Напоминание в Outlook
Программа Outlook может исполнять роль не только почтового клиента, но и планировщика, одним из основных заданий которого является предупреждение пользователя о предстоящих встречах. Для того чтобы создать напоминание в Outlook потребуется выполнить несколько простых действий. После можно забывать о задаче, программа сама напомнит о ней в назначенное время.
Как создать напоминание в Outlook для себя
Для лучшей самоорганизации используйте раздел «Задачи». С его помощью вы сможете формировать списки необходимых дел на определенный период времени, а также следить за процессом их выполнения:
- Откройте раздел и дважды щелкните по любой пустой строчке.
- В открывшемся окне введите пояснение, назначьте дату начала и срок выполнения, выставьте уровень важности и состояние (только создана или уже выполняется).
- Установите «птичку» возле пункта «Напоминание» и выставьте время, в которое программа должна запустить уведомление.
- После формирования всех параметров нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».
Как сделать напоминание в Outlook для другого пользователя
Напомнить коллеге о важном деле можно с помощью электронного сообщения и для этого нет необходимости каждый день отправлять письма на почту. Создайте всего одно сообщение в Outlook, прикрепите уведомление и будьте уверены, что в назначенный час его увидят:
-
После написания письма откройте вкладку «К исполнению», она находится в разделе «Сообщения» и помечена красным флажком.
Вместе с письмом уйдет и прикрепленное напоминание, которое активируется на компьютере пользователя в заданное время.
Как поставить напоминание в аутлук
Напоминания Outlook появятся в вашем сообщении электронной почты или календаре, чтобы сообщить, что запланированное событие вот-вот начнется.
Примечание: Эта функция не поддерживается в Outlook 2019.
В новом окне напоминаний можно отложить события и задачи календаря, присоединиться к собранию Teams или закрыть события и задачи в отдельном окне.
Включение окна напоминаний
Вы можете настроить Outlook для отображения календаря и напоминаний о задачах (или задачах) в отдельном окне, которое открывается поверх других программ, с которыми вы работаете.
Перейдите в раздел Параметры > Общиеуведомления >.
Установите флажок Для событий , а затем выберите всплывающее окно Напоминание.
Чтобы закрыть напоминания о прошлых событиях (например, вы были в отъезде и не хотите возвращаться к напоминаниям о событиях, произошедших во время исчезновения), установите флажок Автоматически закрывать напоминания для прошлых событий .
Добавление или удаление напоминаний для событий календаря
Установка напоминания по умолчанию для всех событий календаря
Этот параметр применяется к существующим и новым собраниям, которые вы создаете.
Перейдите в раздел Параметры > Календарь > события и приглашения.
В разделе События, которые вы создаете, выберите раскрывающийся список Напоминание по умолчанию , а затем выберите время по умолчанию, в течение которого вы хотите напомнить о предстоящих событиях. При появлении запроса нажмите кнопку Сохранить .
Установка напоминания для одного собрания или серии
Вы можете переопределить параметр напоминания по умолчанию для одного собрания или ряда собраний.
На значках навигации в окне Outlook выберите Календарь .
В окне Календарь откройте собрание, которое вы хотите изменить.
Если вы изменяете ряд собраний, сначала выберите Просмотреть ряд. Если вы изменяете одно событие (или ряд событий, если выбран параметр Просмотреть ряд), перейдите на ленту, выберите раскрывающийся список Напоминание , а затем выберите сумму для нового времени напоминания. Если вы не хотите напоминать о событии или серии, выберите Не напоминать мне.
Добавление или удаление напоминаний для задач
На значках навигации в окне Outlook выберите значок «Сделать «.
Выберите задачу, для которой нужно добавить напоминание, и в открывающейся области задач выберите Напомнить.
Чтобы удалить напоминание, выберите задачу и наведите указатель мыши на напоминание, пока оно не будет выделено и не появится значок отмены . Выберите его, чтобы удалить напоминание.
Отображение напоминаний над другими программами или приложениями
Вы можете настроить Outlook для отображения окна напоминания поверх других программ, с которыми вы работаете.
Выберите Параметры > файлов > Дополнительно.
В разделе Напоминания проверка поле Показывать напоминания поверх других окон.
Нажмите кнопку ОК.
Примечание. Эта функция недоступна для Outlook 2013, Outlook 2016 или 2019. Для подписчиков Microsoft 365 эта версия доступна, если вы используете версию 1804 (сборка 9226.2114) или более позднюю.
