При вводе в электронную таблицу числа по количеству символов больше чем ширина ячейки на экране

Содержимое ячеек

В Excelсуществуют три типа данных, вводимых а ячейки таблицы: текст, число и формула.

Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные (до 240символов), а затем нажать Enterили клавишу перемещения курсора.

Excelопределяет, являются вводимые данные текстом, числом или формулой, по первому символу. Если первый символ —буква или знак «’»,то Excelсчитает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак «=» ,то Excelсчитает, что вводится число или формула.

Вводимые данные отображаются, в ячейке и строке формул и помещаются в ячейку только при нажатии Enterили клавиши перемещения курсора.

Ввод текста

Текст —это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то начать ввод необходимо с символа «’».

Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на’ экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью).

> 5.1.В ячейку А1 занесите текст «Москва — древнийгород».

Обратите внимание, что текст прижат к левому краю.

Внимание!Не бойтесь ошибок. Почти все действия могут быть отменены. Если в процессе работы произошло что-то, что вы не планировали, воспользуйтесь отменой:

используя команды меню Правка, Отменить. либо, что еще проще, кнопкой Отмена панели инструментов Стандартная. При к^ркдом щелчке мыши по кнопке Отмена последовательно отменяется одна операция.

Ввод чисел

Числа в ячейку можно вводить со знаками =, +, —или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excelотображает его в экспоненциальной форме иливместо числа ставит символы# ###(при этом число в памяти будет сохранено полностью).

Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000будет записано как 5.01Е+08, что означает5,01х10 8 . Число 0,000.000.005будет представлено как 5Е-9, что означает 5х10

Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка (в зависи­мости от настройки).

> 5.2.В ячейку В1 занесите число 1147(год основания Москвы).> 5.3.В ячейку С1 занесите число —текущий год.

Ввод формул

В виде формулы может быть записано арифметическое выражение. Оно пред­ставляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций илифункций.

Формула должна начинаться со знака «=».Она может включать до 240символов и не должна содержать пробелов.

Для ввода в ячейку формулы C1+F5ее надо записать как =C1+F5.Это означает, что к содержимому ячейки С1 будет прибавлено содержимое ячейки F5.Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула.

> 5.4.В ячейку D1занесите формулу =С1-В1.

Что за число получилось в ячейке? Это возраст Москвы.

Задание 6. Познакомьтесь с основными приемами редактирования таб­лиц.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Эти действия можно выполнить с помощью мыши или через меню. При использовании мышиее указатель необходимо поместить на разделительную

линию между именами столбцов или номерами строк. Указатель примет вид двойной

черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку мыши и растянуть (сжать)

столбец или строку.

При использовании менюнеобходимо выделить строки или столбцы и выполнить

команды Формат, Строка, Размер или формат. Столбец, Размер.

> 6.1.При помощи мыши измените ширину столбца А так, чтобы текст был виден полностью, а ширину столбцов В, С. Dсделайте минимальной.

> 6.2.При помощи меню измените высоту строки номер 1и сделайте ееравной 30. > 6.3.Сделайте высоту строки номер 1первоначальной (12, 75).

Лабораторная работа №1 «Первое знакомство с процессором электронных таблиц Microsoft Excel»

§ Познакомиться с основными понятиями электронных таблиц.

§ Освоить основные приемы заполнения таблиц.

Задание 1. Запустите процессор электронных таблиц Microsoft Excel.

Для вызова Excel можно воспользоваться одним из имеющихся способов на вашем рабочем месте:

§ необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на пиктограмме Microsoft Excel, которая обычно располагается в одном из групповых окон Windows (например, Microsoft Office);

§ или щелкнуть кнопкой мыши по кнопке «Пуск» и в появившемся главном меню Windows в пункте «Программы» щелкнуть по пункту подменю Microsoft Excel;

§ или дважды щелкнуть кнопкой мыши по выделенному ярлыку Microsoft Excel на Рабочем столе.

Задание 2. Разверните окно Excel на весь экран и внимательно рассмотрите его.

Первая строка окна – строка заголовка программы Microsoft Excel.

Вторая строка — меню Excel.

Третья строка — панель инструментов Стандартная

Четвертая строка — панель инструментов Форматирование

§ 2.1. Прочитайте назначение кнопок панели инструментов Стандартная, медленно перемещая курсор мыши по кнопкам.

Пятая строка — строка формул.

Затем расположен рабочим лист электронной таблицы, строки и столбцы которой имеют определенные обозначения.

Нижняя строка — строка состояния.

В крайней левой позиции нижней строки отображается индикатор режима работы Excel. Например, когда Excel ожидает ввода данных, то находится в режиме «готов» и индикатор режима показывает «Готов».

Задание 3. Освойте работу с меню Excel.

С меню Excel удобно работать при помощи «мыши». Выбрав необходимый пункт, нужно подвести к нему курсор и щелкнуть левой кнопкой «мыши».

Аналогично выбираются необходимые команды подменю и раскрываются вкладки, а также устанавливаются флажки.

§ 3.1. В меню Сервис выберите команду Параметры и раскройте вкладку Правка.

§ 3.2. Проверьте, установлен ли флажок [ 4 ]. Разрешить перетаскивание ячеек. Если нет, то установите его и нажмите кнопку ОК.

(Далее в тексте подобные действия по работе с меню будут описываться в краткой форме: Сервис, Параметры, Правка, Перетаскивание ячеек [ 4 ], ОК )

Щелчок мыши вне меню приводит к выходу из него и закрытию подменю.

Задание 4. Познакомьтесь с основными понятиями электронных таблиц. Для этого внимательно прочитайте нижеследующий текст и выполните некоторые действия.

Строки, столбцы, ячейки

Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк равно 65536, столбцов — 256. Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, число или формулы).

Номер строки — определяет ряд в электронной таблице. Он обозначен на левой границе рабочего поля.

Буква столбца — определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: A-Z, затем AA-AZ, затем BA-BZ и т.д. до IV .

Ячейка — первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес В3 определят ячейку на пересечении столбца В и строки номер 3.

Указатель ячейки — светящийся прямоугольник, определяющий текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице как при помощи клавиатуры, так и мышью.

Текущая ячейка выделяется серой рамкой. По умолчанию ввод данных и некоторые другие действия относятся к текущей ячейке.

§ 4.1. Сделайте текущей ячейку D4 при помощи мыши.

§ 4.2. Вернитесь в ячейку А1 при помощи клавиш перемещения курсора.

Диапазон ячеек (область, фрагмент)

Диапазон ячеек представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Диапазон может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов.

Адрес диапазона состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например: В13:С19, А12:D27 или D:F.

Диапазон можно задать при выполнении различных команд или вводе формул посредством указания координат или выделения на экране.

Рабочий лист, книга

Электронная таблица в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга. На экране виден только один лист — верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу.

§ 4.3. Сделайте текущим лист 6.

§ 4.4. Вернитесь к листу 1.

Выделение столбцов, строк, блоков, таблицы

Для выделения с помощью мыши:

· столбца — щелкнуть кнопкой мыши на букве — имени столбца;

· несколько столбцов — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

· строки — щелкнуть кнопкой мыши на числе — номере строки;

· нескольких строк — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

· диапазона — щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейки блока и, не отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку;

· рабочего листа — щелкнуть кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк (левый верхний угол таблицы, эта кнопка называется «Выделить все»).

Для выделения диапазона с помощью клавиатуры необходимо, удерживая нажатой клавишу Shift, нажимать на соответствующие клавиши перемещения курсора. Esc — выход из режима выделения.

Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо:

1) выделить первую ячейку или блок смежных ячеек;

2) нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl;

3) выделить следующую ячейку или блок и т.д.;

4) отпустить клавишу Ctrl.

Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши по любому невыделенному участку рабочего листа. Новое выделение снимает предыдущее.

§ 4.5. Выделите строку 3.

§ 4.6. Отмените выделение.

§ 4.7. Выделите столбец D.

§ 4.8. Выделите блок А2: Е13 при помощи мыши.

§ 4.9. Выделите столбцы A, B, C, D.

§ 4.10. Отмените выделение.

§ 4.11. Выделите блок C4: F10 при помощи клавиатуры.

§ 4.12. Выделите рабочий лист.

§ 4.13. Отмените выделение.

§ 4.14. Выделите одновременно следующие блоки: F5:G10, H15:I15, C18:F20, H20.

Задание 5. Познакомьтесь с основными приемами заполнение таблиц .

Содержимое ячеек

В Excel существуют три типа данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число и формула.

Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные (до 240 символов), а затем нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Excel определяет, являются вводимые данные текстом, числом или формулой, по первому символу. Если первый символ — буква или знак «’», то Еxcel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак «=», то Еxcel считает, что вводится число или формула.

Вводимые данные отображаются в ячейке и строке формул и помещаются в ячейку только при нажатии Enter или клавиши перемещения курсора.

Ввод текста

Текст — это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то начать ввод необходимо с символа » ‘ «.

Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью).

§ 5. 1 . В ячейку А1 занесите текст «Век живи – век учись!»

Обратите внимание, что текст прижат к левому краю.

Внимание! Не бойтесь ошибок. Почти все действия могут быть отменены. Если в процессе работы произошло что — то, что вы не планировали, воспользуйтесь отменой: используя команды меню Правка, Отменить. , либо, что еще проще, кнопкой Отмена панели инструментов Стандартная. При каждом щелчке мыши по кнопке Отмена последовательно отменяется одна операция.

Числа в ячейку можно вводить со знаками =, +,- или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставит символы # # # # (при этом число в памяти будет сохранено полностью).

Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5,01Е+08, что означает 5,01*10 8 . Число 0,000000005 будет переставлено как 5Е- 9

Ввод формул

В виде формулы может быть записано арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функций.

Формула должна начинаться со знака «=». Она может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов.

Для ввода в ячейку формулы C1+F5 ее надо записать как = C1+F5. Это означает, что к содержимому ячейки C1 будет прибавлено содержимое ячейки F5. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула.

§ 5.4. В ячейку D1 занесите формулу = C1-B1

! Подведите итоги

В результате выполнения данной работы вы должны познакомиться с основными понятиями электронных таблиц и приобрести первые навыки работы с Excel.

! Проверьте

Знаете ли вы, что такое: элементы окна Excel; строка; столбец; ячейка; лист; книга?

Основы работы в электронных таблицах Excel

Данное пособие может использоваться при подготовке и проведении уроков по теме "Электронные таблицы Excel!

Просмотр содержимого документа
«Основы работы в электронных таблицах Excel»

В данном руководстве в основном дана информация, специфичная только для MS Excel. Такие операции как создание, чтение, запись документа, параметры страницы, печать и т.п. рассмотрены достаточно полно в MS Word, поэтому в данном руководстве не рассматриваются.

Вид документа MS Excel 2000

Панель инструментов «Стандартная»

Панель инструментов «Форматирование»

Имя выделенной ячейки

Номера строк Полосы прокрутки

Строка состояния Ярлыки листов

Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк равно 65536, столбцов — 256. Пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, числа или формулы).

Номер строки — определяет ряд в электронной таблице. Он обозначен на левой границе рабочего поля.

Буква столбца — определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: А-Z, АА-AZ, и т.д.

Ячейка — первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес ВЗ определяет ячейку на пересечении столбца В и строки с номером 3.

Текущая ячейка помечена указателем (курсором). По умолчанию ввод данных и некоторые другие действия относятся к текущей ячейке.

Блок ячеек представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например: В13:В19, A12:D27.

Электронная таблица в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга (всего листов 255, по умолчанию — 3). На экране виден только один лист — верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу. Щелкая правой кнопкой можно сменить имя листа или удалить его.

Выделение столбцов, строк, блоков, таблицы

столбца — щелкнуть кнопкой мыши на букве столбца;

нескольких столбцов — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

строки — щелкнуть кнопкой мыши на номере строки;

нескольких строк — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

блока — щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку;

рабочего листа — щелкнуть кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк (левый верхний угол таблицы).

Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо:

Выделить первую ячейку или блок ячеек.

Удерживая нажатой клавишу Ctrl выделить следующую ячейку или блок и т. д..

Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши по любому невыделенному участку рабочего листа.

Содержимое ячеек

В Excel существуют три типа данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число и формула. Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные (до 240 символов), а затем нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Excel определяет, являются вводимые данные текстом, числом или формулой, по первому символу. Если первый символ — буква или знак «”», то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак «=» , то Excel считает, что вводится число или формула.

Вводимые данные отображаются в ячейке и в строке формул.

Ввод текста

Текст — это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то начать ввод необходимо с символа «”». Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в ячейку справа текст ячейки слева на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью).

Числа в ячейку можно вводить со знаками «+», «–» или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставит символы # ### (при этом число в памяти будет сохранено полностью).

Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5.01Е+08, что означает 5,01х10 8 . Число 0,000000005 будет представлено как 5Е-9, что означает 5х10 -9 .

Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка (в зависимости от настройки).

Ввод формул

Формула должна начинаться со знака «=». Она может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов. Формула представляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функций.

Для ввода в ячейку формулы C1+F5 ее надо записать как =C1+F5. Это означает, что к содержимому ячейки С1 будет прибавлено содержимое ячейки F5. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула.

Арифметические операции:

сложение +
вычитание —
умножение *
деление /
возведение в степень ^

Операторы сравнения:

равно =
меньше больше
меньше или равно больше или равно =
не равно

Чтобы ввести формулу, необходимо:

Установить курсор в нужную ячейку.

С клавиатуры ввести знак равенства «=».

Щелкнуть указателем мыши на ячейке, адрес которой надо ввести в формулу.

С клавиатуры ввести знак нужной операции.

Щелкнуть указателем мыши на другой ячейке и т.д..

Закончив ввод формулы, нажать клавишу «Enter», щелкнуть мышью на кнопке с галочкой в строке формул или перейти в другую ячейку.

Формулы можно внести в ячейку и с помощью клавиатуры. Для этого после знака «=» необходимо указать на английском языке адреса нужных ячеек. В ячейке появится результат произведенных действий, а в строке формул будет записана только что введенная формула.

Существует понятие — приоритет операций, которое обозначает последовательность выполнения вычислений в формуле:

Вычисляются выражения внутри скобок.

Возведение в степень.

Умножение или деление.

Сложения или вычитания.

Для изменения порядка выполнения операций используют круглые скобки.

Копирование формул.

Копирование содержимого ячейки можно осуществить с помощью мыши, используя маркер заполнения, который представляет собой маленький черный крестик в правом нижнем углу ячейки. Выделив ячейки, установите мышь на маркере заполнения ячейки или группы ячеек и перетащите его указателем мыши в нужном направлении.

При таком копировании происходит перенастройка в формулах ссылок на ячейки.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Эти действия можно выполнить с помощью мыши или через меню. При использовании мыши ее указатель необходимо поместить на разделительную линию между именами столбцов или номерами строк. Указатель примет вид двойной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку мыши и растянуть (сжать) столбец или строку.

При использовании меню необходимо выделить строки или столбцы и выполнить команды Формат, Строка, Высота или Формат, Столбец, Ширина.

В обычном режиме для контроля границ страницы желательно выполнить команду из меню Сервис, Параметры, Вид, Авторазбиение на страницы. Тогда границы страницы будут выделяться пунктирной линией.

Редактирование содержимого ячейки

Редактирование данных может осуществляться как в процессе ввода в ячейку, так и после ввода. Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов и набором заново. Клавишей Esc можно отменить ввод данных в ячейку и записать их заново.

Чтобы отредактировать данные после завершения ввода (после нажатия клавиши Enter), необходимо переместить указатель к нужной ячейке и дважды нажать левую кнопку мыши или нажать клавишу F2 или мышью переместить курсор в строку формул. Далее необходимо отредактировать данные и для завершения редактирования нажать Enter или галочку в строке формул или клавишу перемещения курсора.

Внимание! При вводе новых данных пересчет в таблице происходит автоматически.

Операции со строками, столбцами, блоками

Перемещение

Для выполнения перемещения требуется выделить ячейку или блок. Затем поместить указатель мыши на рамку блока или ячейки (он должен принять форму белой стрелки). Далее следует левой кнопкой мыши перенести блок или ячейку в нужное место.

Копирование

Копирование выполняется аналогично перемещению, но при нажатой клавише Ctrl.

При заполнении ячейки происходит автоматический ввод значений в строке или столбце. При заполнении ячеек порядковыми номерами, днями недели, названиями месяцев, датами и т.п. можно использовать команду Заполнить меню Правка. При задании наводящих данных заполнение можно выполнять аналогично копированию формул. Заполнение можно осуществить с помощью мыши, используя маркер заполнения, который представляет собой маленький черный крестик в правом нижнем углу ячейки.

Удаление, очистка

Если надо очистить только данные (числа, текст, формулы), то достаточно нажать клавишу Del на выделенной ячейке или блоке.

Для удаления столбцов, строк, блоков нужно выделить необходимый элемент, а затем воспользоваться командами меню Правка, Удалить. Происходит смещение столбцов или строк.

Абсолютная, относительная и смешанная адресации ячеек и блоков

При обращении к ячейке можно использовать способы: ВЗ, А1:G9 и т.д. Такая адресация называется относительной. При ее использовании в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Если вы скопировали формулу =В1+В2 из ячейки В4 в С4, Excel также интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше». Таким образом, формула в ячейке С4 примет вид =С1+С2.

Если при копировании формул вы пожелаете сохранить ссылку на конкретную ячейку или область, то вам необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для ее задания необходимо перед именем столбца и перед номером строки ввести символ $. Например: $В$4 или $C$2:$F$8 и т. д.

Смешанная адресация. Символ $ ставится только там, где он необходим. Например: В$4 или $С2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой — нет.

Ссылки на другие листы той же книги.

Вы можете ссылаться и на другие листы в той же книге. Например, чтобы ввести в ячейку В10 листа Лист1 ссылку на ячейку А9 листа Лист2, выполните следующие действия:

Выделите ячейку В10 на листе Лист1 и введите знак равенства.

Щелкните по ярлычку Лист2 внизу окна Книга1.

Щелкните по ячейке А9 и нажмите Enter. На Листе1 в ячейке В10 появится формула =Лист2!А9.

Обратите внимание, что часть ссылки, указывающая на Лист2, отделена знаком «!» от ссылки на ячейку.

Шрифтовое оформление текста

Символы любой ячейки или блока можно оформить разными шрифтами. Для этого необходимо выделить ячейку или блок, а затем воспользоваться кнопками из панели форматирование или командой меню Формат, Ячейки, Шрифт.

Выравнивание

Содержимое любой ячейки можно выровнять по левому или правому краю, по центру (по горизонтали и вертикали), а также можно задать необходимую ориентацию текста (снизу вверх, сверху вниз и т. д.).

Для этого используются кнопки в панели форматирование или команда меню Формат, Ячейки, Выравнивание.

Для задания рамки используется кнопка в панели Форматирование или команда меню формат, Ячейки, Граница или пиктограмма Границы на панели форматирования.

Для выравнивания заголовков и надписей по ширине таблицы нужно выделить группу ячеек, в пределах которых нужно выровнять заголовок и нажать пиктограмму Объединить и поместить в центре.

Внимание. Надпись должна находиться в крайней левой ячейке из группы выделяемых.

Оформления чисел

Числа в ячейке можно представить в различных форматах. Например, число 100 будет выглядеть как: 100,00 р — в денежном формате; 10000% — в процентном выражении; 1,00Е+2 — в экспоненциальной форме и т.п.

Для выполнения оформления чисел нужно выделить ячейку, строку или блок, и воспользоваться кнопками из панели Форматирование или командой меню Формат, Ячейки, Число.

Стандартные функции

Для упрощения расчетов предназначены стандартные функции. Каждая функция имеет имя и аргументы, заключенные в круглые скобки.

Аргументом функции может являться последовательность адресов ячеек, разделенных запятыми, или блок. При задании блока указывается адрес первой ячейки и адрес последней ячейки, разделенных двоеточием.

Для вставки функции в ячейку или формулу удобно пользоваться Мастером функций, вызываемым кнопкой с изображением f, Появится диалоговое окно, в котором необходимо выбрать функцию, а затем нажать на кнопку Ok. Затем выделить группу ячеек, для которых будет выполняться функция и снова нажать Ok.

Для часто используемой функции суммирования есть кнопка на панели инструментов.

Логические функции

Синтаксис логической функции ЕСЛИ имеет следующий вид:

=ЕСЛИ (условие;значение1;значение2)

условие – это запись отношений между ячейками, между ячейками и числами и т.п. с использованием знаков «=», «=», «», например: C5D8, A11=100, H5=1.

Значение1 и значение2 – это операции, которые выполняются в зависимости от выполнения условия.

В случае, если условие верно, выполняется операция, записанная вместо «значение1», если условие неверно — то вместо «значение2».

напечатает число 1, если значение в ячейке А3 меньше 10. В противном случае она напечатает число 2.

В качестве значение1 и значение2 можно записывать вложенную функцию ЕСЛИ. Допускается до 7 вложений функции ЕСЛИ. Например:

В функции ЕСЛИ можно использовать также текстовые аргументы. Допустим, что ячейка В5 содержат результат сдачи экзамена студентом. Если он получил оценку — «2», то необходимо в ячейке В6 указать «Не сдал», при получении большего балла — «Сдал». Для этого в ячейку В6 вводим формулу ЕСЛИ. Она будет иметь следующий вид:

=ЕСЛИ(В52; «Cдал»;«Не сдал»)

Для ввода условия нужно нажать на панели Стандартная кнопку Вставка функции и выбрать функцию ЕСЛИ.

В появившемся окне заполнить соответствующим образом разделы Логическое_выражение (записать условие), Значение_если_истина (действие при выполнении условия) и Значение_если_ложь (действие, если условие не выполнится).

Если Окно мешает выбору ячеек, то его легко передвинуть, ухватив мышью за любую часть окна. По окончании ввода нажмите ОК.

Сортировка данных.

Чтобы отсортировать таблицу, необходимо выделить подлежащий сортировке диапазон ячеек и нажать на панели пиктограмму сортировки по возрастанию или убыванию. Также можно воспользоваться командой Сортировка из меню Данные, выделив предварительно диапазон ячеек, подлежащих сортировке.

Фиксация заголовков

При вводе большого количества данных по строкам или столбцам необходимо, чтобы названия строк или столбцов таблицы всегда находились на экране. Для этого их можно зафиксировать с помощью команды Закрепить области из меню Окно, но перед этим необходимо выделить ячейку ниже заголовка столбца и правее заголовка строки. Для снятия фиксации выбрать команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Оформление таблицы

По умолчанию Excel не печатает сетку. Если это необходимо, на вкладке Лист в меню Файл, Параметры страницы установите флажок Сетка. Более эстетично выглядит оформление с использованием команды Автоформат меню Формат или ручное оформление с помощью команды Рамка меню Формат, Ячейки. Предварительно нужно выделить объект оформления.

Содержимое любой ячейки или блока может иметь необходимый фон (тип штриховки, цвет штриховки, цвет фона). Для задания фона используется кнопка Вид в меню Формат, Ячейки.

Построение диаграмм.

Прежде чем начать работу с диаграммами, рассмотрим два важных понятия: ряды данных и категории.

Ряд данных — это множество значений, которые вы хотите отобразить на диаграмме.

Категории задают обозначение конкретных значений в ряде данных.

Ключевое различие состоит в том, что ряд данных — это множество значений, которые вы наносите на диаграмму, а категориями являются «заголовки» для этих значений.

Для создания диаграмм используется кнопка мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Для построения диаграммы нужно:

Выделить ячейки или группы ячеек, содержимое которых необходимо отразить с помощью диаграммы.

Запустить Мастер диаграмм.

В появившемся первом диалоговом окне Мастер диаграмм — шаг 1 из 4 вы можете выбрать нужный тип диаграммы (линейчатую, круговую, кольцевую, точечную, лепестковую, гистограмму и т.д.).

В окне Мастер диаграмм — шаг 2 из 4 необходимо указать диапазон ячеек, данные которых необходимо отобразить на диаграмме, если вы забыли их выделить до запуска Мастера. Здесь же можно предварительно оценить вид создаваемой диаграммы. Нажать кнопку Далее.

В окне Мастер диаграмм — шаг 3 из 4 мастер диаграмм выводит набор параметров выбранного типа диаграммы. Выбрав нужные, нажмите кнопку Далее.

В окне Мастер диаграмм — шаг 4 из 1 введите место расположения диаграммы. Нажмите клавишу Готово.

В результате на листе появится построенная вами диаграмма.

Обратите внимание на то, что в Мастере диаграмм вы можете вернуться на шаг назад, нажав клавишу

Если вид полученной диаграммы вас не устраивает, вы можете ее отформатировать в соответствии с вашими требованиями. Для этого диаграмму нужно выделить (это можно сделать с помощью мыши, щелкнув ею по диаграмме). Появится панель инструментов Диаграммы. С помощью кнопки Тип диаграммы можно изменить тип диаграммы. Чтобы добавить или удалить горизонтальные линии сетки, нужно нажать кнопку Горизонтальная сетка. А при нажатии кнопки Легенда, добавляется или удаляется легенда, которая служит для обозначения рядов данных в диаграмме.

Форматирование любого элемента диаграммы можно осуществить после двойного щелчка мыши по форматируемому элементу.

Также форматировать диаграмму можно, щелкнув правой кнопкой мыши по соответствующему элементу.

Можно переместить элемент диаграммы, перетащив его мышью в новое место. Закончить работу с диаграммой можно, щелкнув мышью за ее пределами.

Печать таблиц и диаграмм

Прежде чем распечатать таблицу или диаграмму, неплохо убедиться в том, что она будет выглядеть так, как вы хотите. Для этого есть кнопка Просмотр панели инструментов Стандартная. Функция предварительного просмотра выводит таблицу или диаграмму на экран, но ошибки исправлять не позволяет. Для исправления придется вернуться в обычный режим, но в режиме просмотра можно выполнить очень полезные операции: изменить параметры страницы, установить новые поля и разбивку на страницы, начать печать.

Для печати можно выбрать в меню Файл команду Печать. В появившемся диалоговом окне можно указать, какую именно часть документа напечатать, а также количество копий.

Чтобы напечатать часть таблицы, необходимо установить область печати. Для этого мышью выделить в таблице область, которую хотите распечатать, затем выбрать в меню Файл команду Область печати, Задать. Убрать заданную область выделения можно, выбрав команду Убрать в меню Файл, Область печати.

III. Базы данных в Excel

Иногда по разным причинам нет возможности изучить такую мощную СУБД как MS Access 2000. В этом случае вполне можно использовать Excel 2000 для создания простых баз. Возможности таких баз меньше, но зато не приходится тратить время на освоение новой системы, причем самой сложной в Офисе 2000.

Таблица, используемая в качестве базы данных, состоит из столбцов, являющихся полями базы данных, и строк, содержащих отдельные записи. Данные каждого из поля должны иметь одинаковый тип данных, который задается после выделения поля командой Формат, Ячейки, Число.

Подобные базы можно обрабатывать: сортировать по полям, производить фильтрацию (выборку информации), скрывать или отображать поля.

Сортировка – это упорядочивание данных по возрастанию или по убыванию. Для сортировки данных простых таблиц достаточно выбрать ячейку нужного поля и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. В случае объединения ячеек в таблице или желании выполнить сортировку по нескольким параметрам, выделите сортируемый диапазон ячеек и нажмите кнопку Сортировка меню Данные. В появившемся диалоговом окне Сортировка диапазона выберите от одного до трех полей сортировки, а также задайте порядок сортировки по каждому полю и параметры сортировки.

При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – Автофильтр. Он запускается командой Данные, Фильтр, Автофильтр. В ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки.

Щелчок по такой кнопке открывает меню вариантов фильтрации. Задайте необходимые условия отбора. На экран выведутся только данные, удовлетворяющие заданным условиям.

Если выбрать раздел Услови…, то появится диалоговое окно Пользовательский фильтр, с помощью которого можно задать более сложные условия отбора.

Для того, чтобы отменить заданное условие и увидеть все записи, повторно нажмите на раскрывающую кнопку (с голубым треугольником внутри) и выберите вариант (Все).

Для задания сложных видов фильтрации можно одновременно задавать условия в различных полях.

Для того, чтобы сразу отобразить все записи, т.е. отменить все условия, нужно подать команду Данные, Фильтр, Отобразить все. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные, Фильтр, Автофильтр.

Можно временно скрыть (но не удалить ) некоторые поля, которые, к примеру, нет смысла распечатывать. Выделите столбцы, подлежащие временному сокрытию (нажмите на букве столбца, а для выделения нескольких столбцов держите нажатой клавишу [Ctrl]) и дайте команду Формат, Столбец, Скрыть.

Чтобы вернуть скрытые столбцы, выделите всю таблицу (щелкните левой кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк) и дайте команду Формат, Столбец, Отобразить.

Открытый урок по информатики «Электронные таблицы»

· Сформировать понятия: ячейка, строка, столбец, адрес ячейки, диапазон (блок ячеек), рабочий лист, книга.

· Формирование навыков работы с электронной таблицей;

· Дать понятие о расчетных операциях в электронной таблице, показать назначение и возможности применения формул в ЭТ.

· Развитие познавательного интереса;

· Развитие у учащихся навыков самоконтроля;

· Развитие у учащихся самостоятельности.

· Содействовать профориентации учеников;

· Содействовать эстетическому воспитанию школьников.

МТО (объемные, плоскостные, наглядные пособия) :компьютер, проектор, ЦОР ур№ 30 ( (№147), презентация.

ХОД УРОКА:

1. Организационная часть: 5мин. (приветствие, определение отсутствующих на уроке, готовность учащихся к уроку, проверка домашнего задания)

2 . Актуализация и мотивация.

Часто при работе с документами приходится сталкиваться с таблицами. Очень удобно обрабатывать числовую информацию в таблице.

Сегодня на уроке мы рассмотрим ещё одну прикладную программу в пакете прикладных программ – электронную таблицу . Узнаем о её происхождении, назначении и использовании.

Изучая Liber Office Writer , мы строили таблицы. Но лишь немногие операции можно производить с таблицами в текстовом редакторе, он не позволяет производить расширенную сортировку, устанавливать какие-то связи между ячейками.
Начало созданию электронных таблиц было положено еще в 1979 году, когда два студента, Дэн Бриклин и Боб Френкстон, на компьютере Apple II создали первую программу электронных таблиц, которая получила название VisiCalc от Visible Calculator (наглядный калькулятор). Основная идея программы заключалась в том, чтобы в одни ячейки помещать числа, а в других задавать закон их математического преобразования.

3. Объяснение нового материала.

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА – это структура данных в виде прямоугольной матрицы, предназначенная для организации табличных расчетов на компьютере.

Прикладные программы, предназначенные для работы с электронными таблицами, называются ТАБЛИЧНЫМИ ПРОЦЕССОРАМИ

В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Табличный процессор позволяет:

1. Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;
2. Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?);
3. Проводить статистический анализ;
4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;
5. Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми;
6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;
7. Вводить и редактировать тексты;
8. Осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;
9. Осуществлять многотабличные связи.

Liber Office Calc табличный процессор входящий в состав офисного пакета LibreOfficе

Основные объекты табличного процессора:

• Ячейка – минимальный объект табличного процессора;
• Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;
• Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

• Указатель ячейки – рамка;
• Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

• Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

• Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

• Адрес диапазона (блока) ячеек — определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2:C7 → B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

• Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

По умолчанию созданный документ называется Без имени 1, Без имени2, Без имени 3 …. и имеет расширение . ods , аналогичная программа MS Excel имеет расширение . xls , . xlsx

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой ФОРМАТ—ЯЧЕЙКИ или командой контекстного меню ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Эти команды имеют несколько вкладок:

Ø Эффекты шрифта

Ø Защита ячейки

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы

· Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

· Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

· Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

· Формулы Будем проходить на следующем уроке!

Ввод текста

• Текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов (например, запись “32 Мбайт” — является текстовой). Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст будет обрезан (но при этом в ячейке он будет сохранен полностью).
• По умолчанию после фиксации текста в ячейке он будет прижат к левому краю . Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Ввод чисел

• Числа в ячейку можно вводить со знаков =, +, — или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то вместо числа ставит символы #### (при этом число в ячейке будет сохранено полностью).
• Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка в зависимости от настройки. По умолчанию – запятая.
• По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.).
• Адрес диапазона состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например: В13:С19, А12:D27 или D5:F5.

Автозаполнение

Автозаполнением очень удобно пользоваться, если вы вводите однотипные

повторяющиеся данные: например, составляете таблицу дежурств, вводя дни недели или дни месяца.

Автозаполнение позволяет быстро вводить ряды данных в ячейки листа. С помощью автозаполнения можно быстро заполнить заголовки столбцов, например, названиями месяцев (январь, февраль, март, апрель и т.д.), названиями дней недели (понедельник, вторник, среда и т.д.).

Все, что нужно – это ввести первое значение, подвести курсор мыши к нижнему правому углу ячейки (курсор приобретет форму крестика). Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, “растяните” ячейку в желаемом направлении. При этом вокруг выделенной области появится красная рамка. Возле курсора мыши вы увидите значение, которое будет занесено в последнюю выделенную ячейку.

4. Закрепление полученных знаний

Создать и отформатировать таблицу по образцу

Подведение итога урока. Выставление оценок.

На уроке мы познакомились с тем, что такое электронные таблицы. Научились вводить данные в таблицы, записывать формулы, оформлять таблицы.