How to Export Outlook Calendar to Excel [2 Methods]
Hello welcome everyone, today we will learn how to export Outlook calendar to Excel. If you are working for a multinational corporation, and assigned to the laid down your Outlook calendar in Excel, then what will you do? Will you mark your events and meetings one by one into Excel cells? No, there is a way, you can export your Outlook calendar simultaneously to Excel.
Here is the tutorial on how to export Outlook calendar to Excel.
Table of Contents
Why we Export Outlook Calendar to Excel?
Exporting a calendar into Excel makes your events easier to analyze. If you want to share your Outlook calendar with others, then you can also export it to Excel and then can import it to Outlook to another. By learning how to export Outlook calendar to Excel, you will no longer need to make schedules on Excel manually because, with the help of the Outlook import/export feature, you can easily export your entire calendar to an Excel sheet.
If you also want to learn how to export Outlook Calendar to Excel, then move to the next section in which we will discuss a complete guide on how to export Outlook Calendar to Excel.
How to Export Outlook Calendar to Excel
In this tutorial, we will learn two methods of exporting the Outlook calendar to Excel.
- Exporting Outlook calendar to Excel by export option
- Exporting Outlook calendar to Excel by copying/pasting
Export Outlook Calendar to Excel – by Export Option
Fortunately, Outlook has a built-in import-export option in it through which you can also easily export Outlook calendar. This method may be a little long but easy to understand. Follow the following instructions to export the Outlook calendar to Excel.
Step 1
To export the Outlook calendar first, you must launch it. Click on the small calendar icon at the left bottom of the window.
Step 2
Once your calendar has been opened, click on the “File” tab of the menu bar as directed in the following picture.
Step 3
When you click on the file tab, a new window will slide down where you will find an “Open & Export” option as can be seen in the blue panel in the following screen.
Step 4
When you click on the “Open & Export” tab, you will see several options regarding open and export in just the next section. In these options click on the “Import/Export” button.
Step 5
When you click on the import/export button a small new window will pop up in front of you where you will see so many options for import and export files. As we need to export our Outlook calendar, here we are going to select “Export to a file” to export our Outlook calendar. Then click on the “Next” button to proceed with the procedure.
Step 6
In the next step of exporting files, you will be asked to select the file type in which you want to export your Outlook calendar. Here we are going to select “Comma Separated Values” or. CSV file type. Then click on the “Next” button to move for further procedure.
Step 7
In the next step, Outlook will ask you to select the folder or calendar that you want to export. Browse your folder location from the following section and select the calendar of events that you want to export to Excel. Then click on the next button to move ahead.
Step 8
After selecting your calendar or folder, you will reach the next window where you will be asked for the CSV file location to save. Select the folder in your device by clicking on the browse button where you want to save this CSV file. Once you have selected the file location then click on the “Next” button to move to the next step.
Step 9
In the next section, you will be told about the action that Outlook is going to perform, if you want to make any changes you will go for “Map Custom Fields” and then click on the “Next” button.
Step 10
When you click on the next button, you will be asked for the date range at which you want to export your Outlook calendar in the next step. Select the date range from the following highlighted section.
Step 11
Once you have done so, select the date range in which you want to export your Outlook calendar. Then click on the following highlighted “OK” button to move to the next step.
Step 12
When you are clicking on the “OK” button a small new pop-up window will appear where you will see some loading fields required for exporting the Outlook calendar. Wait for a while, it will take a few minutes to export a CSV file to your device.
Step 13
Once your file has been exported to the device then go to the location where you saved your CSV file. Click on it to open, it.is a CSV file, it will automatically open on Microsoft Excel if your device has successfully installed Office.
Step 14
As you can see from the result in the following picture your Outlook calendar has been exported to Excel as we required.
Export Outlook Calendar to Excel – by Copy/Paste
You can also export your Outlook calendar by copying/pasting the option. In this method, we will tell you how to export the Outlook calendar to Excel by copy/paste option.
Step 1
If you are on Outlook calendar, then click on the “View” tab from the menu bar as directed in the following picture.
Step 2
When you click on the “View ” tab, you will see all view settings and options on the Outlook ribbon where at first you will see an option of “Change View” Click on it to change the view of your calendar.
Step 3
When you click on the change view option you will see a drop-down menu will open where you will see a “List” option through which you can change the view of your calendar in the form of a list.
Step 4
This list view will give you all details regarding your calendar in the form of a list as can be shown in the following screenshot. You will also see all your meetings and events details on the list. To export all of these, select all of these by pressing the Ctrl+A key.
Step 5
After selecting the entire calendar. Press the right click of the mouse on it and a drop-down menu will open click on the “Copy” option to copy all these selections.
Step 6
Once you have copied all your Outlook calendar data then launch Microsoft Excel in your window and take a new blank file. On this new file press the right click of the mouse anywhere and then click on “Paste Special” from the drop-down menu as directed in the following picture.
Step 7
When you click on paste special, a new pop-up window will open where to ask about the pasting file. As we need to paste our CSV file, select here “CSV” from the list and then click on the “OK” button.
Step 8
You will see that your all Outlook calendar data will be copied to Microsoft Excel as can be seen in the picture below. In this way as well, you can export your Outlook calendar to Excel.
Frequently Asked Questions
Q: Can we export Outlook Calendar to PDF?
A: Yes, you can print a daily, weekly, or monthly PDF view of Outlook Calendar. You will need to install any virtual printer software and then simply print your calendar to PDF then you can also save or export it to PDF.
Q: What is the difference between PST and CSV files in Outlook?
A: PST Stands for Personal Storage Table, it contains your messages and other Outlook items and is saved on your computer and used to store items like calendar events, contacts, and email messages.
CSV stands for Comma Separated values, is a text file that has a specific format that allows data to be saved in a table-structured format.
Conclusion
Wrapping up how to export Outlook Calendar to Excel. It’s all done! Now just launch your Outlook flow with the above instructions as your Outlook events are automatically exported to Excel. No more manual work is necessary. Hope this tutorial will find helpful to you and make your work easy.
How To Export Outlook Calendar To Excel On Your Windows PC?
Exporting your Outlook calendar to Excel can be a useful way to view and manipulate your schedule, as well as share it with others. It’s a fairly simple process that can be done on your Windows PC in just a few steps. Here’s how to do it:
1. Open Microsoft Outlook and click on the “Calendar” tab in the bottom left corner of the screen.
2. Next, click on the “Home” tab at the top of the screen and then click on the “Open Calendar” button in the Manage Calendars group.
3. From the drop-down menu, select “From Outlook Data File (.pst)” and then click “OK”.
4. Navigate to the location of your Outlook data file and select it. This file is typically located in the following location: “C:\Users[Your User Name]\AppData\Local\Microsoft\Outlook”.
5. Once you have selected the data file, click “OK” and the calendar will open in a new window.
6. From here, you can choose which calendar you want to export by selecting it from the left panel.
7. Once you have selected the calendar you want to export, click on the “File” tab at the top of the screen and then select “Export”.
8. From the Export window, select “Export to a file” and then click “Next”.
9. From the next window, select “Comma Separated Values (Windows)” and then click “Next”.
10. In the next window, you will be asked to choose which folder you want to export. Select the calendar you want to export and then click “Next”.
11. In the next window, you will be asked to choose a location to save the exported file. Select a location and then click “Finish”.
12. Once the export process is complete, the exported file will be saved to the location you specified. You can then open the file in Microsoft Excel by double-clicking on it.
Exporting your Outlook calendar to Excel is a quick and easy process that can be useful for a variety of reasons. Whether you want to view your schedule in a different format, share it with others, or simply have a backup copy of your calendar, exporting it to Excel is a simple and effective solution. With just a few clicks, you can easily export your Outlook calendar to Excel on your Windows PC.
3 простых способа экспортировать календарь в Excel
Многие профессионалы используют платформы для составления расписаний для организации своих заданий и встреч. Иногда вам может понадобиться экспортировать календарь в Excel. Это действие позволяет вам поделиться событиями с другими членами команды или проанализировать события в списке.
В этой статье мы расскажем, как экспортировать календарь в Excel тремя простыми способами, и определим, зачем вам может понадобиться экспортировать календарь в Excel.
Что такое календарь в Excel?
Календарь в Excel — это список событий, который содержит информацию о каждом событии. Вы можете ввести эти данные вручную, но многие люди создают календари Excel, экспортируя данные из таких платформ, как Microsoft Outlook или Google Calendar. Экспорт календарей в Excel позволяет просматривать информацию о событиях, например:
время и дата начала
Конечное время и дата
Является ли событие целым днем
Есть ли у события напоминания
Время и дата напоминания
Является ли событие частным
метки чувствительности, чтобы отметить события с конфиденциальной информацией
Почему важно экспортировать календарь в Excel?
Экспорт календаря в Excel облегчает анализ событий. Excel отображает информацию о событиях в аккуратных рядах, позволяя быстро просматривать детали без необходимости открывать отдельные события. Вы также можете использовать Excel для настройки того, какие сведения появляются для каждого события. Например, если вы не хотите, чтобы пользователи просматривали, является ли событие частным, вы можете удалить этот столбец из электронной таблицы.
Примеры того, когда можно экспортировать календарь в Excel
Вот несколько примеров того, как можно экспортировать календарь в Excel:
Оптимизация управления событиями
Ваш руководитель хочет поделиться с вами предстоящими событиями компании. Он пользуется своим календарем Google, но вы предпочитаете использовать календарь Outlook. Вместо того чтобы вручную добавлять каждое событие в календарь Outlook, вы экспортируете календарь Google своего руководителя в Excel. Затем вы загружаете файл Excel в календарь Outlook. Вы понимаете, что ваши коллеги также захотят добавить эти события в свои календари Outlook, поэтому вы отправляете им файл Excel по электронной почте. Они могут корректировать поля по своему усмотрению и загружать файл Excel в свои учетные записи Outlook.
Анализ данных о событиях
В рамках кампании по повышению производительности офиса вы экспортируете прошедшие встречи из Календаря Google. Вы сортируете события по темам, чтобы понять, какие темы ваша команда затрагивала чаще всего. Вы также подсчитываете, сколько часов ваша команда провела на совещаниях, и используете полученные результаты для планирования расписания будущих мероприятий и повестки дня.
Как экспортировать календарь Outlook в Excel
Узнайте, как экспортировать календарь Outlook в Excel, рассмотрев эти два метода:
Экспорт календаря Outlook в Excel путем копирования и вставки
Вот как экспортировать календарь Outlook путем копирования и вставки в Excel:
1. Открыть Outlook
Откройте календарь Outlook, который вы хотите экспортировать. Нажмите Изменить вид под Просмотреть вкладку и выберите Список. Обратите внимание, что Outlook преобразует ваши события в список, где вы можете увидеть такую информацию, как тема и место проведения каждого события.
2. Выберите события
Далее выберите события, которые вы хотите экспортировать. Вы можете выбрать все события, нажав кнопку Ctrl и A. Если вы хотите выбрать несколько соседних событий, нажмите на первое событие. Затем удерживайте кнопку Shift нажмите кнопку и выберите последнее событие. Чтобы выбрать несколько несмежных событий, удерживайте кнопку Ctrl при нажатии на каждый пункт в отдельности.
3. Копировать события в Excel
Щелкните правой кнопкой мыши на элементах и нажмите Копировать. Вы также можете скопировать события в буфер обмена, нажав кнопку Ctrl + C во время выбора элементов. Затем откройте рабочую книгу в Excel. Щелкните правой кнопкой мыши на пустой ячейке и нажмите Сохраняйте только текст под Вставить параметры. Список событий появится в рабочей книге вместе с такими деталями, как тема, местоположение и время.
Экспорт календаря Outlook в Excel с помощью функции экспорта
Вот как экспортировать календарь Outlook в Excel с помощью функции экспорта:
1. Открыть Outlook
Откройте календарь Outlook, который вы хотите экспортировать, и нажмите кнопку Файл. Нажмите Открыть & экспорт и выберите ИмпортЭкспорт. Это действие открывает мастер импорта и экспорта Microsoft.
2. Создать тип файла
Нажмите Экспортировать в файл и выберите Далее. Выберите Значения, разделенные запятыми. Нажмите Далее.
3. Выберите папку
Прокрутите вниз под Выберите папку для экспорта пока вы не увидите Календарь. Щелкните календарь, который вы хотите экспортировать. Выберите Далее.
4. Сохранить экспортированный файл
Нажмите Просмотрите и перейдите к месту, где вы хотите сохранить файл. Введите имя файла и обеспечьте Значения, разделенные запятыми появляется рядом с Сохранить как тип. Нажмите OK, затем нажмите Далее.
5. Выберите пользовательские поля
Рядом с окошком, в котором указано, какие действия будет выполнять Outlook, есть кнопка с надписью Пользовательские поля карты. Нажмите эту кнопку, чтобы настроить, какие поля экспортировать. Вы можете нажать Карта по умолчанию в правом нижнем углу, чтобы включить все поля календаря. Если вы хотите добавить отдельные поля, перетащите значения из левого поля в правое. Удалите поля, перетащив значения из правого поля в левое поле. Как только вы закончите, нажмите OK, тогда Завершить.
6. Установите диапазон дат
Введите начальную дату в первое поле и конечную дату во второе поле. Эти значения указывают Outlook экспортировать все задачи и встречи, которые происходят между двумя датами. Обратите внимание, что для повторяющихся задач и встреч между этими датами Outlook создает отдельные события для каждой из них. После установки диапазона дат нажмите OK. После завершения экспорта вы можете найти и открыть файл Excel.
Экспорт календаря Google в Excel
Вот как экспортировать календарь Google в Excel:
1. Открыть календарь Google
Откройте Календарь Google. Под Мои календари раздел в левой панели, наведите курсор мыши на календарь, который вы хотите экспортировать. Нажмите на три точки и выберите Настройки и совместное использование.
2. Экспортировать календарь
Проверьте правильность настроек календаря, таких как имя и описание. Затем нажмите на Экспортировать календарь кнопка. Найти .zip-папку, которую Google Календарь загружает на ваш компьютер, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Извлечение файлов.
3. Найдите .ics-файл
Открыть новую рабочую книгу Excel. Нажмите Файл, затем нажмите Откройте. Изменить тип файла на Все файлы чтобы вы могли видеть файлы, не относящиеся к Excel. Просматривайте, пока не найдете .ics файл, который вы извлекли из .zip-папка. Выбрать .ics-файл и нажмите Откройте.
4. Завершить Мастер импорта текста
После выбора .ics файл и нажмите Открыть, Excel откроет мастер импорта текста. Выберите Делимитированный радиокнопку и нажмите Далее. Под Разделители, проверьте Вкладка поле. Нажмите Завершить чтобы отобразить события вашего Календаря Google в электронной таблице.
Обратите внимание, что никакие продукты, упомянутые в этой статье, не связаны с Indeed.
Как экспортировать календарь Outlook
Приложение «Календарь» Windows 10 претерпело большое изменения. За годы развития Windows календарь стал намного удобнее в использовании. В это статье я покажу, как экспортировать календарь Outlook в формате CSV.
Календарь в Outlook помогает управлять всеми встречами, а также как список дел. Если вы хотите использовать другой календарь и перенести данные Outlook, тогда нет необходимости использовать какой-либо сторонний сервис, поскольку это можно сделать с помощью встроенной функции программы.
Экспорт календаря Outlook в файл CSV
Чтобы экспортировать календарь Outlook в CSV, выполните следующие шаги.
- Откройте Outlook и нажмите «Файл».
- Выберите опцию «Открыть и экспортировать».
- Нажмите на кнопку Импорт / Экспорт.
- Выберите Экспорт в файл из списка.
- Выберите значения, разделенные командой.
- Выберите Календарь и нажмите кнопку Далее.
- Выберите путь и дайте ему имя.
- Выберите действие, которое вы хотите выполнить.
- Выберите диапазон дат.
- Сохраните свой файл.
Далее рассмотрим весь процесс экспорта календаря Outlook в файл CSV подрбонее.
Сначала откройте Outlook на вашем компьютере и нажмите кнопку «Файл», который находится в правом верхнем углу. После этого выберите пункт «Открыть и Экспортировать» —> «Импорт / Экспорт».
Теперь нужно выбрать «Экспорт в файл» и нажать кнопку Далее.
Выберите подходящий формат файла. Есть возможность выбрать CSV или PST.
Теперь выберите Календарь из списка. Если нажать по календарю появятся дополнительные настройки экспорта календаря. Например, вы можете выбрать дни рождения, встречи, праздники и т. д. Сделайте это в соответствии со своими потребностями и нажмите кнопку Далее.
После этого вам нужно выбрать путь, куда будет сохранен файл. Для этого нажмите кнопку «Обзор», выберите местоположение на своем компьютере и введите имя по своему желанию.
После нажатия кнопки «Далее» будет показано действие, которое должно быть выполнено. Убедитесь, что в соответствующем действии есть галочка. Если это так, нажмите кнопку Готово и выберите диапазон дат. После этого и нажатия кнопки ОК, файл будет сохранен в нужном месте.
Теперь вы можете открыть файл календаря Outlook в Excel или Google Sheets.
Outlook поставляется со встроенной функцией, которая позволяет пользователям экспортировать все записи в формат CSV — это очень полезная вещь, которая, я надеюсь, сэкономила вам кучу времени.