Добавление или удаление напоминаний для собраний
Это относится ко всем существующим встречам и собраниям в календаре. Сохраните этот параметр для будущих встреч и собраний.
На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.
В разделе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.
Задайте время по умолчанию, в течение которого вы хотите получать напоминания перед новыми элементами календаря (например, 15 минут, 30 минут и т. д.).
Это относится только к выбранному собранию в календаре.
в нижней части экрана выберите Календарь;
Откройте собрание. Если появится диалоговое окно Открытие повторяющегося элемента, выполните одно из следующих действий:
чтобы установить напоминание только для одной встречи или собрания из ряда, выберите Только это;
чтобы установить напоминание для всех встреч или собраний ряда, выберите Весь ряд;
На вкладке Собрание (для повторяющегося собрания это вкладка Серия собраний ), щелкните раскрывающийся список Напоминание и выберите, за какое время до встречи или собрания вы хотите получить напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.
Автоматическое закрытие напоминаний о прошлых событиях
Если вы не хотите видеть напоминания о событиях в прошлом, вы можете указать Outlook, чтобы автоматически закрывать напоминания о прошлых событиях. Например, если вы не находитесь в офисе в течение трех дней, вы можете не возвращаться и просматривать напоминания о собраниях, которые проходили, когда вас не было.
Выберите Параметры > файлов > Дополнительно.
В разделе Напоминания выберите Автоматически закрывать напоминания о прошлых событиях.
Добавление напоминаний для сообщений электронной почты
В нижней части экрана выберите Почта.
Нажмите Главная > К исполнению > Добавить напоминание.
В диалоговом окне Другая установите или снимите флажок Напоминание.
Добавление напоминаний для задач
В нижней части экрана выберите Задачи.
Чтобы просмотреть задачи, выберите Главная>Список дел.
Щелкните задачу в списке.
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы добавить напоминание о задачах в список задач, выберите задачу, а затем в группе Дальнейшие действия выберите интервал времени для соблюдения крайнего срока.
Чтобы удалить напоминание о задаче из списка задач или To-Do списка, в группе Управление задачами щелкните Удалить из списка.
Примечание: Если вы не работаете в Outlook, окно напоминания отображается позади используемой программы, чтобы не отвлекать ваше внимание от работы. Вместо этого в панели задач начинает мигать значок Outlook и раздается звук напоминания. Если вы работаете в шумном помещении, попробуйте увеличить громкость динамиков или изменить звук напоминания на уникальный.
Встречи и собрания календаря
Для новых встреч и собраний:
На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.
Чтобы включить или отключить напоминания по умолчанию для всех новых собраний и встреч, в группе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.
Если вы установили флажок, укажите, за какое время до начала встречи или собрания должно появиться напоминание.
Для существующих встреч и собраний
Откройте встречу или собрание.
Примечание: Если появится диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент, выберите команду Открыть копию или Открыть весь ряд и нажмите кнопку ОК.
На вкладке Встреча в группе Параметры выберите в поле со списком Напоминания по умолчанию время до встречи или собрания, за которое должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.
Примечание: Для событий на целый день по умолчанию напоминание задается на 18 часов вперед. Хотя этот параметр нельзя изменить для всех сообщений, вы можете изменить время напоминания отдельно для каждой встречи.
Сообщения электронной почты, контакты и задачи
На вкладке Главная в группе Теги щелкните команду К исполнению, а затем выберите пункт Добавить напоминание.
Совет: С помощью напоминаний можно быстро помечать сообщения как элементы списка дел. Щелкните правой кнопкой мыши столбец Состояние флага в списке сообщений. Если сообщение открыто, на вкладке Сообщение в группе Отслеживание нажмите кнопку Дальнейшие действия, а затем добавить напоминание.
В диалоговом окне Прочие установите или снимите флажок Напоминание. Если флажок установлен, укажите дату и время напоминания.
Нажмите кнопку ОК.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Встречи и собрания календаря
Для новых встреч и собраний:
В меню Сервис в строке меню вверху главного экрана Outlook (на котором отображается вся ваша почта) выберите пункт Параметры. Имейте в виду, что меню Сервис не отображается при чтении сообщения электронной почты.
Чтобы включить или отключить автоматическое создание напоминаний для новых собраний и встреч, на вкладке Настройки в группе Календарь установите или снимите флажок Напоминание.
