Слова и или словосочетания которые встречаются в документе это
Перейти к содержимому

Слова и или словосочетания которые встречаются в документе это

  • автор:

Слова и или словосочетания которые встречаются в документе это

Поиск документов по реквизитам довольно прост, и уже на самых ранних этапах становления справочных правовых систем программные технологии позволяли эффективно решать такую задачу. Любая СПС сегодня позволяет найти документ по одному или нескольким его реквизитам. Расширенный перечень реквизитов документа позволяет быстро и?точно искать запрашиваемый акт. Среди реквизитов, характеризующих документ, пользователь может указать номер и?дату принятия документа, номер акта, вид акта, название органа, принявшего акт, дату и?номер регистрации в?Минюсте России, источник и?дату опубликования. При этом можно задавать несколько однотипных реквизитов, соединяя их различными логическими условиями (И, ИЛИ, КРОМЕ), вместо точной даты задавать различные диапазоны времени и т.д. При определении конкретного критерия поиска пользователь может вывести на экран список всех данных по определенному им реквизиту, что позволит избежать ввода критериев, на которые заведомо отсутствуют документы.

Поиск по реквизитам документа это наиболее простой, удобный и очевидный способ поиска. Однако он применим только в тех ситуациях, когда точно известны реквизиты конкретного документа. Основная проблема заключается в том, что в большинстве реальных ситуаций чаще всего требуется поиск документов, точные реквизиты которых заранее неизвестны. Другими словами, нужно найти документы, зная только общий смысл проблемы.

Поиск по контексту

Если неизвестны реквизиты искомого документа, но известно, о чем идет в нем речь, то можно попытаться найти его по контексту, то есть по словам и словосочетаниям, встречающимся в тексте документа. В СПС должна быть предусмотрена такая возможность. Очевидно, что программная реализация данного инструмента является более сложной задачей, чем реализация поиска документов по формальным реквизитам. Это определяется объективными причинами, связанными с богатством естественного языка общения людей между собой по отношению к формализованному описанию ограниченного числа характеристик документа (его реквизитов).

Действительно, слова могут входить в текст документа в различных грамматических формах (число, падеж и т.д.); словосочетания могут быть разбиты другими словами (например, в перечислении); авторы документов могут использовать синонимы или сокращения и т.д. При этом помимо учета указанных особенностей программные инструменты контекстного поиска должны обеспечивать быстроту этого поиска в огромном массиве информации. Технологии контекстного поиска в СПС претерпели наибольшие изменения за время существования СПС.

На ранних стадиях развития справочных правовых систем возможности этих технологий позволяли задать несколько слов или словосочетаний, входящих в текст документа, и соединить их простейшими логическими условиями (И, ИЛИ, КРОМЕ). Затем появилась возможность учесть близость нахождения заданных слов в тексте документа. Например, задав для поиска два слова — ГЛАВНЫЙ и БУХГАЛТЕР,- можно было реализовать следующие возможности:

· найти все документы, где встречается хотя бы одно из этих слов: для этого надо соединить их логическим условием ИЛИ;

· найти все документы, где встречаются оба заданных слова: для этого надо соединить их логическим условием И;

· найти все документы, где заданные слова располагаются недалеко друг от друга: для этого надо было дополнительно указать, что слова обязательно должны располагаться в пределах заданного количества строк или слов.

Стандартом для технологий поиска в СПС по тексту документа в настоящее время является предоставление пользователю возможности задать поисковое выражение на естественном языке, так, чтобы при поиске нужных документов система сама учла близость расположения слов в тексте, нашла документы, где заданные слова встречаются в любых грамматических формах (с любыми окончаниями). Более того, желательно, чтобы поисковые технологии позволяли также учитывать возможные сокращения и синонимы. При этом остается важным сохранение возможности делать вручную ряд «тонких» настроек, например, регулировать близость слов в поисковом выражении, осуществлять поиск слов в определенной форме с определенным окончанием и пр.

Поиск документов

Базовый поиск является основным средством поиска информации в системе "Гарант".

Суть базового поиска заключается в том, что для его реализации достаточно написать в одной строке любую известную информацию о документе или рассматриваемой ситуации. При этом будут найдены документы, которые наиболее точно отвечают введенному запросу.

Результат представляется в виде списка, не превышающего 60 наиболее соответствующих запросу документов. При необходимости можно построить полный перечень найденных документов, используя ссылку в конце исходного списка.

Панель базового поиска отображается в Основном меню или Главном окне и представляет собой инструмент, состоящий из строки ввода запроса и вкладок вида информации (рис. 7.8):

  • • Все документы;
  • • Акты органов власти;
  • • Энциклопедии решений;
  • • Судебная практика;
  • • Формы документов;
  • • Комментарии;
  • • и др. (во вкладке Еще).

Указанные вкладки позволяют ограничить область поиска.

Панель Базового поиска

Рис. 7.8. Панель Базового поиска

В Главном окне панель Базового поиска кроме вкладок имеет раздел переключателей Область поиска (рис. 7.9), который позволяет уточнить поиск в зависимости от режима просмотра результатов поиска:

  • • при просмотре списка документов:
    • — позиция Везде – поиск но всему информационному банку;
    • — позиция В документах – поиск в тексте документов списка;
    • — позиция В названиях – поиск в названиях документов списка;

    Вид панели Базового поиска в Главном окне

    Рис. 7.9. Вид панели Базового поиска в Главном окне

    Для определения условий поиска необходимо в строку ввода запроса ввести одно или несколько слов, разделяя их пробелами. При этом будут отобраны документы, в которых одновременно присутствуют все указанные слова.

    Искомые слова можно вводить в любой из грамматических форм. Система самостоятельно приводит каждое введенное слово к нормальной форме и выполняет поиск с учетом всех его словоформ.

    Слова следует вводить целиком, за исключением общепринятых сокращений, которые система распознает автоматически. Например, если ввести контекст "бухучет" (без кавычек), то система сама правильно интерпретирует эту аббревиатуру – в результате будут найдены документы, содержащие как контекст "бухучет", так и "бухгалтерский учет", причем во всех падежах.

    Чтобы найти только заданное слово (без учета словоформ), в конце слова следует ввести символ <!>. Слово должно быть указано без сокращений.

    Чтобы найти точное словосочетание, как и в случае контекстного поиска по реквизитам, его следует заключить в кавычки

    Пример 7.1. Найти Федеральный закон от 28 сентября 2010 т. № 244-ФЗ "Об инновационном центре “Сколково”".

    Для этого необходимо выполнить следующие действия (см. рис. 7.9).

    • 1. В строке поиска ввести текст соответствующий условию поиска, например "Федеральный закон об инновационном центре Сколково".
    • 2. Щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке Найти.
    • 3. В полученном списке найти требуемый документ.

    Поиск по реквизитам

    Поиск но реквизитам предназначен для поиска документов но известной (или предполагаемой) информации о документе.

    При этом реквизиты распределены по секциям: Контекстный поиск (Слова в названии, Слова в тексте); Основные реквизиты документа (Тип, Орган/Источник, Раздел/Тема, Дата принятия, Номер); Правовой календарь (Вступление в силу, Утрата силы, Внесение изменений); Реквизиты регистрации в Минюсте (Дата регистрации, Регистрационный номер, Статус регистрации) и Расширенные реквизиты документа (Значимость, Статус, Искать в недействующих редакциях. Вид правовой информации. Территория регулирования, Информационный блок). Описание реквизитов поиска представлено в табл. 7.1.

    Таблица 7.1

    Описание реквизитов Карточки запроса системы "Гарант"

    Наименование реквизита документа

    Слова в названии

    Слова и словосочетания, встречающиеся в названии документа

    Слова и словосочетания, встречающиеся в тексте документа, включая его название, а также комментарии юристов "Гаранта"

    Основные реквизиты документа

    Закон, приказ, инструкция, комментарии и т.п.

