Перекрестные запросы
Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:
- возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
- простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.
Однако они имеют и недостатки — например, нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию или по убыванию для заголовков строк.
Перекрестные запросы удобны для представления данных в виде таблицы, но т. к такая таблица часто имеет разное количество столбцов, на них довольно сложно строить отчеты. Создание отчета на базе перекрестного запроса будет рассматриваться в гл. 13.
В качестве примера сформируем два перекрестных запроса к базе данных "Борей" для вывода ежемесячных продаж товара (по его коду) и ежеквартальных продаж товара (по его типу). Подобные таблицы, содержащие итоги, которые подводятся через определенные промежутки времени, например через каждый месяц или квартал, обычно используются в качестве данных для графиков.
В описываемой ниже пошаговой процедуре создания перекрестного запроса показано, как можно пользоваться выражениями для создания новых вычисляемых полей в запросах.
Итак, мы будем создавать перекрестный запрос, в котором в строках выводятся товары, а в столбцах — соответствующие им ежемесячные объемы продаж. Для этого:
- Создайте новый запрос в режиме Конструктора и добавьте в него таблицы "Товары" (Products), "Заказы" (Orders) и "Заказано" (Order Details).
- Перетащите поля "КодТовара" (ProductlD) и "Марка" (ProductName) таблицы "Товары", а затем поле "ДатаРазмещения" (OrderedDate) таблицы "Заказы" в первые три столбца бланка запроса.
- Выберите команду меню Запрос, Перекрестный (Query, Crosstab Query). Заголовок окна запроса Запрос1:на выборку (Query1:Select Query) изменится на Запрос!перекрестный запрос (Queryl:Crosstab Query). Кроме того, в бланк запроса будут добавлены строки Перекрестная таблица (Crosstab) и Групповая операция (Total), в которую во всех столбцах автоматически вводится операция Группировка (Group By).
- Выберите в списке ячейки Перекрестная таблица столбца "КодТовара" значение Заголовки строк (Row Heading). Выполните то же самое для столбца "Марка". Эти столбцы являются требуемыми заголовками строк перекрестной таблицы.
- Выберите в списке ячейки Групповая операция столбца "ДатаРазмещения" значение Условие (Where). В ячейке Условие отбора (Criteria) этого столбца введите выражение <=#31.12.97# And >=#01.01.97# для вывода в перекрестной таблице данных за 1997 год.
- Установите курсор в ячейку Поле (Field) следующего (пустого) столбца и введите выражение:
Объем продаж: Sum([Количество]*[Заказано].[Цена])
Это будет поле, значение которого вычисляется с помощью описанного выражения, а название поля — "Объем продаж". В выражении используются поля из таблиц, которые включены в запрос, однако обратите внимание, что сами поля в результат запроса не включены. Это означает, что при создании вычисляемого поля в выражение можно включать ссылки не только на поля самого запроса, но и на поля, которые не включаются в результат запроса. Важно, чтобы они были в исходных таблицах. При ссылке на поле "Цена" в выражении мы указали еще имя таблицы "Заказано", а при ссылке на поле "Количество" не указывали. Указать имя таблицы пришлось потому, что поле с именем "Цена" присутствует и в таблице "Товары" и в таблице "Заказано". Если не указать в выражении имени таблицы, Access не сможет определить, из какой таблицы брать значения, поэтому при выполнении запроса выдаст сообщение об ошибке, как это представлено на рис. 8.13.
Рис. 8.13. Сообщение об ошибке в выражении вычисляемого поля
Выберите в ячейке Групповая операция (Total) того же столбца значение Выражение (Expression), а затем в ячейке Перекрестная таблица — значение Значение (Value). В столбце "Объем продаж" вычисляется общий объем заказов на каждый товар, который будет подставляться в ячейки результирующей таблицы запроса.
- Установите курсор в ячейку Поле (Field) следующего (пустого) столбца и введите выражение Format([ДатаРазмещения];"mmm"). Функция Format О в данном случае будет возвращать три первые буквы месяца от значения даты в столбце "ДатаРазмещения". С помощью этой функции мы создали еще одно вычисляемое поле в запросе, причем после окончания ввода этого выражения Access автоматически создает имя этого поля "Выражение!" (Exprl). Так происходит всякий раз, когда мы не определяем имя вычисляемого поля. Выберите из списка в ячейке Перекрестная таблица этого столбца значение Заголовки столбцов (Column Heading) (рис. 8.14). Это означает, что данный столбец запроса будет преобразован в процессе выполнения запроса в строку, содержащую заголовки столбцов результирующей таблицы.
