Создание и настройка шаблона документа в 1С Документооборот
Часто, в офисной рутине, сотрудники неоднократно имеют дело с формированием похожих документов. В таких случаях, они просто берут документ и копируют его, немного изменяя текст. Но создание таких документов с помощью шаблонов в 1C Документооборот, позволит сотрудникам ускорить работу, а также сократит время создания новых печатных форм. Также, программа может установить корпоративный формат документов. Таким образом, обычный пользователь не сможет вносить изменения в документ.
В изменяемый файл документа, все данные приходят автоматически из настроенной карточки. Также, при работе с шаблонами, у пользователя получится сократить схему обработки документов.
Что бы программа смогла работать с автозаполняемыми шаблонами, ее нужно настроить. Для этого, нужно перейти в «Настройки и администрирование»-«Настройка программы»-«Работа с файлами».
Для того, что бы программа работала с автозаполенением, нужно включить функцию «Использовать автозаполнение шаблонов файлов»
Как подготовить шаблон документов в 1C
Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу «Документы и файлы»-«Файлы».
В появившемся окне, нажимаем на «Шаблоны файлов», скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки «Создать файл». В следующем окне выбираем команду «Загрузить с диска».
После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, «Пример шаблона договора». В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.
Для сохранения необходимо нажать «Записать и закрыть».
После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.
Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать «Открыть карточку».
Помощь в настройке 1С:Документооборот
Не получается сделать самостоятельно?
Наши специалисты ответят на все ваши вопросы и выполнят:
- Настройку шаблонов документов
- Базовую настройку функционала
- Настройку прав доступа
- Настройку бизнес процессов.
Как создать шаблон в 1C Документооборот
Для создания шаблона, нужно создать новый вид документа. Он будет заполнять наш шаблон. Для этого открываем раздел «Нормативно-справочная информация»-«Виды документов».
Нажимаем на кнопку «Создать» и создаем нужный вид документа.
Называем его, например, «Пример шаблона договора» и в настройках ставим галочки на «Использовать срок исполнения «, после на «Является договором». Если необходимо включить документ в нужную группу, то вам потребуется задать индекс нумератора. Так называемый суффикс либо префикс документа.
Если необходимых реквизитов не хватает, то их можно установить перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».
В открывшемся окне вам необходимо задать реквизиты используя кнопку «Добавить».
Если создать новый реквизит, то вам потребуется указать наименование и задать тип значения. Для этого пишем «Дополнительное значение», и задаем список на закладке «Значение».
После чего на закладке «Нумерация» задаем нужную нумерацию документа.
После этого, переходим на закладку «Шаблон документа», «Настройка» и отмечаем:
- Запретить редактировать реквизиты
- Запретить редактировать файлы
- Запретить удалять присоединенные файлы
В этой графе можно ограничить доступ пользователям к шаблону.
Используя закладку «Реквизиты документа» можно заполнить все необходимые значения по умолчанию, они будут использоваться при сохранении документа.
Закладка»Файл» позволяет добавить файл шаблона. Если перейти по гиперссылке, то вы сможете выполнить необходимую настройку шаблона. Для этого потребуется заполнить необходимые текстовые поля в документе.
В открывшемся окне, мы отметим галочками реквизиты в необходимом количестве. После чего, мы сможем использовать их в тексте. Для этого нажимаем на «Копировать», «Вставить».
Отмеченные реквизиты перенесутся в пустой документ. После его потребуется подготовить вставить в нужное место текст
После чего файл необходимо сохранить.
Как сформировать заполняемые поля шаблона напрямую в MS Word
Для этого нужно включить режим «Разработчика». Если использовать MS WORD-10, то сделать это можно в меню «Параметры», дальше перейдем в раздел «Настроить ленту» и устанавливаем галочку на «Разработчик».
После чего в меню появятся несколько вкладок под именем «Разработчик».
Добавляем текстовые поля.
После чего, двойным щелчком открываем поле редактирование. Где задаем нужные реквизиты.
Именно так задаются нужные реквизиты.
После чего сохраняем наш документ. Для этого нажимаем на кнопку «Закончить».
Если мы добавим поля автоматически, то программа автоматически их сопоставит. Но когда шаблон формируется вручную, то настраивать нужно сопоставление.
Как настроить заполнения шаблонов в документе
Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация». В настройках выбираем «Настройка навигации». После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.
После этого, переносим кнопкой «Добавить» пункт «Настройки заполнения файлов» в правую часть «Выбранные команды».
На рабочем столе появятся добавленные пункты меню
В разделе «Настройка заполнения файлов» нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку «Добавить» и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.
Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.
После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.
Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Унификация документов с помощью настройки шаблонов в 1С:Документооборот 8
Зачастую сотрудники не имеют быстрого доступа к актуальным шаблонам типовых форм документов, разработанных в организации. Или просто идут по более короткому пути и копируют любой предыдущий документ с рабочего стола и корректируют содержимое, что часто приводит к ошибкам.
1С: Документооборот помогает повысить качество документации и решить проблему унификации документов с помощью настройки шаблонов документов. В системе есть возможность настройки шаблонов для исходящих и внутренних документов.
Для понимания следует ознакомиться с терминологией системы:
Документ – любой документ в системе (входящий, исходящий, внутренний), имеющий карточку с определенным набором реквизитов и вложенный файл или несколько файлов.
Карточка документа – набор реквизитов, отражающих содержимое документа, вложенные файлы, историю работы с документов и связь с другими функциональными блоками системы.
Вид документа – аналитический признак в карточке документа, в зависимости от которого определяется набор реквизитов, который содержит карточка документа. Вид документа используется в отборах, отчетах, условиях маршрутизации и является одним из разрезов прав доступа в политиках.
Шаблон документа – частично заполненная карточка документа. Шаблон может содержать один или несколько вложенных файлов. Для файлов текстовых форматов есть возможность настроить автоматическое заполнение. Также шаблон может быть без вложенных файлов.
Один вид документа может иметь несколько шаблонов документов.
Рассмотрим пример настройки шаблона «Договор аренды оборудования» с автоматически заполняемой типовой формой.
Виды и шаблоны документов настраиваются в разделе «Нормативно-справочная информация».
Рисунок 1 «Шаблоны вида документа Договор аренды»
При создании шаблона необходимо заполнить Наименование – то, как будут его видеть пользователи системы при создании нового документа по шаблону.
Рисунок 2 «Создание документа по шаблону»
Настройка позволяет ограничить доступ к шаблону, а также запретить:
- изменение реквизитов, заполненных в шаблоне;
- редактирование вложенных файлов;
- удаление вложенных файлов.
На вкладке «Реквизиты» можно заполнить реквизиты значениями по умолчанию. При создании нового документа по шаблону, эти реквизиты будут заполнены. Если вид документа имеет дополнительные реквизиты, их также можно заполнить значениями на вкладке «Свойства».
Рисунок 3 «Реквизиты шаблона документа»
Для реквизита «Наименование» можно настроить правила, по которым наименование документа будет формироваться автоматически. Это позволит унифицировать наименования создаваемых в системе документов.
! При настройке шаблона наименования оно становится недоступным для редактирования пользователем при создании документа.
Рисунок 4 «Создание шаблона наименования документа»
На вкладке «Файлы» необходимо добавить типовую форму файла договора аренды оборудования.
Рисунок 5 «Добавление файла в шаблон документа»
Для настройки правил автоматического заполнения файла можно использовать текстовые поля или строки в содержимом файла.
Система позволяет настроить параметры автоматического заполнения файлов только для текстовых форматов (полноценно для .doc, .docx, с некоторыми ограничениями для (.txt, .html, .htm).
Текстовые поля можно создать в файле двумя способами:
1. Автоматическое создание текстовых полей из системы 1С:Документооборот.
Для этого необходимо в карточке шаблона документа на вкладке «Файлы» перейти по гиперссылке «Открыть». В открывшейся форме выбрать реквизиты для создания автозаполняемых текстовых полей, напротив указать необходимое количество.
Рисунок 6 «Автоматическое создание текстовых полей в файле»
После выбора нужных реквизитов, необходимо нажать кнопку «Готово». Файл автоматически откроется на редактирование. Отмеченные реквизиты будут созданы автоматически общим списком, файл откроется на редактирование. Необходимо вручную настроить их местоположение в файле, выделив текстовое поле полностью -> «Вырезать» и «Вставить» в нужном месте.
Рисунок 7 «Автоматическая вставка текстовых полей в файл»
2. Ручное создание текстовых полей в файле.
Для добавления текстовых полей в файле вручную, необходимо открыть файл на редактирование (если он уже приложен к шаблону), либо до загрузки просто открыть вордовский документ.
! Для вставки параметров в настройках Word документа должен быть включен раздел «Разработчик».
Включить раздел можно в настройках Word документа «Файл» -> «Параметры» (в версии Word 10, в более ранних версиях может быть другое наименование меню «Настроить ленту»). Включаем вкладку «Разработчик».
Рисунок 8 «Добавление вкладки Разработчик»
Далее переходим в документе на вкладку «Разработчик» и вставляем текстовое поле.
Рисунок 9 «Вставка текстового поля в Word»
Двойным щелчком мыши открывает параметры текстового поля (текстовое поле, выделенное серым цветом). Указываем наименование параметра (поле закладка), который будет использоваться при настройке автозаполнения, он должен отражать суть автозаполняемого реквизита, например, Регистрационный номер – «РегНомер».