    Название законодательного органа, примявшего искомый нормативный акт, или источника публикации консультационных материалов

    В этом поле задается тематика искомого документа (положение в классификаторе правовой информации), а также отрасль права

    Точная дата или временной интервал принятия документа органом власти

    Полностью или частично указанный номер искомого документа

    Вступление в силу

    Дата вступления в силу документа входит в указанный период

    Дата, с которой документ признан утратившим силу, входит в указанный период

    Дата вступления в силу хотя бы одного из изменений документа входит в указанный период

    Реквизиты регистрации в Минюсте

    Точная дата или интервал дат государственной регистрации документа

    Полностью или частично указанный номер государственной регистрации документа

    Статус государственной регистрации нормативного правового акта в Министерстве Юстиции РФ по состоянию на дату обновления информационного банка. По статусу регистрации документ может быть:

    • • зарегистрированным;
    • • получившим отказ от регистрации;
    • • иным, т.е. не подлежащим регистрации

    Расширенные реквизиты документа

    Значимость документа определяется кругом лиц. интересы которых он затрагивает. По значимости документы могут быть общими и индивидуальными.

    Общими являются документы многократного применения, относящиеся ко множеству лиц, попадающих в регулируемую ситуацию. Индивидуальными являются ненормативные акты, относящиеся к конкретным лицам, событиям, объектам и правоотношениям, имеющие разовый характер

    Статус действия документа но состоянию на дату обновления информационного банка. По статусу документ может быть:

    • • действующим;
    • • недействующим (утратившим силу или не вступившим в силу)

    Вид правовой информации

    Вид правовой информации, к которому относится искомый документ (официальные правовые документы, судебная и арбитражная практика, формы документов и др.)

    Территориальная компетенция органа, принявшего искомый документ

    При поиске документов можно выбрать один или несколько информационных блоков, входящих в текущий комплект

    Чтобы выполнить поиск документов по реквизитам необходимо:

    • • открыть Карточку запроса (рис. 7.10):
    • • очистить Карточку запроса (при необходимости);
    • • задать условия поиска, заполнив поля карточки значениями поисковых реквизитов (заполнение всех полей необязательно);
    • • начать поиск (щелчком левой кнопкой мыши на кнопке Искать или нажатием комбинации клавиш Ctrl + Enter).

    В результате будет построен список документов, отвечающих заданным условиям поиска.

    Карточка запроса

    Рис. 7.10. Карточка запроса

    Открыть окно Карточки запроса (см. рис. 7.10) можно одним из следующих способов:

    • • нажать клавишу F7 на клавиатуре;
    • • выбрать команду Поиск по реквизитам из раскрывающегося списка Поиск панели инструментов;
    • • выбрать команду Поиск по реквизитам пункта меню Поиск;
    • • выбрать пункт По реквизитам Основного меню.

    Очистить Карточку запроса можно, воспользовавшись кнопкой Очистить |.

    Для того чтобы задать условия поиска необходимо заполнить поля Карточки запроса. При этом значения реквизитов можно задавать одним из следующих способов:

    • • вводить вручную;
    • • выбирать из выпадающего списка;
    • • выбирать из специального окна выбора.

    Для некоторых реквизитов предусмотрено логическое условие, с которым заданное значение будет участвовать в поиске. Кнопка-значок логического условия размещается слева от поля ввода. Эта кнопка-значок предназначена для индикации и переключения логического условия, с которым данное значение входит в поиск. Щелкая мышью по значку, можно циклически изменять условие между вариантами ИЛИ, И и КРОМЕ.

    Значение любого реквизита можно ввести вручную непосредственно в карточке запроса. С началом ввода появляется выпадающий список со значениями, которые по первым буквам совпадают с введенным текстом. По мере ввода новых символов список будет сокращаться. При этом система следит за корректностью ввода. Вводимая строка но мере ввода сравнивается со значениями реквизита из базы данных. Если очередной введенный символ окажется ошибочным, то весь набранный текст станет красным.

    Нужный элемент из выпавшего списка можно выбрать, используя мышь или клавиши управления курсором (стрелки вверх-вниз). После нажатия клавиши Enter выбранное значение будет подставлено в поле ввода.

    При ручном открытии выпадающего списка в нем отображаются все значения реквизита, представленные в базе данных.

    В поисковый запрос можно включить произвольное количество условий для одного и того же реквизита (например, перечислить сразу несколько возможных типов).

    Для этой цели используется кнопка Добавить новую строку ввода При нажатии кнопки появляется дополнительное поле ввода, расположенное напротив соответствующего реквизита.

    Для удаления дополнительных условий поиска следует воспользоваться кнопкой Удалить/очнстить строку ввода .

    Для большинства реквизитов Карточки запроса предусмотрена возможность выбора значений из специального окна Выбор значений реквизита (рис. 7.11). Вызов указанного окна осуществляется щелчком левой кнопкой мыши по гиперссылке – названию нужного реквизита.

    Окно Выбор значений реквизита

    Рис. 7.11. Окно Выбор значений реквизита

    Окно разделено на две части. Верхняя часть (основное окно) содержит словарь значений реквизита. В нижней части окна (в дополнительном окне) выводится список выбранных значений.

    Словарь представляет собой иерархический или линейный список значений, которые можно выбирать для поиска. Чтобы выбрать значение, следует установить на нем отметку с помощью мыши (циклическим нажатием левой кнопки мыши на значке или выбрав из списка, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши) или кнопки панели инструментов с изображением отметки.

    Для элементов линейных списков может использоваться только логическое условие ИЛИ (например, для реквизита "Номер"), Элементы иерархических списков можно связать различными логическими условиями: И, КРОМЕ, ИЛИ (см. рис. 7.11).

    Для отыскания нужного значения можно также использовать контекстный фильтр. В поле ввода контекстного фильтра, расположенное непосредственно над списком выбора, можно внести словосочетание, отдельное слово или фрагмент слова. В списке выбора при этом останутся только те значения, названия которых содержат заданную подстроку (необязательно в начале). Включение и выключение фильтра осуществляется кнопкой .

    Снять все выставленные отметки можно, используя кнопку Очистить или клавиши Ctrl + Del.

    Для удаления элементов из списка выбранных значений следует воспользоваться командой контекстного меню Удалитьили клавишей Del. Такое удаление приводит к снятию отметки с соответствующего элемента в словаре выбора.

    Значения реквизитов "Дата принятия" и "Дата регистрации" можно вводить как вручную (в формате дд.мм.гггг), так и с помощью наглядного электронного календаря (см. рис. 7.10). Календарь вызывается кнопкой, размещенной справа от поля ввода даты. При этом для указания точной даты следует ввести одинаковые значения в оба поля ввода даты (С: и По:).

    При необходимости можно загрузить новую копию карточки запроса, повторно нажав F7. Система автоматически запоминает запросы, запускавшиеся на исполнение в текущем сеансе работы. Для повторения ранее запомненного запроса его следует выбрать из выпадающего списка История запросов, вызываемого командой История запросов из панели задач, поля текущей карточки будут мгновенно заполнены условиями выбранного запроса.

    Кроме того, запросы можно сохранять в папках. Сохраненные таким образом запросы могут быть извлечены, отредактированы и выполнены повторно не только в текущем, но и в последующих сеансах работы с системой "Гарант".

    Пример 7.2. Найти Указ Президента РФ от 9 февраля 2011 г. № 167.

    Для этого необходимо выполнить следующие действия.

    • 1. Очистить Карточку запросов, нажав кнопку Очистить.
    • 2. Щелкнув по кнопке Тип. открыть словарь данного поля. Выбрать из списка, листая список или вводя с клавиатуры, слово УКАЗ. Выделить нужный тип документа правой кнопкой мыши и нажмите кнопку ОК.
    • 3. В поле "Дата принятия" задать дату принятия документа.
    • 4. В поле "Номер" ввести с клавиатуры номер документа.
    • 5. Проверить правильность заполнения карточки запроса (рис. 7.12).
    • 6. Нажать кнопку Искать. Нужный документ будет найден (рис. 7.13).

    Вид окна Поиск по реквизитам для примера 7.2

    Рис. 7.12. Вид окна Поиск по реквизитам для примера 7.2

    Результат поиска для примера 7.2

    Рис. 7.13. Результат поиска для примера 7.2

    Пример 7.3. Найти все указы и постановления, принятые Президентом РФ и Правительством РФ с 1 января 2013 г.

    Для этого необходимо выполнить следующие действия.

    • 1. Очистить Карточку запросов, нажав кнопку Очистить.
    • 2. Заполнить Карточку запросов, как показано на рис. 7.14.
    • 3. Нажать кнопку Искать. Нужный список документов будет найден.

    Вид окна Поиск по реквизитам для примера 7.3

    Рис. 7.14. Вид окна Поиск по реквизитам для примера 7.3

    Пример 7.4. Найти все указы Президента РФ, в названии которых встречаются словосочетания "информационная безопасность" и "информационный обмен". Для этого необходимо выполнить следующие действия.

    • 1. Очистить Карточку запросов, нажав кнопку Очистить.
    • 2. Заполнить Карточку запросов, как показано на рис. 7.15.
    • 3. Нажать кнопку Искать. Нужный список документов будет найден (рис. 7.16).

    Вид окна Поиск по реквизитам для примера 7.4

    Рис. 7.15. Вид окна Поиск по реквизитам для примера 7.4

    Результат поиска для примера 7.4

    Рис. 7.16. Результат поиска для примера 7.4

    Словарь терминов по курсу

    «Информационные технологии в юридической деятельности»

    Автоматизация инкорпорации – преимущественно реализуется через окно списка документов, путем подбора документов по определенной тематике и объединения их текстов путем сохранения выбранных документов в файл.

    Автоматизация консолидации – преимущественно реализуется через окно списка документов, путем подбора документов по определенной тематике и объединения их текстов путем сохранения выбранных документов в файл с последующей ручной корректировкой их структуры.

    Автоматизация учета – преимущественно реализуется в корешке «Папки», путем создания определенной структуры папок документов, то есть выстраивание их в хронологической, предметной, либо предметно-хронологической последовательности.

    Автоматизированное рабочее место юриста — новый класс правовых систем, сочетающих в себе одновременно:

    · технологию организации и проведения аналитических работ с законодательством, устоявшимися методами и приемами формирования правовых позиций по проблемам любого уровня сложности и глубины проработки;

    · средства системной интеграции подготовленных заключений и выводов, подкрепленных собственными именованными ссылками на конкретные списки и фрагменты документов из базы данных системы, а также любых внешних файлов-решений подготовленных специалистом по вопросу (в том числе аудио-, видео-), которые размещаются в отдельных электронных папках-досье по каждому делу.

    База данных (правовые) – совокупность сходных по форме, количественных, полуколичественных (балльных) и качественных оценок признаков объекта права или правового явления. По этому определению, к базам данных можно отнести протоколы опытов, лабораторные журналы, любые картотеки, каталоги, библиотеки и т.д.

    База знаний (правовая) – совокупность разнородной информации, примеров, ситуаций, явлений, алгоритмов путей разрешения проблем и т.п.

    Гипертекст  способ (инструмент) представления данных, обеспечивающий возможность мгновенных переходов по ссылкам.

    Горячие клавиши – необходимы для выполнения часто используемых команд. Например, клавиша «f9» — для формирования списка документов, клавиша «f7» — для проведения уточняющего запроса и т.П.

    Документы на контроле – обеспечивает возможность автоматического контроля над любыми интересующими вас документами системы, включая проекты законов и обновляемые аналитические материалы. Другими словами, позволяет вовремя отследить изменения в тех нормативных материалах, с которыми работает юрист.

    Закладки – необходимы для быстрого обращения к фрагментам текста документов, в которые ранее были установлены закладки. Электронные закладки, фактически по своему назначению аналогичны бумажным закладкам.

    Информационно-правовые технологии – способ правового воздействия на общественную жизнь на основе активного использования новейших достижений смежных наук и техники.

    История запроса – является составным элементов карточки поиска (реквизитов), с помощью которого можно восстановить последние 100 введенных поисковых запросов.

    Карточка поиска (реквизитов)  сведения об атрибутах документа: к каким разделам классификаторов он относится, какие номера и даты с ним связаны и т.д.

    Контекст  слова и/или словосочетания, которые встречаются в документе.

    Корешки (вкладки) – составные элементы карточки поиска и текста документа.

    Корешки текста документа – составной элемент окна текста документа, несет информационные сведения о документе. Различают основные или обязательные корешки («Текст», «Справка») и необязательные или факультативные («Оглавление» и «Редакции»).

    Корреспонденты  документы, которые ссылаются на данный документ.

    Логические условия – ИЛИ, И, КРОМЕ, РЯДОМ. Дополнительные реквизиты поискового запроса, позволяющие расширить (сузить) область поиска.

    Вопрос № 32 «Реквизиты документов в СПС : назначение и использование»

    Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

    Для официальных правовых документов обязательными реквизитами, по которым их можно однозначно идентифицировать, являются следующие:

    · Наименование (вид) документа;

    · Дата регистрации в Минюсте РФ.

    Поиск по реквизитам (Атрибутный поиск) — поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) — карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь. Зная номер документа, указываем его в поле реквизита номер документа, нажимаем клавишу F9 или кнопку Построить список, на экране появляется найденный документ. Если в поле Тематика карточки поиска внести определенную тематику с помощью словаря, то в нижней части появляется список найденных документов. Если возникает ситуация, что необходимо найти документы, относящиеся к определенному типу правовой информации, тогда эффективнее использовать локальный поиск в одном из разделов. Например, необходимо найти бланк документа или финансовые консультации, то в Карточке поиска раздела Финансовые консультации в специальных полях указываем тематику поиска Налоги. Взносы. Платежи, Выплаты физическим лицам, Расходы организации и Ключевые слова.

    Карточки поиска в СПС КонсультантПлюс; • выборки соответствующих ветвей поиска в карточке «Где искать» в СПС Кодекс; • выбора соответствующих информационных блоков в поле (группе по­лей) Информационный блок в СПС Гарант. При формировании условий поиска в разных полях могут использоваться следующие операции: И, ИЛИ, КРОМЕ для «символьных» полей; ИЛИ, ТОЧНО, С..ПО, РАНЬШЕ, ПОЗЖЕ, ДО и ПОСЛЕ для полей «Дата»; Соответствие реквизитов документа и поисковых полей СПС «К+».

    Перечень реквизитов документа определяется спецификой самого документа и различен для различ­ных разделов информационного массива. Реквизиты документы могут быть известны не полностью, а только их фрагменты. Возможно комбинирование данного вида поиска с полнотекстовым по­иском и поиском по тематическому классификатору. Результат поиска будет за­висеть от того, какие именно реквизиты известны. Зада­ние специфических реквизи­тов (официальный номер документа, номер регистра­ции документа в Минюсте РФ, конкретная дата его принятия, слова и словосо­четания, встречающиеся в названии) дают наиболее точный результат поиска. Атрибутный поиск рекомендуется применять в случаях, когда более или менее точно известны значения атрибутов документов или достаточно определенно можно воспроизвести контекст. Главное достоинство данного вида поиска — возможность гибко комбиниро­вать условия и границы поиска. При нажатии на кнопку поиск, размещенную на странице раздела поиск будет проводиться в текущем раз­деле и по всем разделам, дополнительно подключенным к текущему разделу, например архивным. О дополнительно подключенных раз­делах можно узнать в комментарии к разделу или с помощью кнопки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *