Как запланировать конференцию в тимс и сделать ссылку

Как организовать собрание Microsoft Teams на компьютере или мобильном устройстве

Хотите провести онлайн-видеовстречу, интервью или пошаговое руководство? Планируете ли вы использовать альтернативу Zoom вместо Microsoft Teams, но не знаете, с чего начать?

В этой статье объясняется, как провести собственное собрание Microsoft Teams на настольном компьютере или мобильном устройстве. Используя Microsoft Teams, вы можете создавать, подключаться, делиться и сотрудничать с семьей и друзьями в Интернете.

Что вам нужно для проведения собрания Microsoft Teams

Вы можете начать собрание Microsoft Teams с помощью компьютера или смартфона, если они соответствуют следующим минимальным системным требованиям .

3,0 ГБ доступного дискового пространства, 4,0 ГБ ОЗУ, разрешение экрана 1024 x 768, Windows 8.1 и новее.

1,5 ГБ свободного места на диске, 4,0 ГБ ОЗУ, разрешение 1280 x 800 или выше, последняя версия macOS и два ее последних предшественника.

Linux

3,0 ГБ полезного дискового пространства, 4,0 ГБ ОЗУ, разрешение экрана 1024 x 768 плюс 128 МБ графической памяти, ОС дистрибутива Linux с DEB или RPM.

Android

Последняя версия Android от Google или, по крайней мере, последние три ее версии.

iPhone, iPad и iPod touch с самой последней или предпоследней версией iOS.

Как организовать собрание Microsoft Teams с помощью настольного приложения

Вы можете использовать настольный клиент, веб-браузер или мобильное приложение для размещения собрания Teams независимо от того, есть ли у вас учетная запись Teams. Вот как это сделать.

Скачать : Команды для Windows, Linux и Mac (бесплатно)

1. Запустите классическое приложение Microsoft Teams.
2. Нажмите « Начать чат» или « Встреча», если используете его впервые.
3. Щелкните значок календаря на вертикальной вкладке слева, чтобы запланировать встречу.

Планирование собрания в Microsoft Teams

Ваш календарь Teams подключен к вашему календарю Exchange. Другими словами, если вы запланировали собрание в Outlook, оно отображается в Teams и наоборот.

Каждое собрание, запланированное в Teams, автоматически становится собранием по сети. Планируете из Outlook? Узнайте, как добавить Teams к собранию Outlook.

Примечание: До 1000 приглашенных могут присоединиться к собранию Teams и взаимодействовать с помощью чата, аудио и видео. Приглашенные также могут присоединиться к собранию, которое уже имеет 1000 участников (до 10 000) в качестве участников только для просмотра.

Планирование собрания

Есть несколько способов запланировать собрание в Teams:

Выберите Запланировать собрание в одном или групповом чате (под полем, в котором вы вводите новое сообщение), чтобы забронировать собрание с людьми в чате. Вы не можете запланировать собрание из чата собрания.

Выберите Календарь в левой части приложения и нажмите Создать собрание в правом верхнем углу.

Выберите диапазон времени в календаре. Откроется форма планирования.

В форме планирования можно указать название собрания, пригласить людей и добавить сведения о собрании. Воспользуйтесь Помощником по планированию, чтобы найти время, подходящее всем участникам.

В помощнике по планированию можно просмотреть часовые пояса, расписания и доступность участников в разные временные интервалы. В сетке помощника по планированию будет отображаться расписание каждого участника. Затеняемые области отображаются, когда участники заняты или имеют предварительные собрания. Не затененные области отображаются, когда участники свободны.

Завершив заполнение сведений, нажмите кнопку Сохранить, чтобы закрыть форму планирования и пригласить участников на собрание.

Добавление номера телефонного подключения

Включите номер телефона и идентификатор конференции, чтобы участники могли позвонить на собрание Teams. Если вы планируете собрание из Outlook, номер телефона и идентификатор конференции автоматически отображаются в приглашении на запланированное собрание. Сведения о том, как добавить эти сведения при планировании в Teams, см. в статье Добавление номера телефонного номера для собрания в Teams.

Назначение категорий собранию

Цветный код календаря с помощью категорий. Как и в Outlook, для каждого собрания в календаре можно назначить одну или несколько категорий. Существует несколько способов назначения категорий:

Щелкните правой кнопкой мыши событие в календаре и выберите Категоризировать, а затем выберите цвет.

При планировании собрания выберите Категория в верхней части формы планирования.

В настоящее время имена категорий и цвета можно изменять только в Outlook.

Для повторяющихся собраний категории могут применяться только к серии, а не к отдельным вхождениям.

В настоящее время категории не могут применяться к собраниям каналов.

Приглашение пользователей из-за пределов организации

Teams позволяет приглашать пользователей из-за пределов организации, включая тех, у кого нет лицензии на Teams. Чтобы пригласить их, вам потребуется их полный адрес электронной почты.

Перейдите в поле с текстом Добавьте обязательных участников. Если кто-то является необязательным участником, выберите вместо этого Необязательные.

Введите полный адрес электронной почты пользователя (например: Ivan@example.com).

Нажмите Пригласить. Он получит сообщение электронной почты со ссылкой на собрание.

Приглашение пользователей по ссылке

Teams позволяет приглашать людей на собрание по ссылке на собрание. Чтобы поделиться этой ссылкой:

Создайте собрание в Teams.

Перейдите в раздел Календарь в левой части Teams и выберите запланированное собрание.

Ссылка на собрание будет отображаться в виде URL-адреса. Скопируйте его, выбрав .

Добавление соорганизатора

Пригласив пользователей на собрание, вы можете добавить до 10 соорганизаторов, которые помогут вам управлять собранием. Перед добавлением соорганизаторов убедитесь, что пользователи, которых вы хотите добавить, уже добавлены в качестве необходимых участников, а затем выполните следующие действия:

Выберите собрание, а затем нажмите кнопку Изменить.

Выберите Дополнительные параметры > Параметры собрания.

На странице параметров собрания рядом с пунктом Выбор соорганизаторов щелкните стрелку вниз и выберите имя соорганизатора.

Нажмите кнопку Сохранить в нижней части экрана.

Примечание: Дополнительные сведения см. в статье Добавление соорганизаторов в собрание.

Создание собрания канала

Выберите Создать собрание.

Введите название канала в поле Добавьте канал (под полями времени и даты).

Каналы нельзя редактировать или добавлять после отправки приглашения. Вам потребуется отправить новое приглашение с обновленным каналом.

Примечание: Когда собрание проводится в канале, все участники команды смогут его увидеть и присоединиться к нему в этом канале. Эта возможность недоступна в закрытых каналах.

Добавив нужных пользователей, выберите Помощник по планированию, чтобы найти оптимальное время.

Если это повторяющееся собрание, откройте раскрывающееся меню Не повторяется(непосредственно под датой). Выберите частоту повторения из стандартных вариантов или щелкните Выбрать, чтобы создать собственную периодичность.

Планирование собраний в календаре канала

Если вы не знаете, как добавить календарь в канал, инструкции описаны в разделе Просмотр всех собраний в Teams. После этого можно добавить события в общий календарь несколькими способами.

Выберите Добавить новое событие в верхней части календаря.

Щелкните и перетащите курсор в календарь, чтобы выбрать блок времени.

Или щелкните стрелку рядом с элементом Встреча сейчас в верхней части приложения, чтобы открыть меню и выбрать Пункт Запланировать собрание.

Каждое из этих действий открывает форму планирования с заполненным именем канала. Вы можете добавить группу Outlook или отдельных пользователей, введя их имена вручную. Гости и партнеры за пределами вашей организации не будут иметь доступа к календарю канала, а также потребуется добавить их в приглашение на собрание.

Щелкните правой кнопкой мыши для просмотра дополнительных параметров

Щелкните правой кнопкой мыши событие в календаре, чтобы RSVP, удалите его, если оно отменено, или откройте приглашение, чтобы просмотреть сведения о собрании. Если событие является собранием Teams, вам также будут доступны параметры Присоединиться по сети и Чат с участниками.

Собрания Teams отображают кнопку присоединения в событии вашего календаря за пять минут до начала собрания. Когда кто-то присоединяется к собранию, оно меняет цвет, чтобы вы знали, что он онлайн.

Выберите Присоединиться, чтобы открыть окно настроек собрания, чтобы подтвердить предпочтительные настройки камеры и микрофона перед присоединением к онлайн-собранию.

Примечание: Если у вас есть перекрывающиеся собрания в вашем календаре, кнопка присоединиться будет недоступна. Но вы все равно можете щелкнуть правой кнопкой мыши по событию и выбрать Присоединиться онлайн.

Перенос собрания

В календаре Teams можно перепланировать собрания и события, которые вы организовали. Чтобы быстро обновить время собрания, выберите в календаре Teams, перетащите его в новый интервал времени и удалите.

Перед обновлением времени собрания вы получите уведомление о доступности приглашенных.

Вы также можете изменить время собрания, выбрав собрание в календаре Teams, выбрав Изменить, выбрав новое время и выбрав Отправить обновление. Участники автоматически получат уведомление с обновленным временем.

Настройка состояния «Показать как» на собрании Teams

Как организатор, вы можете задать состояние показать как для собрания в панели действий. Когда участники RSVP, их состояние будет автоматически отражать состояние, заданное организатором.

Как участник, вы можете задать свое индивидуальное состояние собрания с помощью команды Показать как независимо от состояния, установленного организатором. Обновленное состояние будет отображаться в календаре. Значение по умолчанию Показать как для всех собраний, запланированных организатором, — Занято.

Состояние «Показать как» можно задать несколькими способами:

На странице Сведений о форме планирования

Просмотр собрания (Microsoft Surface)

В представлении Сведения о собрании (в качестве участника)

Планирование собрания

Чтобы запланировать встречу, перейдите в Календарь в нижней части приложения, затем выберите Запланировать встречу в правом верхнем углу.

Перейдите в раздел Добавить участников и выберите людей, которых вы хотите пригласить.

Далее перейдите в раздел Поделиться с каналом:

Если вы хотите провести собрание в канале, выберите соответствующий канал.

Если вы не хотите, пропустите это.

Примечание: Когда у вас есть встреча на канале, люди смогут видеть и присоединяться к ней на этом канале.

Затем установите время начала и окончания и напишите описание события.

Наконец, выберите Готово, чтобы запланировать собрание.

Сведения о собрании

Чтобы просмотреть сведения о собрании, перейдите в раздел Календарь , выберите собрание и коснитесь пункта Сведения.

В сведениях о собрании вы увидите:

Кто приглашен на собрание.

Состояния RSVP приглашений.

Связанное содержимое, например документы или файлы, которые могут иметь отношение к собранию.

Вы также можете удалить событие или переслать собрание другому пользователю.

Microsoft Teams – создание и отправка ссылки на собрание

Процесс, описанный ниже, можно использовать, чтобы поделиться ссылкой на собрание Teams с другими. Этот метод совместного использования ссылок также может быть подходящим для удаленных рабочих часов, поскольку он позволяет использовать одну ссылку для собрания для нескольких временных интервалов рабочего времени. Обратите внимание, что такой способ публикации ссылки не будет отображаться в календаре Teams, но любой, с кем вы поделитесь ссылкой, сможет получить доступ к собранию.

Создание ссылки на собрание таким образом для удаленных лекций не позволит вашим студентам получить доступ к записям. Чтобы запланировать собрания лекций курса, используйте команду класса, которая была автоматически создана для каждого из ваших курсов. Мы также создали руководство по планированию онлайн-встреч для лекций с вашей классной командой.

Если на вашем компьютере еще не установлено приложение Microsoft Teams, ознакомьтесь с инструкциями по загрузке и установке в этом руководстве.

1. В приложении Teams выберите вкладку Календарь на боковой панели, затем нажмите кнопку Новая встреча
   Откроется страница сведений о новом собрании.
2. На странице нового собрания выполните следующие действия:
   • Введите четкое название для собрания (если оно предназначено для класса, укажите название курса и раздел).
   • Введите любой адрес электронной почты в поле Добавить поле требуемые участники . На собрание необходимо пригласить хотя бы один адрес, чтобы создать ссылку для общего доступа к собранию. При желании вы можете использовать свой личный адрес электронной почты UVM.
   • Установите дату и время для встречи.
   • Введите краткое описание встречи.
   • Нажмите Отправить , как только вся необходимая информация будет заполнена.

Организация встреч в командах

Шелли Фишел объясняет, как создать собрание в Microsoft Teams, в том числе при управлении чужим календарем.

При использовании Microsoft Teams в большой организации вы можете быть член одной или нескольких команд, или вы можете быть членом одного или нескольких каналов в команде.

Итак, как организовать собрание и как присоединиться к нему?

Настройка собрания

Существует два метода настройки собрания в Microsoft Teams. Через Календарь в самом Teams или через приложение Календарь Outlook.

Через команды

Раздел «Календарь» в Teams подключается к вашему собственному календарю . Если вы настроили встречу таким образом, это будет ваша встреча, и она появится в вашем собственном календаре. Вы можете организовать встречу в канале или создать частную встречу, предназначенную не только для команды, но и для внешних участников, и пригласить любого, у кого есть адрес электронной почты.

Через Outlook

Если вы являетесь делегатом и имеете разрешение на создание собраний в чужом календаре, то вы также можете сделать это для собрания Teams. Вы не можете создать собрание от имени другого человека в Teams .

1. Создание собрания через Microsoft Teams

Перейдите в раздел календаря в Teams и щелкните значок «Новое собрание» вверху справа.

Затем настройте приглашение на собрание, которое появляется на экране . Назовите собрание, установите дату и время и выберите, будет ли это собрание проходить вне группы или внутри одного из каналов.

Рисунок 2. Назовите время и дату и выберите канал, если нужно

В чем разница?

Разница в том, что собрание канала будет отображаются в разделе сообщений канала, и любой участник канала сможет присоединиться из раздела сообщений, щелкнув ссылку присоединения на собрании там.

Если этого нет в канале, то он ведет себя как обычное собрание, и вы присоединитесь к нему через ссылку «Присоединиться к собранию Teams» в полученном электронном письме или в назначенной вами встрече в календаре.

Рисунок 3 – Встреча отображается в сообщениях канала

Обычная встреча

Рис. 4. Присоединение через ссылку на собрание

2. Создание встречи через Outlook

Щелкните календарь Outlook, из которого вы создаете встречу. Затем щелкните на ленте «Новое собрание команд». Настройте встречу как обычно и отправьте ее. Это обычное приглашение на собрание, после принятия которого вы или ваши посетители присоединитесь к нему по ссылке в теле письма или встречи в вашем календаре.

Используя этот метод, вы можете создать команды встреча для кого-то, чьим календарем вы управляете , чего вы не можете сделать в самой Teams.

Обратите внимание, что вы можете сделать это одинаково как на Windows, так и на Mac.

Я надеюсь, что это помогло вам решить, какой метод использовать при создании собрания в Microsoft Teams.

Как запланировать встречу в Microsoft Teams

Встречи бывают как плановые, так и внеплановые. В случае незапланированных встреч все, что вы можете сделать, – это надеяться, что все будут доступны, и начать их. Для запланированных встреч – приглашение с надлежащей повесткой дня и списком приглашенных.

Онлайн-встречи ничем не отличаются. Некоторые онлайн-встречи проходят спонтанно, а другие планируются. Для запланированных онлайн-встреч вы можете отправить приглашение или запланировать их.

Запланировать встречу в Microsoft Teams

Запланированное собрание в Microsoft Teams может настроить любой пользователь как на компьютере, так и в Интернете, а также в мобильных приложениях. Пользователи с бесплатными Microsoft Teams не смогут видеть свои запланированные собрания на вкладке «Календарь», но пользователи с бизнес-лицензией на Microsoft Teams смогут видеть их там.

Планирование встречи – Microsoft Teams для ПК / в Интернете

Выполните следующие действия, чтобы запланировать собрание Microsoft Teams.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

1. Открыть Команды Microsoft.
2. Перейти к Вкладка “Календарь” или “Встречи” (значок похож на календарь).
3. Щелкните значок Назначь всречу.

1. Введите название встречи.
2. Выберите Дата и время.
3. Нажмите График.
4. Если вы используете бесплатный план Microsoft Teams, скопируйте и сохраните ссылку на встречу.
5. Поделитесь ссылкой со всеми, кого вы хотите пригласить.

Планирование собрания – мобильные приложения Microsoft Teams

С помощью мобильных приложений Microsoft Teams вы можете просматривать предстоящие / запланированные собрания в приложении независимо от того, есть ли у вас бизнес или бесплатная лицензия.

1. Открой Приложение Microsoft Teams на вашем телефоне.
2. Перейти к Вкладка “Встречи”.
3. Tab nновая кнопка встречи вверху справа.
4. Введите название встречи.
5. Выберите Дата и время.
6. Коснитесь Сохранить.
7. В Вкладка Meetings покажет вам предстоящую встречу с помощью кнопки Присоединиться (вы можете присоединиться до его начала).

Ограничения

Microsoft Teams не позволяет пользователям выбирать, на каком канале будет проходить собрание, или выбирать участников для него из приложения. Если вы хотите отправить приглашение на собрание при планировании собрания, вам следует использовать Outlook. Существует плагин Microsoft Teams для Outlook, который позволяет отправлять приглашения всем.

Вывод

Планирование собраний Microsoft Teams отличное, но это еще не все. Возможность создать приглашение на собрание, не обращаясь к почтовому приложению / сервису, упрощает отправку приглашения в масштабах всей организации. Отсутствие возможности добавлять участников и автоматически делиться приглашением на канале ограничивает эту функцию. Для бесплатных пользователей запланированные встречи скрыты, пока они не начнутся, поэтому там еще меньше полезности.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)