Рис. 8.14. Перекрестный запрос в режиме Конструктора
- Нажмите кнопку Запуск (Run). Появится результирующее множество записей, представленное на рис. 8.15.
Рис. 8.15. Результирующее множество перекрестного запроса
Стоит обратить внимание, что выведенная перекрестная таблица обладает одним недостатком: расположение столбцов определяется алфавитным порядком их заголовков, а не хронологической очередностью. Избежать этой неприятности можно. Для этого необходимо задать порядок сортировки заголовков столбцов. В следующем разделе мы покажем, как это можно сделать.
Перекрестные запросы
Перекрестные запросы – особый вид итоговых запросов, представляющих данные в виде матрицы.
В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов, выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых располагается в левом столбце запроса, а второй – в верхней строке. Для создания такого запроса нужно:
Включить в бланк запроса поля, значения которых будут заголовками строк и столбцов, и поле, данные которого используются для статистических расчетов. При необходимости добавить поля, по которым задаются условия отбора записей.
В меню «Запрос» выбрать команду Перекрестный.
В бланке запроса появятся две дополнительные строки: Групповая операция и Перекрестная таблица.
Для поля, значения которого должны быть представлены в запросе как заголовки строк, в строке Групповая операция оставить стандартное значение Группировка, а в строке Перекрестная таблица выбрать значение Заголовки строк.
Для поля, значения которого должны быть представлены в запросе как заголовки столбцов, в строке Групповая операция оставить стандартное значение Группировка, а в строке Перекрестная таблица выбрать значение Заголовки столбцов.
Для поля, значения которого должны быть использованы для расчетов, в строке Перекрестная таблица выбрать из раскрывающегося списка строку Значения, а в строке Групповая операция – нужную статистическую функцию.
При необходимости задать условия отбора.
Выполнить запрос командой Запуск в меню «Запрос» или кнопкой Запуск на панели инструментов.
Запросы-изменения
Кроме запросов-выборок, Microsoft Access позволяет создавать запросы-изменения, предназначенные для изменения данных в существующих таблицах и создания новых таблиц.
Существуют четыре типа запросов-изменений:
запрос на создание таблицы – создает новую таблицу, полностью или частично копируя структуру и данные из одной или нескольких таблиц;
запрос на удаление записей – удаляет записи из одной или нескольких таблиц;
запрос на добавление записей – добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в одну или несколько других таблиц;
запрос на обновление записей – изменяет данные в группе записей.
Поскольку запросы-изменения приводят к необратимым изменениям, целесообразно выполнять их в два этапа: на первом этапе следует составить запрос на выборку и проверить правильность отбора данных, на втором – изменить вид запроса и выполнить его.
Запрос на создание новой таблицы
Для создания запроса:
Создайте запрос на выборку, включив в него нужные поля и при необходимости задав условия отбора.
В режиме «Таблицы» (меню «Вид») проверьте правильность выборки.
В режиме «Конструктор» в меню «Запрос» или на панели инструментов (кнопка Тип запроса) выберите команду Создание таблицы.
В открывшемся диалоговом окне введите имя новой таблицы.
Для выполнения запроса выберите команду Запуск в меню «Запрос» или щелкните по кнопке Запуск на панели инструментов.
Какие две дополнительные строки появляются в бланке запроса при выборе перекрестного типа запроса
Если вы хотите сделать сводные данные в Access более простыми для понимания, используйте перекрестный запрос. Он вычисляет сумму, среднее или результаты другой агрегатной функции, а затем группирует их с использованием двух наборов значений — сбоку и сверху таблицы. На ленте откройте вкладку Создание, а затем в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. В диалоговом окне Новый запрос дважды щелкните Перекрестный запрос.
Если в одном из наборов заголовков содержатся значения дат, мастер позволяет сгруппировать записи по стандартным интервалам, например по месяцам или кварталам.
В этой статье
Примечание: Перекрестные запросы недоступны в веб-приложениях Access, а в веб-базах данных поддерживаются только частично: их не могут использовать веб-объекты.
Общие сведения
Перекрестный запрос — это разновидность запроса на выборку. При выполнении перекрестного запроса результаты отображаются в таблице, структура которой отличается от других типов таблиц.
Результаты перекрестных запросов нагляднее, чем у обычных запросов на выборку с теми же данными (см. рисунок ниже).
1. Этот запрос на выборку группирует сводные данные вертикально по сотрудникам и категориям.
2. С помощью перекрестного запроса можно отобразить те же данные, но они группируются как по горизонтали, так и по вертикали. Это позволяет сделать таблицу более компактной и наглядной.
При создании перекрестного запроса необходимо указать, какие поля содержат заголовки строк, какие — заголовки столбцов, а какие — значения, по которым вычисляются сводные данные. При задании заголовков столбцов и суммируемых значений можно использовать только одно поле. При задании заголовков строк можно использовать до трех полей.
Для определения суммируемых значений и заголовков строк и столбцов можно также использовать выражения. Дополнительные сведения см. в статье Агрегатные функции SQL.
1. Эта часть содержит один, два или три столбца с заголовками строк. Имена полей, используемых в качестве заголовков строк, показаны в верхней строке этих столбцов.
2. Здесь показаны заголовки строк. Число строк в перекрестной таблице может быстро возрасти, если использовать более одного поля заголовков строк, поскольку отображаются все комбинации заголовков строк.
3. В столбцах с этой стороны содержатся заголовки столбцов и сводные значения. Обратите внимание на то, что имя поля заголовков столбцов не отображается в таблице.
4. Здесь показаны сводные значения.
Способы создания перекрестных запросов
С помощью мастера перекрестных запросов. Использование мастера перекрестных запросов — обычно наиболее простой и быстрый способ создать такой запрос. Большая часть работы при этом выполняется автоматически, однако некоторые возможности недоступны.
У мастера есть три преимущества:
Простота использования. Для создания перекрестного запроса требуется лишь запустить мастер, а затем ответить на ряд вопросов, следуя инструкциям.
Возможность автоматически группировать даты по интервалам. Если есть поле со значениями дат или времени, которое вы используете для заголовков столбцов, с помощью мастера можно сгруппировать даты по интервалам, таким как месяцы или кварталы.
Совет: Если вы хотите использовать значения из такого поля в качестве заголовков столбцов, но при этом нужно сгруппировать даты по интервалам, недоступным в мастере (например, по финансовым годам или двухлетним периодам), не используйте его для создания запроса. Вместо этого создайте перекрестный запрос в конструкторе и задайте интервалы с помощью выражения.
Возможность использовать мастер в качестве отправной точки. Вы можете создать с помощью мастера базовый перекрестный запрос, а затем точно настроить его структуру в конструкторе.
Тем не менее с помощью мастера невозможно сделать следующее:
использовать больше одной таблицы или одного запроса в качестве источника записей;
использовать для создания полей выражение;
добавить запрос на ввод параметров;
задать список фиксированных значений, которые будут использоваться в качестве заголовков столбцов.
На последнем этапе в мастере можно перейти в конструктор и настроить запрос более точно. Благодаря этому вы можете добавить элементы, недоступные в мастере, например дополнительные источники записей.
С помощью конструктора. В конструкторе можно более точно настроить структуру запроса. В этом режиме доступны возможности, отсутствующие в мастере.
Создавать перекрестный запрос в конструкторе рекомендуется в следующих случаях:
У вас есть больше контроля над процессом. Мастер принимает некоторые решения за вас.
в качестве источника записей необходимо использовать более одной таблицы или одного запроса;
требуется запрашивать ввод параметров;
в качестве полей запроса нужно использовать выражения;
необходимо задать набор фиксированных значений, которые будут использоваться в качестве заголовков столбцов;
вы хотите попрактиковаться в использовании бланка запроса.
Написание запроса SQL представлении При этом перекрестный запрос можно написать SQL представлении. Однако в представлении «Параметры» невозможно указать SQL данных. Если вы хотите использовать параметр в перекрестных запросах, необходимо указать тип данных параметра, внося изменения в запрос в конструкторе.
Совет: Помните, что при создании перекрестных запросов необязательно ограничиваться одним способом. Например, всегда можно создать запрос с помощью мастера, а затем изменить его структуру в конструкторе.
Создание перекрестного запроса с помощью мастера
Для использования мастера необходимо использовать одну таблицу или один запрос в качестве источника записей для перекрестного запроса. Если данные, которые вы хотите включить, содержатся в нескольких таблицах, сначала создайте запрос на выборку, возвращающий их. Дополнительные сведения о создании запросов на выборки см. в разделе «См. также».
В этом примере мы создадим перекрестный запрос, использующий таблицу «Товары» из примера базы данных «Борей». Мы хотим отобразить количество товаров в каждой категории для всех поставщиков.
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов.
В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Перекрестный запроси нажмите кнопку ОК.
Будет запущен мастер создания перекрестных запросов.
На первой странице мастера выберите таблицу или запрос, которые вы хотите использовать для создания перекрестного запроса. В данном примере выберите таблицу Товары, а затем нажмите кнопку Далее.
На следующей странице выберите поле, содержащее значения, которые требуется использовать в качестве заголовков строк. В качестве источников заголовков строк можно выбрать до трех полей, однако чем меньше используется заголовков строк, тем легче будет изучать перекрестную таблицу. Если для формирования заголовков строк используется несколько полей, то порядок их выбора определяет, как будут по умолчанию сортироваться результаты.
В данном примере выберите ИДы поставщиков.Value и нажмите кнопку с символом >. Обратите внимание на то, что Access отображает имя поля в левой части окна предварительного просмотра запроса внизу диалогового окна. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.
На следующей странице выберите поле, содержащее значения, которые требуется использовать в качестве заголовков столбцов. Обычно следует выбирать поле, содержащее меньше значений, чтобы результаты было удобно читать. Например, использовать поле с небольшим количеством возможных значениями (такое как пол) обычно предпочтительнее, чем поле, которое может содержать множество различных значений (такое как возраст).
Если поле, выбранное для создания заголовков столбцов, содержит данные типа «Дата/время», мастер выполнит дополнительное действие, предложив указать способ группировки дат по интервалам, например по месяцам или кварталам.
В этом примере выберите категорию и обратите внимание на то, что в верхней части окна предварительного просмотра запроса в нижней части диалоговых окна отображаются имена категорий. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.
Если для заголовков столбцов выбрано поле типа «Дата/время», на следующей странице мастера будет предложено задать интервал для группировки дат. Возможные варианты: Год, Квартал, Месяц, Дата и Дата/время. Если поле, выбранное для формирования заголовков столбцов, не относится к типу «Дата/время», эта страница мастера пропускается.
На следующей странице выберите поле и функцию для расчета сводных значений. Набор доступных функций зависит от типа данных поля.
На той же странице установите или снимите флажок Да, чтобы соответственно включить в запрос или исключить из него итоговые значения по строкам.
Если итоги строк включены, в перекрестный запрос добавляется заголовок строки, в котором используются те же поле и функция, что и для значения поля. При включении итога по строке вставляется дополнительный столбец, содержащий сводные данные по остальным столбцам. Например, если перекрестный запрос вычисляет средний возраст по расположению и полу (с использованием заголовков столбцов, определяемых полом), в дополнительном столбце будет рассчитываться средний возраст по расположению независимо от пола.
В данном примере выберите ИД в области Поля и Число в области Функции, чтобы подсчитать количество товаров для каждого сочетания поставщика и категории. Не снимайте флажок Да. Access создаст столбец, в котором суммируется число товаров каждого поставщика. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.
На последней странице мастера введите имя запроса и укажите, требуется ли просмотреть результаты или изменить структуру запроса.
Функцию, используемую для получения итогов по строкам, можно изменить, отредактировав перекрестный запрос в режиме конструктора.
Если вы использовали таблицу «Товары» из базы данных «Борей», перекрестный запрос отобразит список поставщиков в виде строк, названия категорий продуктов в виде столбцов, а количество товаров на их пересечении.
В конструкторе для создания перекрестного запроса можно использовать сколько угодно источников записей (таблиц и запросов). Однако вы можете сделать ее простой, создав запрос на выборку, возвращающий все нужные данные, а затем используя его в качестве только источника записей для перекрестного запроса. Дополнительные сведения о создании запросов на выборки см. в разделе «См. также».
При построении перекрестного запроса в режиме конструктора используются строки бланка запроса Всего и Перекрестная таблица, в которых указывается, какие значения поля станут заголовками столбцов, какие — заголовками строк, а какие будут использоваться для вычисления суммы, среднего, количества или других расчетов.
1. Значения в этих строках определяют, является ли поле заголовком строки, заголовком столбца или сводным значением.
2. Этот параметр задает отображение значений поля в виде заголовков строк.
3. Этот параметр задает отображение значений поля в виде заголовков столбцов.
4. Эти параметры задают получение сводных значений.
Создание запроса
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните каждую таблицу или запрос, которые необходимо использовать в качестве источников записей.
Если используется несколько источников записей, убедитесь, что таблицы или запросы соединены по общим полям. Дополнительные сведения о присоединении к таблицам и запросам см. в разделе «См. также».
Закройте диалоговое окно Добавление таблицы.
На вкладке Конструктор в группе Тип запроса щелкните элемент Перекрестная таблица.
В окне конструктора запроса дважды щелкните каждое поле, которое необходимо использовать как источник заголовков строк. Можно выбрать до трех полей для создания заголовков строк.
В бланке запроса в строке Перекрестная таблица для каждого поля заголовков строк выберите значение Заголовки строк.
Можно ввести выражение в строке Условие отбора, чтобы ограничить число результатов для этого поля. Можно также использовать строку Сортировка, чтобы указать порядок сортировки для поля.
В окне конструктора запросов дважды щелкните поле, которое необходимо использовать в качестве источника заголовков столбцов. Для этого можно выбрать только одно поле.
В бланке запроса в строке Перекрестная таблица для поля заголовков столбцов выберите значение Заголовки столбцов.
Можно ввести выражение в строке Условие отбора, чтобы ограничить число результатов для поля заголовков столбцов. Однако использование условного выражения для поля заголовков столбцов не ограничивает число столбцов, возвращаемых перекрестным запросом. Ограничения касаются того, какие столбцы могут содержать данные. Предположим, например, что имеется поле заголовков столбцов с тремя возможными значениями: красный, зеленый и синий. Если к полю заголовков столбцов применить условие =’синий’, в перекрестной таблице останутся столбцы «Красный» и «Зеленый», но только столбец «Синий» будет содержать данные.
Чтобы ограничить набор значений, отображаемых в качестве заголовков столбцов, можно задать список фиксированных значений с помощью свойства запроса Заголовки столбцов. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.
В окне конструктора запроса дважды щелкните поле, которое необходимо использовать для расчета сводных значений. Для расчета сводных значений можно выбрать только одно поле.
В бланке запроса в строке Всего для поля сводных значений выберите статистическую функцию, с помощью которой следует вычислять значения.
В строке Перекрестная таблица для поля сводных значений выберите элемент Значение.
Задавать условия отбора или выполнять сортировку по полю сводных значений нельзя.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Задание фиксированных значений для заголовков столбцов
Чтобы задать фиксированные значения для использования в заголовках столбцов, можно воспользоваться свойством запроса Заголовки столбцов.
Откройте перекрестный запрос в режиме конструктора.
Если окно свойств не открыто, откройте его, нажав клавишу F4.
Убедитесь, что в окне свойств над вкладкой Общие указано Возможен выбор:Свойства запроса. В противном случае щелкните в пустом месте над бланком запроса.
В окне свойств на вкладке Общие в строке свойства Заголовки столбцов введите через запятую значения, которые следует использовать в качестве заголовков столбцов.
В заголовках столбцов запрещается использовать некоторые символы (например, большинство знаков препинания). Если такие символы будут вводиться в списке значений, каждый из них будет автоматически заменяться символом подчеркивания (_).
Синтаксис SQL для перекрестного запроса
Перекрестный запрос можно задать в SQL как инструкцию TRANSFORM. Для инструкций TRANSFORM используется следующий синтаксис:
AGGfunction
selectstatement
transform PiVOT pivotfield [IN (значение1[, значение2[, . ]])]
Инструкция TRANSFORM состоит из следующих элементов:
агрегатная_функция
Агрегатная функция SQL, обрабатывающая выбранные данные.
инструкция_select
поле_сводной_таблицы
Поле или выражение, которое нужно использовать для создания заголовков столбцов в наборе результатов запроса.
значение1, значение2
Фиксированные значения, используемые для создания заголовков столбцов.
SQL не ограничивает количество таблиц или запросов, которые можно использовать в качестве источников записей для перекрестного запроса. Однако вы можете сделать ее проще, создав запрос на выборку, возвращающий все данные, которые вы хотите использовать в перекрестный запрос, а затем используя его в качестве источника записей. Дополнительные сведения о создании запросов на выборки см. в разделе «См. также».
На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.
Закройте диалоговое окно Добавление таблицы.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Режим и выберите пункт Режим SQL.
На вкладке объекта SQL введите или вставьте следующий код:
В первой строке, после инструкции TRANSFORM, введите выражение для расчета сводных значений, например Sum([Кол-во]).
Если в качестве источника записей используется больше одной таблицы или одного запроса, укажите имя таблицы или запроса как часть имени каждого поля, например Sum([Расходы].[Кол-во]).
Во второй строке, после инструкции SELECT, введите список полей или выражений полей, которые требуется использовать в качестве заголовков строк. Элементы списка отделяются друг от друга запятыми, например: [Бюджет].[ИД_отдела], [Расходы].[Тип].
В третьей строке, после инструкции FROM, перечислите таблицы или запросы, которые нужно использовать в качестве источников записей, например Бюджет, Расходы.
В четвертой строке, после инструкции GROUP BY, укажите те же поля, что и в предложении SELECT на шаге 6.
В пятой строке, после инструкции PIVOT, введите имя поля или выражение, которое требуется использовать для заголовков столбцов, например PIVOT [Бюджет].[Год].
Для настройки порядка сортировки в перекрестном запросе в режиме SQL используется предложение ORDER BY.
Вставьте строку между предложениями GROUP BY и PIVOT.
В новой строке введите ORDER BY, а затем — пробел.
Далее введите имя поля или выражение, по которому нужно выполнить сортировку, например ORDER BY [Расходы].[Класс_расходов].
По умолчанию предложение ORDER BY сортирует значения по возрастанию. Если нужно выполнить сортировку по убыванию, введите DESC после имени поля или выражения.
Если требуется выполнить сортировку еще по одному полю или выражению, введите запятую, а затем укажите имя этого поля или выражение. Сортировка будет выполнена в порядке, в котором поля или выражения указаны в предложении ORDER BY.
В конце предложения PIVOT в представлении SQL перекрестного запроса введите IN, а затем в скобках укажите через запятую значения, которые должны стать заголовками столбцов. Например, если ввести IN (2007, 2008, 2009, 2010), будут заданы четыре заголовка столбцов: 2007, 2008, 2009, 2010.
Если ввести фиксированное значение, не соответствующее значению из поля сводной таблицы, оно станет заголовком пустого столбца.
Вставьте новую строку после предложения FROM в представлении SQL перекрестного запроса.
Введите WHERE, а затем — условие для поля.
Если требуется применить дополнительные условия, расширьте предложение WHERE с помощью операторов AND и OR. Используя скобки, вы также можете объединить условия в логические группы.
Иногда вместо того, чтобы использовать для заголовков строк или столбцов все значения поля, требуется сгруппировать их в диапазоны, которые затем будут применены в качестве заголовков. Предположим, что в качестве заголовков столбцов используются значения поля «Возраст». Вместо того чтобы создавать столбец для каждого значения возраста, может быть удобнее разбить данные по диапазонам возрастов.
Для создания диапазонов, выступающих в качестве заголовков строк или столбцов, можно использовать функцию IIf.
Совет: Если требуется создать интервалы для значений типа «Дата/время», рекомендуется воспользоваться мастером создания перекрестных запросов. Он позволяет объединить даты в интервалы Год, Квартал, Месяц, Дата или Дата/время. Если ни один из этих интервалов не подходит, создайте перекрестный запрос в режиме конструктора, а затем с помощью метода, описанного в данном разделе, создайте нужные интервалы.
Откройте перекрестный запрос в режиме конструктора.
В бланке запроса в строке Поле щелкните правой кнопкой мыши пустой столбец и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.
В поле Масштаб введите псевдоним поля и двоеточие (:).
Введите IIf().
В скобках после IIf введите выражение сравнения, определяющее первый диапазон значений поля.
Предположим, например, что создаются диапазоны для поля «Возраст», причем каждый диапазон должен охватывать двадцать лет. Выражением сравнения для первого диапазона будет [Возраст]<21.
После выражения сравнения введите запятую и далее имя диапазона в кавычках. Это имя станет в перекрестной таблице заголовком столбца (или строки) значений, попадающих в соответствующий диапазон.
Например, введите после [Возраст]<21 запятую и «0-20 лет».
После имени диапазона введите запятую (вне кавычек) и выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы создать другой диапазон, введите IIf() и повторите действия 5, 6 и 7.
Для последнего диапазона введите только имя.
Например, полное выражение IIf с вложенными подвыражениями, разбивающее поле «Возраст» на двадцатилетние диапазоны, может выглядеть следующим образом (разрывы строк добавлены для наглядности):
Примечание: Процедура вычисления выражения в Access будет прекращена при обнаружении первой же инструкции IIf, результатом вычисления которой окажется «истина». Нижние границы диапазонов задавать необязательно, поскольку любое значение, меньшее нижней границы данного диапазона, уже дало бы результат «истина».
В бланке запроса в строке Всего выберите вариант Группировка.
В строке Перекрестная таблица укажите, как следует использовать диапазоны: как заголовки строк или как заголовки столбцов. Помните, что можно задать от одного до трех заголовков строк и один заголовок столбца.
В перекрестный запрос можно включить предложение ввести данные, которое будет выводиться при выполнении запроса. Предположим, например, что используется несколько заголовков строк, в том числе «Страна/регион». Чтобы не выводить данные по всем странам и регионам, можно определить предложение ввести имя и отобразить данные в зависимости от значения, введенного пользователем.
Предложение ввести параметр можно добавить для любого поля заголовков строк.
Примечание: Вы также можете добавить запрос параметров для поля заголовка столбца, но это не помешает отображению столбцов.
Откройте перекрестный запрос в режиме конструктора.
В строке Условие отбора для поля заголовков строк, для которого требуется запросить у пользователя данные, введите текст вопроса в квадратных скобках. Этот текст будет отображаться в качестве приглашения при выполнении запроса.
Например, если ввести вопрос [Какая страна (регион)?] в строке Условие отбора, то при выполнении запроса откроется диалоговое окно, содержащее этот вопрос («Какая страна (регион)?»), поле ввода и кнопку ОК.
Совет: Чтобы сделать параметр более гибким, добавьте к выражению подстановочные знаки с помощью оператора Like. Например, вместо [Какая страна или регион?] в качестве критерия можно использовать like [Какая страна или регион?] &»*», чтобы параметр совпадал с диапазоном входных данных. Использование оператора Like не изменяет вид предложения ввести параметр.
На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры запроса в столбце Параметр введите то же приглашение, которое было задано в строке Условие отбора. Введите квадратные скобки, но не добавляйте подстановочные знаки и оператор Like.
В столбце Тип данных выберите тип данных параметра. Он должен соответствовать типу данных поля заголовков строк.
Если поле, используемое в перекрестном запросе для расчета сводных значений, содержит пустые значения, они пропускаются всеми статистическими функциями. В некоторых функциях это может отразиться на результате. Например, при расчете среднего все значения складываются и сумма делится на количество значений. Однако если поле содержит пустые значения, они не будут учтены в общем количестве значений.
В некоторых случаях удобнее заменить пустые значения нулями, чтобы они учитывались в групповых вычислениях. Для замены пустых значений нулями можно использовать функцию Nz.
Синтаксис функции Nz
Nz (variant [, valueifnull ] )
Функция Nz имеет аргументы, указанные ниже.
Обязательный аргумент. Переменная, имеющая тип данных Variant.
Значение_если_null
Необязательный аргумент (если он используется не в запросе) типа Variant. Значение Variant, которое обеспечивает возвращаемую величину, если аргумент variant имеет значение Null. Этот аргумент позволяет вернуть значение, отличное от нуля или пустой строки.
Примечание: Если функция Nz используется в выражении запроса без аргумента Значение_если_null , в результате выполнения этой функции для полей, содержащих пустые значения, будет возвращена пустая строка.
В бланке запроса, открытого в режиме конструктора, щелкните поле Значение правой кнопкой мыши.
Выберите в контекстном меню команду Масштаб.
В поле Масштаб заключите имя поля или выражение в скобки и введите перед скобками Nz.
Введите , 0 перед правой скобкой.
Например, при использовании функции Nz в поле «Потерянные часы» для замены пустых значений нулями законченное выражение будет выглядеть следующим образом:
Не усложняйте запросы без необходимости. С ростом числа комбинаций строк перекрестные запросы становится все труднее читать. Не используйте больше заголовков строк, чем необходимо.
Не забывайте о возможности поэтапного создания перекрестных запросов. Не ограничивайтесь одними таблицами. Часто бывает удобнее сначала построить итоговый запрос, а затем использовать его как источник записей для перекрестного запроса.
Будьте внимательны при выборе поля заголовков столбцов. Перекрестные таблицы удобнее изучать, когда число столбцов сравнительно невелико. Определив, какие поля следует использовать в качестве заголовков, выберите поле с минимальным числом различающихся значений, которые станут заголовками столбцов. Например, если в запросе вычисляется значение в зависимости от возраста и пола, рекомендуется в качестве заголовков столбцов использовать значения пола, а не возраста, поскольку значений последнего гораздо больше.
Используйте вложенный запрос в предложении WHERE. В перекрестном запросе можно использовать вложенный запрос как часть предложения WHERE.
Конструирование запросов выбора, перекрестного запроса, запросов на внесение изменений в базу данных
Запрос – это задание на извлечение данных из таблиц БД, на выполнение вычислений над данными БД, на внесение изменений в БД.
Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Он дает возможность: включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке; выбирать записи, удовлетворяющие различным условиям отбора; осуществлять вычисления над полями БД (создавать вычисляемые поля); группировать записи и находить для групп записей, для всех записей итоговые значения по некоторым полям с помощью статистических функций
Открытие окна Конструктора запроса в окне База данных производится
выбрать объект Запросы [Создать]
окно Новый запрос выбрать Конструктор [ОК]
окно Добавление таблицы выбирать таблицы, из которых необходимо
извлечь данные, и нажимать [Добавить] [Закрыть].
Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа.
Создание с помощью конструктора начинается с открытия окна конструктора запроса. В этом окне в бланк запроса последовательно перетаскиваются:
Поля, значения которых будут заголовками строк перекрестной таблицы; поле, значения которого будут заголовками столбцов перекрестной таблицы; поле, по которому подводится итог с использованием статистической функции.
Затем выполняется команда Запрос/Перекрестный. В р-те в бланке запроса появятся 2 новые строки: Групповая операция и Перекрестная таблица.Для полей со значениями в роли заголовков строк выбир. Заголовки строк,а для полей со знач. В роли заголовков столбцов-заголовки столбцов. В строке групповая операция для поля, по которому подводится итог, из раскрывающегося списка выбирается необходимая статистическая функция.
Запросы на внесение изменений в базу данных.
1) запрос на удаление – удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей. Если м-ду таблицами установл. связь с обеспечением целостности данных, но без каскадного удаления зап., то прежде составляется запрос на удаление записей за подчиненной табл., а затем — из главной. Из подчин. табл. в окне констр. Запроса вводится команда Запрос/Удаление. Если м-ду табл уст. связь с обеспеч. Целосн. данных и с каскадн. Удал зап., то созд. запрос на удал. записей только из главной табл. Запро/Удажение. В бланк запр. Перетаск. Поля, участвующие в усл. отбора записей на удал., и задаются условия отбора.
2) запрос на обновление – служит для изменения значений полей таблицы;
Запрос/Обновление. В бланке запроса появится нов строка Обновление. Затем в бланк запроса перетаскиваются все поля таблиц. Для полей, подлежащих обновлению, в строке Обновл. задаются выражения, знач. которых будут новыми значениями обновляемых полей. При необходимости обновления значений полей только в нек. записях задаются условия их оборота.
3) запрос на добавление – производит добавление записей из одной таблицы в другую таблицу; В кач-ве источника запроса указывается таблица, из кот. добавл. забиси в др. табл. Запрос/Добавление.
4) запрос на создание таблицы – создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Данный запрос может применяться для архивирования старых записей или создания резервных копий таблиц. Запрс/Создание таблицы. Указывается имя создаваемой таблицы и место куда ее поместить. Затем из списков полей перетаскиваются в бланк запроса поля, кот должны быть в этой табл., и при необходимости задаются условия отбора записей.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: