В чем разница между внутренней и внешней почтой?
Разница между внутренней и внешней почтой заключается в местонахождении предполагаемого получателя. Внутренняя почта — это общение с помощью бумажной почты или электронной почты внутри компании. Внешняя почта — это сообщение по почте или электронной почте, которое распространяется за пределами компании.
Внутренняя и внешняя почта обычно сильно различаются по тону, стилю и способам доставки. Внутреннее общение в бизнесе менее формально, чем переписка, отправляемая за пределы бизнеса. Внутреннее общение может происходить между людьми, которые находятся в непосредственной близости или на противоположных концах здания. С другой стороны, внешняя почта отправляется между людьми, которые обычно находятся в разных местах.
Основная цель обоих типов писем — поделиться информацией и идеями с получателями. Внутренняя почта используется для обмена информацией между одним или несколькими получателями. Обмен внутренней почтой может происходить очень быстро при использовании электронной почты или несколько медленнее при использовании курьера.
Внешняя почта чаще всего адресована определенному человеку и не может быть обменом информацией. Внешняя почта часто используется для поддержания открытых линий связи в деловых целях. Внешняя почта не такая быстрая и обычно зависит от почтовой службы. Однако внешняя почта может быть в форме электронной почты и, следовательно, может быть такой же быстрой, как внутренняя почта.
Рекомендации по работе с внешней почтой
Мы рекомендуем такую схему работы с почтой в ПланФиксе:
- Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru или на ваш корпоративный почтовый сервер.
- Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на виртуальный почтовый ящик, на котором удобно настроить правила обработки почты и формирования из писем задач в нужных проектах, или на внутренний email-адрес сотрудника.
- Добавив настройки своей почтовой записи в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо.
Такая конструкция позволит вам перевести в ПланФикс всю переписку с клиентами:
- Новое письмо на ваш адрес автоматически станет задачей в ПланФиксе. Для отправителя при этом будет создан новый контакт, если ранее в ПланФиксе не было контакта с таким адресом email.
- Комментарий, добавленный вами в этой задаче, будет отправлен клиенту или другому внешнему контакту в виде обычного письма (если, конечно, он будет уведомлен об этом комментарии). Такой подход позволяет вести переписку с коллегами по задаче, уведомляя клиента только о тех комментариях, которые должны быть ему отправлены.
- Ответ внешнего контакта на комментарий из ПланФикса попадает в задачу, в которой был добавлен комментарий. При этом о получении нового ответа будут уведомлены те же пользователи, которые уведомлялись в комментарии, на который пришел ответ. Это повторяет привычный способ переписки с несколькими адресатами.
Защита от спама
Описанный способ позволяет получать минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем.
При этом, если по какой-то причине ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу спамеров и вы получаете почту напрямую на него, то можно сменить его:
- если это ваш личный адрес, то изменить его можно, сменив логин в системе. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес.
Обратите внимание: после смены такие письма доходить не будут — нужно предупредить всех, с кем вы переписывались, о смене адреса.
Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
ПланФикс предполагает использование либо первого, либо второго варианта. Если данные учетной записи почты настроены и на уровне компании, и на уровне конкретного сотрудника, то сработают настройки на уровне сотрудника. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне компании), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
- Обратите внимание: в почтовом сервере должна быть включена возможность подключения по протоколу POP3.
Настройка внешних почтовых адресов сотрудников используется, если письма внешним контактам должны отправляться с личного (в том числе личного корпоративного) адреса пользователя.
Это наиболее распространенный вариант, так как он соответствует привычному для большинства компаний порядку, когда каждый сотрудник общается с внешними контактами от своего имени. Если вам нужно, чтобы несколько (или все) сотрудники общались с одного общего корпоративного адреса электронной почты, необходимо использовать настройку внешних адресов компании.
Настройка личного адреса сотрудника производится во вкладке Внешние адреса карточки сотрудника или в разделе Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса сотрудников:
Выбрав нужного сотрудника, вы попадаете в список адресов, с которых он может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:
Клик на кнопку Добавить внешний адрес вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:
Содержание
Обратите внимание
При активированной настройке Получать ответы на этот же адрес письма-ответы от клиента будут приходить на ваш адрес электронной почты и оттуда они посредством переадресации попадут в ПланФикс:
Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции. В том числе указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:
Настройка По умолчанию означает, что этот внешний адрес будет автоматически выбираться для указанных проектов тем пользователям, у которых есть к нему доступ.
Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта.
Важно
- Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку Протестировать учетную запись. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
- Если в используемом вами почтовом сервисе включена двухфакторная авторизация, может понадобиться пройти дополнительную процедуру подключения
Ошибка при отправке письма клиенту без доступа в Планфикс
Если при включении отправки почты через корпоративный адрес вы получаете сообщение об ошибке, прочтите внимательно текст ошибки. Как правило, ее возвращает ваш корпоративный сервер и текст ошибки содержит причину, по которой письмо не было отправлено или доставлено. Самые частые среди них мы привели на отдельной странице.
Что значит дополнительная вставка внешняя почта
Но с администрированию подобный вопрос не имеет вообще никакого отношения.
vlary забор почты через коннектор несколько не то что нужно SplItSeconds, ему оказывается надо просто 2 ящика одновременно подключить в почтовом клиенте.
Но на данный момент письма приходят на этот ящик нормально. Но ответить от имени этого ящика не получается. Письма переходя в папку "исходящие" ящика доменного пользователя и висят там, а на почту пользователя приходит системное сообщение, что нет доступа на отправку от этого имени.