Ничего лишнего: как быстро удалять ненужные письма из Gmail
Минимизация данных — первый шаг к безопасности. Неплохо также освободить место и навести порядок! Теплица рассказывает, какой быстрой и безболезненной может быть чистка почтового ящика в Gmail.
Почему это важно
Электронная почта — бабушка современных коммуникаций. Она родилась более 50 лет назад. С тех пор сервисы немало совершенствовались, становились удобнее и функциональнее.
Но email остается одним из самых небезопасных каналов связи. Письма часто лежат на серверах без адекватной защиты. В каждом смартфоне установлен почтовый клиент. И злоумышленнику достаточно получить доступ к устройству, чтобы читать почту владельца — не нужен даже пароль к почтовому аккаунту.
Для защиты своего почтового ящика можно использовать сервисы понадежнее и осваивать шифрование. Но первый наш совет такой: избавьтесь от избыточной информации. От старых писем, которые вы не собираетесь перечитывать, но их при случае с интересом изучит кто-то другой.
Чистим Gmail
В почте Gооgle есть удобная система фильтров. Она позволяет искать письма по метаданным: тема, размер, дата, наличие или отсутствие вложения. Так можно отфильтровать и удалить самые старые и «тяжелые» сообщения.
Зайдите в Gmail и обратите внимание на строку поиска в верхней части экрана. Справа в этой строке есть кнопка «Показать параметры поиска». Нажмите эту кнопку. В открывшемся окне выберите нужные критерии. И нажмите синюю кнопку «Поиск».
Можно добавлять фильтры в строку поиска вручную. Например (параметры следует указывать без скобок):
- адресат — from: (адрес почты);
- давность письма — after: (дата в формате год/месяц/день, после которой пришло письмо), before: (дата в формате год/месяц/день, до которой пришло письмо);
- размер — size: (размер сообщения), larger: (размер сообщения), smaller: (размер сообщения);
- тема — subject: (слово);
- наличие прикрепленных файлов — has:attachment.
Скажем, требуется отобрать все сообщения до 25 января 2022 года объемом более 50 Мб (каждое) и с вложениями:
after:2022/01/25 larger:50M has:attachment
Из найденных сообщений можно выбрать нужные и удалить их одним кликом. Полный список фильтров есть в разделе «Справка — Gmail».
Фильтры Gmail. Скриншот
Можно также удалить вообще все письма из ящика Gmail:
- выберите в левом меню раздел «Вся почта»;
- поставьте галочку в квадратике «Выбрать», чтобы отметить все сообщения на странице;
- нажмите на появившуюся ссылку «Выбрать все сообщения в разделе ‘Вся почта’»;
- нажмите значок корзины.
Удаленные сообщения сначала помещаются в корзину. Они по-прежнему занимают место в ящике, а главное — их можно легко восстановить. Чтобы окончательно удалить сообщения, очистите корзину. Письма из корзины старше 30 дней удаляются автоматически.
Сохраняем резервные копии писем
Резервное копирование не менее важно, чем чистка почтового ящика. (Это относится не только к Gmail.) Резервные копии подстраховывают от неприятностей, связанных с недоступностью аккаунта. А если вы чистите почтовый ящик, резервное копирование тем более необходимо. Удалите что-нибудь случайно — сможете при необходимости восстановить.
С помощью Google Архиватор можно экспортировать данные из аккаунта. Не только сообщения Gmail, но и более сорока других видов контента и настроек, включая файлы Google Диск.
В зависимости от объема данных экспорт файлов может занимать от часа до нескольких дней. Когда копирование будет завершено, вы получите электронное письмо со ссылкой. По ней вы сможете скачать файлы в течение недели и сохранить их в облаке, на компьютере или на внешнем носителе.
Вы также можете настроить регулярный экспорт ваших писем и других файлов из аккаунта Google. Тогда резервная копия будет сохраняться автоматически каждые два месяца в течение года.
Как освободить место в Gmail и не умереть, пытаясь
Бесплатные учетные записи Gmail предлагают бесконечное количество функций и инструментов совершенно бесплатно, однако, поскольку мы используем весь пакет, мы используем дисковую квоту нашей бесплатной учетной записи. Что это значит? Что ж, придет время, когда мы больше не сможем отправлять и получать электронные письма. Итак, как мы можем освободить место в gmail?
Как узнать, сколько свободного места осталось в учетной записи Gmail
Первое, что нам нужно сделать, это проверить нашу учетную запись. Все учетные записи Google предлагают 15 ГБ дискового пространства бесплатно. Эту емкость можно использовать для электронных писем из Gmail, фотографий из Google Фото и файлов с Google Диска. Делайте с этими 15 ГБ что хотите, но имейте в виду, что у них есть предел. Чтобы следить за тем, сколько свободного места у вас есть, просто зайдите на drive.google.com и взгляните на столбец слева. Там вы увидите хранилище, которое у вас осталось.
Как освободить место в Gmail
Да, это сложно. Вы используете Gmail уже много лет, и теперь, когда в вашей учетной записи хранятся тысячи электронных писем, вам нужно дополнительное место для отправки и получения писем. Должен ли я платить за дополнительное место?
Не так быстро. Прежде чем вы зарегистрируете учетную запись Google One Чтобы получить много гигов хранилища за ежемесячную плату, вам нужно очистить свою учетную запись, чтобы убедиться, что в ней нет ничего расходуемого. Вы помните то электронное письмо с большими вложениями, которые вам больше не нужны? Ну а если бы вы его удалили, то у вас уже было бы чуть больше свободного места в аккаунте. Хотите знать, как его найти? Мы поможем вам сделать это.
Как найти электронные письма с большими вложениями в Gmail
Первое, что нам нужно сделать, это определить, какие электронные письма занимают больше, чем учетная запись в нашей дисковой квоте. Для этого воспользуемся простым поиском, который выдаст очень интересные результаты. Сделайте следующее:
- Войдите в свою учетную запись Gmail и в верхней строке поиска нажмите на дату, которую вы найдете справа.
- Откроется раскрывающееся окно, в котором вы можете указать минимальный размер писем, которые вы хотите искать.
- Он начинается с «больше чем» и «30» МБ. Вот как вы найдете электронные письма с вложениями размером более 10 МБ.
- Нажмите на опцию «Содержит вложения»
- Если вы получаете много результатов и испытываете головокружение от всех электронных писем, вы можете попробовать использовать число выше 30 МБ, чтобы отфильтровать еще больше.
Удалите рекламные электронные письма Gmail и перестаньте их получать
После просмотра больших файлов еще один способ освободить место — удалить всю ту рекламу, которая попадает на вкладку «Промоакции». Google разумно каталогизирует полученные электронные письма и сортирует многие из них на вкладке «Промоакции».
Идея состоит не в чем ином, как в том, чтобы отделить действительно важные электронные письма от тех, которые связаны с магазинами, покупками и электронными письмами, которые граничат со спамом. Вы можете время от времени заглядывать на эту вкладку, а возможно, вы полностью отказались от нее. В любом случае, мы дадим вам несколько советов, чтобы ваша электронная почта не была заполнена такой рекламой.
С одной стороны, избавьтесь от тех писем, которые вы не перестаете получать ежедневно. Устали от рекламы магазина, который день за днем не перестает рассылать письма? Легкий.
В конце каждого письма вы должны найти опцию «Отписаться», Отказаться от подписки«,»Я не хочу больше получать письма такого типа » и другие подобные варианты. Имейте в виду, что эти слова и параметры обычно напечатаны очень мелким шрифтом, поэтому держите ухо востро и найдите их. Если вы нажмете на эту ссылку, вы попадете на страницу, где вы можете запросить отмену подписки на службу оповещения по электронной почте. Вы больше не будете получать письма от этого бренда!
С другой стороны, способ быстро освободить место — удалить все эти электронные письма с вкладки «Рекламные акции». Если вы уже разобрались со сделками, пришло время их удалить. Для этого щелкните квадрат, чтобы выбрать все электронные письма.
- Выберите опцию «выбрать рекламные разговоры XXX».
- Таким образом, вы выберете все электронные письма без необходимости просматривать все страницы.
- Приступите к удалению всех выбранных писем с помощью кнопки корзины.
Освободите место в Google Фото и Google Диске
Зная, что наше пространство для хранения также используется фотографиями Google Фото и файлами на Диске, неплохо было бы взглянуть на оба сервиса, чтобы посмотреть, сможем ли мы освободить место. Давайте начнем с Google Drive:
- Войдите на drive.google.com под своей учетной записью.
- Выберите представление списка.
- Отсортируйте файлы по размеру и найдите файлы с большим размером учетной записи. Если вы видите, что они являются расходными материалами, удалите их, и вы освободите место на диске.
С другой стороны, если вы хотите освободить место в гугл фото, вы можете сделать следующее:
- Войдите на сайт photos.google.com под своей учетной записью.
- Найдите слово «видео» в поле поиска.
- Вы получите результаты с видео, которые вы сохранили в своей учетной записи. Во многих случаях вы, вероятно, записали видео неправильно, поэтому сейчас самое лучшее время, чтобы удалить его. Вы можете просмотреть другие видео, которые вы сохранили, чтобы узнать, сможете ли вы и дальше очищать несколько мегабайт в учетной записи бесполезными для вас записями.
Содержание статьи соответствует нашим принципам редакционная этика. Чтобы сообщить об ошибке, нажмите здесь.
Полный путь к статье: El Output » Учебники » Шаг за шагом » Как освободить место в Gmail и не умереть, пытаясь
Ежовый угол
Столкнулся сегодня с проблемой — закончилось место на ящике GMail. Да, это было 10 ГБ, но они закончились, т.к. забиты сканами разного рода документов. Найти и удалить самые большие письма оказалось предельно просто благодаря появившемуся в ноябре прошлого года фильтру GMail для поиска по размеру писем.
Итак, для поиска писем старше 1 года и при этом занимающих более 5 МБ, указываем в строке поиска над списком писем:
И жмем Enter. Соответственно, параметры можно менять на свой вкус — первый указывает размер письма, а второй — его срок хранения.
Как видно по скриншоту, данные фильтры работают и в аккаунтах Google Apps (т.е. GMail на собственном домене). В целом для отправке крупных файлов однозначно рекомендую выкладывать их в Dropbox, а в письмо вставлять ссылку.
Как легко очистить (освободить) место в Gmail (Google-аккаунте)
Если вы пользуетесь почтовым сервисом Google уже долгие годы, или активно размещаете файлы на облачном Диске — вполне возможно, что базовые 15 ГБ свободного места у вас уже заканчиваются. Но покупать дополнительное место необязательно — вероятно, хватит и «уборки», т.е. удаления старых и ненужных писем с большими вложениями.
Для этого мы воспользуемся поиском по письмам Google. У него есть очень много возможностей — при желании все-все полученные и отправленные электронные письма можно отсортировать по дате, получателю, ключевому слову и — что самое ценное — по размеру файла.
Для того, чтобы получить к нему доступ, найдите строку поиска и нажмите на маленький треугольник справа (рядом с синей кнопкой поиска),
У поиска по размеру файла, в свою очередь, есть полезный оператор: размер файла больше или меньше определенного значения. К примеру, если вы знаете, что вам нужен файл с вложением размером больше 5 МБ, в выпадающем меню можно выбрать Больше и затем указать в поле справа число 5.
Выберите нужные параметры, укажите время поиска (например, 1 год), нажмите на кнопку поиска и ознакомьтесь с результатами.
Всё, что осталось сделать — понять, какие письма с прикрепленными файлами лучше оставить (возможно, их стоит перенести в отдельную папку для более удобного доступа), а от каких есть смысл избавиться, чтобы освободить место для более полезных дел.
Альтернативный вариант. Для поиска прикрепленных файлов можно также ввести в поиск Gmail следующую команду: