Как остановить процесс согласования в 1с документооборот

Отмена выполнения задач в 1С:Документооборот

Процессы и задачи являются основным механизмом, обеспечивающим совместную работу пользователей. При этом у исполнителя задачи есть всего одна попытка выполнить её, после чего задача покидает список «Задачи мне». Однако бывают случаи, когда необходимо поменять решение или вовсе вернуть задачу к статусу «Не выполнена». О том, в каких случаях пользователь способен отменить выполнение задачи, далее в статье.

Условия для отмены выполнения

У пользователь есть возможность отменить выполненную задачу в том случае, когда выполняются следующие условия:

1. Процесс параллельный или параллельно-последовательный (смешанный) в рамках одного действия.

Как правило, задание очередности предусмотрено только для действий Согласование и Исполнение, поэтому в целом отмена выполнения возможна лишь для них.

В то же время вид процесса Ознакомление с несколькими участниками тоже, по сути, является параллельным, однако отменить выполнение здесь невозможно.

2. Процесс ещё не перешёл на следующий этап выполнения.

Исполнитель успевает поменять решение до тех пор, пока остальные участники не закрыли свои задачи и процесс не перешёл на один из следующих этапов:

• ознакомление с результатами согласования;
• следующий шаг согласования/исполнения в случае смешанного варианта очерёдности;
• проверка исполнения.

3.Выполнение задачи отменяет её непосредственный исполнитель, руководитель исполнителя или пользователь, которому была делегирована данная задача.

При соблюдении вышеперечисленных условий в карточке задачи пользователю будет доступна кнопка «Отменить выполнение», после нажатия которой задачу можно будет выполнить ещё раз.

Отмена выполнения зафиксируется в истории событий задач. При этом визы отменённых попыток согласования будут очищены, а электронные подписи – удалены. Также можно настроить получение уведомлений по отменённым задачам.

Альтернативные варианты

Если задача не попадает под условия, всегда есть возможность использовать альтернативные варианты повторного выполнения задачи или по крайней мере повторного обращения к ней:

1. Обратиться к автору процесса и попросить его поставить процесс на паузу или вовсе прервать и запустить заново.
2. Обратиться к автору задачи и попросить его вернуть задачу на доработку (при наличии вариантов исполнения «Повторить согласование» / «Вернуть на доработку»).
3. Открыть список ваших выполненных задач – идеально для случайно закрытых задач ознакомления, когда пользователь не успел действительно ознакомиться с приложенными материалами. Для этого в списке «Задачи мне» необходимо выполнить команду Ещё – Показать выполненные.

В завершение

На практике механизм отмены выполнения задач используется довольно редко по ряду причин: незнание такой возможности, упущен момент выполнения всех условий для отмены или вовсе отсутствие необходимости в этом. Но человеческий фактор не исключен, а потому для избежания путаницы и предоставления корректных результатов задач отмена выполнения задач окажется полезной.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Как в 1С:Документообороте поставить на паузу процесс до выполнения условия?

Как в 1С:Документообороте поставить на паузу процесс до выполнения условия?

В статье используются следующие механизмы 1С:Документооборот КОРП версии 2.1.18.11: комплексный процесс в виде схемы, эскалации, этапы обработки документов.

Очень часто комплексный процесс (или ветку процесса) нужно поставить на паузу, пока не выполнится определенное условие. В данной статье показан один из способов реализации данного функционала.

Видео-урок «Как поставить на паузу процесс до выполнения условия» доступен в теме Бизнес-процессы видеокурса Самоучитель 1С:Документооборот для специалистов и администраторов.

Открываем демо версию 1С:Документооборот 8 КОРП под пользователем Администратор.

Открываем Виды документов в разделе НСИ.

Находим вид внутреннего документа Договор аренды оборудования. В нем установлена нужная нам настройка Использовать этапы обработки документа.

И обращаем внимание на этапы обработки документа, заданные у вида документа.

В шаблоне комплексного процесса (КП) сделаем два параллельных вложенных КП. В одной ветке у нас будут этапы 2-5, 8. В другой ветке 6 и 7, причем этап 7 должен начаться только после того, как в параллельной ветке завершится этап 5.

Переходим в раздел Управление процессами и открываем Шаблоны процессов.

Создаем новый комплексный процесс в виде схемы 1с документооборота.

На схему добавим две параллельные ветки (два вложенных комплексных процесса):

• Согласование и подписание договора.
• Получение и оплата счета.

Первая ветка содержит этапы 2, 3, 4, 5, 8.

Вторая ветка содержит этапы 6 и 7.

Однако этап 7 «Оплатить счет» надо запускать только после этапа 5 «Подписания договора» в параллельной ветке.

Для решения этой задачи создадим новую роль Робот. И сделаем промежуточный шаг на эту роль «Ожидание подписания договора».

Позже настроим правила эскалации по выполнению этой задачи, если договор подписан. Но пока вернемся в первую ветку и после шага подписания договора будем проставлять признак выволнения этапа 5 «Подписание у директора».

Чтобы из кода скрипта не искать этап по наименованию (а наименование этапа может со временем измениться), лучше использовать механизм локальных констант. Как их сделать рассказано в видеокурсе для специалистов и администраторов в теме Бизнес-события.

Также локальные константы уже реализованы одной из функций в продукте «Академическое гиперрасширение для 1С:Документооборота».

Мы воспользуемся расширением (его можно бесплатно тестировать 3 дня). Загрузим его на нашу базу и получим демо-лицензию.

После этого открываем локальные константы.

Создадим новую локальную константу ЭтапПодписатьУДиректора.

Далее нам нужно написать скрипт, который проставляет у документа, что этот этап пройден. В том же расширении имеется встроенный эмулятор скриптов. Воспользуемся им для написания скрипта.

Вставляем скрипт в эмулятор скриптов и меняем название константы на ЭтапПодписатьУДиректора. Выбираем любой запущенный комплексный процесс и проверяем, проставилось ли прохождение нашего этапа.

Пройденность этапа заполнилась скриптом. Полный текст скрипта можно взять в библиотеке скриптов. Этот скрипт входит в список тех скриптов, которые находятся в свободном доступе.

Док = Процесс.Предметы[ 0 ].Предмет ; Этап = lvv_ВызовСервера.lvv_ПолучитьЗначениеДопПараметра ( «ЭтапПодписатьУДиректора» ) ; Сообщить ( Этап ) ; НаборЗаписей = РегистрыСведений.ЭтапыОбработкиДокументов.СоздатьНаборЗаписей ( ) ; НаборЗаписей.Отбор.Документ.Установить ( Док ) ; НаборЗаписей.Отбор.Этап.Установить ( Этап ) ; НаборЗаписей.Прочитать ( ) ; Если НаборЗаписей.Количество ( ) = 0 Тогда Сообщить ( 0 ) ; НЗ = НаборЗаписей.Добавить ( ) ; НЗ.Документ = Док ; НЗ.Этап = Этап ; НЗ.ДатаПрохождения = ТекущаяДата ( ) ; НЗ.Пройден = Истина ; ИначеЕсли НаборЗаписей.Количество ( ) = 1 Тогда Сообщить ( 1 ) ; НЗ = НаборЗаписей[ 0 ] ; НЗ.Документ = Док ; НЗ.Этап = Этап ; НЗ.ДатаПрохождения = ТекущаяДата ( ) ; НЗ.Пройден = Истина ; КонецЕсли ; НаборЗаписей.Записать ( ) ;

АННУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В 1С ДОКУМЕНТООБОРОТ

Под «Аннулированием документа» пользователи подразумевают:

физическое/фактическое удаление документа из программы вместе со всеми процессами по нему.

Просят удалить: договора, служебные записки, приказы, ММ-11, табеля учёта рабочего времени, различные ведомости и Отчёты и всё, чего коснулась рука человека, сделала что- то не то и теперь хочет это удалить, а потом сделать новое, правильное и красивое.

alt=»⭕» width=»20″ height=»16″ />либо документ нельзя удалить по законодательству РФ
alt=»⭕» width=»20″ height=»16″ />либо нет хорошего решения для этого

Хорошее решение — это решение вопроса без админских прав и типовыми средствами.

Правильным решением является создание нового документа ВМЕСТО старого или документа ПРЕКРАЩАЮЩЕГО ЕГО ДЕЙСТВИЕ.

Это правило очень подходит для всех видов документов, по которым не нужно освобождать регистрационный номер

Приказы, служебные записки, заявки, соглашения о расторжении договора…

Алгоритм действий при таком варианте документооборота на рис.№2 в карусели.

ПО ДОГОВОРАМ И ДОКУМЕНТАМ К НИМ СИТУАЦИЯ ДРУГАЯ

По договорам, часто, настраивают контроль уникальности номера в рамках одного контрагента и вида документа.

Поэтому,чтобы сделать новый документ вместо старого, нужно

alt=»▶️» width=»20″ height=»16″ />либо отключить этот контроль
alt=»▶️» width=»20″ height=»16″ />либо настроить процедуру освобождения номера

Потому что номер нового документа будет такой же, как и у старого.

Так же, выходом является не переделывать документы, а делать дополнительные соглашения с измененными условиями.

Но это требование справедливо только по документам, которые уже подписаны с двух сторон.

ПРИ БУМАЖНОЙ ФОРМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ДОГОВОРАМ

ЕСЛИ ДОКУМЕНТООБОРОТ ЗАВЕРШЁН, т.е. в базу вложена скан-копия подписанного с двух сторон оригинала, то удаление документы из базы никак не влияет на юридическую значимость документа.

Нужно подписывать на бумаге новый документ:

Либо дополнительное соглашения с изменениями
Либо соглашение о расторжении или прекращении действия документа.

Может быть Вам будет смешно, что это приходится озвучивать, но как показала практика, есть достаточно массовое недопонимание, как в таком случае действовать.

Просят аннулировать документ в программе, а вот в бумажном архиве не просят.

ЕСЛИ ДОКУМЕНТООБОРОТ НЕ ЗАВЕРШЁН, то тут важно на сколько.

Обычно, в состояниях «Новый» и «Не согласован» пользователям предоставляется возможность редактировать документ.Поэтому тут смысла удалять документ нет.

Просто переделайте его в другой.

Даже другой вид внутреннего документа.

Если документ «На согласовании», то в программе 1С Документооборот есть функция «Прервать процесс». Но практика показывает, категорически негативное отношение согласующих к такой функции.

Однозначно все требуют соблюдать непрерывность циклов согласования,

чтобы видеть историю согласования документа, т.к. она, часто, бывает крайне «интересной».

И уж тем более негативное отношение к функции удаления процессов,

которая может сбрасывать Состояния документа запрещающее его редактирование, например «Согласован».

Так что делать с документами, которые «На согласовании» или «Согласованы», но их точно нужно удалить/ остановить?

Если документ «На согласовании», самое простое, попросить одного из согласующих нажать «Не согласовано».

Если документ «Согласован», но пока не подписан, то вот тут важно остановить процесс получения документов состояния «Подписан», которая у вас предполагается и:
либо добиться получения состояния документом «Новый» или «Не согласован».
либо освободить номер.

Добиться этого можно комплексным процессом аннулирования.

ВНИМАНИЕ
Я описываю вариант документооборота без ведения номенклатуры дел. Наверно, нам это ещё аукнется, но мы такие не одни. Так что, друзья делитесь опытом и советами.

Процесс аннулирования может включать в себя

(это ** в таблице на рис.1 карусели):

Согласование

аннулирования документа с уполномоченным на то специалистом

Исполнение

Освобождение номера специалистом с достаточными для этого правами

Ознакомление

участников, у которых были не завершённые процессы по документу о, том, что документ аннулирован с комментарием «ждать новый документ или это окончательный вариант».

ХОРОШИЙ И ПРОЗРАЧНЫЙ ПРОЦЕСС АННУЛИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ существует только для документооборота через оператора ЭДО в Текущих делах ЭДО

(это Аннулирование*** в таблице на рис. 1 в карусели).

Если документооборот ****завершён, то отправляется предложение об аннулировании.

• соглашаются, то электронный оригинал аннулирован;
• не соглашаются, то идите в суд или смиритесь.

Если документооборот ****не завершён:

• по входящему документу, то можете его Аннулировать или Закрыть принудительно.
• по исходящему документу, если есть с нашей стороны уже Подписано, то такая же ситуация как при завершённом документообороте.

Но этот алгоритм применим только для документов журнала Текущие дела ЭДО.

А что делать с документами учёта, которые являются объектами синхронизации внутренних документов 1С ДО и Текущих дел ЭДО?

ТУТ ОПЯТЬ ПОДЪЕЗЖАЮТ ПРОБЛЕМЫ ПО ОСВОБОЖДЕНИЮ НОМЕРА

****Смотрим в карусели на рисунке 1 варианты комбинаций состояний документов Текущих дел ЭДО и внутренних.

Если нужно переделать документ с таким же номером, то сначала дожидаемся Аннулирования ***, а потом запускаем **.

Если не нужно, то просто дожидаемся Аннулирования *** и осознаём, что юридическую значимость у внутреннего документ нужно идентифицировать одновременно по двум состояниям: внутреннему и ЭДО.

Вот тут про удобный журнал с состояниями документа

ПОДБОРКА СИТУАЦИИ, КОГДА ПРОСЯТ АННУЛИРОВАТЬ ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ 1С ДОКУМЕНТООБОРОТ

1) Я отправил документ на согласование, но там нужно поправить.
2) Мне уже согласовали документ, который теперь нужно распечать и передать на подпись, но мы передумали его подписывать.
3) Документ, который мы согласовали и уже вложили скан-копию оригинала не нужен, т.к. договорились о других условиях или он вообще не нужен.
4) Договор, который мы подписали через оператора ЭДО нужно переделать.
5) В Приказе, который подписали КЭП нужно изменить сроки.
6) В Табеле, который подписали КЭП есть ошибка, нужно исправить ошибку и переподписать.
7) В перемещении ТМЦ между складами подписанному КЭП указана не та номенклатура.

Как думаете, какое верное решение будет по каждой ситуации

Согласование документов в «1С: Документооборот»

Для согласования новых документов в программе «1С: Документооборот» существует механизм «Согласование». Он отвечает за оценку планируемой документации и анализ различных факторов относительно принятия решений.

Создание шаблона согласования документов в 1С:ДО

Чтобы запускать согласование документов, сначала нужно создать шаблон.

Перейдите на вкладку «Управление процессами» в пункт «Шаблоны процессов».

Пункт «Шаблоны процессов» на вкладке «Управление процессами»

Откроется окно со списком базовых шаблонов согласования. Выделите пункт «Согласование» и нажмите кнопку «Создать».

Создание шаблона согласования

На вкладке «О шаблоне» в поле «Наименование» впишите название документа.

В поле «Входит в группу» можете указать рабочую группу пользователей, которые смогут изменять данный шаблон.

Заполнение поля «Наименование» в шаблоне согласования

Перейдите на вкладку «Предметы процесса» и выберите документ, для которого формируется шаблон согласования.

На вкладке «Настройки процесса» в поле «Добавлять предметы в наименование» поставьте галочку, если в процессе нужно будет вводить какие-либо данные.

Вкладка «Настройки процесса» в окне «Шаблон согласования (создание)»

Чтобы отправлять документ по разным маршрутам согласования, нажмите кнопку «Использовать условие». По кнопке «Подобрать» составьте список пользователей на согласование документа. С помощью стрелок можете поменять последовательность сотрудников.

Окно подбора исполнителей в шаблоне согласования

В конце нажмите кнопку «Готово».

Сохранение изменений в окне «Подбор исполнителей»

В поле «Направлять» определяется в какой последовательности будет приходить документ на согласование.

Пункт «Всем сразу» отвечает за параллельное согласование.

«По очереди» — документ будет приходить на согласование последовательно выбранным сотрудникам.

«Смешанное» — для каждого лица указывается порядок согласования.

Настройка последовательности согласования документа

Если выбрано смешанное согласование, в столбце «Порядок» для каждого сотрудника указывается последовательность и срок согласования документа.

Список лиц на согласование документа с последовательностью согласования и сроками

Настройка условий согласования документа в 1С:ДО

Чтобы настроить условия, при которых происходит согласование документа, перейдите по ссылке в колонке «Условия». В открывшемся окне в поле «Условие» выберите условие из списка. По кнопке «Создать» можно создать новое, если не подходят варианты из списка.

Настройка условий маршрутизации при согласовании документа

В нашем примере выбран тип «Заявка на приобретение основных средств». Он срабатывает, если статья ДДС у документа будет равна приобретению основных средств.

Окно «Заявка на приобретение основных средств»

Чтобы заполнить поле «Предмет» внесите данные на вкладку «Предметы процесса».

Вкладка «Предметы процесса» в шаблоне согласования

Перейдите на вкладку «Проверка согласования» и заполните ее.

Вкладка «Проверка согласования» в шаблоне согласования

В качестве примера для директора назначено условие «В документе указана большая сумма».

Условие маршрутизации «В документе указана большая сумма»

Вернитесь на вкладку «О шаблоне». Вниз перейдите по ссылке «Назначен видам документов» и укажите, для каких документов будет использоваться шаблон.

Назначение шаблона согласования для документов

В открывшемся окне в поле «Кому назначен» вносится документ, для которого сформирован шаблон. В поле «Шаблон процесса» укажите название шаблона.

Выберите тип запуска: ручной или автоматический. Укажите действие, после которого запускается процесс согласования. В примере выбран ручной запуск при регистрации внутреннего документа. Нажмите «Записать и закрыть».

Выбор способа запуска согласования документа

Сводная информация о назначении шаблона согласования

Когда настройки завершены, запишите шаблон согласования по кнопке «Записать». Затем создайте и заполните документ, который нужно согласовать. В нашем примере это «Поступление (товары, услуги)».

Нажмите кнопку «Зарегистрировать». Программа автоматически предложит запуск процесса. Нажмите на кнопку «Перейти к запуску процесса».

Окно запуска процесса согласования документа

В открывшемся окне «Согласование (создание)» нажмите на кнопку «Стартовать и закрыть». Процесс запускается. Документ приходит согласующим лицам, согласно указанным условиям.

Отправка документа на согласование

Процесс согласования документа в 1С со стороны пользователя

При поступлении задачи есть три варианта ее завершения: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».

«Согласовано» выбирается, если к документу нет каких-либо правок.

При выборе «Согласовано с замечаниями» нужно оставить комментарий в специальном поле. Согласующее лицо выбирает этот вариант, если правки и замечания не значительны, не влияют на текст документа и не требуют изменения содержания.

При выборе «Не согласовано» также нужно внести комментарий.

В поле «Цикл» указывается количество циклов для процесса согласования. После внесенных изменений начнется новый цикл.

В правой части окна можно открыть и посмотреть документ.

Окно согласования документа с точки зрения согласующего лица

Когда документ будет согласован, на вкладке «Визы» будет отображена история согласования.

Вкладка «Визы» в согласованном документе

Что нового для вашей 1С?

Рассылка осуществляется в день выхода обновления. Никакой рекламы, только полезная информация. Посмотрите пример →