Будьте осторожны в документе могут быть персональные данные которые невозможно

При совместном использовании копий файлов документов Microsoft 365 с клиентами или коллегами рекомендуется просмотреть документ на наличие скрытых данных или персональных данных и удалить их.

Примечание: Если только вы не отправите свой документ в Майкрософт, нам не будут доступны никакие данные из него.

Инспектор документов помогает находить и удалять скрытые данные и персональные данные, хранящиеся в документах, которыми вы планируете поделиться. Вот как им пользоваться:

Совет: Если вы просто хотите печатать без комментариев, на вкладке Файл выберите Печать, печать всех страниц и снимите флажок Печать разметки.

Что инспектор документов находит и удаляет в документах Word

В Инспектор документов отображается несколько различных инспекторов, которые помогают находить и удалять скрытые данные и личную информацию вWord документах перед предоставлением общего доступа.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходного документа, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.

Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения:

В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки и выберите Удалить все для всех элементов, которые нужно удалить.
Сведения об удалении сведений см. в статье Использование инспектора документов.

Выберите Повторное определение или Закрыть.

Примечание. Есть некоторые сведения, которые Инспектор документов не может удалить, описано в таблицах ниже.

Находит и удаляет

Примечания, исправления, версии

Пометки режима исправлений

Сведения о версии документа

Свойства документа и персональные данные

Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

Заголовки сообщений электронной почты

Данные, отправленные на проверку

Свойства сервера документов

Сведения политики управления документами

Сведения о типе содержимого

Сведения о привязке данных для полей, связанных с данными (последнее значение будет преобразовано в текст)

Колонтитулы и «водяные знаки»

Сведения в заголовках документа

Сведения в колонтитулах документа

Скрытый текст

Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт)

Примечание: Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе

Невидимое содержимое

Объекты, которые не видны, так как они были отформатированы как невидимые

Примечание: Этот инспектор не находит объекты, перекрытые другими объектами.

Примечание: Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в документах других типов сведений.

Типы скрытых и персональных данных

Документы Word могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания. Если вы сотрудничали с другими пользователями, чтобы создать документ, он может содержать такие элементы, как метки исправлений из отслеживаемых изменений, примечания, рукописные заметки или версии. Эти сведения позволяют другим пользователям просматривать имена людей, которые работали над документом, комментарии рецензентов и изменения, внесенные в документ, то есть вещи, которыми вы, возможно, не захотите делиться за пределами вашей команды.

Свойства документа и личная информация Свойства документа или метаданные включают сведения о документе, такие как автор, тема и заголовок. Свойства документа также включают в себя данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если использовались определенные функции, документ может также содержать различные виды персональных данных, например заголовки сообщений электронной почты, сведения об отправке на рецензирование, маршруты документа и имена шаблонов.

Колонтитулы и подложки. Документы Word могут содержать данные в колонтитулах. Кроме того, вы могли добавить подложку в документ Word.

Скрытый текст Word документы могут содержать текст, отформатированный как скрытый текст. Если вы не знаете, содержит ли документ скрытый текст, можно использовать Инспектор документов для его поиска.

Свойства сервера документов. Если документ был сохранен в расположении на сервере управления документами, например на сайте рабочей области документов или в библиотеке на основе Windows SharePoint Services, документ может содержать дополнительные свойства документа или сведения, связанные с этим расположением сервера.

Пользовательские XML-данные Документы могут содержать пользовательские XML-данные, которые не видны в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных с помощью инспектора документов

Откройте документ Word, который вы хотите проверить на наличие скрытых и персональных данных.

На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходного документа.

В копии исходного документа на вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем, а затем — Проверить документ.

В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

Выберите Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытого содержимого, которое нужно удалить из документа.

Если удалить скрытое содержимое из документа, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.

Если вы хотите удалить скрытые данные и персональные данные из документов, сохраненных в формате OpenDocument Text (ODT), необходимо запускать Инспектор документов каждый раз при сохранении документа в этом формате.

Инспектор документов поможет вам найти и удалить скрытые данные и личную информацию, хранящиеся в Excel документах, перед предоставлением общего доступа.

Примечание: Хотя из книг, отправленных другим пользователям, можно удалить скрытые и персональные данные, если книга Excel была сохранена как общая, из нее нельзя удалить примечания, заметки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти данные из общей книги, сначала скопируйте ее и отмените общий доступ к ней.

Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel

В этой таблице перечислены типы скрытых данных и личных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из книг.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходной книги, так как восстановить данные, которые Инспектор документов удаляет, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.

Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения, выполните следующие действия:

В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.

Нажмите кнопку Проверить.

Выберите Повторное определение или Закрыть.

Не все сведения можно удалить. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить.

Примечание: Если в организации в Инспектор документовбыли добавлены настраиваемые модули, могут быть обнаружены данные дополнительного типа.

Инспектор документов находит и удаляет

Свойства документа и персональные данные

(Excel 2013 или более поздних версий) При выборе параметра Удалить все существующее расположение документа удаляется из файла. Расположение документа не будет добавлено обратно в файл при сохранении, пока вы не закроете Excel 2013 или более поздней версии и снова откройте файл.

Заголовки электронной почты

Данные, отправленные на проверку

Свойства сервера документов

Сведения политики управления документами

Сведения о типе содержимого

Сведения о пути к принтеру

Примечания к сценариям

Путь к файлу для публикации веб-страниц

Примечания для определенных имен и имен таблиц

Неактивные подключения к внешним данным

Колонтитулы

Сведения в заголовках листов

Сведения в примечаниях к листам

Скрытые строки и столбцы

Скрытые столбцы с данными

Если в книге есть скрытые столбцы, которые не содержат данных и находятся между столбцами, содержащими данные, эти пустые скрытые столбцы также обнаруживаются и удаляются.

Если скрытые строки или столбцы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках или столбцах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки и столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

Инспектор не находит фигуры, диаграммы, элементы управления, объекты и элементы Microsoft ActiveX, рисунки и графические элементы SmartArt, которые могут содержаться в скрытых столбцах.

Скрытые строки или столбцы не удаляются, если они являются частью заголовка таблицы или списка, а также сводной таблицы. Такие строки и столбцы становятся видимыми.

Скрытые листы

Примечание: Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге

Невидимое содержимое

Объекты, отформатированные как невидимые

Примечание: Инспектор документов не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Инспектор документов помогает находить и удалять скрытые данные и персональные данные в книгах Excel.

Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.

На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите другое имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходной книги.

В копии исходной книги на вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем, а затем — Проверить документ.

В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые вы хотите проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel.

Выберите Проверить.

Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

Если удалить скрытое содержимое из книги, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.

Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки, столбцы или листы, а затем просмотрите их содержимое.

В книге, сохраненной как общая (вкладка Рецензирование, команда Доступ к книге), нельзя использовать проверки данных Примечания, Свойства документа и персональные данные и Колонтитулы. Это связано с тем, что в общих книгах используются персональные данные, чтобы над книгой могли совместно работать несколько пользователей. Чтобы удалить эти данные из общей книги, можно скопировать ее и закрыть общий доступ к ней. Чтобы отменить общий доступ к книге, на вкладке Рецензирование выберите Общий доступ к книге и снимите флажок Разрешить изменения несколькими пользователями одновременно.

Чтобы удалить скрытые сведения и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument Spreadsheet (ODS), необходимо запускать Инспектор документовпри каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных в Excel

Ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах Excel.

Примечания и рукописные примечания. Если книга была создана совместно с другими пользователями, она может содержать обычные и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, просмотреть примечания рецензентов и увидеть изменения, внесенные в книгу.

Свойства документа и персональные данные. Метаданные или свойства документа в Excel, как и в других приложениях Microsoft 365, включают такие сведения, как автор, тема и заголовок. Microsoft 365 автоматически сохраняет имя пользователя, который недавно сохранил книгу, дату создания документа и расположение документа (Excel 2013 или более поздних версий). Могут существовать дополнительные типы персональных данных, такие как заголовки электронной почты, сведения о отправке для проверки, бланки маршрутизации, свойства принтера (например, путь принтера и секретный код безопасной печати) и сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

Колонтитулы. В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.

Скрытые строки, столбцы и листы. В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.

Свойства сервера документов. Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о расположении на сервере.

Пользовательские XML-данные. Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.

Невидимое содержимое. Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.

Внешние ссылки. Книги могут содержать ссылки на данные в других книгах (внешние ссылки). Имена листов с данными в этом случае сохраняются в книгах, но могут не отображаться.

Внедренные файлы или объекты. Книги могут содержать внедренные файлы (например, документ Microsoft 365 или Текстовый документ) или внедренные объекты (например, диаграмму или уравнение), которые могут содержать невидимые данные.

Макросы на основе кода VBA. В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.

Элементы с кэшированными данными. В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.

Опросы Excel. Книги могут содержать скрытые вопросы Excel опросов, которые были введены в Excel в Интернете и сохранены вместе с книгой, но не отображаются там.

Сценарии диспетчера сценариев. В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.

Фильтры. В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.

Скрытые имена. В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Инспектор документов находит

Внешние ссылки

Ссылки на данные в других книгах. Имена листов, содержащих данные, сохраняются вместе с книгой, но не видны в ней. Внешние ссылки могут использоваться в следующих элементах:

объекты, например текстовые поля или фигуры;

ряды данных диаграмм.

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Microsoft 365 или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

Microsoft Объекты формулы 3.0

Microsoft Объекты диаграммы графа

PowerPoint Объекты презентации

Visio Объекты рисования

Word Объекты document

Макросы на основе кода VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные в книге. К ним относятся:

макросы, включая листы макросов Excel 4.0 (XLM);

элементы COM или ActiveX.

Пользовательские формы, включая формы Excel 5.0

Компоненты бизнес-аналитики с кэшированными данными

Компоненты бизнес-аналитики, которые могут содержать кэшированные данные, сохраняемые в книге, в том числе невидимые данные. Инспектор документов проверяет наличие следующих элементов, которые могут содержать сводный кэш, кэш срезов или кэш формул кубов:

сводные таблицы и сводные диаграммы;

срезы и временные шкалы;

Опросы Excel

Excel Вопросы опроса, созданные в Excel в Интернете и сохраненные вместе с книгой, не отображаются в ней.

Сценарии диспетчера сценариев

Сценарии, которые определены с помощью диспетчера сценариев и могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге.

Фильтры, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. Инспектор документов проверяет наличие автофильтров и фильтров таблиц, примененных к данным.

Скрытые имена

Скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных в книге.

Вы можете найти и удалить скрытую информацию в презентациях PowerPoint с помощью Инспектор документов.

Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов

В этой таблице перечислены типы скрытых данных и персональных данных, которые Инспектор документов могут находить и удалять из презентаций PowerPoint.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов для копии исходной презентации, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.

Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения, выполните следующие действия:

В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.

Нажмите кнопку Проверить.

Выберите Повторное определение или Закрыть.

Не все скрытые данные и сведения можно удалить с помощью Инспектор документов. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить.

Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в презентациях других типов сведений.

Находит и удаляет

Свойства документа и персональные данные

Заголовки электронной почты

Данные, отправленные на проверку

Свойства сервера документов

Сведения политики управления документами

Сведения о типе содержимого

Путь к файлу для публикации веб-страниц

Данные отслеживания изменений

Данные о том, кем и когда был изменен файл.

Эта функция доступна только подписчикам Microsoft 365, которые принимают участие в программе предварительной оценки Office. Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office.

Невидимое содержимое на слайде

Объекты, отформатированные как неотображаемые

Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Содержимое вне слайда

Содержимое или объекты, которые не отображаются в презентации, поскольку они располагаются за пределами области слайда

Инспектор документов не обнаруживает и не удаляет объекты с эффектами анимации, находящиеся вне слайда.

Заметки к презентации

Текст, добавленный в раздел заметок к презентации

Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Откройте презентацию PowerPoint, которую вы хотите проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.

На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходной презентации.

В копии исходной презентации на вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем и выберите Проверить документ.

В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Удаление скрытых данных и персональных данных путем проверки документов, презентаций или книг.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

Если удалить скрытое содержимое из презентации, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.

Чтобы удалить скрытые и персональные данные из презентаций, сохраненных в формате OpenDocument Presentation (.odp), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении презентации в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных

PowerPoint презентации можно сохранить несколько типов скрытых данных и личных данных. Хотя эти сведения могут быть не сразу видны, их по-прежнему можно получить из презентации.

Скрытые сведения могут включать данные, которые PowerPoint добавить, чтобы вы могли совместно создавать презентации с другими людьми. К ним также относятся сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.

Презентации PowerPoint могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

Примечания и рукописные примечания. Если презентация была создана совместно с другими пользователями, она может содержать примечания или рукописные примечания. Эта информация позволяет другим пользователям просматривать внесенные изменения и имена тех, кто работал над презентацией, а также комментарии рецензентов.

Данные отслеживания исправлений. При совместной работе над общим документом, который хранится в облаке, PowerPoint 2016 для Microsoft 365 сохраняет данные о том, кто и когда внес в документ изменения.

Свойства документа и персональные данные. Свойства документа (метаданные) включают в себя такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. Кроме того, в них содержатся данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если вы использовали определенные функции, документ может также содержать дополнительные личные сведения, например заголовки сообщений электронной почты, данные об отправке на проверку, маршруты документа, пути к принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

Невидимое содержимое на слайде. Презентация может содержать объекты, отформатированные как неотображаемые.

Содержимое вне слайда. Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перемещены за пределы слайда. Такими объектами могут быть надписи, картинки, графические элементы и таблицы.

Заметки к презентации. Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, который, возможно, нежелательно предоставлять другим пользователям, особенно если эти заметки создавались исключительно для докладчика.

Свойства сервера документов. Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например на веб-сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, она может содержать дополнительные свойства или сведения о расположении на сервере.

Настраиваемые XML-данные. Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самой презентации. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в презентации. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе презентации. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Инспектор документов находит

Внедренные файлы или объекты

Microsoft Объекты формулы 3.0

Microsoft Объекты диаграммы графа

PowerPoint Объекты презентации

Visio Объекты рисования

Word Объекты document

Макросы или код VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные. К ним относятся:

элементы COM или ActiveX.

Инспектор документов и персональные данные

Данные отслеживания изменений, представленные в PowerPoint 2016 сборке 8403 для участников программы предварительной оценки Microsoft 365, иллюстрируют ограничение Инспектор документов. Например, Келли и Линда совместно работают над презентацией A в Microsoft 365. Данные отслеживания изменений (то есть имена пользователей и время внесения изменений) добавляются в презентацию. Если Мохаммед впоследствии откроет презентацию A в PowerPoint 2013 и запустит Инспектор документов в файле для удаления персональных данных, Инспектор документов в этой версии PowerPoint не сможет обнаружить и удалить данные отслеживания изменений, добавленные в презентацию более новой, Microsoft 365 версией PowerPoint, используемой Келли и Линдой. Мохаммед не может удалить данные отслеживания редакций без обновления до текущей версии PowerPoint и последующего запуска Инспектор документов

В Visio вы можете удалить скрытую и личную информацию, прежде чем предоставлять другим пользователям доступ к копии документа Visio.

Важно: Мы настоятельно рекомендуем удалить личную и скрытую информацию из копии исходного документа, так как восстановить удаленные данные не всегда удается.

Личная и скрытая информация может быть удалена из следующих функциональных областей в Visio:

Примечания, вставленные на страницы документа

Свойства файла (Автор, Руководитель и Компания)

Имена, инициалы рецензентов и внесенные ими исправления

Пути к наборам элементов

Пути к шаблонам и имена их файлов

Примечание: Если документ опубликован на общем сервере, то при его открытии отображаются сведения о том, кто его открыл, и имя компьютера, на котором хранится файл. Чтобы защитить эти данные, предоставляйте доступ к документам только тем пользователям, которым вы доверяете.

Чтобы найти и удалить скрытую информацию в презентациях Visio, выполните следующие действия.

На вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем и выберите Удалить личную информацию.

На вкладке Личные сведения выберите Удалить эти элементы из документа.

Совет: Установите флажок Предупредить в случае повторной вставки этих данных, если вы хотите получать предупреждение при попытке повторно вставить персональные данные.

Чтобы удалить потенциально конфиденциальные данные из внешних источников данных, выберите Удалить данные из внешних источников, хранящихся в документе.

Примечание: Этот флажок не позволяет удалить данные, связанные с фигурой. Он удаляет источник данных из схемы, но если данные из него уже находятся в ней, их необходимо удалить вручную.

Сообщение эксель будьте осторожны в документе могут быть персональные данные

Не стоит недооценивать человека по ту сторону экрана. Он может узнать, что над документом трудились вовсе не вы, или просмотреть скрытую информацию, о которой вы и сами забыли. В этой статье мы объясним, как избавить себя от подобных неприятностей.

Банальный, конечно, пример, но именно на нём обычно и прокалываются.

Какая информация может утечь

Официальная справка Microsoft даёт полную выкладку того, что же может представлять потенциальную угрозу вашей репутации. Приведу здесь её выжимку:

Следы присутствия других пользователей, а также указания на внесённые ими правки и добавленные комментарии, если вы работали над документом в соавторстве.
Обесцвеченная информация, содержащаяся в верхнем и нижнем колонтитулах, а также подложке (водяном знаке).
Скрытый текст Word, невидимые объекты PowerPoint, скрытые строки, столбцы и листы Excel.
Контент, находящийся вне области слайда PowerPoint.
Дополнительные свойства документа и другие метаданные, например сведения о пути к принтеру или заголовки электронных писем.

Инспектор документов

Исполнителю остаётся нажать на удаление, а проверяющему — исследовать документ на основе имеющихся улик.

Запрет сохранения персональных данных

Сохранил файл с поддержкой макросов ну и прописал конечно. И теперь постоянно при закрытии выскакивает следующая надпись:

Будьте внимательны! В документе могут быть персональные данные, которые невозможно удалить с помощью инспектора документов.

Как это убрать чтобы больше не выскакивало.

Как это убрать чтобы больше не выскакивало. n0leg68

Как это убрать чтобы больше не выскакивало. Автор — n0leg68
Дата добавления — 06.10.2016 в 15:18

Параметры — Центр управления безопасностью — Параметры центра управления безопасностью — Параметры макросов — Снять флажок «Доверять доступ к объектной модели проектов VBA»

Я так уже делал и тоже самое, у меня там стоит флажок только у Включить все макросы (не рекомендуется и т.д.)

Я так уже делал и тоже самое, у меня там стоит флажок только у Включить все макросы (не рекомендуется и т.д.) n0leg68

Обычно помогает. Однако, у моего коллеги регулярно открыто 3-4 десятка файлов, у какого-нибудь таки флажок не отжат — вот и ругается. У Вас точно при закрытии этого файла ругается? Других открытых в это время нет?

Да только при открытии этого одно файла. С другими такого не бывает. Один он открыт или несколько, всегда тоже самое(((

Да только при открытии этого одно файла. С другими такого не бывает. Один он открыт или несколько, всегда тоже самое((( n0leg68

n0leg68, попробуйте Файл-Параметры — Центр управления безопасностью (ЦУБ) — параметры ЦУБ-Параметры конфиденциальности — снять галку «Удалять персональные данные. «

n0leg68, попробуйте Файл-Параметры — Центр управления безопасностью (ЦУБ) — параметры ЦУБ-Параметры конфиденциальности — снять галку «Удалять персональные данные. » Manyasha

Я запускаю сценарии VBA для серии файлов типа XLSM. В то время как я пытаюсь автоматизировать свои процессы, меня останавливает это предупреждение об инспекторе документов, а это означает, что я должен нажимать кнопку ОК для каждого файла.

Есть ли сценарий, который я могу запустить на своих файлах заранее или встроить в мой код, который уберет это предупреждение?

Document Inspector error

Быть осторожен! Части вашего документа могут содержать личную информацию, которая не может быть удалена инспектором документов.

2 ответа на вопрос

Чтобы удалить предупреждение инспектора документов в Excel 2016 или Excel 2013, вы можете проверить две вещи

Привет, это здорово для одного файла, но у меня их 82, и я бы не хотел открывать каждый из них. Я попытался записать ваше решение как макрос, но это не удалось. Есть ли решение VB? Tess in Oz 3 года назад 0

@TessinOz Это смесь Excel 2016 и 2013 или только 2016 года, и вы находитесь в доменной среде с групповыми политиками? Pimp Juice IT 3 года назад 0

Каждый файл Excel содержит информацию о Вас, такую как:

имя пользователя компьютера;
ваше личное имя и фамилия;
адрес автора файла и другая контактная информация.

Всю информацию о себе, которую вы вводили при установке пакета MS Office, содержит каждый файл Excel. Если мы говорим о полной приватности не стоит забывать о примечаниях в ячейках, которые по умолчанию подписывают автора пользователя первой строкой. Да и сами ячейки могут содержать персональную информацию об авторе документа. Далее рассмотрим, как найти такого рода информацию и удалить ее из файлов Excel.

Как удалить персональную информацию из файла Excel

Для наглядного примера выполните практическое задание:

руководитель – укажите руководителя;
автор – добавить автора;
кем изменено – еще не сохранен (такой параметр будет теперь отображаться постоянно, даже после редактирования, сохранения и закрытия документа пользователем).

Microsoft Office сохраняет скрытые метаданные в документах Office, в том числе время, в течение которого вы работали с ними, имя всех, кто работал над документом, когда документ был создан, и даже предыдущие версии документа.

Прежде чем публично публиковать документы Office или отправлять их кому-либо, вы, вероятно, захотите проверить, какую скрытую информацию содержит документ, и удалить конфиденциальные данные. Эти метаданные могут нарушить вашу конфиденциальность или привести к смущению.

Просмотр и удаление скрытых данных

Эта инструкция написана на основе Office 2019, но также применима к предыдущим версиям Office 2013 и Office 2010.

В правой части вы увидите свойства документа, включая информацию об авторах, времени правки и прочее.

Какой тип метаданных сохраняет Office?

Заголовки, нижние колонтитулы, водяной знак и текст, отформатированный как скрытый текст, также могут быть включены, но они не появятся, если вы выполните краткий просмотр документа. Инструмент сообщает вам, содержит ли ваш документ эту информацию.

Если при написании документа вы сотрудничали с другими людьми, он будет содержать ещё больше данных. Метаданные будут отображать имена всех, кто работал над документом, а также любые комментарии, метки редакций, рукописные аннотации и предыдущие версии документа. Если вы публикуете документ, над которым работали, вы, вероятно, захотите удалить все эти данные вместо того, чтобы делиться ими.

Как запретить сохранять метаданные в офисных документах

Однако Office может автоматически удалять метаданные при каждом сохранении файла. Вы должны применить этот параметр к каждому используемому вами документу — это параметр для конкретного документа, а не общесистемный параметр.

Помните, что вам придётся изменить этот параметр для каждого документа отдельно.

Информация из метаданных может быть полезной, а некоторые из них даже важны для совместной работы или для корпораций, чтобы отслеживать, кто работал над документом. Но когда придёт время опубликовать документ, вы, вероятно, захотите удалить эти метаданные.

Запрет сохранения персональных данных на уровне шаблона по умолчанию

Если вы не знаете, что такое шаблон офисного документа и что такое шаблон по умолчанию, то предварительно рекомендуется ознакомиться со статьями.

Если в шаблоне очистить метаданные и настроить запрет на сохранение метаданных, то все документы, созданные на основе этого шаблона, не будут содержать критических метаданных, таких как автор, время работы над документом и прочее. Это очень полезно — таким образом вы можете настроить запрет на сохранения метаданных в офисных документах для всех создаваемых файлах в Word и других программах.

Как удалить скрытые персональные данные из документов Microsoft Office

Самый простой способ схватить за хвост нерадивого сотрудника или ученика, который отдал свой отчёт или курсовую «на аутсорс», — посмотреть автора или соавторов документа. Эта информация сохраняется вместе с другими метаданными файла и впоследствии может быть просмотрена кем угодно. Дело приобретает особо щекотливое положение, если реальным исполнителем окажется знакомое для проверяющего лицо: сотрудник той же компании или студент из того же потока. Конечно, многоэтажная ложь найдёт выход из ситуации, но как бы и она потом не вылезла на свет.

Банальный, конечно, пример, но именно на нём обычно и прокалываются.

Какая информация может утечь

Следы присутствия других пользователей, а также указания на внесённые ими правки и добавленные комментарии, если вы работали над документом в соавторстве.
Обесцвеченная информация, содержащаяся в верхнем и нижнем колонтитулах, а также подложке (водяном знаке).
Скрытый текст Word, невидимые объекты PowerPoint, скрытые строки, столбцы и листы Excel.
Контент, находящийся вне области слайда PowerPoint.
Дополнительные свойства документа и другие метаданные, например сведения о пути к принтеру или заголовки электронных писем.

Инспектор документов

«Инспектор документов» — удобный инструмент для проверки файлов на наличие нежелательной информации. Удобен он как для отправителя, так и для получателя документа. Всего-то нужно зайти в «Сведения» и запустить проверку. Пара кликов и пять секунд вывернут наружу всю подноготную.

Исполнителю остаётся нажать на удаление, а проверяющему — исследовать документ на основе имеющихся улик.

Запрет сохранения персональных данных

В глуби настроек офисных программ можно установить запрет на сохранение персональных данных для текущего документа: «Параметры программы» → «Центр управления безопасностью» → «Параметры центра управления безопасностью» → «Параметры конфиденциальности» → «Параметры конкретного документа» → «Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении».

Если пункт у вас неактивен, здесь же запустите проверку с помощью инструмента «Инспектор документов» и удалите свойства документа и его автора. Проставьте галочку, чтобы не выполнять эту операцию после каждого сохранения файла.

Эту опцию нельзя назвать универсальным спасением, но базовый уровень неприкосновенности в некоторых случаях она всё же обеспечивает. В остальном следует полагаться на собственную предусмотрительность, тот же «Инспектор документов» и удачу.

Как безопасно пересылать персональные данные

Мы постоянно пересылаем свои и чужие персональные данные — когда устраиваемся на работу, записываемся в спортивную секцию или к врачу, регистрируемся на сайте госучреждения или покупаем одежду в интернет-магазине. Относиться к этому стоит серьёзно, поскольку небезопасная передача данных может привести к тому, что они попадут в чужие руки.

Увы, нет ни одного способа, который бы на 100% гарантировал безопасность передачи персональных данных. Однако есть ряд мер предосторожности, соблюдая которые, вы значительно снизите риск утечки.

Можно ли пересылать персональные данные по электронной почте

Электронная почта — один из самых распространённых способов передачи персональных данных. При этом он далеко не самый безопасный: нельзя быть полностью уверенным в том, что никто, кроме вас и вашего собеседника, не получит доступ к данным. Злоумышленники могут взломать как ваш аккаунт, так и аккаунт получателя. Напомним, что взлом почты — это очень распространенное явление, ежедневно злоумышленники взламывают по несколько тысяч аккаунтов. И это относится не только к кинозвёздам и политикам.

Тем не менее, при условии соблюдения правил безопасности пересылать персональные данные посредством электронной почты можно.

Пересылайте важные данные только посредством защищенного вложения в электронное письмо. На вложение (например, на заархивированную папку) установите пароль и сообщите его получателю другим способом — через мессенджер или по телефону.

Никогда не пересылайте ценную информацию в теле письма

Распространённым способом пересылки данных также стала отправка ссылки на документ, хранящийся в облачном сервисе. Важно понимать, что, в зависимости от возможностей «облака» и от заданных вами настроек доступа, такая ссылка в любом может стать общедоступной — то есть перейти по ней сможет любой получатель.

В связи с этим не рекомендуется пересылать персональные данные таким образом. Конечно, после пересылки можно закрыть доступ, удостоверившись, что получатель воспользовался данными. Ссылка станет недействительной, и даже в случае взлома почты злоумышленник не сможет добраться до информации. Но между моментом, когда вы отправили ссылку, и моментом, когда вы закрыли доступ, может пройти несколько дней — и всё это время ваши данные будут в опасности.

В чём опасность пересылки персональных данных по электронной почте

Их можно случайно отправить не тому получателю.
Почти каждый человек хоть раз в жизни отправлял электронное письмо не туда, куда нужно: путал буквы, выбирал не тот адрес из списка или случайно нажимал кнопку «отправить всем». Если вы ошиблись при отправке рядового письма, не содержащего важной информации, то ничего страшного не случится. Однако если в письме содержались чьи-то персональные данные, вы рискуете раскрыть их человеку, которому их видеть не следует.
При взломе аккаунта злоумышленник получит доступ к информации в папке «Отправленные».
Некоторые целенаправленно хранят персональные данные в почте, другие просто забывают, что кому-то отправляли номер банковской карты или паспорта. Если злоумышленник получит доступ к вашей почте, он обязательно заглянет в папку «Отправленные» и найдёт там ваши данные.

Отправить не туда: история Университета Восточной Англии

В июне 2018 года в Университете Восточной Англии (Норидж, графство Норфолк) произошла неприятность. По электронной почте была отправлена таблица, содержащая информацию о болезнях, личных проблемах (в том числе пережитом сексуальном насилии) и семейных утратах 191 студента программы American Studies.

Таблица создавалась на основе уважительных причин, которые студенты сообщали при отсутствии на занятиях и задержках в написании эссе. Сложно сказать, для каких целей предназначалось письмо, но его получили. все студенты программы, почти 300 человек.

В итоге тем студентам, чьи данные были отправлены сотням одногруппников, университет выплатил суммарную компенсацию в размере 140 тысяч фунтов (более €160000) и принёс извинения. Однако впоследствии некоторые студенты, чьи данные были раскрыты, признавались, что забыть о случившемся и смотреть в глаза одногруппникам стало практически невозможно.

Меры предосторожности при передаче данных электронной почтой

Удаляйте письма с персональными данными из любых папок почтового сервиса — «Отправленные», «Полученные» и др.

Тщательно проверяйте адрес получателя, а при общей переписке внимательно следите за тем, чтобы не нажать кнопку «Отправить всем».

Не размещайте персональные данные в теле письма. Используйте архив с паролем.

Можно ли пересылать персональные данные через мессенджеры

Как ни странно, передача персональных данных посредством мессенджеров может быть вполне безопасной. Давайте разберёмся, почему.

Важнейшее свойство безопасного мессенджера — сквозное шифрование, которое обеспечивает конфиденциальность переписки. Суть его в том, что у отправителя и получателя есть по два специальных ключа: личный и открытый. Личный ключ позволяет читать сообщение, а открытый — отправлять. Оба этих ключа генерируются мессенджером автоматически при ведении переписки, пользователь никак не участвует в этом процессе. Шифрование повторяется в течение нескольких миллисекунд для каждого сообщения. Никто, кроме вас с получателем, даже разработчик мессенджера, не сможет прочитать вашу переписку, не зная соответствующих ключей.

И это хороший метод защиты любых данных.

Помимо наличия сквозного шифрования, при выборе мессенджера стоит обратить внимание ещё на несколько опций:

возможность самоудаления сообщений через заданное время;

блокировка пользователей, от которых вы не хотите получать сообщения;

вход в приложение мессенджера по паролю или, что ещё лучше, с помощью двухфакторной аутентификации.

Сквозное шифрование сегодня есть почти у всех известных мессенджеров (iMessage, Telegram, Whatsapp и др.), а вот другими защитными функциями может похвастаться не каждый. Так, упомянутый Whatsapp по состоянию на 2022-й год так и не обзавёлся опции блокировки с помощью пароля.

Самым защищённым общедоступным мессенджером на 2022 год считался Signal. Помимо перечисленных функций, Signal предлагает и многие другие, включая сквозное шифрование SMS-сообщений с помощью синхронизации приложения с SMS.

Есть одна тонкость: мессенджеры автоматически создают папки в памяти вашего компьютера или телефона. В этих папках остаются все вложения, которые вы и ваш собеседник отправляли друг другу.

Если вы не хотите, чтобы данные сохранялись, то можете отключить эту функцию в настройках. И на всякий случай проверьте, не лежат ли сейчас в этих папках ваши персональные данные — например, документы или фото, которые вы не хотели бы сохранять.

Будьте осторожны, если открываете мессенджер с чужого устройства. Так вы можете случайно сохранить ваши персональные данные там, где им совершенно не место

Как нельзя пересылать персональные данные

Онлайн-чаты и мессенджеры социальных сетей.
Это самый опасный способ передачи персональных данных. Как минимум потому что соцсети очень часто становятся объектами взлома. Если вам предлагают отправить персональные данные сообщением в соцсети, всегда отказывайтесь и выбирайте более безопасный вариант.

Приложения соцсетей.
То же касается и приложений социальных сетей. Многие из них (например, Snapchat) не имеют сквозного шифрования, что делает их уязвимыми для хакеров.

В некоторых мессенджерах эта функция есть, но она неактивна по умолчанию и её нужно настроить самостоятельно. Будьте бдительны и проверяйте, работает ли сквозное шифрование в том или ином мессенджере (это можно уточнить с помощью поисковой системы).

Можно ли пересылать персональные данные через облачные сервисы

Как мы уже писали, можно открыть доступ к документу, лежащему в облачном сервисе, получить сгенерированную ссылку на него и отправить эту ссылку получателю. Но есть ещё более безопасный способ — воспользоваться встроенными функциями самого облачного сервиса.

Загрузите нужные документы в «облако» и откройте доступ конкретному получателю. Используя доступ по ссылке, вы не сможете контролировать, кто просматривал ваши данные. А выдав права на просмотр через встроенную функцию — сможете.

Некоторые облачные системы (например Dropbox) предлагают возможность поставить пароль на документ, которым вы делитесь. Если это возможно — поставьте.

Не забудьте о мерах безопасности, которые следует принять после отправки данных нужному пользователю:

после того, как получатель использовал или скопировал данные, закройте доступ или удалите документ;
попросите получателя удалить данные со своего компьютера после того, как он выполнил свою задачу — вы ведь не знаете, предпринимает ли ваш собеседник меры предосторожности, способные предотвратить утечку.

А как же физические носители?

Конечно, вы можете передавать данные и с помощью физических носителей, будь то диск или «флешка». Однако важно понимать, что если вы посылаете носитель по почте, он точно так же может быть украден или потерян.

Наиболее безопасный способ передачи данных — самостоятельно приехать к получателю и принести ему «флешку» или диск. Но будем честны: сейчас так почти никто не поступает, поскольку это неудобно, особенно при передаче данных в другой город или страну. Поэтому смело передавайте данные через интернет. Соблюдая, конечно, правила безопасности.

Будьте осторожны в документе могут быть персональные данные которые невозможно