Как создать конфигурацию почты в панели управления

Обзор конфигураций электронной почты Microsoft Outlook

Профиль электронной почты состоит из учетных записей электронной почты, файлов данных и сведений о том, где хранится ваша электронная почта.

Что такое профиль электронной почты?

Профили электронной почты используются для Outlook, какие учетные записи электронной почты вы используете и где хранятся данные для каждой из них. В каждом профиле Outlook следующие сведения:

Какие сведения об учетной записи необходимо использовать? Эти сведения включают имя пользователя, отображаемого имени, имя сервера электронной почты и пароль учетной записи поставщика услуг Интернета.

Место доставки и хранения данных электронной почты В Outlook данные доставляются и хранятся на сервере электронной почты или в PST-файле на компьютере. К таким данным относятся правила, сообщения, контакты, календари, заметки, задачи, журналы, папки поиска и другие параметры.

Outlook в реестре Windows сообщений электронной почты. При Outlook он извлекает данные профиля из реестра.

Примечание: Значок Почта на панели управления используется для доступа к настройкам Outlook сообщений электронной почты. Значок Почта не будет отображаться, если вы не установили Outlook и не запустите программу хотя бы один раз.

Когда вы Outlook в первый раз, мастер запуска поможет создать новый профиль. Созданный таким образом профиль запускается при запуске Outlook. Большинство пользователей поддерживают только один профиль, но иногда бывает полезно иметь несколько профилей. Например, вам может потребоваться использовать один профиль для работы с почтой, а второй — для личной почты. Кроме того, если другие люди используют тот же компьютер, что и вы, их учетные записи и параметры можно хранить в разных профилях с разными именами.

Пароли нельзя использовать для защиты Outlook профилей. Чтобы защитить свои данные Outlook от назойки других пользователей, используйте защищенную паролем учетную запись Windows пользователя.

Важно: Во время работы Outlook переключение между профилями электронной почты невозможно.

Базовый профиль состоит из одной или нескольких учетных записей электронной почты и файла хранилища. У частного пользователя может быть учетная запись электронной почты Интернета, например POP3, а у корпоративных сотрудников — учетная запись Exchange Майкрософт. Учетные записи других типов (включая учетные записи IMAP4 и HTTP) можно добавлять в любой профиль, а также дополнительные файлы хранения (например, файл Archive.pst для хранения старых сообщений). Иногда могут также быть включены дополнительные службы, например факсы и каталоги адресных книг.

Примечание: Профиль может включать несколько учетных записей типа Интернет, но может включать только Exchange учетную запись.

Как правило, пользователям необходим только один профиль. При Outlook запускается в первый раз, первый профиль создается автоматически и называется «Outlook». При Outlook запускается этот профиль по умолчанию. При добавлении или изменении учетных записей электронной почты или добавлении дополнительного PST-файла вы можете изменить свой профиль. Вы можете в любое время изменить свой профиль, но не сможете изменить имя профиля после его создания.

Выберите значок Windows, введите Панель управления в поле поиска и выберите его.

На панели управления найщите на панели почтыи выберите ее.

Значок Почта не появится, если вы не Outlook и не запустите программу хотя бы один раз.

Откроется диалоговое окно Настройка почты.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы добавить другую учетную запись электронной почты, щелкните Учетные записи электронной почты.

Чтобы изменить параметры Outlook данных, щелкните Файлы данных.

Чтобы увидеть список текущих профилей, нажмите кнопку Показать.

В одной из следующих ситуаций может потребоваться несколько профилей.

Если вы используете Outlook на одном компьютере, которым вы поделились с другими людьми, которым вы доверяете
Например, если у вас и вашего друга есть отдельные учетные записи электронной почты, у каждой из вас также может быть отдельный профиль с соответствующими учетными записями и настройками.

Если вы ведете несколько Exchange учетных записей

Если вам нужно несколько профилей, вы можете в любое время создать дополнительный профиль и добавить в него нужные учетные записи и параметры. При переключении с одного профиля на другой вы можете изменить учетные записи электронной почты и параметры, доступные в Outlook сеансе.

Выберите значок Windows, введите Панель управления в поле поиска и выберите его.

На панели управления найщите на панели почтыи выберите ее.

Значок Почта не появится, если вы не Outlook и не запустите программу хотя бы один раз.

Откроется диалоговое окно Настройка почты.

Выберите команду Показать.

Нажмите кнопку Добавить.

Введите имя профиля и нажмите кнопку ОК.

Добавьте учетную запись электронной почты для использования в своем профиле, следуя указаниям на экране.

Выберите значок Windows, введите Панель управления в поле поиска и выберите его.

На панели управления найщите на панели почтыи выберите ее.

Значок Почта не появится, если вы не Outlook и не запустите программу хотя бы один раз.

Откроется диалоговое окно Настройка почты.

Нажмите кнопку Показать.

В области Microsoft Office Outlookиспользовать этот профиль , щелкните Всегда использовать этот профиль , а затем выберите профиль, который вы хотите использовать в списке.

Выберите значок Windows, введите Панель управления в поле поиска и выберите его.

На панели управления найщите на панели почтыи выберите ее.

Откроется диалоговое окно Настройка почты.

Нажмите кнопку Показать.

В области Microsoft Office Outlook использовать этот профиль, щелкните Запрос на использование профиля.

При Outlook выберите профиль, который вы хотите использовать, в списке Имя профиля.

При использовании нескольких профилей чаще всего используется один из них. С помощью параметра Запрос на использование профиля можно настроить параметр Outlook, чтобы всегда выбирать этот профиль в поле Имя профиля. Чтобы использовать этот профиль, нужно нажать кнопку ОК.

В диалоговом окне Выбор профиля в списке Имя профиля выберите профиль, который нужно выбрать автоматически.

Нажмите кнопку Параметры, а затем в области Параметрыустановите параметр По умолчанию.

Новая конфигурация

Outlook является клиентским приложением для доступа к средствам электронной почты и коллективного планирования. Поскольку в настоящее время существует множество серверных приложений электронной почты и коллективного планирования (например, Microsoft Exchange Server, Lotus Notes и т. д.), было бы весьма удобно, чтобы Outlook можно было использовать для работы с любым из них. Кроме того, и в отсутствие упомянутых выше серверных приложений (например, на домашнем компьютере) Outlook можно использовать в качестве клиента электронной почты, средства отправки и получения факсов или средства планирования личной деятельности. При этом во всех перечисленных случаях функциональные возможности Outlook остаются примерно одинаковыми. Это происходит за счет того, что большинство операций выполняет не сам Outlook, а специализированные информационные службы (service providers). Например, Outlook не может самостоятельно отпра вить или получить сообщение, но при этом Outlook "знает", к какой информационной службе нужно обратиться для выполнения этой задачи. Или Outlook не может отправить факс, но знает, что можно обратиться к информационной службе Microsoft Fax, которая выполнит поставленную задачу. То же самое относится и к большинству других операций.

В Outlook можно выделить три основных типа информационных служб:

• Службы доступа к хранилищам сообщений (message store providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск сообщений и папок (например, служба Личные папки).
• Службы доставки сообщений (transport providers) поддерживают процесс отправки и получения сообщений (например, служба Электронная почта Интернета).
• Службы доступа к адресным книгам (address book providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск элементов в адресных книгах (например, служба Личная адресная книга).

Представленное выше деление служб на типы является логическим, а не физическим. Например, служба Microsoft Exchange Server содержит компоненты всех перечисленных выше типов.

Чтобы получить возможность использования средств какой-либо информационной службы в Outlook, эту службу необходимо добавить в одну из конфигураций (profile). Набор информационных служб, используемых в сеансе работы с Outlook, неограничен и определяется в основном задачами, решаемыми пользователем. Однако важно отметить, что для полноценной работы необходимо, чтобы в каждой конфигурации присутствовала, по крайней мере, одна информационная служба каждого из перечисленных выше типов.

Каждая конфигурация содержит список используемых информационных служб, информацию о порядке доставки сообщений различными почтовыми службами и о порядке доступа к адресным книгам. При работе с Outlook можно использовать несколько конфигураций, создавая тем самым несколько сценариев работы.

При первом запуске мастер Outlook автоматически создает конфигурацию с именем Outlook и включает туда информационные службы, которые указывает пользователь, отвечая на диалоговые окна мастера первого запуска (см. раздел "Установка и запуск Outlook").

Например, если в конфигурацию включена служба доставки сообщений, но отсутствует служба доступа к хранилищу сообщений, получить или отправить сообщение все равно будет невозможно, поскольку Outlook не сможет его сохранить.

Итак, до настоящего момента мы фактически рассматривали работу с единственной конфигурацией, созданной Outlook no умолчанию. Настало время перейти к созданию собственной конфигурации. Создать конфигурацию можно либо скопировав уже существующую, переименовав ее и изменив согласно своим запросам, либо создав абсолютно новую. Именно этот вариант мы и рассмотрим.

Пример 15.1. Создание конфигурации

Пуск > Настройка > Панель управления

Показать (рис. 15.1)

Имя конфигурации := Usarov

После выполненной программы на вкладке Общие (General) диалогового окна Почта (Mail) отобразится новая конфигурация. Мы намеренно отказались от выполнения дальнейших шагов в создании новой конфигурации, чтобы отдельно рассмотреть добавление учетных записей информационных служб.

Единственное, что хочется прокомментировать, это установку переключателя запрашивать конфигурацию (Prompt for a profile to be used). Данная возможность позволит при очередном запуске Outlook выбрать, какая из конфигураций будет использоваться в данный момент. Такой вариант очень удобен в случае работы нескольких пользователей на одном компьютере, особенно если их конфигурации имеют пароль.

Если установить переключатель использовать конфигурацию (Always use this profile), то при запуске Outlook будет загружать указанную в списке конфигурацию. Этот вариант удобен, если существует конфигурация, употребляемая чаще, чем другие. Как правило, это конфигурация, общая для всех пользователей и не имеющая пароля.

Как настроить почту в Outlook

Существует два типа сервисов для хранения и обработки электронных сообщений – виртуальные и локальные. Первые знакомы всем пользователям веб-сети: их создание и использование доступно после простой регистрации почтового аккаунта на Gmail/Google Suite, Yandex.ru, Mail.ru, Rambler.ru и других ресурсах. Процедура занимает несколько минут и абсолютно бесплатна в базовом функционале.

При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.

Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.

Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты

Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.

Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:

• Opera Mail;
• Mozilla Thunderbird;
• Koma-Mail;
• SeaMonkey;
• The Bat!

С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.

Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.

Исходя из вариантов размещения базы почтовых файлов, может быть интегрирован либо бесплатный почтовый сервис (@gmail.com, @yandex.ru), либо корпоративный, находящийся на локальном сервере или стороннем хостинге. В этом случае существуют возможности дополнительной настройки безопасности, прав и взаимодействия отдельных сотрудников и групп. Сам электронный адрес становится частью имиджевой составляющей фирмы, т.к. содержит однотипное для всех пользователей доменное имя – user@domain.ru.

Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

1. Наличие зарегистрированного почтового ящика с адресом name@primer.ru.
2. Знание пароля от электронной почты.
3. Данные конфигурации протоколов отправки и получения писем IMAP/POP и SMTP.

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Перед началом подключения аккаунта mail@yandex.ru в настройках вашего почтового ящика включите работу протокола IMAP или POP3 и выберите способ авторизации. Для этого откройте раздел «Почтовые программы» в настройках Яндекс.Почты и включите протокол IMAP или POP3.

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

• портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
• пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.

При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:

Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.

Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).

Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

• сервер входящей почты — imap.yandex.ru;
• сервер исходящей почты (SMTP) — smtp.yandex.ru.

Пользователь и пароль – соответствующие данные вашего аккаунта на Яндексе. Если вы настраиваете получение почты с ящика вида login@yandex.ru, логином является часть адреса до знака @. Если вы используете Яндекс.Почту для своего домена, в качестве логина необходимо указывать полный адрес почтового ящика. Помечаем «Запомнить пароль» и переходим в «Другие настройки».

Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

• IMAP-сервер — 993;
• SMTP-сервер — 465.

С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.

В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов

Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.

Подключение к Outlook почты Gmail

Сервис Гугл лимитирует возможность объема скачиваемого трафика для получения сообщений по протоколу IMAP – не более 2500 Мб в день на скачивание и не более 500 Мб в день на загрузку. В случае превышения лимитов следует блокировка аккаунта. Предварительные настройки почты стандартные – необходимо в «Настройках» выбрать тип подключения. Здесь же можно определиться с действиями относительно входящих писем при синхронизации с Outlook. В самом приложении необходимо через меню «Файл» открыть «Настройку учетных записей» и создать новую учетную запись электронной почты.

Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.

Настройка доступа Mail.ru к Microsoft Outlook

Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.

Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.

Для лучшей защиты данных, которые вы отправляете и получаете при помощи почтовой программы, необходимо включить шифрование. Для этого на вкладке «Дополнительно» установите галочку напротив «Требуется шифрованное подключение (SSL)». Если вы хотите оставлять на сервере письма, скачанные почтовой программой, отметьте вариант «Оставлять копии сообщений на сервере», выберите период хранения и удаления.

Проводим проверку учетной записи и обнаруживаем проблему отправки тестового электронного сообщения.

Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.

Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.

На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.

Обзор дополнительных возможностей Outlook

Использовать MS Outlook только для отправки и получения почты – это примерно то же самое, что ездить на автомобиле всегда на первой передаче. Научитесь пользоваться Календарем, и никакие события не будут забыты: достаточно настроить разовую или периодическую функцию напоминания, пригласить участников из списка Контактов. Даже при закрытом приложении вы своевременно получите push-уведомление на рабочий стол о предстоящем важном событии или поступивших сообщениях.

Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.

Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.

Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.

В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.

Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.

Новые функции Outlook 2019

Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:

• исправление проблем с читаемостью одним щелчком;
• функция сортировка почты – она позволяет сосредоточиться на сообщениях, которые наиболее важны для пользователя;
• быстрая вставка значков и SVG-файлов в документы, книги, сообщения электронной почты и презентации Microsoft Office;
• функция озвучивания сообщений;
• добавление в Календарь часовых поясов позволяет выбрать лучшее время для планирования встреч и собраний для пользователей из разных стран;
• пометка сообщений как прочитанных при удалении;
• при перетаскивании вложений OneDrive из электронной почты на компьютер автоматически скачиваются копии файлов вложений.

Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.

Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.

Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.

Заключение

С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.

Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.

Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.

Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.

Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.

6. Настройка параметров «Почта» на панели управления (“Control Panel”).

В этом разделе автор хочет рассмотреть одну особенность офисного пакета Microsoft Office. Этот пакет настолько интегрирован в операционную систему Microsoft Windows, что даже некоторая часть его настроек становится доступной только через стандартные службы Microsoft Windows. В частности, многие настройки учетных записей почтового клиента Microsoft Outlook доступны не в системном меню «Сервис», а на элементе управления («папки») «Почта» на панели управления Microsoft Windows. Далее будет рассматриваться примеры для офисного пакета Microsoft Office 2003, работающего под управлением операционной системы Microsoft Windows XP.

6.1. Описание элемента панели управления «Почта».

Элемент управления «Почта» доступен с панели управления Microsoft Windows (выбор из меню «Пуск» -> «Панель управления» -> «Почта», см. рисунок App003.07.). Если этой иконке на панели управления Вы не обнаружили, то возможно только два варианта: у Вас либо не установлен почтовый клиент (и тогда все написанное ниже Вас не касается), либо Вам необходимо переключиться на классический вид окна в панели управления.

Рис. App003.07. Классический вид панели управления Microsoft Windows XP.

После выбора элемента «Почта» на панели управления Microsoft Windows появится следующее окно (см. рисунок App003.08.). На нем можно выделить следующие типы настроек:

• настройка учетных записей электронной почты в текущей конфигурации;
• настройка для файлов, используемых для хранения сообщений электронной почты (для текущей конфигурации);
• настройка конфигураций учетных записей электронной почты;

Рис. App003.08. Диалоговое окно элемента управления «Почта» в Microsoft Windows XP.

6.2. Настройка элемента управления «Конфигурация».

В случае если Вы используете насколько конфигураций («профилей») электронной почты (например, для работы, для дома, для развлечений), то Вам необходимо создать и настроить их. Каждая конфигурация хранит сведения о подключенных к ней учетных записей электронной почты и файлов для хранения электронной корреспонденции.

Создание новой конфигурации.

Для создания новой конфигурации электронной почты необходимо:

1. Выбрать кнопку «Показать» секции «Конфигурация» диалогового окна «Почта» (см. рисунок App003.08.).
2. В открывшемся окне (см. рисунок App003.09.) выбрать кнопку «Добавить».
3. Далее в окне (см. рисунок App003.10.) набрать имя новой конфигурации и выбрать кнопку “Ok”.

Рис. App003.09. Диалоговое окно «Конфигурация» для учетных записей электронной почты.

Рис. App003.10. Диалоговое окно создания новой конфигурации электронной почты.

Для создания копии учетной записи (с прежними настройками) необходимо выбрать кнопку «Копировать» (см. рисунок App003.09.).

Выбор конфигурации по-умолчанию.

По умолчанию текущей конфигурацией считается конфигурация, созданная первой на данном компьютере. Если не указано другая конфигурация, именно она загружается при открытии почтового клиента Microsoft Outlook. Вы можете изменить конфигурацию по умолчанию, выбрав соответствующую конфигурацию в комбинированном списке «использовать конфигурацию» (см. рисунок App003.09.), а можно вообще отказаться от конфигурации по-умолчанию. В этом случае Вы при открытии почтового клиента Microsoft Outlook 2003 будет запрашиваться нужная конфигурация.

Редактирование конфигурации.

Для редактирования существующей учетной записи необходимо в открывшемся окне «Конфигурация почты» (см. рисунок App003.09.) выбрать кнопку «Свойства…». Появится диалоговое окно «Настройка почты <конфигурация>» (где поле <конфигурация> – имя выбранной конфигурации, например, Home), в которой можно редактировать учетные записи и файлы с данными (см. рисунок App003.11.).

Рис. App003.11. Диалоговое окно «Настройка почты» для выбранной конфигурации.

6.3. Настройка элемента управления «Учетные записи».

В диалоговом окне «Настройка почты» Вы можете увидеть две группы настроек элемента управления «Почта»: «Учетные записи» и «Файлы данных» (см. рисунок App003.11.). Мы вначале рассмотрим первый из них.

При выборе кнопки «Учетные записи» на экране дисплея появится окно, изображенное на рисунке App003.12.

Рис. App003.12. Диалоговое окно «Учетные записи» инструмента управления «Почта».

Создание новой учетной записи.

Для создания новой учетной записи необходимо выбрать первое значение переключателя. После этого запустится мастер настройки нового подключения. Вначале мастер выдаст окно, показанное на рисунке App003.13.

Рис. App003.13. Первое окно мастера создания новой учетной записи.

С помощью этого окна можно выбрать следующие сервера электронной почты:

1. Microsoft Exchange;
2. POP3;
3. IMAP;
4. HTTP;
5. Дополнительные типы серверов (типа Microsoft Mail и т.д.).

В своей практической деятельности Вам чаще всего придется встречаться со вторым и третьим типом серверов. После установки переключателя в соответствующее положение, выберите кнопку «Далее >», и перейдите к окну, изображенному на рисунке App003.14.

Рис. App003.14. Окно занесения параметров электронной почты.

В этом диалоговом окне необходимо занести все параметры учетной записи электронной почты, о которых говорилось в разделе 4. Заносить необходимо все параметры учетной записи, включая назначение протоколов и прокси-серверов (смотри вставку «Дополнительно…»).

После набора всех параметров нажмите кнопку «Проверка учетной записи» Появится диалоговое окно, отображающее ход проверки состояния учетной записи. Если все прошло нормально, напротив всех пунктов будут указаны зеленые галочки, а в Вашем ящике электронной почты появится тестовое сообщение.

После этого нажмите кнопку «Готово» для завершения работы мастера.

Редактирование полей учетной записи.

Для внесений изменений (редактирования) существующих учетных записей электронной почты необходимо выбрать второе значение переключателя: «просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи». После этого запустится мастер изменения учетных записей. Вид его первого окна представлен на рисунке App003.15.

Рис. App003.15. Окно просмотра и изменения существующих учетных записей.

В этом окне можно осуществлять следующее:

1. Выбор файла данных, куда по-умолчанию будет складываться Ваша корреспонденция. Для этого необходимо выбрать из комбинированного списка «Размещать новую почту в папке:» один из файлов с почтовой базой данных.
2. Изменить порядок (кнопками «Вверх» и «Вниз»), в котором будут проверяться ящики электронной почты.
3. Выбрать учетную запись, от имени которой будут отправляться вся электронная корреспонденция (кнопка «По умолчанию»).
4. И, наконец, можно просматривать и редактировать существующие учетные записи электронной почты.

Для редактирования данных электронной почты необходимо:

1. Выбрать необходимую учетную запись;
2. Выбрать в диалоговом окне кнопку «Изменить…»;
3. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке App003.16. В нем можно просмотреть и внести изменения в учетные записи электронной почты (такие как адрес почтового ящика, адреса серверов электронной почты, параметры входа в систему (логин и пароль)). Для просмотра других параметров электронной почты, не умещающихся на вкладке, выберите кнопку «Другие настройки…».
4. Появится диалоговое окно со множеством вкладок;
5. На вкладке «Общие» (см. рисунок App003.17.) задаются такие параметры, как имя учетной записи (которое Вы можете выбрать самостоятельно), название Вашей организации и адрес для ответа.
6. На вкладке «Сервер исходящей почты» (см. рисунок App003.18.) указываются следующие опции: требуется ли SMTP-серверу проверка подлинности (это необходимо для отправки электронной почты Google), как происходит проверка подлинности и нужно ли перед оправкой принимать новую корреспонденцию.
7. На вкладке «Подключение» (см. рисунок App003.19.) указывается способ подключения к серверу электронной почты (на выбор: локальная сеть, телефонная линия, другой номеронабиратель) и характеристики модема.
8. И, наконец, на вкладке «Дополнительно» (см. рисунок App003.20.) указываются номера портов сервера, длительность ожидания ответа от сервера электронной почты и другие параметры POP3 протокола (такие как удаление писем с сервера спустя определенный промежуток времени, параметры загрузки сообщений с почтового сервера и т.д.).

Рис. App003.16. Главное окно редактирования учетной записи электронной почты.

Рис. App003.17. Вкладка «Общие».

Рис. App003.18. Вкладка «Сервер исходящей почты».

Рис. App003.19. Вкладка «Подключение».

Рис. App003.20. Вкладка «Дополнительно» окна редактирования учетных записей.

После этого можно вновь выбрать кнопку «Проверка учетной записи…» для верификации внесенных изменений.

Для выхода из мастера необходимо выбрать кнопку «Готово».

6.4. Настройка элемента управления «Файлы Данных»

Создание нового файла с данными Outlook;

Для создания нового файла с базой данных электронной корреспонденции необходимо выбрать в мастере изменения параметров учетной записи (см. рисунок App003.15.) кнопку «Создать файл данных Outlook…». Далее следуйте указаниям мастера.

Для добавления к существующей конфигурации нового файла с почтовыми данными необходимо:

1. Выбрать в окне выбора конфигурации (см. рисунок App003.11.) кнопку «Файлы данных…»;
2. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке App003.21.
3. Нажмите в нем кнопку «Добавить…»;
4. И откройте файл с уже существующими записями.

Рис. App003.21. Диалоговое окно «Файлы данных».

Редактирование свойств файла с данными;

Для редактирования параметров файла с почтовыми данными необходимо выбрать в диалоговом окне App003.21. сначала нужный файл, а затем – кнопку «Параметры».

Рис. App003.22. Диалоговое окно с параметрами файла почтовых баз.

Появится диалоговое окно (см. рисунок App003.22.). В нем можно изменить:

• название файла с данными, под которым он будет отображаться в учетных записях;
• добавление комментария к этому файлу;
• возможности парольной защиты и сжатия данных.

После изменения этих параметров можно выбрать клавишу “Ok” для принятия изменения параметров.

Смена файла с данными по-умолчанию.

Смена файла данных, куда по-умолчанию попадает новая электронная корреспонденция, осуществляется из диалогового окна «Учетные записи» (см. рисунок App003.15.). Для этого необходимо выбрать из комбинированного списка «Размещать новую почту в папке:» один из файлов с почтовой базой данных.

Примечание. Удалить файл с почтовыми данными, который выбран по-умолчанию (отмечено поле место доставки), невозможно! Для удаления из базы этого файла необходимо сначала сделать «Местом доставки» другой файл с почтовыми данными.