Как настроить правило в outlook к созданной папке

Использование правил папки "Входящие" в Outlook

Используйте правила для папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями электронной почты, которые в нее поступают. Например, вы можете создать правила, которые будут изменять уровень важности поступающих сообщений, автоматически перемещать их в другие папки или удалять на основе определенных критериев.

Правила применяются только к папке «Входящие». Они не применяются к другим папкам.

Примечание: Многие функции в новом Outlook для Windows работают так же или аналогично Outlook в Интернете. Если вы хотите попробовать новый интерфейс, проверка начало работы с новым Outlook для Windows.

Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.

Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.

Чтобы быстро создать правило, которое перемещает все сообщения электронной почты от определенного отправителя или набора отправителей в папку, щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке сообщений, для которого нужно создать правило, выберите Дополнительные действия , а затем — Создать правило.

Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.

Нажмите ОК. Это правило будет применяться для всех входящих сообщений. Если вы хотите сразу же применить правила для папки «Входящие», установите флажок Выполнить это правило в папке «Входящие» прямо сейчас.

Примечание: В настоящее время вы можете применить только те правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно применить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.

Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры. Откроется меню настройки правил.

Скриншот экрана страницы параметров правил

У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения из условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.

Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в статье Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook в Интернете.

Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.

Использование правил для папки "Входящие" в Outlook.com

Используйте правила папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями, которые в нее поступают. Вы также можете создать правила для записи собственного адреса электронной почты при использовании на других веб-сайтах.

Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.

Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы создать совершенно новое правило, в верхней части страницы выберите Параметры > Правила > почты.

Нажмите кнопку Добавить новое правило.

У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения для условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.

Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в разделе Прекращение обработки дополнительных правил в Outlook.com.

Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.

В верхней части страницы выберите Параметры .

Выберите Правила > почты.

В правиле, которое требуется изменить, выберите Изменить.

Нажмите кнопку Сохранить , чтобы сохранить измененное правило.

Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook.com. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook.com.

В верхней части страницы выберите Параметры .

Выберите Правила > почты.

В правиле, которое требуется удалить, выберите Удалить.

Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.

Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке «Правила для папки «Входящие»». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие».

В верхней части страницы выберите Параметры .

Выберите Правила > почты.

Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз, чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.

В бета-версии Outlook.com правила для папки «Входящие» невозможно применить к существующим сообщениям. Новое правило применяется только к сообщениям, полученным после его создания.

Однако вы можете использовать команды «Архивировать», «Переместить в» и «Очистить» для автоматического перемещения или удаления сообщений в папке «Входящие». Дополнительные сведения см. в статье Упорядочение папки «Входящие» с помощью архивации, очистки и других инструментов в Outlook.com.

Также полезно знать.

Возможно вы создали правило для переадресации или перенаправления сообщений, которые вы получаете на другой адрес электронной почты. В таком случае важно знать, чем отличаются переадресация и перенаправление.

Переадресация заключается в отправлении письма, полученного вами, другому получателю. Если получатель ответит, его ответ придет на адрес, с которого было переслано вышеупомянутое сообщение.

Перенаправленное сообщение сохраняет исходного отправителя в строке «От». Когда получатель, которому было перенаправлено сообщение, отвечает, его ответ придет изначальному отправителю.

Есть дополнительные вопросы?

Чтобы получить поддержку в Outlook.com, щелкните здесь или выберите Справка в строке меню, затем введите запрос. Если вам не удастся решить проблему самостоятельно, прокрутите страницу вниз до надписи Все еще нужна помощь? и выберите Да.

Чтобы связаться с нами в Outlook.com, необходимо войти в систему. Если не удается войти, щелкните здесь.

Дополнительные сведения об учетной записи Майкрософт и подписках см. в разделе Справка по учетной записи и выставлению счетов.

Значок приложения "Справка"

Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем.

Ваш почтовый ящик всегда кажется заполненным новыми сообщениями. Решение о том, что делать с каждым сообщением, может показаться ошеломляющим. Вы можете даже опоздать, отвечая на важное сообщение, потому что вы не заметили его во всем беспорядке. Правила MS Outlook могут помочь.

Если вы знаете, как настроить правила в Outlook, вы можете убедиться, что похожие электронные письма всегда группируются вместе. Это поможет вам расставить приоритеты в своем доходе по электронной почте и оставаться организованным. Вы также можете использовать правила Outlook для работы с типами сообщений электронной почты, которые вы часто получаете, такими как информационные бюллетени и объявления. Вы даже можете настроить правило для автоматического удаления определенных типов электронных писем.

В этом уроке мы ответим на вопрос: что такое правило в Outlook? Вы также узнаете, как создать правило в Outlook, а также как импортировать или экспортировать правила Outlook. Наконец, мы объясним, как вы можете редактировать или удалять правила Outlook.

Руководство по Inbox Zero Mastery ( бесплатная загрузка электронных книг )

Прежде чем углубляться в изучение того, как использовать Microsoft Outlook, обязательно возьмите нашу бесплатную электронную книгу: окончательное руководство по работе с Inbox Zero Mastery . Он содержит стратегии организации входящих сообщений и полезные советы для более эффективного управления всей входящей электронной почтой.

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем.

Теперь давайте подробнее рассмотрим правила в MS Outlook.

Каковы правила Outlook (и как они используются?)

Вы можете спросить: что такое правило? Правило в Microsoft Outlook — это набор действий, которые Outlook выполняет автоматически при соблюдении определенных условий. Вы можете определить условия для правила, используя инструмент управления правилами и оповещениями Outlook. Правило может сэкономить много времени, если вы часто выполняете одни и те же действия в похожих письмах.

В Outlook также имеется мастер правил, который упрощает процесс создания правил. Мастер правил уже установил часто используемые правила. Все, что вам нужно сделать, это настроить каждое правило в мастере по своему усмотрению.

Как создать правила в MS Outlook с помощью мастера правил (видео)

На скриншоте выше узнайте, как использовать мастер правил в Microsoft Outlook. Или читайте подробные письменные инструкции, которые помогут вам создавать и изменять правила в Outlook.

1. Как переместить сообщение в папку с помощью правила

Безусловно, самое распространенное правило, которое создают люди, — это правило, которое автоматически отправляет определенные сообщения в папку. Вы можете сделать это быстро и легко с помощью этого ярлыка Outlook. Ярлык также включает в себя несколько других общих действий.

Начните с открытой электронной почты. Выберите сообщение, которое вы хотите автоматически переместить в папку, нажав на нее. Нажмите Главная> Правила. Выберите Create Rule из выпадающего меню. Откроется диалоговое окно «Создать правило»:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Верхняя часть диалогового окна «Создать правило» уже заполнена на основе выбранного вами электронного письма.

Обратите внимание, что верхняя часть диалогового окна уже заполнена полями От, Тема и Кому из выбранной электронной почты. Чтобы выбрать одно или несколько из этих условий как есть, просто установите флажок слева от них. Вы также можете ввести новую тему и / или выбрать нового получателя электронной почты (если вы получили много писем, приходящих на ваш почтовый ящик).

В нижнем разделе вы можете выбрать до трех действий для электронной почты, которые соответствуют определенным критериям.

Отобразите электронную почту в окне оповещения о новом элементе на рабочем столе.
Воспроизвести звук при получении электронного письма, соответствующего критериям.
Переместить элемент в выбранную папку

2. Как использовать мастер правил

Если вам нужно больше параметров для вашего правила MS Outlook, используйте мастер правил. Давайте начнем:

Шаг 1. Доступ к мастеру правил

Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». В окне информации об учетной записи отображаются:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. В окне «Информация об учетной записи» щелкните поле «Управление правилами и оповещениями».

Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения»:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Выберите пункт меню «Новое правило».

Выберите пункт меню «Новое правило» в левом верхнем углу диалогового окна. Мастер правил появляется:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Первый экран мастера правил Outlook.

Примечание. Вы также можете получить доступ к мастеру правил из расширенного параметра диалогового окна «Создание правила».

