Какой элемент не обязателен в теле письма

Что значит "указать данные в теле письма"? Что такое "тело письма" и как это делать?

Когда мы отправляем электронное письмо, потребность в коммуникации и предоставлении информации иногда требует указания дополнительных данных в письме. "Указать данные в теле письма" означает включить определенные сведения и информацию в основную часть сообщения, чтобы они были более видимы и понятны получателю.

Тело письма

Тело письма — это главная часть сообщения, где вносятся основные текстовые, графические или мультимедийные данные. В отличие от заголовка или адресной строки, тело письма предназначено для основного содержания сообщения и обычно начинается после приветствия и формальностей.

Тело письма может содержать следующие элементы:

1. Текстовую информацию

Основной способ предоставления данных в теле письма — это использование текста. Здесь вы можете указать дополнительную информацию, задать вопросы, выразить свои мысли и описание. При написании текста следует учитывать правила этикета, ясность и доступность, чтобы облегчить понимание вашего сообщения получателем.

2. Графические элементы

Если требуется подкрепить вашу информацию визуально, то можно использовать графические элементы в теле письма. Это могут быть диаграммы, схемы, фотографии, рисунки или любые другие изображения, которые помогают проиллюстрировать вашу информацию. Важно иметь в виду, что не все почтовые клиенты автоматически загружают изображения, поэтому рекомендуется описывать графические элементы в текстовом формате.

3. Прикрепленные файлы

Кроме включения информации в самом теле письма, можно также прикрепить файлы к письму. Например, вы можете отправить документы, таблицы Excel, презентации PowerPoint или любые другие файлы, которые могут быть полезны получателю. Добавление прикрепленных файлов добавляет удобство, предоставляя возможность получить полную информацию и работать с ней на компьютере получателя.

Как указывать данные в теле письма?

Указывать данные в теле письма — это процесс, который может быть достаточно простым и прямолинейным. Вот несколько подсказок, чтобы помочь вам:

Начните с вежливого приветствия. Важно создать благоприятное впечатление и установить контекст для вашего сообщения.

Вставьте информацию или данные прямо в основную часть сообщения. Обычно это делается после приветствия и вступительной фразы.

Если вы используете текстовые элементы, форматируйте их так, чтобы они были читабельными и структурированными. Используйте абзацы, заголовки, списки или выделение текста, чтобы указать на пункты и подразделы информации.

Если включаете графические элементы, убедитесь, что они являются четкими и удобочитаемыми. Опишите изображения для того, чтобы даже в случае, если изображения не загружены, получатель все равно смог понять ваше сообщение.

Если вы прикрепляете файлы, добавьте ссылку или указание на прикрепленный файл в тексте письма. Таким образом, получатель будет знать, что файлы доступны для скачивания и просмотра.

Завершите письмо благодарностью или прощальной фразой, в зависимости от темы и цели письма.

Теперь, когда вы знаете, что означает "указать данные в теле письма" и как это делать, вы можете смело использовать эту технику, чтобы предоставлять информацию в письмах более эффективно и удобно

Что такое «тело письма»?

У любого электронного письма есть заголовок, в котором два поля — «Кому» и «Тема» (ещё и третье бывает — «Копия», там перечисляются через запятую адреса тех, кому копии письма уйдут), всё остальное в письме — самое большое прямоугольное поле, где Вы пишете само письмо — принято называть его телом. Помимо «писания в теле» можно писать во вложении — текстовом (вордовском, например) файле. Иногда это недопустимо или нежелательно по каким-то причинам, и тогда Вас просят «писать в теле», то есть не во вложениях, а непосредственно в самом письме.

Есть заголовок письма, и тело письма. В заголовке — адресат, тема, копии. В теле — содержимое самого письма.

Деловые письма оформляются по определенному порядку. Существует шапка письма, куда обычно записывают название фирмы с логотипом и контактами. А тело письма — это вся остальная часть, которая также подраздляется на подрубрики, куда нужно вписывать адрес получателя, дату и место, обращение, непосредственно текст письма, формулу приветствия и подпись с указанием должности. В самом низу, в нижнем колонтитуле указываются все реквизиты и контакты фирмы отправителя. Как-то так…

текстовка письма без адреса, индекса и тд, чисто суть

Собственно содержание письма. Сам текст.

Создав html версию письма;

Отправив наше предложение картинкой в теле письма.

Настраиваем Mozilla Thunderbird

1. Кликаем Файл >> Создать >> Настроить мою учетную запись электронной почты2. Вводим свои данные от электронной почтыНа этом настройка заканчивается, нам всего лишь останется нажать несколько раз на кнопку далее.