Если вы установили флажок, укажите, за какое время до начала встречи или собрания должно появиться напоминание.
Для существующих встреч и собраний
Откройте встречу или собрание.
Примечание: Если появится диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент, определите, когда должно отображаться напоминание: только для открытого мероприятия или для всей последовательности повторяющихся мероприятий, элементом которой оно является. Выберите вариант Открыть копию или Открыть весь ряд и нажмите кнопку ОК.
На вкладке Встреча в группе Параметры выберите в списке Напоминание, за какое время до встречи или собрания должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.
Примечание: Для событий на целый день по умолчанию напоминание задается на 18 часов вперед. Хотя этот параметр нельзя изменить для всех сообщений, время напоминания можно изменить отдельно для каждой встречи.
Сообщения электронной почты, контакты и задачи
Чтобы установить или отменить напоминания, выберите сообщение электронной почты, контакт или задачу.
На стандартной панели инструментов щелкните Дальнейшие действия, а затем нажмите кнопку Добавить напоминание.
Совет: С помощью напоминаний можно быстро помечать сообщения как элементы списка дел. Щелкните правой кнопкой мыши столбец Состояние флага в списке сообщений. Или если сообщение открыто, на вкладке Сообщение в группе Отслеживание щелкните Дальнейшие действия, а затем нажмите кнопку Добавить напоминание.
В диалоговом окне Прочие установите или снимите флажок Напоминание. Если флажок установлен, укажите дату и время напоминания.
Совет: Если приложение Outlook закрыто, напоминания на экране не появляются. Оно должно быть открыто или свернуто на панель задач.
Установка напоминаний получателям в письмах Outlook 2010
Часто встречаются задачи, решить которые нужно именно в определенное время и ни минутой позже. Во избежание провала мы тщетно рисуем крестики на пальцах, но в момент, когда пора приниматься за исполнение задачи мы про нее забываем… А если забываем не мы, то обязательно забудет тот, кому мы поручили решение той или иной задачи… знакомо, не правда ли?! Во избежание такого рода неприятностей, мы просто обязаны прибегнуть к помощи Microsoft Outlook.
Нам всего лишь необходимо при написании письма установить для него напоминание, в виде красного флажка (Рис.1):
Либо просто нажав сочетание клавиш «Ctrl+Shift+G». В итоге мы видим окно, в котором можно указать пометку для себя и для получателей, нас интересует последняя, отмечаем её галочкой (Рис.2)
Далее, отмечаем галочкой интересующую нас пометку, после этого становиться активен блок ниже, в котором мы можем задать название пометки, дату и время напоминания. После заполнения всех нужных нам блоков, жмем «Ок» (Рис.3)
Теперь дописываем письмо и отправляем его, вместе с нашим письмом уйдет и прикрепленное к нему напоминание
6.3. Напоминания и уведомления
В Outlook можно задать напоминание для любой задачи, сообщения электронной почты, контакта и встречи. К примеру, если в календаре запланирована встреча или собрание с включенным режимом напоминания, программа в установленное время откроет на экране окно оповещения, в котором будет отражена информация о времени, месте и содержании встречи. Щелкнув на кнопке «Прекратить», можно отменить напоминание для данной встречи,
щелкнув на кнопке «Отложить» – закрыть окно, но инициировать повторное напоминание через заданный промежуток времени.
Нажав на кнопку «Открыть», можно перейти в окно редактирования параметров события.
Для того чтобы прекратить действие всех напоминаний и закрыть окно оповещения, нажмите кнопку «Прекратить все».
Подтвердите отмену напоминания, нажав кнопку «Да».
Если оповещение не было отменено, оно может появляться даже после того, как время запланированного события истечет.
Режим напоминания можно выбрать во время создания или редактирования встречи. Нажмите кнопку «Создать» для создания новой встречи.
В окне редактирования параметров встречи откройте список «Напоминание» в разделе «ленты» «Параметры»,
где нужно выбрать, за какое время до встречи должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант «Нет».
Закройте окно, нажав крестик в его правом верхнем углу.
Откажитесь от сохранения изменений, нажав кнопку «Нет».
Чтобы изменить установки оповещения по умолчанию, войдите в меню «Сервис»
и
выберите команду «Параметры…».
В разделе «Календарь» на странице «Настройки» задаются нужные параметры режима напоминания.
