документов. Они не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word, выполните следующее.

1. Выберите команду Файл>Создать.

В области задач Создание документа можно работать со стандартными шаблонами Word.

1. Найдите необходимый вам шаблон.

Существует две области, в которых выбирают шаблоны. Первая — это Web-страница Microsoft. Невероятно интересное место, однако его обычно посещается только тогда, когда нечем больше заняться.

Вторая область обозначена на панели задач ссылкой На моем компьютере. Она соответствует папке с шаблонами, сохраненными в вашем компьютере.

1. Выберите из списка необходимый шаблон.

Если вы видите необходимый шаблон в списке, то выберите его— и дело с концом. В противном случае вам придется воспользоваться диалоговым окном Шаблоны (см. п. 4).

1. Щелкните на кнопке На моем компьютере.

Откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 17.1), в котором вы увидите большое количество вкладок (причем в каждой из содержится ряд шаблонов, мастеров и т.д.). На рис. 17.1 открыта вкладка Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами).

Рис. 17.1. Диалоговое окно Шаблоны

1. Выберите необходимый шаблон.

Все шаблоны в диалоговом окне Шаблоны сгруппированы по типу документа, который вы хотите создать, и помещены в соответствующие вкладки. Для примера щелкните на ярлычке вкладки Письма и факсы. Вы увидите шаблоны и мастера, с помощью которых можно быстро написать письмо или факсимильное сообщение.

Мастера — это такие программы, которые берут вас за руку и проводят через весь процесс создания нового документа.

Шаблоны — это особые документы Word, в которых собраны различные стили, может содержаться текст и даже графические элементы — все, что необходимо для работы с новым документом. Например, шаблон Изысканное письмо, который содержится во вкладке Письма и факсы, включает всевозможные графы, не заполненные в определенных позициях. Заполнив или отредактировав их, вы получите образец делового письма.

Применить шаблон к существующему файлу документа Word

У меня есть куча действительно старых системных руководств, которые нужно обновить, но я не могу себе представить, как открыть каждое из них и применить стили, убедившись, что шрифт остается прежним, размер цвета и т.д.

Я сохранил шаблон (верхний и нижний колонтитулы с логотипом и т.д.) И хочу применить стандартный верхний и нижний колонтитулы к нескольким документам.

3 ответа 3

Из Быстрого форматирования нескольких документов для Word 2007 (я надеюсь, что для Excel это может быть несколько похоже):

1. Откройте вкладку « Разработчик » на ленте, а затем щелкните инструмент « Шаблон документа».

1. В окне « Шаблоны и надстройки» нажмите кнопку « Присоединить».

1. Используйте элементы управления в диалоговом окне « Прикрепить шаблон », чтобы найти и выбрать шаблон, который вы хотите прикрепить к документу, затем нажмите « Открыть».

1. Диалоговое окно «Присоединить шаблон» исчезнет, а имя выбранного шаблона появится в поле «Шаблон документа».

1. Установите флажок « Автоматически обновлять стили документа», чтобы убедиться, что стили в шаблоне применяются к вашему документу.

1. Нажмите на ОК.

Для более старых версий Word, пожалуйста, смотрите статью выше.

Вам все равно нужно будет открыть каждый документ, чтобы использовать вышеуказанный метод.

Как открыть шаблон документа для редактирования

Если вы используете шаблоны для создания каких-либо документов, то возможно вам иногда требуется подредактировать данные в этих шаблонах (изменился расчетный счет предприятия, сменился руководитель и т.п.).

Этот совет объяснит, как открыть имеющийся файл шаблона для редактирования.

C:\Documents and Settings\Имя_Пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны\.

На рабочем столе найдите значок Мой компьютер и кликните по нему правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Свойства . Откроется диалоговое окно свойств данного компьютера. Найдите там надпись — Пользователь (User). Это и будет вашим именем (см. рисунок ниже).

Шаблон загрузится в рабочее окно редактора и вы можете его редактировать как и обычный документ. Только не забудьте сохранить сделанные изменения.

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 3

А ха ха! Многоуважаемый «народный советчик» Антон Кокин! Вот я Вас и поймал!

Эту главу в Вашей книге я наизусть знаю… К сожалению, всё не так просто…

Оговоримся, речь пойдёт о Word 2007!

Вот мои сложности, которые без Вашей помощи я так и не смог решить…

Сложность первая.

Работать люблю дома (администратор и автор шаблона один), а результат отношу на работу в виде готовых шаблонов…(соответственно User совсем другой!) Кто же этому другому даст исправлять не его шаблон…Натурально шаблон не редактируется…Экспериментировать на служебном компьютере с созданием или переименованием учётной записи не хочу….по ряду причин…Теоретически можно с этим смириться…Но….

Сложность вторая…

Этот собака Word и дома не всегда даёт редактировать шаблон как Вы пишите….То есть одно время я подумал, это вообще какая-то настройка которой я не знаю у меня не включена…Нет, то есть редактировать он редактируется, но сохраняться сам не хочет…Если кликаешь на знак дискеты – появляется доска с предложением сохранить, но в виде файла…Если кликаешь сохранить как и выбираешь тот же шаблон – появляется надпись «нельзя сохранять открытые шаблоны»…Можно сохранить под другим именем! Но, в этом есть одна несправедливость.

Несправедливость:

Сохраняется шаблон не совсем идентичный! В частности не передаётся автотекст, который я очень люблю привязать к шаблону! А это для меня Катастрофа!

Методом тыка решил проблему посредством команды слияние! Но, всё это долго и неприятно и самое главное в вопросе присутствует мною непостижимая загадка…

Я совсем решил уже «что-то наверно Антон Кокин напутал» и шаблоны в Worde 2007 не редактируются! (Звучит логично – шаблон это крупная категория, хочешь менять – меняй файл, можно даже не беспокоится о сохранности первого экземпляра). Как вдруг, принёс обратно шаблон с работы домой, кликнул на знак дискеты и….о чудо, ничего не выскочило….Просто сохранился шаблон. То есть можно его редактировать…Пробовал ещё раз через несколько дней вновь выскакивает окно с файлами…Может шаблон можно редактировать в течении определённого времени после создания – сутки например….

Если у Вас есть соображения, напишите пожалуйста….Я конечно поэкспериментирую сам и со временем и у меня уже появился бета 2010, там вроде корректнее всё….Для меня важен именно автотекст привязанный к шаблону. Если бы шаблон мог редактироваться не пришлось бы плодить череду разных вариантов, а потом их слиять…