Наименование должно быть без пробелов и прочих знаков, если наименование состоит из нескольких слов, каждое слово начинать с заглавной буквы. Строка ограничена. В поле «Текст по умолчанию» можно написать наименование, которое будет отображаться на фоне серого цвета в файле.
Рисунок 10 «Параметры текстового поля»
После создания всех текстовых полей, необходимо сохранить файл и закончить редактирование файла в системе. В описании к созданной версии, написать произвольный комментарий, например, «Вставка автозаполняемых полей».
Настройка правил автоматического заполнения файлов
Если текстовые поля были созданы автоматически из системы 1С: Документооборот, правила настраивать не требуется, они создаются автоматически.
Если текстовые поля были созданы вручную в файле, необходимо в разделе «Нормативно-справочная информация» настроить заполнение файлов.
В списке доступных файлов типовых форм необходимо выбрать нужный. Для того, чтобы настроить новое правило, необходимо нажать кнопку «Добавить», в открывшейся форме выбрать поле, которое необходимо заменить «Поле в файле», а также реквизит на который нужно его заменить «На значение реквизита» (или скрипт – выражение на встроенном языке – используется, в случае, когда настройка на значение реквизита не решает поставленную задачу).
Рисунок 11 «Настройка правил автоматического заполнения»
Проверить корректность настройки автозаполнения можно, нажав кнопку «Проверить настройку автозаполнения». В открывшемся списке документов, необходимо выбрать аналогичный настраиваемого виду документ, открыть его двойным щелчком мыши.
Проверка будет корректна, если ранее был создан документ по настраиваемому шаблону.
Рисунок 12 «Проверка корректности настройки правил автозаполнения»
В результате корректной настройки ваш документ будет заполняться автоматически, что позволит избежать ошибок, вызванных человеческим фактором. Для более сильной защиты, можно установить пароль на текст, не подлежащий редактированию. Это настраивается типовыми средствами Word.
! На момент настройки текстовых полей, необходимо снять защиту. После настройки включить.
Создание и настройка шаблона документа в 1С: Документооборот
Одной из Ключевых возможностей Документооборота является автозаполнение шаблонов документов на основании данных карточки вида документа. Как правило используется в договорной работе. Создание Автозаполнения шаблонов документов позволяет существенно сократить время на подготовку печатной версии типовых документов.
Шаблон документа автоматически заполняется данными из карточки документа к которому относится этот шаблон, а также есть возможность настроить по мимо типовых реквизитов и различные алгоритмы включая различные склонения тех же должностей и ФИО.
Для использования данного функционала в первую очередь необходимо включить данную опцию в настройках. Для этого переходим «Настройка и администрирование/Настройка программы/Настройка работы с файлами. Здесь нам нужно взвести галку «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».
Теперь перейдем непосредственно к созданию вида документа где будет автоматически заполняться шаблон нашего документа. Переходим по пути «Нормативно-справочная информация/Виды документов». Для создания своего вида документа нажимаем кнопку «Создать».
Мы переходим к созданию карточки вида документа. Заполняем параметры в зависимости от требований. В нашем случае для примера достаточно на первой вкладке Вид документа указать только его наименование. К примеру «Договор». После чего записываем.
Далее переходим ко второй вкладке Шаблон документа.
В нем так же можно заполнить параметры, которые необходимы по требованиям. Нам же здесь интересна только вкладка «Файлы».
Переходим в нее и видим табличную часть с возможностью добавить нужный нам файл, который в дальнейшем при создании карточки документа с этим видом документа будет заполняться.
Добавляем через кнопку добавить или простым перетаскиванием файла в область табличной части.
По итогу у нас появится наш шаблон файла, который мы будем настраивать.
Для настройки заполнения мы переходим по гиперссылке «Не настроено».
В открывшемся окне мы увидим 2 вкладки. «Реквизиты» и «Скрипты».
На вкладке Реквизиты можно выбрать типовые реквизиты, которые уже есть в карточке нашего вида документа, а также есть возможность раскрыть некоторые реквизиты для вывода информации которая хранится не в нашем документе, а к примеру, в справочнике Организации для вывода к примеру нужного нам банковского счета.
Галками выбираются необходимые реквизиты, а в поле количество проставляется сколько раз нужно вывести в документ данный реквизит.
После чего можно нажать кнопку «Готово». Дождаться момента, когда система сможет добавить реквизиты в файл и откроет его для редактирования.
В документе видно, что как мы и заказывали система, добавила три реквизита по одному разу и один реквизит дважды. В word если дважды щелкнуть по нашему реквизиту, то можно увидеть, что это Текстовое поле и оно имеет ряд обязательных для заполнения параметров.
Основное для использования ДО это «Текст по умолчанию» который будет выводиться в режиме просмотра и редактирования файла без заполнения, и «Закладка» — это параметр по которому система будет понимать, что это за реквизит и какой реквизит соответствует в самой системе. В таких созданных реквизитах система имеет свой перечень названий и его изменение может привести к тому что при заполнении система не сможет подобрать нужное соответствие и ваше поле будет не заполненным.
Теперь можно перейти непосредственно к вкладке Скрипты в настройке. Для того что бы была возможность настраивать через скрипты наши реквизиты в самом файле необходимо создать такое же текстовое поле только указать свой Текст по умолчанию и самое главное Закладку. Самое простое скопировать существующий реквизит и его изменить. Допустим нам нужно будет просклонять ФИО пользователя, который подготовил. Для этого копируем существующее текстовое поле и меняем параметры.
Нажимаем ОК сохраняем документ, закрываем и возвращаемся в ДО.
В первую очередь после того как сохранили документ в системе нужно нажать кнопку Закончить. Это позволит системе сохранить изменения, которые мы внесли у себя в копии файла ну и позволит начать настраивать скрипты.
При нажатии кнопки закончить высветится окошко сохранение фала где можно ввести комментарий, что было изменено.
После нажатии кнопки Готово на будет снова доступна настройка заполнения файлов.
Поскольку мы уже ранее настраивали заполнение название команды поменялось. Открываем настройку и переходим в скрипты.
Кнопкой добавить добавляем строку и в поле колонки «Поле файла» выбираем наш параметр.
Помимо типовых реквизитов, которые мы добавляли на закладке Реквизиты, есть еще и наш созданный вручную в самом файле. Выбираем его.
Наш реквизит перенесся. Нажимаем на три точки в поле скрипт и у нас открывается окно для кодинга.
Результат Обработки это то значение, которое будет передано в файл в выбранный параметр. В остальном используется обычный код 1С с возможностью обращения к общим модулям. Обращение к реквизитам карточки документа через Файл.ВладелецФайла.
К примеру, в конфигурации ДО есть общий модуль в котором есть много полезных функций касаемо склонения. Называется он СклонениеПредставленийОбъектов в котором есть различные функции, которые помогают просклонять что-то.
Пример скрипта, который выводит нам ФИО, подготовил в родительном падеже.
После сохраняем и можно проверить при создании что нам напишет в файле.
Как мы видим последний параметр относится к нашему скрипту и результат фамилия про склонена. Второй по счету параметр не заполнен так как я не регистрировал документ. А там указывается как раз ФИО того, кто зарегистрировал документ.
Настройка шаблонов Внутренних документов в 1С:Документооборот
Для подготовки информационной базы в 1С:Предприятие (1С:Документооборот) необходимо открыть блок Настройка и администрирование.
Открываем «Меню функций».
Настройка и администрирование – Настройка программы.
В 1С:Документооборот выделим основные настройки, которые нам потребуются для настройки шаблонов Внутренних документов в 1С.
В Настройках программы для документов можно установить:
1. Общие настройки:
— Версионирование для объектов системы;
— Дополнительные реквизиты сведения.
2. Права доступа для разграничения доступа к документам.
-Категории документов и файлов;
-Учет-скан копий оригиналов;
-Учет по организациям;
4. Работа с файлами.
2. Настройка шаблона документов в 1С
Настройка шаблонов документов в 1С находится в блоке Нормативно-справочная информация – Виды документов.
Внутренние документы в 1С.
По кнопке «Создать» открывается настройка шаблона документа в 1С, где обязательно нужно указать Наименование документа и настройки учета данного документа. Также в 1С предприятие Документооборот на данной закладке Администратор может задать Дополнительные реквизиты для документа и Политики доступа.
По одному виду документов у нас может быть Создано несколько шаблонов.
Их можно создать или скопировать уже существующие шаблоны на закладке «Шаблоны» документов в 1С.
Для настройки шаблонов нужно настроить реквизиты.
-Папка (она также может ограничивать доступность на работу с документом)
На закладке файлы можно настроить автозаполнение шаблона документа в 1С.
Настройку можно осуществить по доступным реквизитам по умолчанию или задать через скрипт. Пример:
КонтактноеЛицо=Файл.ВладелецФайла.КонтактноеЛицо;
(получаем ФИО контактного лица)
3. Создание документов по шаблону 1С
После всех настроек пользователю достаточно зайти в блок Документы и файлы- «Документы внутренние» в 1С.
В зависимости от всех настроек доступа по кнопке «Создать» открываются доступные шаблоны. И будут все реквизиты, которые заполнили в шаблоне.