Что можно добавить в таблицу

«Google Таблицы»: большой и простой гайд

«Google Таблицы» — многогранный и функциональный инструмент со множеством возможностей и сценариев использования. По одним только формулам можно написать отдельную книгу. Пригодится всем: аналитикам сайтов, контент-стратегам и маркетологам в целом.

Этот гайд покажет, что вообще можно делать в «Google Таблицах», поможет найти способы применения в своей работе и понять, в каком направлении копать, чтобы научиться работать в программе эффективно.

Начало работы с «Таблицами»

Создание таблицы

Создавать новые и открывать созданные ранее таблицы можно на главной странице сервиса и через «Google Диск».

На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз.

Здесь можно начинать работать с таблицами: переименовывать, удалять, открывать в офлайне

Чтобы создать новую таблицу, нажмите на знак плюса в правом нижнем углу — можно будет создать пустую таблицу или выбрать из шаблонов:

Шаблонов здесь десятки: расписания, диаграммы Ганта, таблицы для ведения бюджета и другое

Сохранять таблицы не надо — все автоматически сохраняется на «Google Диске» в процессе работы. Закончив, можно просто закрыть файл — данные не потеряются. По умолчанию созданные через сервис Google Sheets файлы сохраняются в корне Диска. Чтобы переместить его в папку, кликните по иконке рядом с названием таблицы, и выберите место назначения.

Перемещаем таблицу в нужную папку

Переносить файлы можно и на самом диске — с помощью drag&drop или кликнув по нему правой кнопкой и выбрав «Переместить в. ».

Прежде чем перемещать только что созданную таблицу, ей надо дать название.

Как открыть файл Excel в «Таблицах»?

Есть два способа:

1. Загрузите файл на «Google Диск» через кнопку «Создать» и откройте его как обычную гугловскую таблицу.
2. Находясь в любой таблице, зайдите в меню «Файл» и выберите «Открыть» или используйте сочетание Ctrl + O. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Загрузка».

Можно просто перетащить файл Excel из открытой папки на компьютере

Это работает и в обратную сторону — файлы Google Sheets скачиваются на компьютер в форматах, который поддерживает Excel: XLSX и CSV. Для этого зайдите в меню «Файл» → «Скачать» и выберите формат.

Также можно сохранить таблицу в формате .pds, чтобы открыть в программе Open Document, в виде pdf-файла или веб-страницы

Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.

Панель инструментов в «Таблицах»

Под меню («Файл», «Правка» и другие) располагается панель инструментов:

Здесь все инструменты для редактирования элементов таблицы

Пройдёмся по её блокам:

1. Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
2. Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
3. Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
4. Шрифт.
5. Размер шрифта.
6. Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
7. Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
8. Выравнивание текста — по горизонтали, по вертикали, настройки переноса и поворота.
9. Прочие инструменты:
   • добавить ссылку;
   • добавить комментарий;
   • вставить диаграмму;
   • создать фильтр;
   • использовать функции.
10. Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.

Есть разные клавиатуры

1. Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.

В нижней части находится панель для переключения между листами и операций с ними. Чтобы создать новую страницу в текущем файле, кликните «+» в левом нижнем углу. По клику на стрелку рядом с заголовком листа откроется меню, где можно переименовать, удалить, переместить, скопировать и скрыть лист, а также защитить его от редактирования и изменить цвет ярлыка:

Работа с листами в «Google Таблицах»

Ярлык скрытого листа не будет отображаться на общей панели. Чтобы посмотреть и вернуть его, нажмите на три черты рядом с листами и найдите в списке нужный:

Как посмотреть скрытый лист в Google-таблицах

Операции с ячейками, строками и столбцами

Элементы таблицы — строки, столбцы и ячейки — можно добавлять, удалять и скрывать через меню «Правка» или контекстное меню, которое открывается правым кликом по выделенному элементу. Для некоторых действий нужно выбрать, что произойдет с окружающими элементами после удаления или вставки — куда сдвинутся данные, строки и столбцы.

При удалении ячейки нужно выбрать, куда смещать данные — влево или вверх

Как закрепить строки

При работе с большими массивами данных полезно всегда держать перед глазами заголовки строк и столбцов. Для этого их можно закрепить. Установите курсор в ячейку нужной строки или столбца, откройте меню «Вид» → «Закрепить» и выберите один из параметров.

Можно закрепить одну, несколько или все строки до текущей

Как перемещать элементы таблицы

Строки, столбцы и ячейки в «Google Таблицах» можно менять местами и двигать по всему листу.

Чтобы переместить строку или столбец, выделите их кликом по заголовку, откройте меню «Правка» и выберите «Переместить строку / столбец» влево, вправо, вверх или вниз.

Так можно переместить строки

Кроме того, строки, столбцы и ячейки можно перемещать простым перетаскиванием по принципу drag&drop. Для этого наведите курсор на край выделенного элемента так, чтобы он принял вид «руки», захватите элемент левым кликом и перетащите в нужное место, не отпуская кнопку мыши/тачпад.

Перемещаем ячейку в «Google Таблицах» с помощью drag&drop

История изменений в «Таблицах»

В Google Sheets автоматически сохраняется не только текущая версия, но и вся история изменений. Чтобы открыть ее, кликните на строчку «Последнее изменение» справа от Главного меню. Откроется история версий:

Можно увидеть, когда, кем и какие изменения вносились

В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий:

Здесь можно восстановить версии таблицы

Бывает, что восстанавливать предыдущую версию нельзя — это не ваша таблица и не вы ее редактировали. Если вы нажмете «Восстановить», все изменения, которые внес другой человек после определенного момента, удалятся. Работать с прошлой версией в режиме истории тоже затруднительно — невозможно даже нормально выделить и скопировать данные, не то что воспользоваться фильтрами и формулами. На этот случай в Google Sheets есть возможность скопировать более раннюю версию:

Вместо восстановления таблицы можно создать копию одной из версий. Удобно для сравнения двух документов

Совместный доступ

Одно из неоспоримых преимуществ «Google Таблиц» перед Excel — возможность совместной работы. Чтобы открыть свой файл коллегам, кликните синюю кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу и задайте настройки:

Можно дать доступ к файлу отдельным пользователям, тем, у кого есть ссылка, или всему интернету

Также здесь есть разные уровни: «Редактирование», «Комментирование», «Просмотр».

Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.

Удаление и восстановление таблицы

В начале раздела уже указан способ удалить таблицу — с главного экрана «Диска», но можно удалить таблицу, когда она у вас на экране. Для этого откройте меню «Файл» и выберите пункт «Удалить»:

Таблица будет храниться в корзине 30 дней, в поиске по таблицам её можно будет и восстановить

Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить

В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров

Работа с данными

Редактирование Google Sheets

Данные в таблицу можно вводить с клавиатуры, добавлять через «копировать» → «вставить» и импортировать из разных источников. Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.

Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи.

Ваша заявка принята.
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Защита данных от редактирования

Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа (об этом написано в разделе «Совместный доступ»), а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.

Вот как им воспользоваться. Вызовите контекстное меню правым кликом и выберите пункт «Защитить диапазон» или откройте меню «Данные» и кликните «Защищенные листы и диапазоны»:

Можно защитить данные, вызвав контекстное меню или выбрав нужный пункт во вкладке «Данные»

В открывшейся справа форме кликните «Добавить лист или диапазон». Введите описание. Если хотите закрыть от редактирования диапазон, кликните иконку таблицы на соответствующей вкладке и выделите нужные ячейки на листе. Чтобы защитить целый лист, перейдите на другую вкладку и выберите его в списке.

Нажмите «Задать разрешения» и настройте доступ

Вы можете прописать ограниченный список пользователей, которые имеют право редактировать указанные листы и ячейки, или ограничиться предупреждением. В последнем случае при попытке отредактировать защищенный диапазон программа будет выводить на экран предостерегающее сообщение:

Предупреждение о редактировании защищенного диапазона

Комментарии и примечания

В «Google Таблицах» можно пометить ячейки комментариями и примечаниями. Ячейки с примечаниями выделяются черным треугольником в правом верхнем углу, с комментарием — желтым. Основное отличие в том, что на комментарий могут ответить другие пользователи, а на примечание — нет. Примечания можно оставлять в таблицах, которые планируется редактировать в одиночку, комментарии больше подходят для совместной работы.

На комментарий можно дать ссылку, на примечание — нет

Комментарии можно закрыть, кликнув «Вопрос решен», примечание — только удалить через меню «Правка», или вызвав контекстное меню правым кликом.

Добавить те и другие можно через контекстное меню (правый клик):

Добавляем комментарии и примечания в Google Sheets

Комментарий ещё можно добавить через верхнюю панель инструментов или сочетание клавиш Ctrl+Alt+M.

Форматы данных

Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:

• текст;
• число;
• процент;
• финансы;
• валюта;
• дата;
• время.

Все остальные форматы — производные от основных. Валюту можно отобразить с десятыми или округлить до целых, заменить «р.» перед цифрами на другую валюту. Дата отображается в виде «2.12.2018» или «воскресенье, 2 декабря 2018 г.» — и еще в десяти разных вариациях. Тоже самое с другими форматами.

Чтобы изменить формат данных в ячейке, строке, столбце или диапазоне, выделите их, откройте меню «Формат» → «Числа» и выберите нужный.

В пункт «Числа» вынесены часто используемые, остальные спрятались в пункте «Другие форматы чисел»

Условное форматирование данных

В «Google Таблицах» можно изменить внешний вид текста и ячеек — шрифт, кегль, начертание, цвет шрифта и заливки, выравнивание, цвет и стиль границ, правила переноса текста. Все необходимые инструменты находятся на панели над рабочей областью, о которой мы говорили выше.

Иногда нужно, чтобы форматирование ячеек менялось автоматически в зависимости от того, какие данные в них находятся. Для этого в «Google Таблицах» используются правила условного форматирования. Их можно задать для всей таблицы, отдельного диапазона, строки, столбца и даже одной ячейки.

Чтобы настроить правила, перейдите в меню «Формат» → «Условное форматирование». Справа появится диалоговое окно. По клику на «Добавить правило» откроются настройки. В зависимости от задачи вы можете настроить правило, по которому ячейки будут перекрашиваться в один цвет, или создать градиент. Правило для форматирования ячеек одним цветом настраивается в 3 шага:

1. Укажите диапазон.
2. Задайте условия форматирования.
3. Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.

Как настроить условное форматирование

Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.

Для создания более сложных правил нужно выбрать условие «Ваша формула» и использовать функции. Эта тема тянет на отдельную большую статью, поэтому здесь останавливаться не будем. Лучше рассмотрим на примере использование стандартных условий.

Вы ведете контекстную рекламу и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1%. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом:

Ячейки со значением менее 1% залиты зелёным

Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.

Сортировка, фильтры и срезы

Инструменты для сортировки, фильтрации, проверки и группировки содержимого таблицы находятся в пункте «Данные» главного меню:

Эти инструменты помогут сделать отображение данных в таблице более удобным

Сортировка

Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа или диапазона в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.

Если в таблице есть строка заголовков, при быстрой сортировке они тоже сместятся. Чтобы сохранить их на месте, выберите пункт «Сортировка диапазона» в меню «Данные». Он станет активным, когда вы выберете нужный диапазон. По клику откроется диалоговое окно с выбором столбца и порядка сортировки — прямой или обратный. Чтобы сохранить строку заголовков на месте, поставьте галочку рядом с «Данные со строкой заголовка»:

Сортировка диапазона данных со строкой заголовка

Фильтры

Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.

В меню «Данные» есть два инструмента для фильтрации содержимого таблицы: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации» Если один пользователь отфильтрует содержимое таблицы с помощью первого инструмента, у других они тоже отсортируются. Поэтому если вам нужно скрыть часть данных только для себя, чтобы не мешать коллегам, выберите «Данные» → «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр».

Все настройки, которые вы сделаете, сохранятся. Режимов фильтрации можно создать несколько, все они появятся в выпадающем меню «Фильтры. ». Чтобы в них проще было ориентироваться, присвойте каждому понятное название. По умолчанию присваиваются имена «Фильтр 1», «Фильтр 2» и т. д:

Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.

В таблицах с режимом доступа «Только просмотр» функция «Создать фильтр» неактивна. Чтобы отобразить данные так, как вам нужно, выберите «Данные» → «Фильтры. » → «Создать новый временный фильтр».

Срезы

Это новая функция Google Sheets. Срез — это что-то вроде сводной информации по диапазону/столбцу. Удобно, когда в столбце или диапазоне много данных, и нужно всё кратко суммировать.

Срез делается так же, как и сортировка/фильтрация — «Данные» → «Создать срез»:

Новый инструмент таблиц

В настройках среза нужно выбрать, как он будет выглядеть и присвоить ему название. Срез будет виден прямо поверх ячеек таблицы.

Вот так будет выглядеть срез по столбцу «Параметр 4»

Проверка данных

Инструмент проверяет, соответствуют ли данные в ячейке заданным параметрам. Например, в одном столбце должны быть только даты. Чтобы проверить, нет ли там ошибок, выберите в меню «Данные» пункт «Настроить проверку данных» и задайте настройки:

• Диапазон ячеек → кликните на поле и выделите нужный столбец.
• Правила → выберите в выпадающем списке «Дата», затем — «является допустимой датой»
• Кликните «Сохранить».

Настройки проверки данных в «Google Таблицах». Можно настроить либо вывод предупреждения, если проверка не пройдена, либо вовсе запретить ввод данных. Можно также настроить показ справки для исправления ошибки

Если данные в проверяемом диапазоне часто редактируются, вы можете предотвратить ошибки на будущее. Выберите в разделе «Для неверных данных» пункт «запрещать ввод данных», и когда кто-то попытается ввести в столбец что-то кроме допустимой даты, система выведет предупреждение и не даст отредактировать ячейку.

В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.

Уведомление об ошибке инструмента «Проверка данных»

Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.

Сводные таблицы

Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.

Пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.

Чтобы создать такой отчет, выделите исходную таблицу, зайдите в меню «Вставка» и выберите пункт «Сводная таблица». Программа создаст новый пустой лист и откроет редактор справа.

В разделе «Строки» кликните «Добавить» и выберите столбец с рекламными каналами. В разделе «Значения» добавьте столбец с данными о прибыли по каждому заказу. Программа просуммирует прибыль по каждому каналу и сведет в таблицу. Если в разделе «Столбцы» выбрать параметр «Услуги», таблица покажет, какую прибыль принес каждый канал по каждой услуге.

Так же можно фильтровать данные по любому столбцу из исходной таблицы, например, скрыть из сводной таблицы данные по отдельной услуге. Для этого в раздел «Фильтры» нужно добавить столбец «Услуги», открыть список и снять галочки с тех услуг, данные по которым не хотим учитывать.

Самым прибыльным в гипотетическом салоне красоты оказалась реклама в Google Ads

Работа с функциями (формулами)

В «Google Таблицах» также, как и в Excel, есть функции — формулы, которые обрабатывают данные в таблице — суммируют, сравнивают, проверяют на соответствие условиям и т. д.

Все функции вводятся по одному принципу:

1. Вводим знак «=», чтобы программа поняла, что мы от нее хотим.
2. Затем начинаем вводить название функции. Система выдаст список подсказок, из которых можно выбрать нужную.
3. В скобках указываем данные, которые нужно использовать для вычислений, и вводим дополнительные аргументы, если нужно.

Данные для вычислений можно ввести вручную с клавиатуры или указать ссылки на ячейки и диапазоны, из которых их нужно взять.

Также можно вводить названия именованных диапазонов, но предварительно их нужно создать. Это бывает полезно, когда часто используете в вычислениях одни и те же диапазоны данных.

Чтобы создать именованный диапазон, зайдите в меню «Данные» или вызовите контекстное меню правым кликом и выберите соответствующий пункт. Справа откроется редактор именованных диапазонов. Кликните «+Добавить диапазон» и введите название. Если вы не выделили нужные ячейки раньше, нажмите на иконку таблицы и сделайте это, затем кликните «Готово».

Создаём именованный диапазон

Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.

Формула считает количество символов в строке. Чтобы остальные строки посчитались тоже, нужно «захватить» ячейку, где формула уже применена, правой кнопкой мыши и протянуть вниз. Так она применится и в остальных строках

Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких немного. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.

О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.

Диаграммы и графики в «Google Таблицах»

Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.

Переходим на нужную вкладку, заходим меню «Вставка» и выбираем пункт «Диаграмма». По умолчанию программа создает вот такой график. Справа вместо «Редактора сводной таблицы» откроется «Редактор диаграмм».

Столбчатая диаграмма в «Google Таблицах»

Посмотрим, что мы можем сделать с диаграммой:

1. Поменять тип. «Google Таблицы» поддерживают графики, столбчатые, линейные, точечные, круговые, древовидные, географические, каскадные, лепестковые и некоторые другие типы диаграмм. Пояснения, для каких задач лучше подходят конкретные типы есть в справке по «Google Таблицам».

Можно воспользоваться рекомендациями

1. Изменить тип накопления — стандартный или нормированный. Этот параметр удобно использовать, когда в одном столбце диаграммы отображаются данные по нескольким критериям. Он активен не для всех типов диаграмм.
2. Сменить диапазон значений.
3. Добавить, удалить и изменить оси и параметры.

На вкладке «Дополнительные» можно поменять внешний вид графика:

• перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
• поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
• изменить фон диаграммы;
• отредактировать название диаграммы и осей и т. д.

Зададим свой цвет для фона диаграммы

Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты:

Тут же можно переместить график на отдельный лист и добавить альтернативный текст

Интеграция с другими инструментами Google

Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.

Google Forms

Обмен данными между «Формами» и «Таблицами» даже не нужно дополнительно настраивать — эта возможность есть в сервисах по умолчанию.

Чтобы создать новую «Google Форму» из интерфейса «Таблиц», зайдите в меню «Инструменты» → «Создать форму». По клику в новой вкладке откроется редактор Google Forms:

По умолчанию форма будет называться так же, как таблица

Создадим простенькую форму с тремя вопросами со свободным ответом и вернемся в таблицу. Там появился новый лист «Ответы на форму (1)», в котором уже созданы 4 столбца. Три из них соответствуют вопросам формы — «ФИО», «Телефон» и «Адрес», четвертый — «Отметка времени» — в нее система внесет дату и время заполнения формы:

Так будут выглядеть ответы на форму в таблице

Первая строка закреплена, чтобы при просмотре большого количества ответов заголовки столбцов всегда были на виду. Все, больше ничего настраивать не нужно — при заполнении формы ответы сохранятся в таблице автоматически.

Если вы не создали таблицу для ответов заранее, все равно сможете выгрузить их в «Таблицу». Для этого в режиме редактирования формы перейдите на вкладку «Ответы» и кликните пиктограмму Google Sheets в правом верхнем углу.

К любой форме можно «прикрутить» таблицу, и наоборот

У этой простой возможности массы способов использования в интернет-маркетинге. Информацию, которую вы собираете через формы, будь то ответы соискателей на вакансию, клиента по проекту или целевой аудитории по продукту, удобно просматривать в «Таблицах».

Google Analytics

Обмен данными с Google Analytics в Таблицах реализован через дополнение. Чтобы его подключить, откройте меню «Расширения», выберите пункт «Установить дополнения» и найдите в открывшемся окне Google Analytics. Если не увидите его на первом экране, быстрее будет через поиск, потому что аддонов немало:

Устанавливаем Google Analytics

Затем аддону нужно дать разрешения, и он будет установлен. Попробуем выгрузить данные из GA в таблицу. Заходим в меню «Расширения» → “Google Analytics” → “Create new report”. Справа откроется окно редактора отчетов. Заполняем название отчета (1), выбираем аккаунт (2), ресурс (3) и представление (4), затем — метрики (5) и параметры (6), которые хотим отобразить в отчете. Допустим, нам надо выгрузить в таблицу данные о посещениях по страницам и источникам трафика. Вводим метрики, параметры и кликаем “Create report”:

Создаём отчёт в Google Analytics

По клику в таблице автоматически создается новый лист “Report Configuration” с параметрами отчета. Чтобы создать сам отчет, еще раз заходим в «Расширения» → “Google Analytics” и кликаем “Run reports”. Программа создаст новый лист и выгрузит запрашиваемые данные:

Сырая выгрузка данных из Google Analytics

С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.

Следующий уровень мастерства — автоматизированные отчеты. Вы можете сначала создать отчет в «Таблицах» — настроить колонки и строки, прописать формулы в зависимости от конкретной задачи, затем настроить автоматическую выгрузку данных. Этот процесс можно отнести к продвинутым возможностям таблиц, поэтому здесь мы не будем подробно его описывать.

Полный гайд по Google Analytics для новичков и специалистов

Другие полезные расширения Google Sheets

Помимо интеграции с Google Analytics, у таблиц есть и другие полезные дополнения. О некоторых из них мы уже писали в статье ««21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций, которые не нужно устанавливать на компьютер»».

Также рекомендуем обратить внимание еще на несколько аддонов. Все аддоны устанавливаются одинаково: меню «Дополнения» → «Установить дополнения».

• Remove Duplicates — находит ячейки с одинаковыми данными.
• Sort by Color — сортирует таблицу по цвету текста или ячейки.
• Crop Sheet — удаляет лишние строки и столбцы, оставляя выделенный диапазон или ячейки, в которых есть данные.
• Power Tools — набор инструментов, с помощью которых можно находить дубликаты, удалять пробелы, символы, пустые столбцы и строки и выполнять другие действия с таблицей и ее содержимым.
• Template Gallery — готовые шаблоны таблиц для разных целей: планы, финансовые отчеты, меню и т. д.
• Supermetrics — помогает выгрузить и объединить в одной таблице данные из 50+ источников, среди которых Google Analytics, Google Ads, «Яндекс.Метрика», «Яндекс.Директ» и другие.

Расширения в каталоге можно отфильтровать по категориям

Горячие клавиши в «Google Таблицах»

Если выучить и довести до автоматизма использование хотя бы трети горячих клавиш, скорость работы в «Google Таблицах» можно увеличить раза в 1,5.

Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:

• Ctrl + пробел — выделить столбец;
• Shift + пробел — выделить строку;
• Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
• Ctrl + K — вставить ссылку;
• Home — перейти в начало строки;
• Ctrl + Home — перейти в начало листа;
• Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.

Также в Таблицах работают общие для Windows и Mac сочетания для стандартных действий — копировать, вставить, вырезать, печать, найти и т. д. Полный список горячих клавиш — в справке по «Таблицам» или прямо в таблице во вкладке «Справка» → «Быстрые клавиши» (их ещё можно вызвать сочетанием Ctrl + /):

Выберите нужный раздел, и будут показаны все клавиши для него

Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее.

Как вести рабочие проекты и ничего не забыть: настройка автоматического импорта из Trello в «Google Таблицы»

Вставка объекта в таблицу Excel

С помощью OLE можно включать контент из других программ, таких как Word или Excel.

OLE поддерживается многими различными программами, а OLE используется для того, чтобы содержимое, созданное в одной программе, было доступно в другой программе. Например, можно вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы содержимого можно вставить, на вкладке Вставка в группе Текст нажмитекнопку Объект. В поле Тип объекта отображаются только программы, которые установлены на компьютере и поддерживают объекты OLE.

При копировании данных между Excel или любой программой, которая поддерживает OLE, например Word, вы можете скопировать их как связанный объект или внедренный объект. Основные различия между связанными и внедренными объектами заключается в том, где хранятся данные и как обновляется объект после его конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которую они вставляются, и не обновляются. Связанные объекты остаются отдельными файлами, и их можно обновлять.

Связанные и внедренные объекты в документе

1. Внедренный объект не имеет подключения к исходным файлам.

2. Связанный объект связан с исходным файлом.

3. Исходный файл обновляет связанный объект.

Когда использовать связанные объекты

Если вы хотите, чтобы данные в конечный файл обновлялись при исходный файл изменения, используйте связанные объекты.

При связываемом объекте исходные данные сохраняются в исходном файле. В конечном файле отображается представление связанных данных, но хранится только расположение исходных данных (и размер, если объект является объектом диаграммы Excel). Исходный файл должен оставаться доступным на компьютере или в сети, чтобы сохранить связь с исходными данными.

Связанные данные могут обновляться автоматически при изменении исходных данных в исходном файле. Например, если вы вы выбрали абзац в документе Word, а затем вклеили его как связанный объект в книгу Excel, то при изменении сведений в документе Word сведения могут обновляться в Excel.

Когда использовать внедренные объекты

Если вы не хотите обновлять скопированные данные при их внесении в исходный файл, используйте внедренный объект. Версия источника полностью внедрена в книгу. При копировании данных как внедренных объектов в файле назначения требуется больше места на диске, чем при связываи.

Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просмотреть внедренный объект, не имея доступа к исходным данным. Поскольку внедренный объект не имеет ссылок на исходный файл, он не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните его, чтобы открыть и изменить в программе-источнике. На компьютере должна быть установлена программа-источник (или другая программа, которая может редактировать объект).

Изменение способа отображения объекта OLE

Вы можете отобразить связанный объект или внедренный объект в книге точно так же, как в программа-источник или в качестве значка. Если книга будет просмотрена в Интернете и вы не собираетесь ее печатать, вы можете отобразить объект в виде значка. Таким образом уменьшается объем отображаемого пространства, занимаемого объектом. Пользователи, которые хотят отобразить сведения, могут дважды щелкнуть значок.

Как сделать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Д оброго дня!

Вопрос создания таблицы в Excel довольно популярен у начинающих пользователей (правда, на слух он довольно смешно воспринимается. 🙂). Почему?

Дело в том, что сам лист в Excel (то, что вы видите после запуска программы) — это и есть одна большая таблица, поделенная на ячейки. И обычно под этим вопросом понимают «визуальное» оформление определенных ячеек в виде таблицы (кстати, это упрощает некоторые действия: нахождение суммы, среднего, минимумов/максимумов и пр.).

Ниже рассмотрю решение подобной задачи на своем примере (и сопутствующие вопросы, которые при этом возникают).

Создание таблицы

Материал статьи актуален для совр. версий MS Office (Excel) 2019, 2016, 2013

Вариант 1

Сначала рассмотрю классический вариант: когда у вас просто чистый лист в Excel и вы еще не вносили никаких данных (см. скриншот ниже). 👇

Первое, что нужно сделать, это выделить определенное количество ячеек (ориентируйте на то, сколько вам нужно будет столбиков/строк для таблицы).

Выделение нужной области

После чего в разделе «Главная» выберите вкладку «Форматировать как таблицу» (пример ниже).

Форматировать как таблицу / Кликабельно

Далее перед вами предстанет полсотни различных вариантов оформления таблиц — просто выберите одно из них.

Варианты оформления таблицы

Затем можно уточнить границы таблицы (если нужно), и нажать «OK».

Обратите внимание, что после выделения таблицы, у вас автоматически откроется раздел «Конструктор» : вы сможете указать, нужны ли вам подзаголовки, фильтры для сортировки, итоги, чередующиеся строки и пр.

Что получилось в итоге

Вариант 2 (оформление + расчет суммы)

Рассмотрим, как посчитать сумму чисел в таблице, среднее, максимальное и пр.

Допустим, что какие-то данные у нас уже есть на листе (в своем примере я взял простейшую таблицу всего из 3-х строк). Работа строится аналогично: сначала выделяем ее, во вкладке «Форматировать как таблицу» выбираем нужный вариант и нажимаем «OK».

Выделение области, и выбор нужного форматирования

Далее в «Конструкторе» включите строку подзаголовков и итогов (автоматически будет просчитана сумма для подледного столбца, см. пример ниже). 👇

Включаем строку итогов

Если вам нужна сумма (или среднее, максимальное, минимальное, и пр.) для других столбцов: просто в строке итогов нажмите на нужную ячейку и в свойствах выберите, что требуется считать (например, я посчитал среднюю цену продуктов).

Находим среднюю цену, сумму, максимум, минимум и пр.

Обратите внимание, что для больших таблиц очень может пригодиться кнопка фильтра (чтобы оставить для отображения только определенные строки). Также весьма удобно с помощью этого сортировать таблицу (например, по наименованию от А до Я, или наоборот).

Сортировка таблицы / Кликабельно

Сопутствующие вопросы

Как увеличить/расширить таблицу

Если количество строк (или столбцов) в таблице вам перестало хватать — то довольно легко можно увеличить их на нужное количество.

Для этого достаточно выбрать последнюю ячейку в таблице (если есть строка «Итогов» — то ячейку перед ней, как в примере ниже) , и растянуть ячейку на необходимое число строк.

Увеличиваем число строк

Причем, все расчеты в строке итогов останутся неизменны (т.к. добавленные строки будут пустыми, и вам еще только предстоит их заполнить. ).

Таблица стала больше.

Как вставить полученную таблицу в Word

Когда таблица будет готова (оформлена в нужном ключе, подсчитаны итоги и пр.) ее нередко требуется перенести в документ Word. Сделать это очень просто!

Первое : необходимо выделить полученную таблицу и нажать сочетание клавиш Ctrl+С (копировать).

Выделение области таблицы / Кликабельно

Второе : поставить курсор в нужное место документа Word и нажать сочетание клавиш Ctrl+V (вставить). Обращаю внимание, что таблица будет вставлена в точь-точь такой же, какой она была в Excel (т.е. оформление, строки, столбцы, различные итоги и пометки — всё будет перенесено).

В Word вставлена таблица / Кликабельно

PS

Также порекомендую вам одну статью с азами по работе в Excel — https://ocomp.info/kak-napisat-formulu-v-excel.html. Освоив материал из нее, можно решать довольно распространенные задачки (окружающие нас в реальной жизни), и существенно ускорить свою офисную работу!

На этом пока всё. Дополнения по теме — приветствуются в комментариях.

Как работать с Google Таблицами

Google Таблицы — удобный функциональный инструмент для работы с данными. Сфера применения Таблиц невероятно широка, а базовые возможности может освоить даже пользователь с минимальным опытом. В этой статье мы расскажем об устройстве Google Sheets, интересных лайфхаках и плюсах, которые вы получите от их использования.

Начало работы

Как найти значок Google Таблиц

Для получения полного доступа к Таблицам необходимо иметь аккаунт в Google. Иконка сервиса расположена вместе с другими инструментами. Создание новых документов и редактирование старых возможно через главную страницу сервиса, а также через Google Диск.

Освойте профессию «Аналитик данных»

Аналитики влияют на рост бизнеса. Они выясняют, какой товар и в какое время больше покупают. Считают юнит-экономику. Оценивают окупаемость рекламной кампании. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Находите закономерности и делайте выводы, которые помогут бизнесу

Отображаться документы могут как списком, так и в виде превью. По умолчанию документы отсортированы по дате последнего просмотра. Можно настроить отображение по дате сохранения, названию в алфавитном порядке, дате собственных изменений. Также можно выбрать показ только своих документов или, наоборот, только чужих. Наконец, таблицы можно хранить в отдельных папках на Google Диске.

Создание нового документа

В верхней панели главной страницы находится меню создания нового документа, а также галерея тематических шаблонов:

• личное (список дел, бюджет, календарь и т.д.);
• работа (табель учета времени, бюджет компании, расписание смен и т.д.);
• управление проектами (планы проекта, диаграммы контроля сроков и т.д.);
• образование (посещаемость, журнал успеваемости).

Открыть уже созданную таблицу или создать новую можно в один клик. При работе с документами не требуется дополнительно сохранять внесенные изменения — это происходит автоматически. По умолчанию все новые документы сохраняются в корневой папке на Google Диске. Если вы хотите перенести документ в конкретную папку, это можно сделать, кликнув по иконке возле названия таблицы и указав путь сохранения. На самом Диске также можно переносить таблицы из одной папки в другую — перетаскивая иконки или кликнув на название и выбрав пункт «Переместить в…». Но перед тем как переместить новую таблицу, нужно дать ей имя.

Ближайший аналог Google Таблиц — это Microsoft Excel, поскольку функционал их во многом перекликается. Открыть файл можно двумя способами:

1. Загрузить его на Google Диск, а затем открыть через меню «Файл» в Таблицах.
2. Через меню «Файл» — «Открыть» — «Загрузка» найти нужный файл на компьютере или перетащить вручную. Открыть это окно можно и с помощью горячих клавиш Ctrl+O.

Скачать созданные или измененные таблицы можно через соответствующий раздел во вкладке «Файл». Скачивание возможно в форматах .xlsx или .csv — они поддерживаются Microsoft Excel — или еще в нескольких форматах, для которых будет доступен только просмотр.

Важно учитывать, что иногда объемные файлы Excel с большим количеством сложных формул могут в Таблицах открываться некорректно. То же самое происходит и в обратную сторону: если на компьютере установлена устаревшая версия Excel, некоторые формулы могут быть посчитаны неверно.

Станьте аналитиком данных и получите востребованную специальность

Пройдите тест и узнайте, какой вы аналитик данных и какие перспективы вас ждут. Ссылка в конце статьи.

Интерфейс Google Таблиц

Меню в Google Таблицах

Начнем изучать функционал Таблиц. В верхней части располагается несколько вкладок основного меню:

Меню в Google Таблицах

Файл. Отсюда можно открывать уже существующие документы, создавать новые, а также сохранять копии на компьютер. Кроме того, эта вкладка содержит доступ к глобальным настройкам.

Правка. Из вкладки можно копировать и вставлять отдельные элементы, отменять выполненные действия, редактировать формулы.

Вид. Здесь можно проводить настройку формул, устанавливать диапазоны, настраивать отображение главного меню.

Вставка. Помимо стандартных операций — добавления строк, столбцов и ячеек, — с помощью этой вкладки можно вставлять в документ изображения, формы или новые листы.

Формат. Служит для работы с содержимым ячеек (например с текстом), а также для установки выравнивания, размера шрифта, переносов и т.д.

Данные. Здесь можно настраивать фильтрацию, делать сортировку, убирать дублированную информацию, а также приводить документы в порядок, например удаляя лишние пробелы.

Инструменты. С помощью вкладки устанавливаются оповещения, защита, производится управление скриптами, а также создаются многофункциональные формы.

Расширения. С помощью вкладки можно добавить внешние расширения для более широких действий: Doctopus, Form Mule, CoRubrics и другие.

Справка. Любая помощь по применению тех или иных функций, а также документация по Таблицам находится в этой вкладке.

Панель инструментов

Стандартные инструменты Google Таблиц в чем-то похожи на функции из Excel.

Панель инструментов в Google Таблицах

Среди наиболее востребованных:

• отмена или повтор совершенного действия;
• возможность печати документа;
• копирование и редактирование формата;
• работа со шрифтом (тип, размер, стиль);
• редактирование границ;
• выравнивание текста;
• добавление изображений и комментариев;
• фильтрация данных;
• работа с математическими функциями;
• заливка и изменение цвета шрифта.

Боковое меню

Справа от рабочей области также располагается несколько иконок меню. Разберем их подробнее сверху вниз:

• Календарь. С его помощью можно настроить календарь непосредственно в Таблицах без использования дополнительных сервисов и приложений.
• Google Keep. Предоставляет быстрый доступ к Заметкам. Работает в обе стороны: можно добавить в таблицу изображение из заметок или передать данные из таблицы в заметки.
• Задачи. В этом разделе можно создавать новые задачи для себя или всей команды.
• Контакты. Здесь можно хранить список контактов в любом удобном формате. Обычно список синхронизирован с вашей телефонной книгой.
• Карты. Быстрый доступ к Google Maps — например, для оперативного уточнения информации о расположении какого-либо объекта или адреса.
• Установка дополнений. С помощью последней вкладки можно добавлять новые дополнения, совместимые с Таблицами, через окно Google Workspace Marketplace.

Строка функций

Далее на листе нового документа можно увидеть строку ввода функций. Принцип ее работы схож с аналогичной строкой в Microsoft Excel. Основное предназначение — внесение формул, которые будут производить нужные вам расчеты, от простого суммирования до вычисления рабочих дней по календарю для всей команды. Кроме того, в этой строке отображаются данные любой активной ячейки, даже если в ней нет формул.

Строка функций

Внесение данных

Ячейки. Данные вносятся в любую активную ячейку, как и в Microsoft Excel. Для этого не обязательно делать ее активной двумя кликами — ячейка доступна для изменений уже при установке в ней курсора. Если необходимо добавить или скопировать данные из конкретной ячейки, нужно щелкнуть правой клавишей мыши и выбрать команду из предложенных: «Копировать», «Вставить», «Вырезать» и т.д. Каждая ячейка имеет собственный уникальный адрес по буквенному обозначению столбца и числовому обозначению строки.

Работа с ячейкой

Столбцы. Чтобы выделить столбец полностью, нужно кликнуть на название столбца (A, B, C, D и т.д.), а затем с помощью правой клавиши мыши открыть меню с необходимыми действиями. Столбцы можно копировать, скрывать, вырезать, удалять, вставлять, менять в них формат, сортировать данные в любом порядке и выполнять ряд других действий.

Работа со столбцом

Строки. Те же самые действия можно проводить и со строками на листе. Для этого нужно аналогичным образом выделить всю строку и открыть меню для нее. Кроме того, добавлять или удалять столбцы и строки можно с помощью меню «Правка».

Меню «Правка»

Для удобства работы можно закреплять заголовки строк и столбцов, а также любое количество данных, которые всегда желательно держать перед глазами. Это можно сделать через меню «Вид» и выбор нужного количества закрепляемых ячеек.

Закрепление строк и столбцов

Строки и столбцы можно перемещать по всему листу. Для этого в меню «Правка» нужно выбрать пункт «Переместить» и перенести выбранный элемент по своему усмотрению.

Перемещение столбцов

Также данные можно перемещать простым перетаскиванием ячеек, строк и столбцов вручную. Достаточно выделить нужную область, навести на нее курсор, дождаться, пока он станет иконкой руки, и переместить область в любое место на листе, не отпуская левую кнопку мыши или тачпад.

История изменений и сохранение

Одно из главных преимуществ Google Таблиц — автосохранение. Любое вносимое изменение сразу сохраняется в памяти и не требует постоянного контроля сохранений на случай отключения электроэнергии или возникающих ошибок с ПО. Единственное условие — стабильно работающий интернет. При этом любое изменение можно отследить. Это полезная функция, особенно если с документом работает несколько человек одновременно и есть риск потери важных данных.

Изменения в документе

Справа от главного меню располагается история версий, кликнув на которую, можно увидеть справа от таблицы все внесенные изменения. В результате можно совершить «откат» к нужной версии документа, но нужно учитывать, что изменения, внесенные после точки отката, также будут отменены. В режиме просмотра истории изменений редактировать таблицу нельзя. Чтобы не терять новые данные, можно сохранить раннюю копию документа и работать уже с ней. Версиям, созданным в разное время, можно давать свои уникальные имена для быстрого поиска.

Совместный доступ к документу

Google Таблицы позволяют работать с документом сразу нескольким пользователям, для которых может быть выбран разный уровень доступа. Доступ определяет создатель таблицы. Для других пользователей доступны следующие функции.

Читатель. Можно просматривать документ, но нельзя вносить изменения и оставлять комментарии в примечаниях.

Комментатор. Можно оставлять комментарии по тексту и интересующим данным, но сами данные изменять нельзя.

Редактор. Полный доступ к изменению данных в документе + функция комментирования.

Доступы предоставляют по ссылке на документ. Изначально документ доступен для просмотра только создателю и не может быть найден посторонними пользователями.

Удаление и восстановление таблицы

Таблицу можно удалить как из списка документов на главной странице Google Таблиц, так и при открытом документе. Для этого в меню «Файл» необходимо выбрать команду «Удалить». В результате таблица отправится в Корзину, где будет храниться 30 дней, в течение которых ее можно восстановить. По истечении этого срока она исчезнет окончательно.

Удаление документа

Безопасность при работе с данными

Запретить редактирование можно не только для всей книги. К некоторым данным (например финансовым показателям) можно ограничить доступ даже для тех, у кого установлен уровень «Редактор». Для этого нужно выделить требуемый диапазон ячеек, строку или столбец, кликнуть правую клавишу мыши и выбрать меню «Защитить диапазон». Эту же операцию можно выполнить через меню «Данные», раздел «Защищенные листы и диапазоны».

Защита отдельного диапазона

В появившемся справа окне нужно выбрать, что подлежит защите — весь лист или конкретная группа ячеек. Затем в разделе «Задать разрешения» можно указать пользователей, которые имеют к нему доступ. Если у пользователя есть ограничение на внесение изменений, при попытке правок для него будет показываться предупреждающее сообщение.

Комментарии к ячейкам

При внесении комментариев ячейка выделяется желтым треугольником в правом верхнем углу, если оставлено примечание — черным. На примечания другие пользователи не могут отвечать, поэтому такой формат подходит для самостоятельной работы с таблицей. Комментарии могут предполагать обсуждение вносимых данных, поэтому подходят для таблиц, над которыми работает сразу несколько человек. Примечания можно удалять с помощью меню «Правка» или через контекстное меню. Комментарии можно закрывать после окончания обсуждения, выбрав пункт «Вопрос решен».

Форматы и внешний вид данных

Таблицы предполагают работу, как с текстом, так и с числовыми данными. Для удобства можно выбрать подходящий формат в каждой ячейке. Существует большое количество форматов, но все они сводятся к семи основным группам и производным от них:

• текст;
• число;
• финансы;
• процент;
• дата;
• время;
• валюта.

Изменить формат можно с помощью соответствующей вкладки в главном меню. Пользователям доступны округление, разные варианты отображения даты и времени, в том числе и пользовательские. Для текстовых данных доступно выделение текста полужирным шрифтом, курсивом, зачеркнутым шрифтом. Есть функция выравнивания в ячейке: по центру, по левому или правому краю, а также направление текста (сверху вниз или снизу вверх, по диагонали).

Пример форматов чисел

Внешний вид данных также можно отображать по своему усмотрению. Для каждой ячейки существует возможность заливки цветом, выбор определенного шрифта, расставление переносов. При этом не обязательно все делать вручную. Функция условного форматирования позволяет задать для всей таблицы или отдельного ее участка свои правила выделения данных.

Для настройки необходимо перейти во вкладку «Формат» и выбрать пункт «Условное форматирование».

Условное форматирование

В появившемся справа диалоговом окне нужно выбрать пункт «Добавить правило», в котором появятся возможности для настройки. Далее можно задать условия, при которых ячейки будут окрашиваться в нужный цвет либо шрифт — менять свой размер, цвет или начертание.

Google Таблицы предполагают 18 условий для форматирования. Чаще всего правила применяются для ячеек, содержащих определенные текстовые или числовые данные, отвечающие тому или иному диапазону. Есть и более сложные задачи, которые могут выполнять Google Таблицы. При выборе в списке «Правила форматирования» пункта «Ваша формула» можно установить особые условия для отображения данных. Например, при ведении рекламной кампании требуется показать успешные или неуспешные результаты, и их можно получить только путем дополнительных расчетов. С помощью градиента в таком случае обычно показывают отклонение в большую или меньшую сторону от требуемых значений.

Работа с данными: фильтрация, сортировка, срезы

Фильтрация

Фильтры устанавливают на всю таблицу, чтобы отключать данные, которые не нужны для работы в данный момент. Это удобный формат при работе с большими массивами информации: вы можете изучать данные только по одному направлению, типу контента или, например, виду товара. Инструментов для установки фильтров два: «Создать фильтр» и «Режим фильтрации».

Установка фильтров

Важно помнить, что после установки фильтра он будет отображаться для всех пользователей, работающих с таблицей. Чтобы работать с таблицей самостоятельно, не мешая коллегам, можно установить свой собственный режим с помощью инструмента «Данные» — «Режимы фильтрации» — «Создать новый фильтр». Настройки для пользователя сохраняются, и таких режимов можно создать сразу несколько. По умолчанию каждому новому фильтру присваивается порядковый номер, а для удобства их можно переименовывать по своему усмотрению.

Если вы хотите показать другому пользователю свои настройки в фильтре, достаточно установить фильтр и отправить скопированную ссылку.

Сортировка

В разделе с описанием столбцов было сказано, что данные в любом из столбцов можно отсортировать по алфавиту. Если в ячейках числовые данные, то отсортируются они от меньшего к большему и наоборот. Недостаток такого способа в том, что при этом будет отсортирован и заголовок таблицы, если он есть. Чтобы этого избежать, нужно в меню «Данные» выбрать пункт «Сортировка диапазона».

Сортировка данных

Он становится активным при выборе нужного диапазона. Принцип сортировки стандартный, но для сохранения строки заголовков нужно поставить галочку в разделе «Расширенные настройки сортировки диапазонов» рядом с пунктом «Данные со строкой заголовка».

Если показатели в таблице одинаковые и необходимо отсортировать их по нескольким дополнительным параметрам, можно добавлять другие условия для сортировки.

Срезы

Эта функция появилась в Google Таблицах недавно. Она дает нам возможность отображать сводную информацию по столбцу или диапазону данных. Чтобы начать работу с функцией, ее нужно запустить через меню «Данные» — «Добавить срез». Далее в настройках указывается его название (по умолчанию «Срез без названия») и внешний вид (шрифт, формат текста, цвет заливки и т.д.). Срез отображается поверх ячеек таблицы.

Настройка среза

Проверка

Чтобы проверить данные в диапазоне ячеек (например, по соответствию одному формату), нужно также выбрать меню «Данные» и раздел «Настроить проверку данных».

Настройка проверки данных

Настройка выполняется следующим образом.

1. Выбираем диапазон ячеек — обычно это отдельный столбец.
2. Выбираем требуемый формат, по которому нужно провести проверку (например, все ячейки должны иметь числовой формат).
3. Нажимаем кнопку «Сохранить».

Если с таблицей ведется активная работа и есть большая вероятность ошибок, их можно предупредить активацией пункта «Запрещать ввод данных». Это нужно сделать в разделе «Для неверных данных». Если при вводе данных формат не соответствует заданному, Таблицы выводят предупреждение пользователю и не дают возможность отредактировать ячейку. Также в ячейке появляется пометка с необходимостью использования правильного формата.

Эта же функция позволяет работать не только с конкретным форматом ячейки, но и с условным форматированием. Например, с помощью проверки можно отследить данные больше или меньше требуемого диапазона.

Сводные таблицы

Этот инструмент является одним из главных и удобных при структурировании больших массивов информации. В этом Google Таблицы похожи на Microsoft Excel, где сводные таблицы также пользуются большой популярностью.

Например, при работе с данными для розничного магазина требуется фиксировать все продажи, закупки, их стоимость, даты и другие данные. В результате объем такой таблицы получается достаточно большим, и работать с ним вручную становится затруднительно. Параллельно с этим нужно вычислить, какие товары принесли максимальную прибыль за определенный период времени. Сводные таблицы позволяют сделать это за несколько кликов.

Отчет создается с помощью меню «Вставка» — «Сводная таблица». При этом создается новый лист и открывается дополнительно окно редактора. Затем нужно добавить в разделы «Строки», «Значения», «Столбцы» и «Фильтры» данные, которые предстоит проанализировать.

Настройка сводной таблицы

Формулы в Google Таблицах

Главная составляющая Таблиц, как и в случае с Microsoft Excel, — широкие возможности работы с формулами: от простейших математических функций до сложных расчетов и проверок на условия.

Ввод формулы осуществляется так же, как и в Excel. В строке формул или в самой ячейке прописывается знак «=», затем нужная функция (с помощью подсказки можно выбрать подходящую), затем условия, по которым эта функция будет работать. Условия вводятся в скобках.

Если параметров несколько, они разделяются знаком «;». Данные для вычислений вводятся вручную или указываются в виде ссылки на конкретные ячейки (диапазон ячеек) в таблице. Можно также указывать диапазоны, имеющие собственные имена, но предварительно их нужно создать. Для этого на вкладке «Данные» или через контекстное меню, вызываемое кликом правой кнопки мыши, выбираем соответствующий пункт, затем «+ Добавить диапазон» и вводим его название.

Всего в Таблицах предусмотрено около 400 функций, разбирать каждую из которых нужно отдельно. Если продолжать сравнение с Excel, то некоторых функций от продукта Microsoft в Google Sheets нет. И наоборот: такая функция, как GOOGLETRANSLATE , переводящая с одного языка на другой, есть только в Таблицах.

• СУММА. Самая простая и понятная формула — отвечает за сложение чисел из нескольких ячеек. Записывается в формате « =СУММ(A1;B1) ».
• СЧЕТ. Показывает количество ячеек в диапазоне с числовыми значениями. Записывается в формате « =СЧЕТ(A1:B5) ».
• ЕСЛИ. Отвечает за логическую проверку данных в ячейках в формате «истина — ложь». Записывается в формате « =ЕСЛИ(логическое выражение; значение, если истина; значение, если ложь ».
• СУММЕСЛИ. Складывает числа в диапазоне в зависимости от заданных условий. Записывается в формате « =СУММЕСЛИ(выбранный диапазон; условие) ».
• СЧЕТЕСЛИ. Подсчитывает количество ячеек в диапазоне, отвечающих определенным условиям. Записывается в формате « =СЧЕТЕСЛИ(выбранный диапазон; условие) ».

Построение диаграмм и графиков

Для визуализации данных у Google есть другие сервисы — например, Power BI или Google Data Studio, — но диаграммы и графики можно строить и внутри Таблиц. Это обусловлено необходимостью наглядно показывать результаты исследований, не переключаясь между сервисами только с одной целью. Запустить построение диаграмм можно через меню «Вставка». Далее нужно выбрать раздел «Диаграмма», которая по умолчанию создаст такой тип графика:

Работа с диаграммами и графиками

В правом меню откроется редактор диаграмм, в котором можно задать нужный внешний вид, поменять диапазон данных и приоритетные оси. Также вы можете поменять тип диаграммы. Помимо столбчатой, здесь предусмотрены лепестковая и линейная диаграммы. Также Google Таблицы поддерживают большое количество графиков и иных типов диаграмм (например, карты и отображение различных показателей по странам).

Выбрав тип, можно поработать над его визуализацией: подобрать цвет, ширину столбцов, название осей, установить шаг делений и т.д. Диаграммы, созданные в Google Таблицах, можно сохранить отдельным файлом в виде изображения, а также опубликовать у себя на сайте, вписав в код. Это можно сделать, открыв выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы.

Интеграция с другими сервисами Google

Сервисы Google – полноценная экосистема, в которой все взаимосвязано. Поэтому Таблицы можно легко интегрировать в другие инструменты, например Forms или Analytics.

Интеграция с Google Analytics

Логично, что Таблицы, как аналитический инструмент, тесно связаны с главным аналитическим продуктом от Google. Подключить его можно с помощью меню «Расширения» — «Установить дополнения». В открывшемся окне нужно найти Google Analytics — в списке или через поиск. Нужно дать разрешение аддону на установку.

Чтобы выгрузить данные из Google Analytics в Таблицы, нужно воспользоваться меню «Расширения» — «Google Analytics» — «Create new report».

В окне редактора отчетов нужно заполнить название отчета, аккаунт, ресурс и представление. После этого необходимо указать, какие метрики переносятся в Таблицу. Это делается с помощью пунктов «Метрики» и «Параметры».

После этого автоматически создается лист с названием «Report Configuration», в котором прописываются параметры отчета.

Сам отчет можно создать с помощью меню «Расширения» — «Google Analytics» — «Run Reports». Программа выгрузит требуемые данные, с которыми можно работать дальше. Более сложный уровень — автоматическая выгрузка данных в имеющуюся таблицу.

Интеграция с Google Forms

Никакой настройки для интеграции с Формами не предусмотрено — это по умолчанию есть в Таблицах. Новая форма создается через меню «Инструменты». По клику в меню «Создать форму» открывается соответствующий редактор.

Этот сервис позволяет в удобном формате собирать и обрабатывать интересующие данные. Важный плюс функции: даже если вы заранее не создали таблицу для сбора информации, ее все равно получится выгрузить. В режиме редактирования формы нужно перейти на вкладку «Ответы» и в правом верхнем углу выбрать Google Sheets.

Другие дополнения

Если рассмотреть другие возможности интеграции Google Sheets с сервисами Google, можно выделить следующие интересные расширения:

• Template Gallery — набор готовых шаблонов для планов, отчетов, создания меню, графиков и т.д.;
• Sort by Color — возможность сортировки данных по цвету ячейки;
• Power Tools — поиск дубликатов в таблице, удаление двойных пробелов, пустых столбцов и ячеек и ряд других полезных функций;
• Remove Duplicates — поиск ячеек с одинаковыми данными;
• Supermetrics — выгрузка данных из нескольких аналитических сервисов (в т.ч. не только Google Analytics);
• Crop Sheet — удаление пустых строк и столбцов, очистка таблицы от ненужных ячеек.

Горячие клавиши

Горячим клавишам в Google Sheets может быть посвящено отдельное большое исследование. Пока остановимся на ключевых возможностях Таблиц и расскажем, как их можно применять. С помощью горячих клавиш можно увеличить скорость работы в Таблицах примерно в 1,5 раза:

• Ctrl + пробел — выделение столбца;
• Shift + пробел — выделение строки;
• Ctrl + Home — возвращение в начало листа;
• Ctrl + Backspace — переход к активной ячейке;
• Ctrl + K — вставка ссылки;
• Home — возвращение в начало строки.

Также в Таблицах работают и некоторые стандартные горячие клавиши из Microsoft Excel, например, Ctrl + C, Ctrl + V и т.д.

Специальные возможности Google Таблиц

Работа в офлайн-режиме

Чтобы получить доступ к табличным документам, не выходя в интернет, можно воспользоваться возможностями браузера Google Chrome.

1. Нужно установить расширение «Google Документы офлайн».

2. В «Настройках» необходимо установить флажок в меню «Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к интернету».

3. Нажать «Готово».

4. Правой клавишей мыши нажать на файл и включить параметр «Офлайн-доступ».

Добавление нескольких аккаунтов

При наличии нескольких авторизованных аккаунтов Google можно работать с документами через каждый из них по отдельности. Переключаться между аккаунтами можно через профили браузера Google Chrome.

1. В браузере нужно нажать на фото профиля в правом верхнем углу.
2. Выбрать «Управлять пользователями».
3. Нажать «Добавить пользователя».
4. Ввести логин и пароль от другого аккаунта, нажать «Добавить».
5. Войти в новый аккаунт. Все настройки и закладки будут сохранены автоматически.
6. Переключение между аккаунтами также можно проводить через фото профиля.

Работа с макросами Excel

Макросы — удобные инструменты, позволяющие автоматизировать сложные и объемные задачи в Microsoft Excel. При этом их можно использовать и в Google Таблицах.

Как записать макрос

1. Открыть через меню «Инструменты» — «Макросы» — «Записать макрос».
2. Выбрать тип ссылки.
3. Выполнить операцию, которую необходимо автоматизировать, нажать «Сохранить».
4. Дать макросу имя, нажать «Сохранить».
5. Чтобы выполнить макрос, нужно запустить его через меню «Инструменты» — «Макросы» — «Название сохраненного макроса».

Несколько советов по работе с макросами

1. Чтобы макрос работал эффективнее, количество действий в нем желательно минимизировать.

2. Использовать макросы лучше для работы с часто повторяющимися операциями, которые не требуют сложной настройки.

3. Для макросов лучше создавать свои горячие клавиши. В Таблицах можно создать до десяти таких комбинаций.

4. Лучше минимизировать количество копий макросов. Можно применять макрос, записанный для одной ячейки к диапазону ячеек. Для этого достаточно выделить несколько ячеек и запустить макрос.

5. Скрипты связаны только с Google Таблицами и не могут быть использованы в других сервисах Google.

В качестве заключения

Если резюмировать и подвести итоги, можно отметить основные плюсы и минусы Google Таблиц.

Плюсы

Работа с облачным хранилищем. Сервис не предполагает изначально в обязательном порядке физического сохранения документов. Все изменения, вносимые в таблицу, сохраняются моментально, что исключает риск пропажи данных из-за нестабильного интернета или неисправностей оборудования.

Простота доступа других людей. Доступ для других пользователей обеспечивается за счет передачи им ссылки на таблицу. Это позволяет одновременно работать над одним документом сразу нескольким людям. При этом все изменения будут фиксироваться и в случае ошибки всегда можно сделать откат на нужную позицию.

Импортирование данных из разных источников. Если документ добавляется из Excel в Google Таблицы, все формулы параметры будут сохранены. С обратным порядком работа немного сложнее.

Схожесть интерфейсов Google Таблиц и Microsoft Excel. Для пользователя, привыкшего работать с Excel, переход с одной платформы на другую не составит труда. Сервис Таблиц хранит весь основной функционал, и прежде всего это касается используемых формул.

Минусы

Сложность формул. Формулы и функции достались сервису в наследство, и поэтому для успешной работы с таблицами нужно уметь использовать хотя бы часть из них.

Отсутствует отдельный дизайн-элемент. При этом можно настроить его за счет подключения к социальным сетям владельца.

Отсутствует традиционная служба поддержки. В Google Sheets нет классического окна, с помощью которого можно было узнать о тонкостях работы с Excel.

Сложность при работе с крупными массивами. В этом функционал Таблиц несколько уступает классическому Excel. При этом работа по совершенствованию системы ведется.

Ограниченное количество стандартных функций. Внутри Microsoft Excel содержится значительно больше формул и функций.