Вставляем изображение в тело письма в Mozilla Thunderbird

Заказав у нас коммерческое предложение, Вы получите не только pdf и исходный файл для корректировок, но и предложение в jpeg формате для отправке своим клиентам в теле письма.

тело письма

Смотреть что такое «тело письма» в других словарях:

ТЕЛО — 1) название материальной протяженной вещи как чего то объективно физического; 2) неточное название материального носителя жизни организма, в частности организма человека; 3) название трехмерной фигуры в стереометрии. Философский энциклопедический … Философская энциклопедия

ТЕЛО БЕЗ ОРГАНОВ — понятие философии постмодерна, представляющее собой результат содержательной аппликации фундаментальной для постмодернизма идеи об имманентном креативном потенциале децентрированной семантической среды (см. РИЗОМА) на феномен телесности. (Термин… … История Философии: Энциклопедия

ТЕЛО — термин традиционного эстетического и социо гуманитарного знания (см. также ТЕЛЕСНОСТЬ), обретающий имманентный категориальный статус в понятийном комплексе философии постмодернизма. В контексте установки постмодерна на преодоление… … История Философии: Энциклопедия

ТЕЛО БЕЗ ОРГАНОВ — понятие философии постмодерна, представляющее собой результат содержательной аппликации фундаментальной для постмодернизма идеи об имманентном креативном потенциале децентрированной семантической среды (см. Ризома) на феномен телесности. (Термин… … История Философии: Энциклопедия

ТЕЛО — термин традиционного эстетического и социо гуманитарного знания (см. также Телесность), обретающий имманентный категориальный статус в понятийном комплексе философии постмодернизма. В контексте установки постмодерна на преодоление… … История Философии: Энциклопедия

Смысл и тело — (тело смысла) одна из ключевых проблем нового сдвига гуманитарной парадигмы. Развенчание логоцентризма в культуре постмодерна фактически оказалось последней ступенью развоплощения смысла, обернулось логомахией, и грамматоцентризмом, утратой… … Проективный философский словарь

Любовные письма — Перечитывая любовные письма… Любовное письмо письмо, основным предметом которой является любовь. Любовная переписка может быть как между мужчиной и женщиной, так и между двумя мужчинами или двумя женщинами (в XX XXI вв. романтическая переписка… … Википедия

Электронная почта — Для термина «Mail» см. другие значения. Типичный интерфейс клиента электронной почты … Википедия

Е-мейл — Типичный интерфейс клиента электронной почты, с возможностью выбора папок с сообщениями (слева), сообщений (справа вверху) и просмотра текста сообщений (справа внизу). Электронная почта (англ. email, e mail, от англ. electronic mail) технология… … Википедия

И-мэйл — Типичный интерфейс клиента электронной почты, с возможностью выбора папок с сообщениями (слева), сообщений (справа вверху) и просмотра текста сообщений (справа внизу). Электронная почта (англ. email, e mail, от англ. electronic mail) технология… … Википедия

Имейл — Типичный интерфейс клиента электронной почты, с возможностью выбора папок с сообщениями (слева), сообщений (справа вверху) и просмотра текста сообщений (справа внизу). Электронная почта (англ. email, e mail, от англ. electronic mail) технология… … Википедия

Электронная почта, благодаря большому количеству преимуществ по сравнению с бумажными письмами, давно стала одним из основных видов общения. Однако, как и многие другие технологические новинки, такой тип коммуникации имеет свои правила. Несмотря на то что общение через интернет-почту стало неотъемлемой частью многих сфер жизни, большинство пользователей не смогут ответить на вопрос о том, что собой представляют компоненты электронного письма.

Структура электронного письма с точки зрения пользователя

Электронные сообщения одновременно и похожи, и сильно отличаются от привычных старшему поколению бумажных писем. Но независимо от почтового сервиса, структура имейла всегда однотипная. Перечислим компоненты электронного письма, кратко охарактеризовав каждый из них:

1. Поле «Кому». В данном поле указывается адрес получателя. Если адресатов несколько, разделяйте их точкой с запятой.
2. Поле «Тема письма». Во многих почтовых сервисах оно считается обязательным для заполнения. Да и пользователям будет проще найти письмо, если в нем будет корректно указана тема.
3. Тело письма. В теле письма располагается основной текст.