Шаг 2. Выберите шаблон в мастере правил Outlook

В верхней части мастера правил вы увидите список предварительно определенных шаблонов правил в двух категориях:

Оставайтесь организованным
Оставайтесь в курсе

Вы также увидите категорию «Начать с пустого правила». Вы бы использовали эту категорию для создания правила, если вы не хотите начинать с одного из предопределенных шаблонов.

Просмотрите существующий список шаблонов правил и выберите тот, который соответствует вашим потребностям, чтобы выбрать его. Затем нажмите кнопку «Далее». Для целей данного руководства я выбрал шаблон «Переместить сообщения от кого-либо в папку». Если вы выберете другой шаблон, ваш выбор может отличаться.

Шаг 3. Настройте Условия Правила

После того, как вы выберете шаблон правил, мастер правил отобразит список условий, которые нужно применить к шаблону, с флажком для каждого условия:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Выберите условия для вашего правила.

Установите флажок рядом с каждым условием, которое вы хотите применить к правилу. Выбранные вами условия отображаются в поле под Шагом 2 в мастере правил. Обратите внимание на гиперссылки в каждом условии. Нажмите на каждую гиперссылку, чтобы настроить правило с вашими требованиями. Вот пример того, что появляется, когда я нажимаю гиперссылку важности:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Вы можете выбрать уровень важности для писем, к которым вы хотите применить правило.

Продолжая нажимать на каждую гиперссылку, чтобы сделать условие, соответствующее вашим потребностям. Когда вы закончите, нажмите кнопку Далее.

Шаг 4. Настройте действия правила

После того, как вы настроили условия правила, вы готовы настроить действия правила. Мастер правил отображает различные действия, которые можно применить к этому правилу:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Выберите действие, которое нужно выполнить с сообщениями, которые соответствуют условиям.

Этот экран работает как предыдущий экран мастера правил. Выберите действия, которые вы хотите добавить в это правило, установив флажок рядом с каждым выбранным действием. Щелкните гиперссылку в сегменте Шага 2 экрана, чтобы сделать действие более конкретным. Закончив выбор, нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к следующему экрану в мастере правил.

Шаг 5. Установите исключения из правила

Следующий экран мастера правил очень похож на два предыдущих, за исключением того, что в этом случае вы определяете любые исключения из правила. Когда вы закончите определять исключения из правил, снова нажмите кнопку «Далее».

Шаг 6. Назовите правило и включите его

На последнем экране мастера правил вам будет предложено назвать правило:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Когда вы определили правило в Outlook, вы готовы его назвать.

Введите имя правила в указанное место. Если вы хотите запустить правило для существующих сообщений, установите флажок рядом с первым. Чтобы включить правило, установите второй флажок. Если у вас есть более одного аккаунта, установите флажок в третьем поле.

Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения». Нажмите Применить, а затем нажмите ОК, чтобы активировать правило.

Вы только что создали правило в MS Outlook!

4. Как импортировать или экспортировать правило

Правила могут быть импортированы или экспортированы. Это может быть особенно полезно, если вы переходите на другую версию Outlook. Я также смог использовать эту функцию для обмена правилами Outlook между разными пользователями Outlook.

Предупреждение. Если экспортируемое правило включает в себя определенную папку или что-либо еще, относящееся к вашей электронной почте, Outlook, импортирующий правило, должен иметь ту же папку.

Шаг 1. Экспортируйте правило

Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». Откроется окно информации об учетной записи. Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения». Нажмите Опции в меню в верхней части экрана. Откроется диалоговое окно «Параметры»:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Вы можете экспортировать правила, которые вы уже создали.

Примечание. Вы также можете получить доступ к диалоговому окну «Правила и предупреждения» в разделе «Правила» на вкладке «Главная» на ленте.

Нажмите кнопку «Правила экспорта». Откроется окно проводника:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Введите имя файла правила, которое вы хотите экспортировать.

Перейдите в каталог, где вы хотите сохранить экспортированный файл правил. Введите имя файла, в котором вы хотите сохранить правила, и нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Импортируйте правило

Процедура импорта правила похожа на процедуру экспорта правила с некоторыми отличиями.

Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». Откроется окно информации об учетной записи. Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения». Нажмите Опции в меню в верхней части экрана.

Когда появится диалоговое окно «Параметры», нажмите «Импортировать правила» вместо «Экспортировать правила». Когда откроется окно проводника, перейдите в каталог, в котором сохранены импортированные правила. Нажмите на имя файла, чтобы выбрать его и нажмите Открыть. Нажмите OK, чтобы импортировать правило.

Примечание. Если для импортированного правила отсутствуют некоторые параметры, вы получите сообщение об ошибке. Примером может служить случай, когда папка, используемая правилом, не настроена в вашей электронной почте.

5. Как редактировать правило

Предположим, у вас есть настроенное правило для обработки определенного типа электронной почты в Outlook, но вам нужно изменить правило. С Outlook вы можете легко редактировать существующее правило, чтобы изменить его. Вот как:

Шаг 1. Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения»

Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем.

Выберите правило из списка. Выберите пункт меню «Изменить правило» в верхней части диалогового окна. Появится всплывающее меню «Изменить правило»:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Вы можете изменить имя существующего правила в Microsoft Outlook.

Примечание. Это всплывающее меню также можно открыть в разделе «Правила»> «Управление правилами и оповещениями»> «Изменить правило» на вкладке «Главная» в папке «Входящие» Outlook.

Из этого меню у вас есть три варианта:

редактировать более одного параметра правила одновременно
быстро переименовать правило

быстро добавить или изменить одно действие правила

Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов отдельно.

Шаг 2. Редактирование настроек нескольких правил

Чтобы изменить более одного параметра правила, выберите параметр «Изменить параметры правила» во всплывающем меню «Изменить правило». Система повторно открывает мастер правил для выбранного правила. Используйте мастер правил для внесения изменений в условия, действия и исключения.

Шаг 3. Быстро переименуйте правило

Если все, что вы хотите сделать, это переименовать выбранное правило, нет необходимости повторно открывать мастер правил. Вместо этого выберите параметр «Переименовать правило» во всплывающем меню «Изменить правило». Система предложит вам ввести новое имя для выбранного правила:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Вы можете переименовать правило в Microsoft Outlook.

Когда вы закончите вводить имя правила, нажмите кнопку ОК.

Шаг 4. Добавьте или измените одно или несколько действий правила

Также нет необходимости повторно открывать Мастер правил, если все, что вам нужно, это изменить несколько общих действий. Во всплывающем меню «Изменить правило» есть несколько ярлыков для общих действий под опцией «Переименовать правило»:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Вы можете изменить некоторые действия Microsoft Rule без повторного открытия мастера правил.

Активные действия отображаются в виде синей рамки вокруг значка действия во всплывающем меню. Чтобы включить или отключить отдельное действие для выбранного правила, просто нажмите на него.

Для некоторых действий это все, что вам нужно сделать. Для других действий появляется второе диалоговое окно, когда вы добавляете это действие. Второе диалоговое окно позволяет вам предоставить более конкретную информацию.

Например, если вы выберете опцию «Копировать в папку», появится диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать правильную папку:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. Вы можете скопировать правило Microsoft Outlook.

Когда вы закончите вносить изменения в выбранное правило, нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Правила и предупреждения».

6. Как удалить правило

Если вам больше не нужно правило, вы можете удалить его. Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем. В Outlook вы можете удалять правила, которые вам больше не нужны.

Примечание. Диалоговое окно «Правила и оповещения» также можно открыть в разделе «Правила»> «Управление правилами и оповещениями» на вкладке «Главная» в папке «Входящие» Outlook.

Выберите правило, которое вы хотите удалить, установив флажок рядом с ним. Затем выберите опцию «Удалить» (она выглядит как X) в меню в верхней части диалогового окна «Правила и предупреждения». Появится приглашение с вопросом, действительно ли вы хотите: Удалить правило [Имя правила]. Нажмите «Да», затем нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна «Правила и предупреждения».

Как создать правила в MS Outlook для автоматической сортировки писем

Laura Spencer Last updated Feb 2, 2018

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Теперь давайте подробнее рассмотрим правила в MS Outlook.

Каковы правила Outlook (и как они используются?)

Как создать правила в MS Outlook с помощью мастера правил (видео)