6 Создание шаблонов в ms word. Использование полей в документе
Поле – это набор инструкций, результатом которых являются текст или графическое изображение, вставленное в документ.
Поля используются для размещения в документе переменных данных, например номер страницы (поле PAGE) или текущей даты (поле DATE).
Поля вставляются автоматически при создании перекрестной ссылки. Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию автора, имя файла и т.д.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами и многое другое.
Просмотр полей в документе
Следует различать код поля (инструкции, заключенные в фигурные скобки) и результат поля – это текст или графика, вставленные в документ при выполнении инструкции. Переключение между тем и другим – Shift + F9. Вы можете просмотреть все коды полей в документе:
Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пунктПараметры Word.
В разделе Дополнительно установите флажок Показывать коды полей вместо их значений (рисунок 6.1).
Рисунок 6.1 – Настройка параметров Word
Сочетание клавиш Alt + F9 переводит коды полей (записи в специальных фигурных скобках) (рисунок 6.2) в значения полей (результат вычислений) (рисунок 6.3) и наоборот.
Рисунок 6.2 -– Вид оглавления в кодах полей
Рисунок 6.3 – Вид оглавления в значениях полей
Обнаружить поле в документе очень просто – когда ваш текстовый курсор попадает на поле, оно выделяется серым цветом. Если этого не происходит, выполните настройку
Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пунктПараметры Word.
В разделе Дополнительно установите Затенение полей (Рисунок )
Автоматическая вставка поля
Многие поля вставляются автоматически, если вы выполняете соответствующую команду меню.
На закладке Вставка: Гиперссылка, Закладка, Перекрестная ссылка, Номер страницы, Дата и время, Объект, Текст из Файла, Формула.
На закладке Ссылки: Оглавление, Предметный указатель, Сноска, Название (к рисунку, таблице или другому объекту), Перекрестная ссылка, Предметный указатель.
При работе с таблицей — Формула на вкладке Макет.
При выполнении слияния документов поля слияния расставляются, используя вкладку Рассылки.
Вставка поля через вкладку Вставка
Практически любую инструкцию поля можно вставить при помощи вкладки Вставка в группе Текст (рисунок 6.4) выберите команду Экспресс-блоки, а затем выберите пункт Поле.
Рисунок 6.4 – Группа «Текст»
Иногда к инструкции поля необходимо добавить дополнительные параметры. Например, при вставке некоторых свойств документа (поле DOCPROPERTY), необходимо указать, какое именно свойство вы хотите вставить. Для этого нажмите кнопку Параметры, в открывшемся окне выберите ключевое слово (например, «Company») и нажмите кнопку Добавить. Сформированную таким образом инструкцию вставьте в документ (рисунок 6.5).
Рисунок 6.5 – Выбор поля
Непосредственная вставка поля
Можно также нажать клавиши CTRL + F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними. Ограничивающие поле фигурные скобки <> нельзя вводить с клавиатуры.
Обновление полей
Даже если информация, которую вы вставили с помощью поля, изменилась (например, сменилась дата), результат поля не изменяется до тех пор, пока поле не будет обновлено. Для этого поместите курсор в поле и нажмите F9. Если требуется обновить все поля в документе, придется выделить весь документ (Ctrl +5 NumLock) и нажать F9. Поле может обновляться перед печатью документа:
Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.
В разделе Экран установите Обновлять поля перед печатью (рисунок 6.6).
Рисунок 6.6 – Настройка обновления полей при печати
Некоторые поля, например Date и Time обновляются при открытии документа.
Если необходимо, чтобы какое-либо поле обновлялось, его можно заблокировать – клавиши Ctrl + F11. Снять блокировку с поля можно комбинацией Ctrl + Shift + F11.
Чтобы навечно зафиксировать результат поля, т.е. заменить инструкцию текстом или графикой, нажмите Ctrl + Shift + F9. Эта процедура называется отсоединением поля или разрывом связи с полем.
Что такое поле как и зачем можно использовать вставку полей в текстовых документах
Текстовое поле — это объект, который можно добавить в документ и с помощью которого можно вставлять и вводить текст в любом месте файла. Текстовые поля позволяют привлечь внимание к определенному фрагменту, а также перемещать его по документу.
Добавление текстового поля
Перейдите в раздел Вставка > текстовое поле, а затем выберите одно из предварительно отформатированных текстовых полей в списке, выберите Другие текстовые поля из Office.com или Рисовать текстовое поле.
При выборе параметра Рисовать текстовое поле щелкните документ, а затем перетащите его, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.
Чтобы добавить текст, выделите внутри поля и введите или вставьте текст.
Если вы не используете мышь
Нажмите и отпустите alt, N, а затем нажмите клавишу X.
Нажмите клавиши со стрелками, чтобы выделить нужное текстовое поле, а затем нажмите клавишу ВВОД.
Введите нужный текст.
Когда вы закончите ввод текста и хотите вернуться к редактированию текста в документе, нажмите клавишу ESC.
Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.
Для форматирования самой надписи используйте команды на контекстной вкладке Формат, которая отображается в разделе Средства рисования, когда вы выбираете надпись.
Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.
Несколько надписей можно связать между собой, чтобы текст из одной надписи перетекал в другую. Щелкните надпись, а затем в разделе Работа с надписями на вкладке Формат в группе Текст нажмите кнопку Создать связь.
Копирование текстового поля
Выделите границу текстового поля, которое нужно скопировать.
Нажмите клавиши CTRL+C.
Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. В противном случае скопируется текст, а не надпись.
Щелкните нужное место и нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить надпись.
Удаление текстового поля
Выделите границу текстового поля, которое требуется удалить, и нажмите клавишу DELETE.
Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. В противном случае удалится текст, а не надпись.
Добавление текстового поля
Поместите курсор в нужное текстовое поле.
Перейдите в раздел Вставка и в разделе Иллюстрации выберите Рисование.
Выберите Текстовое поле и используйте курсор для создания текстового поля.
Вставьте текст в поле и примените все необходимые стили.
Выберите Сохранить изакрыть.
Если вы не используете мышь
Нажмите клавиши ALT+ТОЧКА (.) и нажмите клавишу N.
Затем нажмите клавишу D, чтобы выбрать рисунки.
Нажмите клавиши ALT+ТОЧКА (.) и нажмите клавишу N.
Введите нужный текст.
Нажмите клавишу ESC три раза.
Нажмите клавишу ВВОД , чтобы сохранить текстовое поле.
Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.
Чтобы отформатировать само текстовое поле, используйте команды на контекстной вкладке Формат фигуры , которая отображается при выборе текстового поля.
Чтобы разместить текстовое поле, выделите его, а затем, когда указатель станет четырехсторонняя стрелка, перетащите текстовое поле в новое место.
Несколько надписей можно связать между собой, чтобы текст из одной надписи перетекал в другую. Выберите одно из текстовых полей и на вкладке Формат фигуры выберите Создать ссылку.
Редактирование в текстовом поле
Дважды щелкните текстовое поле.
В разделе Рисование (предварительный просмотр) выделите текстовое поле, чтобы разместить курсор и изменить текст.
По завершении выберите Сохранить и Закрыть , чтобы просмотреть обновленное текстовое поле.
Копирование текстового поля
Выделите границу текстового поля, которое нужно скопировать.
Нажмите клавиши CTRL+C.
Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. Если указатель находится внутри, нажатие клавиш CTRL+Cскопирует текст, а не текстовое поле.
Щелкните нужное место и нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить надпись.
Удаление текстового поля
Выделите границу текстового поля, которое требуется удалить, и нажмите клавишу DELETE.
Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. Если указатель находится внутри поля, нажатие кнопки Удалить приведет к удалению текста внутри текстового поля, а не поля.
Добавление текстового поля
Перейдите в раздел Вставка > текстовое поле , а затем выберите Рисовать текстовое поле (где текст выравнивается по горизонтали на странице) или Вертикальное текстовое поле (где текст выравнивается по вертикали на странице).
Выберите в документе, а затем перетащите, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.
Чтобы добавить текст в текстовое поле, щелкните или коснитесь его, а затем введите или вставьте текст.
Чтобы отформатировать текст в текстовом поле, выделите его, а затем выберите Control + Щелкните текст и выберите Шрифт.
Чтобы добавить различные эффекты в текстовое поле, выделите текстовое поле и используйте параметры на вкладке Формат фигуры (например, изменение направления текста или выравнивание текста в верхней, средней или нижней части текстового поля).
Чтобы разместить текстовое поле, выделите и удерживайте его, а затем, когда указатель станет , перетащите текстовое поле в новое место.
Примечание: Если вы добавили несколько текстовых полей, их можно связать, чтобы текст перетекал из одного поля в другое. С выбранным текстовым полем можно связать только пустое поле. Для этого выделите текстовое поле, которое нужно связать с другим текстовым полем, а затем выберите Формат фигуры > Создать ссылку.
Копирование текстового поля
Выделите текстовое поле, которое нужно скопировать.
Указатель должен находиться не внутри поля, а на его границе. Если указатель не находится на границе, текст внутри текстового поля копируется.
Нажмите клавиши CONTROL+CLICK, а затем выберите Копировать. Или нажмите клавиши « + C».
Выберите в документе расположение, в которое вы хотите вставить текстовое поле, нажмите клавиши CONTROL +Щелчок, а затем нажмите кнопку Вставить. Или нажмите клавиши ⌘ + V.
Удаление надписей
Выделите границу текстового поля, которое требуется удалить, и нажмите клавишу DELETE.
Указатель должен находиться не внутри поля, а на его границе. Если указатель не находится на границе, нажатие клавиши DELETE приведет к удалению текста внутри текстового поля.
Использование полей Word
Автоматически обновляемая информация в документ Word вставляется с помощью полей Word. Для вставки поля надо перейти на вкладку Вставка, открыть список Экспресс-блоки и выбрать команду Поле. Некоторые часто используемые поля вставляются с помощью специальных команд на разных вкладках, например, Дата и время, Номер страницы, Перекрестная ссылка (на вкладке Вставка), Оглавление, Список иллюстраций на вкладке Ссылки,
Приведем примеры автоматически обновляемой информации в документе, которая вставляется с помощью полей Word:
· дата и время (текущее, время печати и создания документа);
· формульные поля в таблицах;
· текущий номер страницы и общее число страниц в документе;
· имя автора и имя файла;
· автоматически обновляемое оглавление с использованием встроенных стилей;
· перекрестная ссылка (ссылка на заголовки, закладки, названия таблиц и рисунков);
· автоматически добавляемые названия к объектам (например, рисункам, таблицам, диаграммам) при их создании;
· закладка, которая может использоваться для организации перекрестных ссылок;
· обычная или концевая сноска;
· гиперссылка для перехода к другому документу или его фрагменту;
Чтобы вставить изменяемое содержимое в документе с помощью поля, надо щелкнуть в нужном месте документа, выбрать команду Поле, указать категорию, а затем выбрать имя поля. Чтобы добавить ключи и другие параметры к коду поля, надо нажать кнопку Параметры. Для получения сведений об определенном поле или его параметре выбирается имя поля или параметр, а затем нажимается клавиша < F1 >.
Поле в документе выводится или как код поля (набор инструкций в фигурных скобках), или как результат поля. Переключаться между кодом поля и его результатом можно с помощью клавиш < SHIFT>+<F9> после выделения поля. Чтобы отобразить или скрыть коды всех полей в документе, нажимаются клавиши < ALT>+<F9>.
Результат поля на экране может быть незатененным, затененным всегда или только при выделении поля. Затененность поля совершенно не отражается при печати документа. Рекомендуется установить параметр, при котором поля в документе показываются затененными всегда (вкладка Файл, Параметры, категория Дополнительно, группа команд Показывать содержимое документа).
Для изменения кода поля, например добавления или изменения ключей, отображается код поля, а затем вносятся необходимые изменения. Существует два способа форматирования значений полей: форматирование значений или кодов полей. Например, чтобы подчеркнуть имя, вставляемое полем AUTHOR, следует выделить код этого поля и нажать кнопку Подчеркнутый. При обновлении поля может быть потеряно форматирование, примененное непосредственно к его значению.
Чтобы сохранить форматирование поля при его обновлении к коду поля должен быть добавлен ключ \* MERGEFORMAT. Этот ключ добавляется к коду поля автоматически в случае вставки поля с помощью команды Поле при установленном флажке Сохранять форматирование при обновлении.
Для обновления значения поля (полей) надо выделить поле (весь документ), потом нажать клавишу < F9 >. При печати содержимое полей документа обновляется автоматически.
Word позволяет выполнять очень удобную вставку названий для различного рода объектов (рисунков, таблиц, формул и др.). Для этого после выделения созданного объекта надо выполнить команду Вставка Название. Важно понимать, что при этом обеспечивается автоматическая нумерация названий определенного типа и возможность задания на них перекрестных ссылок типа: «по данным табл. 1.2 построена диаграмма, приведенная на рис. 1.5».
Под перекрестными ссылками понимаются ссылки на заголовки или абзацы документа, метки названий таблиц, формул, рисунков и т.д. Перекрестные ссылки обновляются автоматически, если содержимое перемещается в другое место документа. По умолчанию, перекрестные ссылки вставляются как гиперссылки.
Ссылки вставляются в виде кодов полей. Это обеспечивает корректность ссылок за счет обновления полей в случае изменения номеров названий, номеров таблиц, рисунков, заголовков, номеров страниц при редактировании документа. Название включает постоянную часть (метку) и номер. Для задания автоматической вставки названий объектов определенного типа надо в диалоговом окне Название щелкнуть кнопку Автоназвание и установить флажки для нужных типов объектов.
Список литературы — это список источников, к которым пользователь обращался при создании документа. Обычно его располагают в конце документа и форматируют абзацы в виде нумерованного списка. Ссылка на источник вставляется в тексте, в конце предложения (в квадратных скобках указывается номер источника в списке). Для создания ссылки на библиографический источник надо предварительно определить закладки, и затем ссылаться на нужную закладку с помощью команды Перекрестная ссылка на вкладке Вставка ( тип ссылки – Закладка).
В Microsoft Word 2010 появилась возможность автоматически создать список литературы на основе сведений о литературных источниках, указанных для документа (команда Список литературы на вкладке Ссылки, группа команд Ссылки и списки литературы). Если литературный источник используется в документе впервые, сведения об этом источнике сохраняются в памяти, чтобы в дальнейшем их можно было найти и использовать. При создании списка можно выбрать желаемый стиль этого списка или создать новый стиль.
На вкладке Ссылки в группе Сноски находятся команды для вставки и редактирования обычных и концевых сносок. Обычные сноски размещаются на той же странице, где находится исходный абзац, концевые вставляются в конец документа. Перенумерация сносок всегда выполняется автоматически.
На вкладке Ссылки в группе Предметный указатель находятся команды для составления списка ключевых слов с указанием страниц, на которых они находятся.
На вкладке Ссылки в группе Названия находятся команды для вставки таблицы иллюстраций в документ. Таблица иллюстраций – это перечень всех рисунков, таблиц и формул в документе.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Поля в ворде
Поля в word— это особые элементы, которые могут содержать специальные типы данных.
Чтобы вставить поле, выберите пункт «Поле» в меню «Вставка». Рассмотрим пример поля вставки текущей даты.
В форме поле находим в списке поля «Date» и выбираем нужный формат. После нажмите «ОК» и в документ будет вставлена текущая дата в выбранном формате.
Можно обратиться к этой функции с помощью комбинации Ctrl+F9, чтобы вставить фигурные скобки, затем введите текст поля между ними: <DATE \@ «d MMMM yyyy ‘г.’»> данный код выводит время в формате 28 октября 2019 г.
Обновить поле в Word
Для обновления поля в контекстном меню есть утилита.
Выберите поле, которое вы хотите обновить, щелкните левой кнопкой мыши по нему и сверху появится кнопка обновить.
Обновить все поля в Word
Если вы хотите обновить все поля во всем документе Word, вы можете использовать ярлыки.
Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить весь документ.
Затем нажмите клавишу F9, чтобы обновить все поля в Word.
Это руководство было создано с использованием версии Microsoft Word 2016 года.