Для того чтобы установить режим напоминания о сроках выполнения задач, нажмите на кнопку «Параметры задачи…» и в открывшемся окне включите опцию «Установить напоминания о сроках».
Нажмите кнопку «ОК» для сохранения сделанных изменений.
В
ыберите время напоминания, для этого раскройте выпадающий список и выберите нужное время.
Если пользователь перепоручает созданную им задачу другому пользователю, оповещение о сроках выполнения этой задачи отключается. Обязательным условием для получения напоминания является своевременный запуск программы Microsoft Office Outlook. Помимо напоминаний, Outlook может выдавать уведомления о поступлении новых сообщений электронной почты. Режим получения уведомлений также устанавливается в окне настройки параметров Outlook. Нажмите кнопку «Параметры почты…», и далее кнопку «Дополнительные параметры».
В открывшемся окне надо установить или отключить флажок «Отображать оповещение на рабочем столе для новых писем (по умолчанию только для папки «Входящие»)».
Продолжительность отображения окна оповещения и его вид можно настроить, нажав на кнопку «Параметры оповещений на рабочем столе…».
7. Систематизация элементов Outlook
7.1. Работа с папками Outlook и использование ярлыков
Все данные, с которыми оперирует Microsoft Office Outlook, хранятся в папках Outlook. В режиме работы с определенным компонентом Outlook в области переходов отображаются только папки, данные которых соответствуют выбранному компоненту. Например, в режиме работы «Почта» отображаются папки «Входящие», «Исходящие», «Отправленные», то есть папки, содержащие почтовые сообщения.
Возможно также просматривать данные любого компонента Outlook, не переключаясь в соответствующий режим работы. Нажмите кнопку «Список папок» в области переходов.
С помощью списка, открывшегося в области переходов, можно быстро переходить от писем к контактам или задачам, создавать новые папки для хранения данных любого типа. Можно, например, разделить задачи Outlook на личные и деловые, создав отдельную папку для каждого вида задач. Для создания новой папки нажмите стрелочку рядом с кнопкой «Создать»
и выберите вариант «Папка…».
Задав в открывшемся окне диалога имя папки,
раскройте список «Содержимое папки» и выберите нужный тип данных.
Необходимо также проверить или изменить место, в которое будет помещена новая папка.
Для завершения создания папки нажмите кнопку «ОК».
Чтобы поместить новую задачу в созданную папку, выделите эту папку в области переходов и нажмите кнопку «Создать».
После ввода необходимой информации и её подтверждения нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».
Задача отобразится в папке «Личные задачи».
Как стандартные, так и созданные пользователем папки Outlook представляют собой удобный и многофункциональный инструмент систематизации данных. Так, например, сообщения электронной почты, содержащие рекламу или полученные от адресатов, внесенных в черный список, помещаются в папку «Нежелательная почта».
Пользователь может сам установить требуемый уровень защиты от нежелательной почты. Войдите в меню «Сервис»
и выберите команду «Параметры…».
В открывшемся окне диалога нажмите кнопку «Нежелательная почта…».
Здесь можно выбрать уровень защиты от нежелательной электронной почты,
задать список адресов надежных отправителей и список адресов, почта с которых всегда будет считаться нежелательной.
Удаляемые сообщения электронной почты по умолчанию попадают в папку «Удаленные».
Размер этой папки со временем может стать очень большим, поэтому рекомендуется периодически очищать её, используя соответствующую команду из меню «Сервис».
М
ожно также включить опцию «Очищать папку «Удаленные» при выходе» в окне настройки параметров Outlook.
Наиболее часто использующиеся папки можно добавить в раздел «Избранные папки», отображающийся в разделе «Почта» в верхней части области переходов.
Для добавления выделенной папки в этот раздел можно воспользоваться командой контекстного меню «Добавить в Избранные папки».
Если папок становится достаточно много, удобно использовать для некоторых из них ярлыки. Для создания ярлыка переключитесь в области переходов в режим «Ярлыки»
и щелкните на ссылке «Добавить ярлык».
В появившемся окне выбора укажите папку, для которой будет создан ярлык, и нажмите кнопку «ОК».
С ярлыками можно работать точно так же, как и с папками, то есть вместо перехода в определенную папку выполнять переход по определенному ярлыку. Щелчок по ярлыку в области переходов загружает в область просмотра данных содержимое соответствующей папки.
Я
рлыки можно группировать, используя для создания групп ссылку «Добавить новую группу».