Скрытые компоненты электронного письма

Мы рассмотрели видимую структуру письма. Но помимо заметных невооруженным глазом элементов, к компонентам электронного письма также можно отнести и следующие поля:

• от кого (данное поле заполняется автоматически);
• копия (помимо основного адресата, копия письма высылается еще кому-то);
• скрытая копия (используется в случае, если копию письма нужно отправить, не ставя в известность об этом основного адресата);
• вложения.

Компоненты электронного письма с технической точки зрения

С технической же точки зрения, любое электронное письмо включает в себя еще и следующие составляющие:

1. Заголовки, или, как их еще называют, конверты SMTP-протокола. Эти заголовки могут входить в состав тела письма, а могут быть не включены в него. То есть возможна ситуация, когда почтовый сервер имеет больше информации, чем указано в теле сообщения. Заголовок содержит в себе адреса отправителя, получателей и адрес отправляющего узла.
2. Само сообщение, которое на языке SMTP-протоколов называется Data. Оно, в свою очередь, подразделяется на:

• заголовок письма — по аналогии с бумажной почтой в нем содержатся данные о почтовых серверах, которые прошло письмо, и некоторая другая информацию;
• тело письма — непосредственно текст письма.

Структура E-mail для деловой переписки

Если до сих пор речь шла о структуре имейла с технической точки зрения, то теперь рассмотрим элементы корректно составленного электронного сообщения для деловой переписки, ведь каждая уважающая себя компания старается соответствовать общепринятым нормам коммуникаций.

Хотя существует большое количество разнообразных классификаций электронных сообщений, по структуре оформления они делятся на две группы. Первая группа — письма-коммуникации, они используются в ходе работы. Вторая — письма-договоренности: сообщения, в которых подводится итог встречи, обозначаются сроки выполнения работ и прочие важные аспекты для пояснения действий, требующихся от каждой из сторон.

Перечислим компоненты электронного письма каждого типа отдельно.

Письмо-коммуникация

В его структуру обязательно должны входить:

1. Тема письма. В данном поле лучше всего указать, чего именно вы ожидаете от принимающей стороны, например согласования времени встречи, списка вопросов для рассмотрения и так далее.
2. Приветствие. Даже если письмо планируется отправить нескольким людям, этика делового общения предполагает обязательное приветствие адресатов.
3. Содержание сообщения. Собственно текст имейла, в котором как можно более конкретно описывается просьба.
4. Корпоративная подпись. Пункт, о котором многие забывают. Правильно составленный шаблон подписи включает в себя Ф. И. О. и должность автора, его контактные данные (номер телефона, ссылки на сайт компании, электронная почта и т. д.). Подпись может разниться в зависимости от правил и норм, принятых в организации.
5. Поля «Кому» и «Копия». Они указаны последними не случайно — заполнив их в последнюю очередь, вы исключите возможность отправки недописанного или невыверенного сообщения.

Письмо-договоренность

Как уже было сказано выше, этот вид электронных сообщений используется для подведения итогов встречи, обозначения плана мероприятий с каждой стороны и фиксации сроков исполнения. Такие письма являются своеобразным «протоколом» встреч и позволяют удобно структурировать информацию. Письмо такого типа строится по плану:

Деловое письмо: виды, структура письма.

Деловое письмо представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость.

В деловой переписке можно выделить официальные и частные письма.

Наиболее распространенные виды писем представлены на рисунке 10.

Оформление писем, в зависимости от их функционального назначения и содержания, может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги.

В структуре письма выделяют служебную и информационную части.

Служебная часть содержания письма включает:

— обращение к адресату;

— заключительную формулу вежливости;

Первые три элемента (т.е. приветствие, обращение к адресату и лид-абзац) предшествуют информационной части письма, последующие три элемента (т.е. заключительная формула вежливости, подпись отправителя и постскриптум) – подытоживают ее.

Информационная часть – это текст письма, который представляет собой центральный элемент структуры послания, то, ради чего оно и пишется.

Рассмотрим более подробно структуру письма, представленную в таблице 15.

Таблица 15 – Структура делового письма

Наименование элемента структуры делового письма	Описание
1. Служебная часть (начало)
— Приветствие	Этоначальная (вводная) формула вежливости, выполняющая функцию, аналогичную функции устного приветствия, выражающая адресату свое уважение. Например: Здравствуйте. Добрый день. Приветствую Вас. Рад приветствовать Вас. Воздействие приветствия может быть еще в большей степени усилено, если последующее обращение содержит, помимо собственно упоминания должности, титула, фамилии или имени – отчества адресата, и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.
— Обращение к адресату	Помещается непосредственно за приветствием. Значение обращения к адресату состоит в следующем: 1) при помощи персонального или группового (если адресат – группа людей) обращения автор письма выражает уважение к адресату; 2) обращение выполняет связующую роль по отношению к последующим элементам письма. Специфическая особенность обращения – использование в конце его восклицательного знака: Евгений Петрович! Господин Чрезвычайный и Полномочный посол! Ваше высокопреосвященство! Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательными, наиболее подходящими соответствующему

случаю письменного обращения, такими, как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые», «почтеннейшие» и т.д. Глубокоуважаемый Олег Александрович! Уважаемые коллеги! Почтеннейшие господа! Досточтимый господин Петров!
— Лид-абзац	Это первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения. Не является обязательным элементом структуры письма – в ряде случаев его функцию выполняет заголовок к тексту. Его значение выражается в пояснении мотивов и темы послания, а также в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания: Обращаюсь к Вам в связи с. (далее кратко излагается причина обращения); Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о). (далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется автору от адресата) Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о. (далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата) Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.
2. Информационная часть	Текст письмавключает в себя вводную, основную и заключительную части. Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Эта часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста. Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев. Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося два – четыре предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма, затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. Заключительное предложение выражает характер ожиданий автора послания.

Стилистически деловое письмо должно быть оформлено деловито, точно, кратко.

Для того чтобы письмо произвело на адресата требуемое воздействие, необходимо учитывать следующие моменты:

1) с первых и до последних строк письмо должно производить на адресата впечатление искренности. Невозможно вести дела, если при этом не испытываешь доверия к партнеру и его предложениям;

2) общий тон послания, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен нести отпечаток доброжелательности по отношению к адресату;

3) письмо должно быть исполнено уважения к адресату, что выражается в тактичном общении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.

При подготовке делового письма нужно поставить себя на место адресата и попробовать представить, как будет оно им воспринято (в частности, его стиль и тон), постараться предугадать потребности, желания, интересы и проблемы адресата и подумать, как в этой связи лучше построить текст делового письма.

Для этого целесообразно попытаться ответить на следующие вопросы.

1) Будут ли адресату понятны мотивы написания этого письма?

2) Правильный ли тон письма выбран?

3) Не вызовет ли затруднений с пониманием сути письма его стиль?

4) Нет ли в письме излишне длинных оборотов и т.п.?

5) Не упущены ли в содержании какие-либо важные моменты?

6) Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?

7) Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?

8) Насколько продумана структура письма?

9) Насколько хорошо оформлено письмо?

10) Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма – обращении, адресе и т.п.?

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Как написать деловое письмо? Правильная структура и шаблон для скачивания

Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты?

Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет:

• Значительно повысить эффективность деловой переписки.
• Сократить время на изучение и понимание идеи послания.
• Закрепить за вами статус профессионала.
• Четко и последовательно передать все ключевые моменты переписки.

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться.

Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем.

Виды деловых писем

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так:

Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом.

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения, рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций.

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:

• Гарантийные письма.
• Письма-инструкции.
• Информационная корреспонденция;
• Письма-напоминания.
• Письма-уведомления.
• Сопроводительные письма.

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма.

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста.

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем.

Поблочная структура делового письма

Шаблон структуры делового письма. Скачать пример в PNG и PDF можно в конце статьи

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Этап 2. Вступление в письме

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

Вступление состоит из нескольких элементов:

1.Заголовок

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

1. Выдержать деловой стиль;
2. Сохранить заголовок кратким и понятным;
3. Выделить основную тему;
4. Показать адресату, что это важное для него письмо.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

• Об отгрузке новой партии мобильных телефонов.
• Поздравляем со вступлением в новую должность!
• Претензия по качеству продукции от ООО “Эдельвейс”.
• Предложение о сотрудничестве от ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании.

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

1. «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
2. Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
3. Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».
5. Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;

Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.

Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

1. Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
2. Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
4. Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
5. Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.

Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.

• Точка не ставится вообще.
• После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы.
• После запятой можно продолжать писать со строчной.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

• даты;
• факты;
• документы;
• договоренности;
• упоминания других лиц и прочее.

Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать.

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):

О поставке мобильных телефонов

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Заключение в деловом письме

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

• сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
• дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

Эпилог

Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий:

• Сначала нужно поприветствовать получателя.
• Затем кратко ввести в суть дела.
• После чего донести суть послания.
• Теперь можно резюмировать сказанное и попрощаться.

Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты.

Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”.

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”