Для чего используется ключевое поле в access

Вопрос 51. Ключевое поле. Его назначение и использование.

. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

Включить в таблицу поле счетчика.

Задать для него автоматическое увеличение на 1.

Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик(AutoNumber).

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

Открыть таблицу в режиме Конструктора.

Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Вопрос 52. Структура базы данных в ms Access. Связь между таблицами. Виды связей.

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, например, что телефонные номера поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

таблицы для хранения данных;

запросы на поиск и извлечение только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и обновления данных в таблицах;

отчеты для анализа или печати данных в специальном формате.

Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.

Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца «ИД_издания» в таблице «Книги» (первичный ключ) и столбца «ИД_издания» в таблице «Продажи» (внешний ключ). Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы.

Связи «один ко многим»

Связь «один ко многим» — наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами «Издатели» и «Книги» установлена связь «один ко многим»: каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем. Связь «один ко многим» создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом. В Microsoft Access сторона связи «один ко многим», которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

Связи «многие ко многим»

При установлении связи «многие ко многим» каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами «Авторы» и «Книги» установлена связь вида «многие ко многим», задаваемая с помощью связей вида «один ко многим» между каждой из этих таблиц и таблицей «АвторыКниг». Первичный ключ таблицы «АвторыКниг» — это сочетание столбцов «ИД_автора» (первичного ключа таблицы авторов) и «ИД_книги» (первичного ключа таблицы заголовков).

Связи «один к одному»

При установлении связи «один к одному» каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь «один к одному» создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности. Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида «один к одному» можно в указанных ниже случаях.

Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.

Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.

Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.

Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы.

Добавление и изменение первичного ключа таблицы в Access

Первичный ключ — это поле или набор полей со значениями, которые являются уникальными для всей таблицы. Значения ключа могут использоваться для обозначения всех записей, при этом каждая запись имеет отдельное значение ключа. Каждая таблица может содержать только один первичный ключ. Access может автоматически создавать поле первичного ключа при создании таблицы. Вы также можете самостоятельно указать поля, которые нужно использовать в качестве первичного ключа. В этой статье объясняется, как и зачем использовать первичные ключи.

Чтобы задать первичный ключ таблицы, откройте таблицу в режиме конструктора. Выберите нужное поле (или поля), а затем на ленте щелкните Ключевое поле.

Примечание: Эта статья относится только к классическим базам данных Access. В веб-приложениях Access и веб-базах данных первичный ключ для новых таблиц назначается автоматически. Несмотря на то что автоматические первичные ключи можно менять, делать это не рекомендуется.

В этой статье

Общие сведения о первичных ключах в Access

Используя поля первичных ключей, Access быстро связывает данные из нескольких таблиц и объединяет их понятным образом. Вы можете добавить поля первичных ключей в другие таблицы, чтобы ссылаться на таблицу, которая является источником первичного ключа. В других таблицах поля называются внешними ключами. Например, поле «ИД клиента» в таблице «Клиенты» также может отображаться в таблице «Заказы». В таблице «Клиенты» оно является первичным ключом. В таблице «Заказы» оно называется внешним ключом. Проще говоря, внешний ключ — это первичный ключ другой таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

1. Первичный ключ

При переносе существующих данных в базу данных в них уже может существовать поле, которое можно использовать как первичный ключ. Часто в роли первичного ключа таблицы выступает уникальный идентификационный номер, например порядковый или инвентарный номер или код. Например, в таблице «Клиенты» для каждого клиента может быть указан уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом.

Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и типом данных «Счетчик».

Создание приемлемого первичного ключа

Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать несколько характеристик.

Ключ должен однозначно определять каждую строку.

В нем не должно быть пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.

Ключ крайне редко изменяется (в идеале — никогда).

Если не удается определить приемлемый ключ, создайте для него поле с типом данных «Счетчик». Поле «Счетчик» заполняется автоматически созданными значениями при первом сохранении каждой записи. Таким образом, поле «Счетчик» соответствует всем трем характеристикам приемлемого первичного ключа. Дополнительные сведения о добавлении поля «Счетчик» см. в статье Добавление поля счетчика в качестве первичного ключа.

Поле с типом данных «Счетчик» является хорошим первичным ключом.

Примеры неудачных первичных ключей

Любое поле, не имеющее одной или нескольких характеристик подходящего первичного ключа, не следует выбирать в качестве первичного ключа. Ниже представлено несколько примеров полей, которые не годятся на роль первичного ключа в таблице «Контакты», и пояснения, почему их не следует использовать.

Ключевое поле в access как сделать

Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.
2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.
3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.
3. Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в окне Конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала нужно определить ключ, а затем нажать кнопку Индексы (Indexes) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design). Затем в появившемся окне Индексы (Indexes) нужно указать другой порядок полей для индекса с именем Ключевое поле (Primary Key).

Рассмотрим в качестве примера применения составного ключа таблицу «Заказано» (OrderDetails) базы данных (Northwind) (рис. 2.23).

В данном случае в качестве составного ключа используются поля «Код заказа» (OrderlD) и «КодТовара» (ProductID), т. к. ни одно из этих полей в отдельности не гарантирует уникальность записи. При этом в таблице выводится не код товара, а наименование товара, т. к. поле «КодТовара» (ProductID) данной таблицы содержит подстановку из таблицы «Товары» (Products), а значения полей «КодТовара» (ProductID) этих таблиц связаны отношением «один-ко-многим» (одной записи таблицы «Товары» (Products) может соответствовать несколько записей таблицы «Заказано» (OrderDetails)). Оба поля могут содержать повторяющиеся значения. Так, один заказ может включать в себя несколько товаров, а в разные заказы могут включаться одинаковые товары. В то же время сочетание полей «КодЗаказа» (OrderlD) и «КодТовара» (ProductID) однозначно определяет каждую запись таблицы «Заказы» (OrderDetails).

Чтобы изменить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Выбрать имеющиеся ключевые поля.
3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля.
4. Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым.
5. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key). При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля.

Чтобы удалить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля).
3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля.

Ключевое поле в access как сделать

Цель изучения темы: научиться выбирать ключевые поля для таблиц, освоить методику установки связей между таблицами и осуществлять их корректировку.

Access 2010 даёт возможность организовывать и отображать межтабличные связи двумя способами: непосредственно связей между таблицами и создание вложенных таблиц данных. В Access 2010 система самостоятельно устанавливает связи между таблицами, если в таблицах уже установлены ключевые поля.

Для создания связей необходимо установить соответствие величин одной таблицы величинам из другой таблицы. Связи устанавливаются через определяемые пользователем поля. Для этого связывают ключевое поле родительской таблицы (внешний ключ) с соответствующим ему полем дочерней таблицы. Эти поля в таблицах часто имеют одинаковые имена, но в общем случае это не обязательно. Строго обязательными являются следующие условия.

Ø В одной или в обеих таблицах должно быть поле, содержащее уникальные (не имеющие повторений) значения во всех записях, это и есть первичный ключ.

Ø Связываемые поля должны иметь одинаковые типы данных, кроме исключений из этого правила:

· Поле Счётчика (Код) разрешается связывать с Числовым полем, если в числовом поле в свойствах Размер поля задано значение Длинное целое ( Long Integer );

· Поле Счётчика (Код) разрешается связывать с Числовым полем, если для обоих полей в свойстве Размер поля задано значение Код репликации ( Replication ID – идентификатор связи).

Ø Связываемые поля Числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля.

Ø Для полей, содержащие данные типа OLE и MEMO , первичный ключ назначить невозможно.

В сбалансированной структуре реляционной базы данных каждая запись в любой таблице должна уникально идентифицироваться, т.е. значения некоторых полей в таблице не должны повторяться во всём множестве записей. Этот уникальный идентификатор называется первичным ключом . Как вы заметили, после создания таблиц в Access 2010 в режиме Конструктор, при выполнении операций «Закрыть» или «Сохранить», система делает напоминание: . В том случае, если нажать на кнопку «Нет», то ключевого поля система создавать не будет (в рассмотренных примерах дано объяснение, почему удобнее ключ устанавливать позже). При создании таблицы в режиме Таблица, система автоматически создаёт первое поле, которое называется «Код» с типом данных «Счётчик». Это поле является ключевым, например, на рисунке 60 показан вариант создаваемой таблицы вручную, при вводе данных в поле «Стаж…» система автоматически в поле «Код» устанавливает порядковые номера записей, а после закрытия таблицы поле «Код» становится ключевым.

Рис. 60. Пример созданной таблицы в режиме Таблица

В том случае, если ключевое поле не было установлено в таблице, то понадобится установить ключ самостоятельно (в рассматриваемых примерах, для таблиц «Личные сведения» и «Доплаты» ключи не устанавливались). Для добавления первичного ключа к таблице или для его удаления, необходимо таблицу открыть в режиме Конструктор. Рассмотрим на примере правила создания первичного ключа.

1. Откройте в режиме Конструктор таблицу «Личные сведения».

2. Выделите строку с наименованием поля «Фамилия».

3. На вкладке «Работа с таблицами» щёлкните по надписи .

4. Сохраните таблицу.

Понятно, что убрать ключ из таблицы можно выполнив те же действия. Проверьте, существуют ли ключи в других таблицах, которые были созданы на предыдущих этапах («Надбавка за стаж», «Номенклатура должностей» и «Доплаты»). Если в режиме Конструктор попытаться открыть таблицу, , которая является связанной с внешним файлом, то система выдаст сообщение, текст которого представлен на рисунке 61.

Рис. 61. Сообщение системы о том, что даненая таблица является связанной

1. Может ли Access 2010 самостоятельно устанавливать связи между таблицами, при каких условиях это происходит?

2. Для чего необходимо устанавливать первичный ключ в таблице?

3. Каким типам полей не удаётся установить первичный ключ?

4. Можно ли полю с типом данных Текстовый назначать первичный ключ?

5. Как понимать термин «Уникальное значение записей»?

6. В каких случаях Access 2010 самостоятельно создаёт ключевое поле?

7. Что необходимо сделать, чтобы переназначить ключевое поле в таблице?

Для отображения, корректировки и удаления связей между таблицами в Access предложено прекрасное визуальное средство – Схема данных. Для того, чтобы увидеть, какие связи между таблицами существуют, достаточно закрыть все таблицы, активизировать вкладку «Работа с базами данных», а затем нажать на пиктограмму «Схема данных», которая показана в начале раздела слева. Часто разработчик базы данных изменяет наименования ключевых полей, что потребует от него проведения операции создания связи вручную или её удаление. В некоторых версиях Access 2010 система не создаёт связей. Поэтому, полезно ознакомиться с последовательностью установления связей вручную.

1. Закройте все таблицы в базе данных.

2. Выделите одну из таблиц, например, «Доплаты», при этом появится вкладка «Работа со связями».

3. Щёлкните по пиктограмме , будет открыто окно для добавления таблиц при создании схемы данных. Нажмите на кнопку . Обратите внимание, что ещё имеются способы добавления таблицы на поле «Схема данных». Например, можно в области переходов ухватить левой клавишей мыши нужную таблицу, а затем перетащить её в поле «Схема данных», либо на поле «Схема данных» щёлкнуть правой кнопкой мыши, а затем выбрать из списка . На рисунке 62 представлен пример добавления таблицы «Личные сведения» на поле «Схема данных» методом выбора из списка. Как видите, связи можно устанавливать не только с таблицами, а и с запросами, которые на выходе формируют новые таблицы (о создании запросов будет сказано ниже). Добавьте на поле «Схема данных» таблицы, которые были созданы ранее.

Рис. 62. Пример добавления таблиц на поле «Схема данных»

4. Добавьте все таблицы, созданные ранее, на поле «Схема связей». Проведите операцию установление связей между таблицами «Доплаты» (родительская таблица) и «Личные сведения» (Дочерняя таблица). Для выполнения установления связей левой кнопкой мыши выделите в таблице «Доплаты» поле , а затем переместите указатель мыши на поле таблицы «Личные сведения», когда освободите указатель мыши, появится окно «Изменение связей» (Рис. 63).

Рис. 63. Окно для установления параметров связей между таблицами

5. В окне «Изменение связей» указано откуда и куда проложена связь, если типы данных соединяемых полей совпадают (выполняются правила создания связей), то в поле «Тип отношения» появится сообщение: Один-ко-многим. Обязательно установите отметку в поле , тогда в окне «Схема данных» появится связь. На одном конце будет стоять единица (эти данные являются уникальными, а на другом конце связи будет стоять знак — много). Желательно сделать пометки и в остальных полях, тогда при внесении коррекций в исходную таблицу в записи или их удаление, в запросах произойдёт автоматическое изменение результатов. Нажмите на кнопку .

Почему при устанвлении связей между таблицами не обязательно ставить пометки в полях «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей»? Это естественный вопрос, тем не менее, обратите внимание, если использовать в качестве связываемых полей поле «Счётчик», то это поле невозможно видоизменить пользователем, следовательно, нет смысла ставить в этом случае пометку (напомним, что при установлении ключевого поля «Текстовое», пользователь имеет возможность видоизменять данные в этом поле, например заменить фамилию.). «Каскадное удаление связанных записей» используется для того, чтобы при удалении записи из одной таблицы, в запросах или других связанных таблицах, данные помеченного поля так же будут удаляться.

1. Что следует сделать, чтобы создать схему связей между таблицами?

2. Какими способами можно добавить таблицу на поле схемы данных?

3. Для чего используется окно «Изменение связей»?

4. Для чего ставится пометка в окне «Щбеспечение целостности данных»?

При попытке создать связь между таблицами «Надбавки за стаж» и «Личные сведения» ничего не получится. Ответ ясен, в таблице «Личные сведения» отсутствует поле, которое можно связать с таблицей «Надбавки за стаж». Выходов из положения два. Первый способ – создать поле в таблице «Личные сведения», например, используя приём связанных таблиц, а затем из списка выбрать необходимые данные для заполнения вновь созданного поля. Второй способ – воспользоваться промежуточной таблицей, например, которая будет создана в запросе, этот приём довольно трудоёмкий, но позволяет наращивать базу данных новыми таблицами, а затем использовать их для выполнения вычислений в запросах (этот способ будет рассмотрен ниже). Создадим в таблице «Личные сведения» новое поле, например, «Стаж». Создание вложенных таблиц уже обсуждалось. Напомним, что сначала необходимо определить место нового поля в таблице, затем выбрать режим , далее — , а затем выполнить шаги по подстановки необходимого поля в виде списка из другой таблицы. В результате выполняемых действий будет получена связь между таблицами «Надбавка за стаж» (Родительская) и «Личные сведения» (Дочерняя). На рисунке 64 показан пример автоматического установления связей между таблицами, когда используется метод вложения таблиц. Когда будет раскрыта таблица «Надбавки за стаж», то в ней появляется символ . Если щёлкнуть по символу , то будут отображены строки (записи) из дочерней таблицы (в данном примере показаны записи со сведениями о сотрудниках, которые имеют стаж работы от 1 года до 3-х лет).

Рис. 64. Пример установления связей между таблицами методом вложенния таблиц

Автоматически созданная связь отображает отношение «Один ко многим», действительно, в таблице «Надбавки за стаж» каждая строка является уникальной, в то время как в таблице «Личные сведения» данные о стаже работы сотрудника могут относиться к нескольким строкам.

Для того, чтобы увидеть, какие связи между таблицами существуют, достаточно закрыть все таблицы, активизировать вкладку «Работа с базами данных», а затем нажать на пиктограмму «Схема данных». Часто разработчик базы данных изменяет наименования ключевых полей, что потребует от него проведения операции создания связи вручную или её удаление. На рисунке 65 показана схема связей для рассматриваемого примера.

Рис. 65. Вариант сформированных связей между таблицами в базе данных

1. Каки образом можно удалить имеющуюся связь между таблицами?

2. Что обозначает символ в таблице, которая открыта в режиме Таблица?

3. Что обозначает символ на линии связи между таблицами в окне «Схема связей»?

4. Можно ли в таблице изменять значение в поле «Счётчик»?

1. С помощью чего можно создавать таблицы?

Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.

Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложенияхWindows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.

В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режимеконструктора.

2. Что такое ключевое поле? Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

3. Как установить несколько ключевых полей?

1. Открыть таблицу в режиме конструктора. 2. выделить необходимые поля, щелкая мышью по серому квадратику перед названием поля, удерживая при этом кл. Ctrl 3. нажать на панели инструментов кнопку «Ключевое поле» (желтый ключ).

4. Как установить связи между таблицами?

Логические связи устанавливаются между одноименными полями таблиц базы данных Access 2007. Связь данных в одной таблице с данными в других таблицах осуществляется через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля

5. Какие существуют отношения между таблицами?

Связи «многие ко многим»

При установлении связи «многие ко многим» каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами «Авторы» и «Книги» установлена связь вида «многие ко многим», задаваемая с помощью связей вида «один ко многим» между каждой из этих таблиц и таблицей «АвторыКниг». Первичный ключ таблицы «АвторыКниг» — это сочетание столбцов «ИД_автора» (первичного ключа таблицы авторов) и «ИД_книги» (первичного ключа таблицы заголовков).

Связи «один к одному»

При установлении связи «один к одному» каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь «один к одному» создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.

Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида «один к одному» можно в указанных ниже случаях. • Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов. • Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности. • Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы. • Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы. В Microsoft Access сторона связи «один к одному», которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.

Создание связей между таблицами

При установлении связи между таблицами связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые названия. При этом у них должен быть один и тот же тип данных, если только поле, являющееся первичным ключом, не относится к типу «Счетчик». Поле типа «Счетчик» можно связать с полем типа «Числовой» только в том случае, если для свойства FieldSize (размер поля) каждого из них задано одно и то же значение. Например, можно связать столбцы типов «Счетчик» и «Числовой», если для свойства FieldSize каждого из них установлено значение «Длинное целое». Даже если оба связываемых столбца относятся к типу «Числовой», значение свойства FieldSize для обоих полей должно быть одинаковым.

Создание связей «один ко многим» или «один к одному»

Чтобы создать связь вида «один ко многим» или «один к одному», воспользуйтесь приведенной ниже последовательностью действий:

1. Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. В Access версий 2002 или 2003 выполните указанные ниже действия.

a. Нажмите клавишу F11, чтобы перейти в окно базы данных. b. В меню Сервис выберите команду Связи.

В Access 2007 нажмите кнопку Связи в группе Показать или скрыть вкладки Инструменты для баз данных.

3. Если в базе данных отсутствуют связи, то автоматически появится диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы не появилось, но при этом нужно добавить таблицы в список связываемых, выберите команду Добавить таблицу в меню Связи.

4. Дважды щелкните названия таблиц, которые необходимо связать, после чего закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы связать таблицу с самой собой, добавьте ее два раза.

5. Перетащите связываемое поле из одной таблицы на связываемое поле в другой. Чтобы перетащить несколько полей, нажмите клавишу CTRL, щелкните каждое поле, а затем перетащите их.

В большинстве случаев понадобится перетащить поле первичного ключа (выделенное полужирным текстом) из одной таблицы на аналогичное поле (часто с тем же самым названием), называемое внешним ключом, другой таблицы.

6. Появится окно Изменение связей. Убедитесь, что в каждом из столбцов отображаются названия нужных полей. Если нужно, их можно изменить.

При необходимости задайте параметры связи. Если требуются сведения о конкретном элементе окна Изменение связей, нажмите кнопку со знаком вопроса, а затем щелкните соответствующий элемент. Эти параметры будут подробно описаны ниже.

7. Чтобы установить связь, нажмите кнопку Создать.

8. Повторите действия с 5 по 8 для каждой пары связываемых таблиц.

При закрытии диалогового окна Изменение связей Microsoft Access спросит, нужно ли сохранить макет. Вне зависимости от ответа на этот вопрос создаваемые связи сохраняются в базе данных.

Примечание. Создавать связи можно не только в таблицах, но и в запросах. При этом, однако, не обеспечивается целостность данных.

Создание связей «многие ко многим»

Чтобы создать связь вида «многие ко многим», выполните указанные ниже действия.

1. Создайте две таблицы, которые необходимо связать отношением «многие ко многим».

2. Создайте третью таблицу, называемую соединительной, и добавьте в нее поля с теми же определениями, что и поля первичных ключей в каждой из двух других таблиц. Поля первичных ключей соединительной таблицы служат внешними ключами. В соединительную таблицу, как и в любую другую, можно добавить и другие поля.

3. Задайте первичный ключ этой таблицы таким образом, чтобы он включал в себя поля первичных ключей обеих основных таблиц. Например, первичный ключ соединительной таблицы «АвторыКниг» будет состоять из полей «ИД_заказа» и «ИД_продукта».

Примечание. Чтобы создать первичный ключ, выполните указанные ниже действия.

a. Откройте таблицу в режиме конструктора. b. Выберите одно или несколько полей, которые необходимо определить в качестве первичного ключа. Чтобы выбрать одно поле, щелкните знак выбора строки для нужного поля.

Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните знак выбора строки для каждого из полей.

c. В Access версий 2002 или 2003 нажмите кнопку Первичный ключ на панели инструментов.

В Access 2007 нажмите кнопку Первичный ключ в группе Сервис вкладки Структура.

Примечание. Чтобы порядок следования полей в первичном ключе, состоящем из нескольких полей, отличался от такового в таблице, нажмите кнопку Индексы на панели инструментов, в результате чего появится диалоговое окно Индексы, в котором можно изменить порядок следования полей индекса под названием Ключевое Поле.

4. Установите связь вида «один ко многим» между каждой из двух главных таблиц и соединительной таблицей.

6. Что означают на схеме данных«1» и«∞»?Отношение, сколько раз поле с одной стороны относится к полю с другой.

7. Зачем нужен Мастер подстановок? Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard). Давайте создадим столбец подстановок для поля «КодКлиента» в таблице «Список рассылки оповещений». Это даст нам возможность при вводе данных в эту таблицу вводить не коды клиентов, которые мы не знаем, а выбирать из списка название организации, в которой работает данное лицо.

Как задать ключевое поле в таблице Access?

а. Кнопка Ключевое поле на панели инструментов программы.

б. Команда меню Сервис / Сделать поле ключевым.

в. Команда Ключевое поле контекстного меню поля таблицы.

г. Все перечисленные способы.

Какую структуру имеет адрес при пользовании электронной почтой?

а. Название почтового ящика @ название почтового сервера.

б. Группа из 4 цифр от 0 до 255.

в. Название почтового ящика @ доменное имя.

г. Ир-адрес компьютера @ название почтового сервера.

1. Основные характеристики компьютеров. Многообразие компьютеров.

2. Создание и редактирование мультимедийных объектов средствами компьютерных презентаций

В программе Excel создать по образцу таблицу. Сделать необходимые расчеты. По данным таблицы построить диаграмму в Excel.

Вариант № 15

Какие программы охватывает программное обеспечение ПК?

б. Виртуальные программы.

в. Системные программы.

г. Компьютерные вирусы.

2. Какие из перечисленных действий обусловят подобное отображение имени папки:

а. Щелчок по имени папки правой кнопкой мыши.

б. Два последовательных щелчка левой кнопкой мыши ..

в. Щелчок по имени папки и нажатия клавиши F2.

г. Выбор команды Правка / Переименовать.

3. Для выделения абзаца текста нужно:

а. Щелкнуть мышью в начале абзаца и при нажатой левой кнопке провести до конца абзаца.

б. Воспользоваться кнопкой панели инструментов Выделить абзац.

в. Дважды щелкнуть в пределах абзаца.

г. Воспользоваться любым из предложенных задачи и.

4. Укажите возможные примеры формул Excel:

в. = В11 * Лист1! С14.

Какие ограничения установлены для имени поля таблицы Access?

а. Длина — максимум 128 символов.

б. Недопустимы знаки — точка, восклицательный знак, квадратные скобки, кавычки.

в. Начинается не с пробела.

г. Не совпадает с именами свойств или элементов управления.

1. Внешние устройства, подключаемые к компьютеру

2. Понятие телекоммуникационных технологий

Выполните сложение чисел 10111111₂+110010000₂

Вариант № 16

Что относится к системного программного обеспечения?

а. Драйверы устройств.

г. Панель управления.

2. С помощью диалогового окна Параметры страницы . можно задать следующие параметры:

а. Выравнивание текста.

б. Размер шрифта.

в. Поля документа.

г. Ориентацию страниц.

д. Стиль документа.

Какой командой задается условное форматирование клетки электронной таблицы?

а. Рецензирование / Зависимости формул / Условное форматирование.

б. Вставка / Форматирование по условию .

в. Данные / Условное форматирование .

г. Главная / Условное форматирование .

В каких режимах можно создавать таблицы Access?

б. Вводом данных.

в. С помощью мастера таблиц.

г. С помощью импорта таблиц.

Что входит в электронное сообщение?

а. Электронный адрес получателя.

б. Текст сообщения.

в. Электронный адрес отправителя.

г. Почтовый индекс получателя.

1. Работа с антивирусными программами, защита информации

2. Работа с различными браузерами, настройка управления

Практическое задание. В программе Excel создать по образцу таблицу. Сделать необходимые расчеты. По данным таблицы построить диаграмму в Excel.

Ведомость начисления отпускных

Вариант № 17

Что такое файловая система?

а. Это совокупность программ на ПК, работающих с файлами.

б. Совокупность файлов и каталогов на ПК.

в. Это совокупность программ на ПК, работающих с файлами и совокупность файлов и каталогов на ПК.

г. Совокупность данных (файлов) пользователя.

2. Программа Мой компьютер предназначена для:

а. Работы с сетью Интернет.

б. Редактирование документов пользователя.

в. Просмотра содержимого компьютера и сетевых ресурсов.

г. Настройка операционной системы и программ, установленных на компьютере.

3. Для сохранения документа необходимо выполнить следующие действия:

а. Воспользоваться командой меню Вставка / Сохранить как . — указать папку, куда будет сохранен документ и имя документа.

б. Воспользоваться командой меню Офис / Сохранить как . — указать папку, куда будет сохранен документ и имя документа.

в. Воспользоваться командой меню Правка / Сохранить — указать папку, куда будет сохранен документ и имя документа.

г. Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная.

4. Кнопка Мастер диаграмм выглядит следующим образом:

а. б. в. г. д.

что такое ключевое поле

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.
2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.
3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).