Как сделать реестр документов в excel

Учет договоров в Excel с напоминаниями

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).
Проверка данных Excel
Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:
Выбор значения из выпадающего списка Excel

Цветовое выделение просроченных договоров

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.
Условное форматирование
Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.
Условие выделения цветом просроченных договоров
Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров
Правило форматирования по просрочке

Текущий статус договора

Идем в ячейку А2 и вводим формулу:

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.
Учет договоров в Excel с напоминаниями
Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись «Договор истек«.

Получившийся файл можно скачать по ссылке.

Учет договоров в 1С

Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной

1С:Бухгалтерия 8

Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник «Договоры» прекрасно справится с функцией системы учета договоров.

• прикреплять сканы,
• печатать договор по шаблону,
• контролировать возврат оригиналов.

1С:Договоры 8

Отдельный специализированный продукт, подробное описание и стоимость можно посмотреть здесь

Если статья оказалась полезной, поддержите авторов, оставляйте комментарии, поделитесь ссылкой с друзьями в соц. сетях.
Поделиться в соцсетях

Как создать реестр документов в excel

​Смотрите также​​ ячейке правой кнопкой​ кнопку «Фильтр».​ только одного столбца,​ БД. Следим за​​ версии 2010-го года​​ цветом данные в​Четвертый вариант.​ сделать в бланке,​Можно разместить два​ Excel нам поможет​Как сделать список в​
​ Excel из таблицы».​ список по алфавиту,​ статье «Связанный выпадающий​ предыдущие, только формула​ состоит в том,​Рассмотрим,​ мыши.​После нажатия в шапке​ остальные оставим на​ форматом ячеек. Если​ выпуска ).​
​ статье «Как сравнить​Использовать готовый шаблон​ смотрите в статье​ бланка на одной​ и в этом​
​Excel​Сравнение списков в​ как определить пол​ список в Excel​ будет такая.​ чтобы разместить последовательно​
​как создать один список​Выполняем последовательно команду: «фильтр​ таблицы появляются стрелки​ месте, то информация​ числа – то​База данных – набор​ два столбца в​ из Excel. Для​ «Как сделать таблицу​
​ странице, во втором​ случае. Смотрите об​
​.​
​Excel.​ сотрудника, клиента по​ по алфавиту» Как​=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);»»;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецА+1)&ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»0″;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1))​ все данные столбцов​ в Excel из​ – фильтр по​ вниз. Они сигнализируют​ станет неправильной. Открывается​ числа во всем​ данных, распределенных по​ Excel на совпадения».​ этого нажимаем на​ в Excel».​ бланке установить формулы,​ этом статью «В​
​В Excel есть​В Excel есть​ его ФИО, т.д.​ сделать список в​Назовем формулу –​ B, C, D​ трех и более​ значению выделенной ячейки».​ о включении «Автофильтра».​
​ меню, где мы​ столбце. Данные вводятся​ строкам и столбцам​
​Многие пользователи активно применяют​ знак «Office» в​Получился, например, такой​ которые будут копировать​ Excel по имени​ способ объединить два​ возможность сравнить два​
​ – сотрудников, клиентов,​ Excel без дублей,​ «Адреса». Диалоговое окно​ из списков на​ списков​ Готово.​Чтобы выбрать значение фильтра,​
​ должны выбрать параметры​ так же, как​ для удобного поиска,​ Excel для генерирования​ левом верхнем углу​ бланк.​ первый бланк, чтобы​ определить пол».​
​ и более списков.​
​ и более списка,​ т.д.​ читайте в статье​​ заполнили так.​
​ листе «Размеры» в​ ​.​
​Если в БД содержится​ щелкаем по стрелке​ и значения сортировки.​ и в обычной​
​ систематизации и редактирования.​
​ отчетов, их последующей​ листа Excel. Из​Чтобы его не меняли,​
​ не заполнять второй​Как сделать выпадающий​ Об этом читайте​ числа, даты, т.​Создание списка в​
​ «Создание списка в​Всё подготовили.​ один столбец А​Как объединить два​
​ финансовая информация, можно​ нужного столбца. В​
​Данные в таблице распределились​
​ таблице. Если данные​ Как сделать базу​ редакции. Для удобного​
​ правой части диалогового​
​ можно установить защиту​ экземпляр бланка.​ список в Excel​ статью «Как в​
​ д. О нескольких​Excel.​ Excel без повторов».​Создание списка в​ на листе «Цена».​ списка в Excel,​ найти сумму по​ раскрывающемся списке появляется​ по сроку заключения​ в какой-то ячейке​ данных в Excel?​ просмотра информации и​ окна выбираем функцию​ на лист, предварительно​Можно установить формулы,​ с фамилиями по​ Excel сделать список​ способах сравнения, читайте​

Как создать списки в Excel.

​У нас имеется​​Рассмотрим​ ​Excel.​​ Для этого создадим​​ читайте в статье​ ​ разным параметрам:​​ все содержимое поля.​​ договора.​ ​ – итог действий​​Вся информация в базе​ получения полного контроля​ «Создать». Появится диалоговое​ дав разрешение на​ которые будут искать​ алфавиту, читайте в​ из двух».​ в статье «Как​ несколько списков с​создание списка в​
​Теперь пишем главную​ две именованные формулы.​ «Как в Excel​сумма (суммировать данные);​ Если хотим спрятать​Теперь менеджер видит, с​ со значениями других​ данных содержится в​ при управлении данными​ окно «Создание документа».​ заполнение конкретных ячеек.​ и вставлять нужные​ статье «Связанный выпадающий​Нумерованный список в​ сравнить в Excel​ фамилиями, товаром, т.д.​
​Excel​ формулу в ячейке​ Как присвоить имя​ сделать список из​счет (подсчитать число ячеек​ какие-то элементы, сбрасываем​ кем пора перезаключить​ ячеек, то заносим​ записях и полях.​ в процессе работы​
​Из раздела «Шаблоны» выбираем​ ​ Смотрите в статье​
​ данные из большой​ список в Excel​Excel​ два столбца на​ Нам нужно составить​,​ А2 списка на​ формуле, смотрите в​ двух».​ с числовыми данными);​
​ птички напротив их.​ ​ договор. А с​​ формулу.​
​Запись – строка в​ с программой.​ – «Установленные шаблоны»​ «Пароль на Excel.​ таблицы. Смотрите статью​ по алфавиту».​.​ совпадения» тут.​ один список, но,​сравнение списков в​ листе «Цены».​ статье «Присвоить имя​Итак, у нас​среднее значение (подсчитать среднее​
​Жмем «ОК». В примере​ ​ какими компаниями продолжаем​ ​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​​ базе данных (БД),​
​Внешний вид рабочей области​ — это шаблоны,​ Защита Excel» тут.​ «Выбрать сразу много​В Excel есть​Можно пронумеровать список​Редактирование списков в​ без повторов. Как​Excel​
​=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));2);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-2));»»)​ ​ в Excel ячейке,​
​ есть три списка.​ арифметическое);​ мы скроем клиентов,​ сотрудничество.​ к инструментам вкладки​ включающая информацию об​ программы – таблица.​ которые есть в​В ячейках бланка​ данных из таблицы​
​ возможность проверить данные​ ​ – установить порядковый​
​Excel.​ это сделать, смотрите​, сортировку. Как сделать​Копируем формулу вниз​ диапазону, формуле».​ Нам их нужно​максимальные и минимальные значения​ с которыми заключали​БД в процессе деятельности​ «Данные».​ одном объекте.​ А реляционная база​ программе Excel.​ можно установить выпадающие​
​ Excel» здесь.​ ​ при вводе в​
​ номер в ячейках​У нас есть​ в статье «Создание​автоматический список в​ по столбцу. Получился​
​Нажимаем ячейку В2​ объединить в один,​ в выделенном диапазоне;​ договоры в прошлом​ фирмы разрастается до​Присвоим БД имя. Выделяем​Поле – столбец в​ данных структурирует информацию​Ели выберем «Мои​ списки. Они помогают​Есть несколько способов,​
​ ячейку, ограничить ввод​ ​ столбца или пронумеровать​​ список с фамилиями,​
​ списка в Excel​Excel​ такой список.​ на листе «Размеры».​ но, не объединяя​произведение (результат умножения данных);​ и текущем году.​ ​ невероятных размеров. Найти​ ​ диапазон с данными​​ БД, содержащий однотипные​
​ в строки и​ шаблоны», то можно​ быстро и без​как сделать бланк в​ данных, т.д. Например,​ только заполненные ячейки.​ именами и отчествами​ без повторов».​, т.д. В Excel​ ​Так можно объединить списки,​ ​ Нажимаем функцию «Присвоить​​ похожие слова в​
​стандартное отклонение и дисперсия​Чтобы задать условие для​ нужную информацию становится​ – от первой​ данные обо всех​ столбцы. Несмотря на​ выбрать наш шаблон,​ ошибок заполнить бланк.​Excel​ настроить ячейки так,​ Подробнее о таких​ в одном столбце.​Автоматический список в​ есть много функций​ длиной не более​
​ имя» и заполняем​ ​ одну группу консолидацией,​ по выборке.​​ фильтрации поля типа​
​ все сложнее. Чтобы​ ячейки до последней.​ объектах.​ то что стандартный​ который мы сохранили.​ Читайте статью «Выпадающий​.​ чтобы в них​ способах нумерации, смотрите​

​ Нам нужно разделить​Excel​ по работе со​ 99 ячеек. Если​ диалоговое окно. В​ как это описано​Выделить диапазон БД. Переходим​
​ «больше», «меньше», «равно»​ отыскать конкретный текст​ Правая кнопка мыши​Записи и поля БД​ пакет MS Office​В разделе «Из​ список в Excel»​Первый способ.​ ошибочно не написали​ в статье «Автонумерация​ их на три​.​ списками. Здесь мы​

Как сделать бланк в Excel.

​ списки длиннее, то​​ строке «Имя» пишем​ ​ в статье «Как​​ на вкладку «Данные»​ и т.п. числа,​ или цифры, можно​ – имя диапазона.​ соответствуют строкам и​ имеет отдельное приложение​ существующего документа…» -​ здесь.​Нарисовать бланк в​ дату субботы или​ в Excel» тут.​ столбца – столбец​
​Составить список можно​ разобрали все основные​ формула будет другая.​ «Столбец А». В​ объединить таблицы в​ — «Промежуточные итоги».​
​ в списке фильтра​ воспользоваться одним из​ Даем любое имя.​ столбцам стандартной таблицы​ для создания и​ шаблон, который в​Другой способ заполнения​ таблице Excel. Пример,​
​ воскресенья. О таком​Динамические списки в​ с фамилиями, столбец​ напечатав ФИО в​ функции, которые помогут​Если ячеек в​ строке «Диапазон» пишем​ Excel» тут.​
​В открывшемся диалоге выбираем​​ нужно выбрать команду​ ​ следующих способов:​​ В примере –​
​ Microsoft Excel.​
​ ведения баз данных​ рабочей книге.​ бланка смотрите в​ как нарисовать бланк,​ способе читайте в​Excel​ с именами, т.д.​ столбце. Если приходится​
​ работать со списками,​ списках от 100​
​ такую формулу. =МИН(СТОЛБЕЦ(Размер))​В нашем примере,​ параметры вычислений.​ «Числовые фильтры».​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ БД1. Проверяем, чтобы​Если Вы умеете делать​ – Microsoft Access,​Пятый вариант.​ статье «Как заполнить​
​ как объединить ячейки,​ статье «Проверка даты​.​ Как это сделать,​ часто писать один​
​ ускорить и облегчить​ до 9999, то​В формуле стоит слово​ мы будем составлять​Инструменты на вкладке «Данные»​
​Если мы хотим видеть​ + F или​
​ диапазон был правильным.​ простые таблицы, то​ пользователи активно используют​Скачать бланк из​ бланк в Excel»​ настроить форматирование, т.д.,​ в Excel».​Если размер списка,​
​ читайте в статье​ и тот же​ процессы создания и​ напишем формулы так.​ «Размер» — это​ один список из​ позволяют сегментировать БД.​ в таблице клиентов,​
​ Shift + F5.​Основная работа – внесение​ создать БД не​ Microsoft Excel для​ интернета. Заходим как​
​ тут.​ смотрите в статье​Рассмотрим,​ периодически, меняется, то​ «Разделить текст Excel​ список, то мы​
​ редактирования списков, т.д.​
​1.Именованная формула адреса​ имя диапазона.​ списков трех столбцов​ Сгруппировать информацию с​ с которыми заключили​
​ Появится окно поиска​
​ информации в БД​ составит труда.​ этих же целей.​ в четвертом варианте.​Как заполнить бланк​ «Таблица «Домашний, семейный​как сделать бланк в​
​ можно установить в​
​ на несколько ячеек»​ его копируем и​В Excel можно​ будет такая.​И еще одну​ B, C, D.​ точки зрения актуальности​ договор на 3​ «Найти и заменить».​ – выполнена. Чтобы​​​ Ведь возможности программы​ Но выбираем шаблон​ в Excel данными​ бюджет в Excel»».​
​Excel​ этой таблице диапазон,​ здесь.​ вставляем в новую​
​ составить два вида​=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);» «;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецA+1)& ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»000»;»00»;»0»;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1)​ именованную формулу так​Сначала присвоим имя диапазону​
​ для целей фирмы.​
​ и более лет,​Функцией «Найти и выделить»​ этой информацией было​Пошаговое создание базы данных​ позволяют: сортировать; форматировать;​ из раздела «Microsoft​ из таблицы Word,​Нарисовали бланк, убрали​, чтобы он сам​ который будет меняться​
​Сортировка списка в​ таблицу. Но, есть​ списков – простой​2.А формула в​ же сделать, но​
​ всех этих столбцов.​ Выделение групп покупателей​ вводим соответствующие значения​ («биноклем») в главном​ удобно пользоваться, необходимо​ в Excel. Перед​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ Office Online». Выбираем​ читайте в статье​ сетку, если нужно.​ выбирал и заполнялся​

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ автоматически, при удалении​Excel.​ другой способ, быстро​ список и раскрывающийся​ ячейке на странице​ формулу напишем такую.​ Как присвоить имя​ услуг и товаров​ в меню пользовательского​

​ меню.​ выделить нужное, отфильтровать,​ нами стоит задача​ и структурировать информацию.​ раздел шаблонов по​ «Экспорт таблицы из​Если в бланке​ нужными данными, сам​ или добавлении в​В Excel есть​ написать такой список.​ список, который появляется​ «Цена» будет такая.​ =МИН(СТРОКА(Размер)) Имя у​ диапазону, смотрите в​ поможет маркетинговому продвижению​ автофильтра.​Посредством фильтрации данных программа​ отсортировать данные.​

​ – сформировать клиентскую​То есть все то,​ нужной теме из​ Word в Excel».​ много мелких ячеек,​ считал. В Excel​ него информации. Такой​ специальная функция сортировки.​ Подробнее, смотрите в​ из ячейки. Как​=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));;);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-4));»»)​ формулы будет –​ статье «Диапазон в​ продукта.​Готово!​ прячет всю не​Чтобы упростить поиск данных​

Структура базы данных – таблица Excel

​ БД. За несколько​ что необходимо для​ списка. Например, в​Второй способ.​ то можно сначала​ можно самостоятельно сделать​ диапазон называется динамическим.​

​ Про неё читайте​ статье «Заполнить автоматически​ сделать разные выпадающие​

​Как пронумеровать список​ «Строка1».​ Excel».​Готовые образцы шаблонов для​

​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ интересующую пользователя информацию.​ в базе, упорядочим​ лет работы у​

​ работы с базами​ разделе «Бизнес».​Сохранить бланк, который​ уменьшить ширину ячеек.​

​ любой бланк. Вставить​ Подробнее о том,​ в статье «Сортировка​ список в Excel».​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ в Excel, смотрите​Эти две формулы​Выделяем ячейки В1:D4.​ ведения клиентской базы​ по выделенным ячейкам.​ Данные остаются в​ их. Для этой​ компании появилось несколько​ данных. Единственный нюанс:​Бланк можно сделать​ мы сделали шаблоном.​ Как это сделать​ в него формулы,​

​ как сделать динамический​ в Excel» тут.​

1. ​Список в​ ч., многоуровневые, смотрите​
2. ​ в статье «Автонумерация​ нужны Excel для​ Через функцию «Присвоить​ по сегментам.​ Допустим, нам нужно​ таблице, но невидимы.​ цели подойдет инструмент​ десятков постоянных клиентов.​ программа Excel -​ и в Word.​ Смотрите статью «Сохранить​ быстро, читайте в​ логотип фирмы, т.д.​ диапазон, смотрите в​
3. ​Но, в Excel​Excel​ в статье «Выпадающий​
4. ​ в Excel» здесь.​ определения номера строки​ имя» пишем имя​Шаблон для менеджера, позволяющий​ оставить в таблице​ В любой момент​ «Сортировка».​ Необходимо отслеживать сроки​ это универсальный аналитический​ Смотрите статью «Как​

​ свою таблицу как​ статье «Как поменять​ Бланк рисуют в​ статье «Чтобы размер​ можно настроить сортировку​из таблицы​ список в Excel»​

Как вести базу клиентов в Excel

​Если в списке​ и столбца в​ диапазона. Мы напишем​ контролировать результат обзвона​ только те компании,​

1. ​ их можно восстановить.​Выделяем тот диапазон, который​ договоров, направления сотрудничества.​ инструмент, который больше​ сделать бланк в​ шаблон Excel» здесь.​
2. ​ размер таблицы Excel,​ таблице, добавляя или​ таблицы Excel менялся​ формулой. Этот способ​.​ и других статьях,​ написаны фамилии, и,​ списке, чтобы выбирать​ имя диапазона –​ клиентов. Скачать шаблон​ которые работают в​

​В программе Excel чаще​ нужно отсортировать. Для​ Знать контактных лиц,​

​ подходит для сложных​ Word».​Третий способ.​ весь перечень вариантов»​ удаляя границы ячеек,​

​ автоматически».​ удобнее тем, что​Например, нам нужно​ перечисленных в конце​ нам нужно сделать​ из списка правильные​ «Размер». В строке​ для клиентской базы​ Беларуси.​

1. ​ всего применяются 2​ целей нашей выдуманной​ данные для связи​ расчетов, вычислений, сортировки​В Excel можно​
2. ​Скопировать бланк из​ тут.​ объединяя ячейки.​

​В​ при смене значений,​ создать список товара​ статьи в разделе​ из этого списка​ данные.​ диалогового окна «Создание​

​ Excel. Образец:​Выделяем те данные, информация​ фильтра:​

• ​ компании – столбец​
• ​ и т.п.​

​ и даже для​ сравнить данные в​ Word. Как правильно​

1. ​Установить размер бланка,​Можно установить размер​
2. ​Excel по имени определить​ такая сортировка будет​ из таблицы, взяв​ «Другие статьи по​
3. ​ выпадающий список, то​Теперь составим формулу,​ имени» стоит такая​Простейший шаблон.Клиентская база в​ о которых должна​Автофильтр;​ «Дата заключения договора».​Как создать базу данных​
4. ​ сохранения структурированных данных,​ столбцах, списки, даты,​ скопировать бланк, читайте​ установив размер листа.​ бланка, разместить на​
5. ​ пол​ автоматически сортировать новые​ данные из нескольких​ этой теме».​ можно сделать алфавит​ которая будет определять​ формула. =Размеры!$B$1:$D$4​
6. ​ Excel скачать бесплатно.​ остаться в базе​фильтр по выделенному диапазону.​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ клиентов в Excel:​ но в небольших​ т.д., выделить не​ в статье «Копировать​

​ Функция находится на​

​ одной странице несколько​.​ данные. Подробнее о​ столбцов. Как составить​Здесь рассмотрим, как​ только из букв,​ адрес наших ячеек​

1. ​Заполнили диалоговое окно​ Образец:​ видной. В нашем​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​При нажатии система предлагает​Вводим названия полей БД​ объемах (не более​ совпадения цветом, т.д.​ таблицу, бланк из​
2. ​ закладке «Главная» в​ бланков – это​Например, нам нужно​ таком способе, читайте​

​ такой список, смотрите​ составить простые списки,​ на которые начинаются​ в списке. Так​

• ​ так.​
• ​Шаблоны можно подстраивать «под​ случае находим в​
• ​ параметр фильтрации из​ автоматически расширить выделенный​
• ​ (заголовки столбцов).​ миллиона записей в​
• ​ Смотрите о способах​
• ​ Word в Excel»​ разделе «Параметры страницы».​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ удобно для распечатывания​ в списках определить​ в статье «Сортировка​
2. ​ в статье «Как​ как настроить автоматические​

​ фамилии в списке.​ же делаем именованную​Нажимаем «ОК».​ себя», сокращать, расширять​ столбце страна –​ готового списка.​ диапазон. Соглашаемся. Если​Вводим данные в поля​ одной таблице, у​

​ сравнить и выделить​ тут.​Какие ещё настройки​

1. ​ чистых форм бланков.​ мужчин и женщин.​ в Excel формулой».​ создать список в​ списки, нумерованные, сортировать​
2. ​ Подробнее, смотрите в​ формулу, как две​Теперь наша задача​

Как сделать реестр документов в excel

Для создания реестра документов в Excel выполните следующие шаги:

1. Откройте новую книгу Excel и создайте новый лист.

2. В первой строке таблицы введите заголовки столбцов: «Номер документа», «Наименование документа», «Дата создания», «Дата последнего изменения», «Ответственный за документ», «Примечание».

3. Введите информацию о каждом документе в соответствующие ячейки таблицы.

4. Если нужно, добавьте форматирование, например, выделите заголовки таблицы жирным шрифтом или примените автоматическое окрашивание строк.

5. Сохраните реестр документов в удобном формате (например,.xlsx).

6. При необходимости, добавьте новые строки в таблицу, чтобы добавить информацию о новых документах.

— Для упрощения работы с реестром документов можно использовать фильтры и сортировки: выбрать определенный диапазон дат, отсортировать документы по дате изменения, найти все документы, созданные определенным пользователем и т. д.

— Рекомендуется указывать в таблице только основные данные о документе, так как таблица может быстро разрастись и стать неудобной для использования.

— Если таблица становится слишком большой, можно разбить ее на несколько листов в одной книге, каждый из которых будет содержать информацию о конкретной категории документов.

— Для удобства работы с реестром документов можно использовать формулы и функции Excel. Например, можно создать столбец со ссылками на документы или добавить формулу, которая будет автоматически определять дату последнего изменения документа.

— Кроме того, рекомендуется регулярно обновлять таблицу, чтобы она была актуальной и содержала информацию только о существующих документах.

— Если в организации используется электронная система управления документами, можно связать реестр документов с этой системой, чтобы автоматически получать информацию о новых документах и изменениях в существующих.

— Важно также обеспечить безопасность хранения данных в реестре документов. Рекомендуется сохранять файл с паролем или использовать другие методы защиты информации.

— Наконец, реестр документов может быть полезным инструментом для аудита и контроля за документооборотом в организации. С его помощью можно отслеживать, какие документы были созданы и изменены, кто за ними ответственен, и какие проблемы возникают при работе с документами.

— В целом, создание реестра документов в Excel является простым и эффективным способом управления документооборотом в организации, который может значительно упростить работу с документами и повысить эффективность бизнес-процессов.

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru . Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

1. Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

1. Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

1. Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

1. Приступаем к заполнению столбцов.
2. Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

1. Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

1. В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
2. В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
3. Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
4. Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

1. Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
2. Копируем адрес нужной папки.

1. Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

1. Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

1. Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

1. Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

1. Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть \*.

1. Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

1. А в её мастере команду «Создать».

1. Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

1. В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

1. Нажимаем ОК и «Закрыть».
2. Ставим курсор в первую ячейку столбца.
3. Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
4. Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

1. Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, \*docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.