Наименование реквизиты или иные признаки документа источника в 1с 8 что писать

Дата публикации 16.03.2018

Использован релиз БП 3.0.57.17

В ходе проведения налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать документы для проверки у проверяемого лица. Для этого налогоплательщику направляется Требование о представлении документов (информации).

Если организация использует электронный документооборот с налоговым органом, то уведомления и требования о представлении документов поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи.

Требования, письма и другие документы, направляемые налоговым органом налогоплательщику отправляются инспекцией по последнему адресу, по которому произошло электронное взаимодействие. Чтобы избежать ситуации, когда требование может приходить в разные информационные базы рекомендуется направить налоговому органу Уведомление о получателе документов.

При представлении документов по требованию ИФНС следует обратить внимание на следующее:

Если представляемый документ имеет утвержденный формат, он может быть направлен в налоговый орган в формате xml. Документы в формате xml могут подготовить и отправить в ИФНС только те организации, которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами (при условии, что эти документы имеют утвержденный ФНС формат).
Если организация не осуществляет электронный документооборот со своими контрагентами или для истребуемых документов нет утвержденного формата, такие документы направляются в ИФНС в виде скан-образов.

В данной статье рассмотрено следующее:

Перечень документов, которые можно отправить в ответ на требование ИФНС

Поскольку перечень документов, имеющих утвержденный ФНС формат, ограничен, в виде xml-файла можно передавать только следующие документы:

счет-фактура;
корректировочный счет-фактура;
товарная накладная (ТОРГ-12);
акт приемки-сдачи работ (услуг);
документ о передаче товара при торговых операциях;
документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру;
корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру;
книга покупок;
книга продаж;
дополнительный лист Книги покупок;
дополнительный лист Книги продаж;
журнал полученных и выставленных счетов-фактур.

В виде скан-образа, согласно формату, можно отправить любые документы, которые запрашивает у налогоплательщика налоговый орган.

Получение требования и подтверждение о приеме

Полученные требования отображаются в форме "1С-Отчетность" в разделах «Входящие» и «Новое» (рис. 1).

В процессе электронного документооборота при направлении требования и представлении истребуемых документов в ответ на требование участвуют следующие технологические электронные документы:

Подтверждение даты отправки.
Квитанция о приеме.
Уведомление об отказе в приеме.
Извещение о получении электронного документа.

Требование считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью (ЭП) налогоплательщика.

Квитанцию о приеме нужно отправить в налоговый орган в течение одного рабочего дня с момента получения требования. Если прием требования не будет подтвержден в течение шести рабочих дней с момента отправки, то налоговый орган вправе заблокировать расчетный счет организации.

Для подтверждения приема требования нажмите ссылку "Подтвердите прием" (см. на рис. 1) или откройте форму требования и нажмите кнопку "Подтвердить прием" (рис. 2).

При наличии оснований для отказа в приеме требования налогоплательщик формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает ЭП и направляет в налоговый орган. Для этого нажмите кнопку "Отказать в приеме" (рис. 2).

Уведомление об отказе формируется в следующих случаях:

требование направлено налогоплательщику ошибочно (предназначалось другому адресату);
требование не соответствует установленному формату;
в требовании отсутствует (не соответствует) ЭП уполномоченного должностного лица налогового органа.

В форме требования указывается ФИО, телефон и e-mail подписанта — налогового инспектора (если налоговый орган прикрепляет такие сведения к требованию) (см. на рис. 2). В случае возникновения вопросов можно связаться с налоговым инспектором, подготовившим требование.

К электронному требованию приложен pdf-файл требования, который открывается по ссылке под надписью "Приложенные файлы" (рис. 3). В pdf-файле отражена суть требования и указаны сроки, в течение которых необходимо представить соответствующие документы (рис. 4).

Чтобы подготовить и отправить документы в ответ на требование необходимо нажать кнопку "Ответить" (рис. 5).

При этом открывается форма "Ответ на требование о представлении документов" (рис. 6).

Для вставки документов в ответ на требование используются кнопки "Загрузить с диска" и "Выбрать из базы", в зависимости от места хранения документов.

Максимальный размер всех файлов, добавляемых в ответ, составляет 72 Мб.

Если объем вложений превышает установленный размер, то в форме появится надпись, что допустимый размер превышен с гиперссылкой "Разбить ответ на несколько". Нажмите на гиперссылку, чтобы программа автоматически разбила ответ на части. Разбивка не выполняется только в том случае, если один файл вложения превышает размер 72 Мб, поэтому будьте внимательны.

При попытке отправить ответ, где вложения превышают допустимый размер, так же появится диалоговое окно, с предложением разбить ответ на части.

Подготовка истребуемых первичных документов и счетов-фактур в виде скан-документов

Истребуемые первичные документы и счета-фактуры отправляются в ответ на требование в виде скан-документов в случае, когда они были оформлены на бумажном носителе.

Наличие документов в информационной базе "1С:Бухгалтерии 8" (или другой программы "1С") не говорит о том, что эти документы являются такими электронными документами, которые можно отправить в виде xml-файлов. Юридически значимыми электронными документами считаются только документы, подписанные электронной подписью и имеющие xml-формат.

Если сканированные документы не были загружены в информационную базу ранее, то чтобы вставить в ответ на требование сканы истребуемых документов нажмите кнопку "Загрузить с диска" и выберите команду "Сканированный документ" (рис. 7).

Если сканированные документы были загружены в информационную базу ранее (например, отправлялись в ответ на другие требования из ИФНС), используйте кнопку "Выбрать из базы" — "Ранее загруженные сканированные документы". Подробно об этом см. ниже.

Выберите файл скан-документа и нажмите кнопку "Открыть".

При этом появляется форма "Подготовка документа к отправке" (рис. 8), в которой:

можно добавить листы скан-документа (если документ многостраничный) — для этого используйте кнопку "Добавить". Чтобы ознакомиться с требованиями к загружаемым файлам нажмите на гиперссылку "Требования к файлам";
заполните реквизиты документа в поле "Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника" вручную или выберите документ из информационной базы, используя кнопку подбора (три точки);
если добавляемый документ имеет документ-основание (договор, заказ-наряд, счет на оплату, заявка покупателя или иной первичный документ, подтверждающий возникновение договорных отношений между участниками сделки), заполните поле "Наименование, реквизиты или иные признаки документа-основания (необязательно)";
в поле "Подпись нотариуса" выбирается файл электронной подписи нотариуса, если электронный документ содержит такую подпись. Такими документами, например, могут быть: документы, связанные с регистрацией юридического лица (ИП), доверенность и другие.

После заполнения всех необходимых сведений о документе нажмите кнопку "Записать и закрыть" (рис. 9).

При этом появится форма "Пункт требования", где необходимо указать пункт исходного требования, в ответ на который отправляется сканированный документ (рис. 10).

Данные о документе будут сохранены в форме ответа на требование (рис. 11).

Для работы со строкой документа используйте кнопки формы ответа на требование (см. на рис. 11):

кнопка "Изменить" — для редактирования строки документа;
кнопка "Удалить текущий элемент" — для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;
кнопка "Изменить пункт требования" — для изменения номера пункта требования;
кнопки "Переместить текущий элемент. " — для перемещения строки документа внутри пункта. Чтобы переместить документ в другой пункт — перетащите его, удерживая кнопку мыши.

Добавьте таким образом все необходимые скан-копии истребуемых документов (рис. 12).

При этом открывается форма выбора сканированных документов (рис. 14). Добавьте необходимые документы из списка, используя кнопку "Выбрать".

При добавлении документа потребуется указывать пункт требования (см. описание к рис. 10). Таким образом выберите все необходимые скан-документы для вставки в ответ на требование.

Подготовка истребуемых первичных документов и счетов-фактур в виде xml-документов

Если представляемый документ имеет утвержденный формат, он может быть направлен в налоговый орган в формате xml. Документы в формате xml могут подготовить и отправить в ИФНС только те организации, которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами (при условии, что эти документы имеют утвержденный ФНС формат).

Рассмотрим стандартную ситуацию, когда документы в формате xml находятся в той же информационной базе, в которой подготавливается ответ на требование.

Описание для случая, когда истребуемые xml-документы находятся в другой информационной базе, см. ниже.

Для отправки истребуемого документа в формате xml в форме ответа на требования нажмите кнопку "Выбрать из базы" и выберите команду "Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском" (рис. 15).

При этом появляется форма списка документов, отправленных/принятых в электронном виде и имеющих утвержденный ФНС формат (рис. 16). Выделите документ и нажмите кнопку "Выбрать" для вставки документа в форму ответа на требование. При этом потребуется указать пункт требования, как показано на рис. 10.

Добавьте таким образом все необходимые документы (рис. 17). При необходимости отредактировать/удалить/переместить строки с документами используйте кнопки над табличной частью формы (описание их использования см. здесь).

Загрузка xml-документов из другой базы

Если xml-документы, которые необходимо отправить в ответ на требование, находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить из этой базы в специальный архивный файл, затем загрузить в информационную базу, в которой требуется подготовить ответ на требование. При этом загружаются не только сами xml-документы, но и файлы электронных подписей к ним. О том, как выгрузить xml-документы в файл обмена см. инструкцию "Формирование файла выгрузки электронных документов для передачи в ФНС". Формат файла обмена приведен здесь.

Для загрузки xml-документов из другой базы нажмите кнопку "Загрузить с диска" и выберите команду "Документы из другой базы" (рис. 18). При этом появляется форма выбора вариантов загрузки, в которой необходимо нажать кнопку "Загрузить" под пунктом "1. Загрузка xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском из другой базы".

При этом появляется форма "Загрузка электронных документов из пакета обмена" и сразу открывается окно выбора файла (рис. 19). Выберите файл обмена и нажмите кнопку "Открыть".

В форме "Загрузка электронных документов из пакета обмена" отображается список xml-файлов из файла обмена, которые можно поместить в ответ на требование (рис. 20). При необходимости используйте отбор по виду документа, контрагенту и направлению обмена.

Выберите необходимые для вставки документы (проставьте флажки) и нажмите кнопку "Загрузить" (рис. 21).

Укажите пункт требования, как показано на рис. 10.

Документы в xml-формате из файла обмена будут помещены в ответ на требование (рис. 22).

Загрузка сканированных документов из другой базы

Если сканированные документы находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить в специальный файл обмена, а затем загрузить в информационную базу, в которой требуется подготовить ответ на требование. О том, как выгрузить скан-документы в файл обмена см. инструкцию Обмен сканированными документами для отправки в ФНС.

Для загрузки скан-документов из файла обмена в форме ответа на требование нажмите кнопку "Загрузить с диска" и выберите команду "Документы из другой базы" (рис. 23). При этом появляется форма выбора вариантов загрузки, в которой необходимо нажать кнопку "Загрузить" под пунктом "2. Загрузка сканированных документов из другой базы".

Выберите файл обмена и нажмите кнопку "Открыть" (рис. 24).

В форме "Загрузка сканированных документов из внешнего источника" будет отображен список скан-документов из файла обмена, которые можно поместить в ответ на требование (рис. 25). При необходимости можно использовать отбор по виду документа.

Для просмотра реквизитов документа дважды щелкните на строке документа. При этом появляется форма "Загружаемый из внешнего источника документ", в которой содержатся реквизиты документа и его изображения (рис. 26). Если требуется их отредактировать, загрузите документы в форму ответа на требование, затем выполните редактирование (об этом см. ниже).

Чтобы загрузить истребуемые документы расставьте флажки в списке и нажмите кнопку "Загрузить" (рис. 27).

Выбранные документы будут помещены в ответ на требование (рис. 28).

Для редактирования реквизитов и иных признаков документа (а также документа-основания) дважды щелкните на строке документа (см. на рис. 28). При этом открывается форма редактирования документа (рис. 29), в которой можно выполнить необходимые корректировки. Подробнее о том, как работать в данной форме, см. выше.

Подготовка истребуемых Книг покупок/продаж, журналов счетов-фактур

При нажатии на кнопку "Выбрать из базы — Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур" (рис. 30) к ответу на требование можно приложить истребуемые документы в xml-формате:

книга покупок;
книга продаж;
журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
дополнительный лист Книги покупок;
дополнительный лист Книги продаж.

При этом открывается форма "Отчеты НДС в электронном виде" (рис. 31). Если документы за выбранный налоговый период отсутствуют нажмите кнопку "Сформировать за период".

Для перемещения документов в ответ на требование нажмите кнопку "Выбрать", затем укажите пункт требования, как показано на рис. 10.

Выбранные документы будут добавлены в ответ на требование (рис. 32).

Отправка ответа на требование

Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты требования, должен быть подписан ЭП налогоплательщика и направлен по ТКС в адрес налогового органа.

После подготовки всех необходимых истребуемых документов для отправки ответа на требование нажмите кнопку "Отправить" (рис. 33). Перед отправкой будет произведено подписание.

При получении от налогоплательщика истребуемого документа в электронном виде по ТКС и отсутствии оснований для отказа в приеме налоговый орган в течение одного рабочего дня с момента его получения формирует квитанцию о приеме, подписывает ее ЭП уполномоченного должностного лица налогового органа и направляет налогоплательщику (рис. 35). При наличии оснований для отказа в приеме истребуемого документа налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме и направляет его налогоплательщику (рис. 36).

Результат приема ответа на требование можно увидеть в колонке "Состояние" в разделе "Письма" (рис. 34).

При нажатии на ссылку со статусом состояния открывается форма "Этапы отправки", в которой можно увидеть все этапы отправки (рис. 35).

Истребуемый документ считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная ЭП должностного лица налогового органа.

Квитанцию о приеме можно посмотреть в форме "Этапы отправки" (рис. 35).

Представление документов по требованию ФНС из «1С:Бухгалтерии 8»

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает. Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного. Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями. Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами. Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Форматы документов при обмене с ФНС

Для обеспечения электронного взаимодействия между налоговым органом и налогоплательщиком приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/[email protected] (далее – приказ № 16) утвержден формат документа, который описывает требования к файлам обмена для передачи данных по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Согласно приказу № 16 отправлять документы в налоговый орган можно в форматах:

xml – для документов, имеющих утвержденный формат;
tif, jpg, pdf, png – для скан-образов документов, составленных на бумаге.

В настоящее время ФНС России утверждены форматы для следующих документов:

счет-фактура;
корректировочный счет-фактура;
товарная накладная (ТОРГ-12);
акт приемки-сдачи работ (услуг);
документ о передаче товара при торговых операциях;
документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
акт на передачу прав;
счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру (УПД);
корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру (УКД);
книга покупок;
книга продаж;
дополнительный лист книги покупок;
дополнительный лист книги продаж;
журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
товарно-транспортная накладная (ТТН);
акт о расхождениях (ТОРГ-2);
документ об изменении стоимости.

Быстро подготовить и отправить в ИФНС документы в формате xml могут пользователи «1С:Бухгалтерии 8», которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами через сервис 1С-ЭДО

Ряд документов, имеющих утвержденный формат, не используются при электронном обмене документами с контрагентами. Это книга покупок, книга продаж, дополнительный лист книги покупок, дополнительный лист книги продаж и журнал полученных и выставленных счетов-фактур. При этом указанные документы можно отправлять в ИФНС в xml-формате напрямую из учетных документов «1С:Бухгалтерии 8».

В то же время при электронном документообороте могут использоваться документы, для которых нет утвержденных форматов xml:

договор;
дополнение к договору;
спецификация цены.

Такие документы оформляются и отправляются контрагентам в привычных форматах (doc, pdf и т. д.).

Если организация не осуществляет электронный документооборот со своими контрагентами или для истребуемых документов нет утвержденного формата, такие документы направляются в ИФНС в виде скан-образов. Согласно формату, утв. Приказом № 16, в виде скан-образов можно отправить любые документы, которые запрашивает у налогоплательщика налоговый орган.

Скан-образы документов можно хранить в виде внешних файлов на диске, но гораздо удобнее иметь их под рукой, особенно если их часто запрашивают внешние пользователи (помимо ИФНС, это могут быть кредитные и другие организации). Для этих целей сканированные документы рекомендуется присоединять к документам информационной базы.

19-основа.png

В заключение хочется еще раз пожелать нашим клиентам по и тем официальным инстанциям, к которым по долгу службы им приходится обращаться, пока оставить все в таком виде, как есть сейчас. Дело в том, что переход на все эти «цифровые изыскания» проходил у нас и так с большими трудностями как со стороны ведомств, так и со стороны штатных пользователей. Давайте пока привыкнем к тому, что есть сегодня, а завтра уже можем начать готовиться к переходу на качественно новый уровень документооборота. В любом случае, мы ничего не потеряем, т.к. текущая система в целом налажена.

Получение требования от ФНС и подтверждение его приема

Встроенный в программы 1С сервис 1С-Отчетность

позволяет не только отправлять регламентированную отчетность в контролирующие органы, но и обеспечивает получение от них документов в электронной форме, а также предоставляет удобные инструменты подготовки ответа на требования ФНС, в том числе и на требование о представлении документов (информации).

Руководство по использованию сервиса «1С-Отчетность» в программах 1С см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С», в том числе о представлении документов по требованию ФНС.

Полученные от ФНС требования отображаются в едином рабочем месте 1С-Отчетность

в разделах
Входящие
и
Новое
(рис. 1). В списке входящих документов вновь пришедшее требование выделяется жирным шрифтом, а его статус установлен в значение
Подтвердите прием
.

Рис. 1. Поступление требования.jpg

Рис. 1. Поступление требования

Если прием требования не будет подтвержден в течение 6 рабочих дней с момента отправки, то налоговый орган вправе заблокировать расчетный счет организации (п. 5.1 ст. 23, пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Требование считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью налогоплательщика (п. 10 Приказа № 448).

Для подтверждения приема требования из списка Входящие

можно сразу перейти по ссылке
Подтвердите прием.
Либо можно открыть форму требования (рис. 2), чтобы сначала ознакомиться с его содержанием, и только потом подтвердить прием.

Рис. 2. Форма требования.jpg

Рис. 2. Форма требования

. В pdf-файле по пунктам указаны запрашиваемые документы, а также сроки, в течение которых эти документы необходимо представить.

При наличии оснований налогоплательщик формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает его электронной подписью и направляет в налоговый орган. Для этих действий достаточно нажать на кнопку Отказать в приеме

Уведомление об отказе формируется только в следующих случаях (п. 17 приказа № 448):

требование направлено налогоплательщику ошибочно (предназначалось другому адресату);
требование не соответствует установленному формату;
в требовании отсутствует (не соответствует) электронная подпись (ЭП) уполномоченного должностного лица налогового органа.

Если оснований для отказа в приеме требования нет, то следует нажать на кнопку Подтвердить прием.

Запрашиваемые документы должны быть отправлены в ИФНС в установленный срок, иначе на налогоплательщика может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Варианты ответа на требование ФНС о предоставлении документов

Далее бухгалтерская служба должна оценить время на предстоящую подготовку документов и по кнопке Подготовить ответ

выбрать один из вариантов (рис. 3):

Ответ на требование документов (информации)

– чтобы ответить на требование по существу в формализованном виде согласно Приказу № 16;

чтобы направить уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронной форме (п. 3 ст. 93 НК РФ). Форма и формат такого уведомления утверждены приказом ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/[email protected];

– чтобы сократить объем запрашиваемых документов при камеральной проверке. Вместо пакета документов, подтверждающих налоговую льготу по НДС, налогоплательщик может направить реестр указанных документов в электронном виде. Рекомендованные форма, формат и порядок заполнения реестра приведены в письме ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589.

Рис. 3. Подготовить ответ.jpg

Рис. 3. Варианты ответа на требование

При выборе варианта Ответ на требование документов (информации)

открывается форма
Ответ на требование о представлении документов
(рис. 4).

Рис. 4. Режимы подбора документов.jpg

Рис. 4. Варианты подбора документов

В зависимости от места хранения документов их подбор в ответ на требование может выполняться в двух режимах:

Загрузить с диска

Чтобы подготовить ответ на требование, компании может потребоваться несколько дней. Ответ на требование можно сохранить по кнопке Записать

и продолжить работу с ним в другое время. Открыть ответ на требование для просмотра и редактирования можно как из формы списка требований, так и из карточки требования.

Нормативное регулирование предоставления электронных пояснений по декларации НДС

С 01 января 2021 года все пояснения, запрошенные налоговой инспекцией по декларации НДС в виде электронного требования, должны быть предоставлены в формате электронного ответа, независимо от того, за какой период была предоставлена декларация. Данное положение закреплено изменениями в Налоговом кодексе РФ, а также информационными письмами ФНС, размещенными на сайте ФНС. При этом пояснения на требования, поступившие по другим декларациям, направляются в обычном порядке (на бумаге, либо по желанию в виде сканированного письма вместе с документами, отправленного по электронным каналам). Чем отличается формат электронного пояснения по декларации НДС, рассмотрим далее.

Подбор документов для ФНС путем загрузки с диска

По кнопке Загрузить с диска

у пользователя появляется выбор (рис. 5):

Сканированный документ –

загрузить файлы с изображениями (сканированные документы);

– загрузить архив с изображениями или xml-файлами, выгруженными из другой базы.

Рис. 5. Загрузка с диска.jpg

Рис. 5. Варианты загрузки файлов с диска

Загрузка сканированных документов

Команда Загрузить с диска – Сканированный документ

используется в том случае, если сканированные документы не были присоединены к документам информационной базы заранее. При этом открывается стандартный диалог выбора файлов с диска (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка сканов с диска.jpg

Рис. 6. Выбор файла с диска

Выбранные сканированные документы включаются в ответ на требование по кнопке Открыть

. При этом открывается форма
Подготовка документа к отправке
, где выбранные документы следует предварительно обработать следующим образом (рис. 7):

Добавить

. Можно ввести вручную реквизиты документа или выбрать документ из информационной базы, используя кнопку подбора;

, если добавляемый документ имеет документ-основание (договор, счет на оплату или иной первичный документ, подтверждающий возникновение договорных отношений между участниками сделки);

выбрать файл электронной подписи нотариуса, если электронный документ содержит такую подпись (например, документ, связанный с регистрацией юридического лица (ИП), доверенность и др.).

Рис. 7. Подготовка скана к отправке.jpg

Рис. 7. Подготовка сканированного документа к отправке

После заполнения обязательного описания документа следует нажать на кнопку Добавить в ответ на требование

При этом открывается форма Пункт требования

, где необходимо указать пункт исходного требования из pdf-файла, в ответ на который отправляется сканированный документ (рис. 8).

Рис. 8. Пункт требования.jpg

Рис. 8. Пункт требования

По кнопке ОК

данные о документе будут сохранены в форме ответа на требование.

Загрузка архива документов из другой базы

Если xml-документы или сканированные документы, которые необходимо отправить в ответ на требование ИФНС, находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить из этой базы в специальный архивный файл (файл обмена), а затем загрузить в ту информационную базу, откуда готовится ответ на требование.

Для загрузки документов из другой базы следует нажать на кнопку Загрузить с диска

и выбрать команду
Документы из другой базы
(рис. 9).

Рис. 9. Загрузка документов из другой базы.jpg

Рис. 9. Загрузка документов из другой базы

При этом появляется форма, где по кнопке Загрузить

можно выбрать один из двух вариантов загрузки:

Загрузка xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском из другой базы.
Загрузка сканированных документов из другой базы

При выборе первого варианта появляется форма загрузки электронных документов из пакета обмена и открывается стандартный диалог выбора файлов с диска. Архивный файл следует выделить и выбрать по кнопке Открыть

В форме загрузки электронных документов отображается список xml-файлов из архивного файла. Необходимые документы следует пометить флагами и добавить в ответ на требование, предварительно указав пункт исходного требования из pdf-файла.

При этом загружаются не только сами xml-документы, но и файлы электронных подписей к ним.

При выборе второго варианта Загрузка сканированных документов из другой базы

появляется форма загрузки сканированных документов из внешнего источника и открывается стандартный диалог выбора файлов с диска. Файл обмена следует выделить и выбрать по кнопке
Открыть
.

В форме загрузки сканированных документов из внешнего источника будет отображен список сканированных документов из файла обмена, которые можно поместить в ответ на требование.

Реквизиты сканированного документа и его изображение можно просмотреть в отдельной форме, которая открывается двойным щелчком мыши.

Необходимые документы следует пометить флагами и добавить в ответ на требование, предварительно указав пункт исходного требования из pdf-файла.

Для редактирования реквизитов и иных признаков документа, а также документа-основания достаточно двойного щелчка мыши по строке документа. При этом открывается форма редактирования документа, как на рисунке 7, где можно выполнить необходимые корректировки.

Подбор документов для ФНС путем выбора из информационной базы

По кнопке Выбрать из базы

пользователь может подобрать в ответ на требование документы из текущей информационной базы, то есть из той базы, где настроен ЭДО с ИФНС, и откуда отправляется ответ. При этом у пользователя есть варианты, какие именно документы добавить (рис. 10):

1С-ЭДО

и
1С-Такском
– по команде
Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском
;

Рис. 10. Загрузка документов из базы.jpg

Рис. 10. Подбор документов из базы

Для добавления xml-документов, полученных в результате обмена с контрагентами 1С-ЭДО

и
1С-Такском
, доступна специальная форма
Выбор документа-источника
, где бухгалтер может быстро подобрать необходимые документы по виду, сумме, дате, номеру, организации, контрагенту и документу-источнику (рис. 11).

Рис. 11. ЭДО и Такском.jpg

Рис. 11. Подбор электронных документов 1С-ЭДО и 1С-Такском

Для вставки нужного документа в форму ответа на требование следует его выделить в списке и нажать на кнопку Выбрать

. При этом потребуется указать пункт требования из pdf-файла.

При использовании команды Выбрать из базы – Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур

к ответу на требование можно приложить отчеты по НДС в xml-формате:

книгу покупок;
книгу продаж;
журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
дополнительный лист книги покупок;
дополнительный лист книги продаж.

Для добавления указанных документов в ответ на требование используется специальная форма подбора (рис. 12), где можно применить отбор по периоду, организации и задать любой другой поиск. В списке документов по НДС отображаются дата, номер, тип документа, налоговый период, организация и комментарий.

Рис. 12. Книги и журнал сф.jpg

Рис. 12. Подбор электронных отчетов по НДС

Если документы за выбранный налоговый период в списке отсутствуют, их следует создать по кнопке Сформировать за период

Для перемещения документов в ответ на требование их следует выделить в списке, нажать на кнопку Выбрать

, затем указать пункт требования из pdf-файла.

При использовании команды Выбрать из базы – Документы из базы

к ответу на требование можно приложить произвольные документы в xml-формате и сканированные документы, присоединенные к документам информационной базы.

Для подбора документа из базы сначала выбирается его вид (рис. 13).

Рис. 13. Выбор вида документа.jpg

Рис. 13. Выбор вида документа

Предположим, выбран вид документа Поступление (акт, накладная) –

открывается список документов указанного вида (рис. 14).

Рис. 14. Список документов по виду.jpg

Рис. 14. Список документов указанного вида

Документы из списка можно подобрать по дате, номеру, организации, контрагенту, сумме и другим ключевым полям. У документов информационной базы могут быть присоединенные сканы или соответствующие xml-документы – именно они и нужны для включения в ответ на требование. Для этого их следует выделить в списке и нажать на кнопку Выбрать.

Для выбранных документов автоматически формируется описание, и присоединяются вложения – xml-документы или сканы (рис. 15).

Рис. 15. Выбор документов по виду.jpg

Рис. 15. Подготовка документов указанного вида

Из этой же формы можно добавить и недостающие сканированные документы, выбрав их с диска.

По кнопке Добавить в ответ на требование

выбранные документы переносятся в ответ на требование. При этом следует указать номер пункта требования из pdf-файла.

Редактирование ответа на требование ФНС о предоставлении документов

В результате подбора документов (тем или иным способом) в форме ответа на требование заполняется табличная часть Представляемые документы

Для редактирования табличной части следует выделить строку (строки) и воспользоваться кнопками командной панели, расположенными над табличной частью (рис. 16):

– для редактирования строки документа;

– для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;

для изменения номера пункта требования;

– для перемещения строки документа вверх или вниз внутри группы пункта требования. Чтобы переместить документ в другой пункт требования, просто перетащите его, удерживая кнопку мыши.

Представление документов по требованию ФНС из «1С:Бухгалтерии 8»

Налоговый орган вправе запрашивать документы (информацию) у налогоплательщика как при проведении его налоговой проверки (ст. 93 НК РФ), так и при проведении налоговой проверки контрагента налогоплательщика – так называемая «встречная проверка». Помимо этого, инспекция ФНС может запрашивать документы и вне проверок, например, информацию по конкретной сделке, в которой налогоплательщик участвовал либо о которой у него есть сведения (ст. 93.1 НК РФ).

Как правило, во всех этих случаях налогоплательщик получает требование о представлении документов (информации), составленное по определенной форме (утв. приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ – см. Приложение № 17 к приказу).

Налогоплательщики, представляющие налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган в электронной форме, обязаны обеспечить получение документов от налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО) (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Обязанность налогоплательщика считается исполненной при наличии у него:

договора с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту учета налогоплательщика;

квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Таким образом, если организация использует электронный документооборот с налоговым органом, то требования о представлении документов (информации), а также письма, уведомления и другие документы поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи согласно порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.

Истребуемые документы можно представить в ИФНС как в бумажном, так и в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ). Очевидно, что безбумажный обмен имеет неоспоримые преимущества: скорость, технологичность и безопасность. Рассмотрим, как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно представлять документы в электронном виде в ответ на требование ИФНС.

Форматы документов при обмене с ФНС

Для обеспечения электронного взаимодействия между налоговым органом и налогоплательщиком приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ (далее – приказ № 16) утвержден формат документа, который описывает требования к файлам обмена для передачи данных по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Согласно приказу № 16 отправлять документы в налоговый орган можно в форматах:

xml – для документов, имеющих утвержденный формат;

tif, jpg, pdf, png – для скан-образов документов, составленных на бумаге.

В настоящее время ФНС России утверждены форматы для следующих документов:

товарная накладная (ТОРГ-12);

акт приемки-сдачи работ (услуг);

документ о передаче товара при торговых операциях;

документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);

акт на передачу прав;

счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру (УПД);

корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру (УКД);

дополнительный лист книги покупок;

дополнительный лист книги продаж;

журнал полученных и выставленных счетов-фактур;

товарно-транспортная накладная (ТТН);

акт о расхождениях (ТОРГ-2);

документ об изменении стоимости.

дополнение к договору;

Такие документы оформляются и отправляются контрагентам в привычных форматах (doc, pdf и т. д.).

Получение требования от ФНС и подтверждение его приема

Встроенный в программы 1С сервис 1С-Отчетность позволяет не только отправлять регламентированную отчетность в контролирующие органы, но и обеспечивает получение от них документов в электронной форме, а также предоставляет удобные инструменты подготовки ответа на требования ФНС, в том числе и на требование о представлении документов (информации).

Полученные от ФНС требования отображаются в едином рабочем месте 1С-Отчетность в разделах Входящие и Новое (рис. 1). В списке входящих документов вновь пришедшее требование выделяется жирным шрифтом, а его статус установлен в значение Подтвердите прием.

Рис. 1. Поступление требования.jpg

Рис. 1. Поступление требования

Для подтверждения приема требования из списка Входящие можно сразу перейти по ссылке Подтвердите прием. Либо можно открыть форму требования (рис. 2), чтобы сначала ознакомиться с его содержанием, и только потом подтвердить прием.

Рис. 2. Форма требования.jpg

Рис. 2. Форма требования

Суть требования изложена в отдельном pdf-файле, который приложен к электронному требованию и который открывается по ссылке, расположенной под надписью Приложенные файлы. В pdf-файле по пунктам указаны запрашиваемые документы, а также сроки, в течение которых эти документы необходимо представить.

Уведомление об отказе формируется только в следующих случаях (п. 17 приказа № 448):

требование направлено налогоплательщику ошибочно (предназначалось другому адресату);

требование не соответствует установленному формату;

в требовании отсутствует (не соответствует) электронная подпись (ЭП) уполномоченного должностного лица налогового органа.

Если оснований для отказа в приеме требования нет, то следует нажать на кнопку Подтвердить прием.

Варианты ответа на требование ФНС о предоставлении документов

Далее бухгалтерская служба должна оценить время на предстоящую подготовку документов и по кнопке Подготовить ответ выбрать один из вариантов (рис. 3):

Ответ на требование документов (информации) – чтобы ответить на требование по существу в формализованном виде согласно Приказу № 16;

Уведомление о невозможности ответить в срок – чтобы направить уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронной форме (п. 3 ст. 93 НК РФ). Форма и формат такого уведомления утверждены приказом ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@;

Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС – чтобы сократить объем запрашиваемых документов при камеральной проверке. Вместо пакета документов, подтверждающих налоговую льготу по НДС, налогоплательщик может направить реестр указанных документов в электронном виде. Рекомендованные форма, формат и порядок заполнения реестра приведены в письме ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589.

Рис. 3. Подготовить ответ.jpg

Рис. 3. Варианты ответа на требование

При выборе варианта Ответ на требование документов (информации) открывается форма Ответ на требование о представлении документов (рис. 4).

Рис. 4. Режимы подбора документов.jpg

Рис. 4. Варианты подбора документов

В зависимости от места хранения документов их подбор в ответ на требование может выполняться в двух режимах:

путем загрузки с файлов с диска – по кнопке Загрузить с диска;

путем выбора документов из информационной базы «1С:Бухгалтерии 8» – по кнопке Выбрать из базы.

Чтобы подготовить ответ на требование, компании может потребоваться несколько дней. Ответ на требование можно сохранить по кнопке Записать и продолжить работу с ним в другое время. Открыть ответ на требование для просмотра и редактирования можно как из формы списка требований, так и из карточки требования.

Подбор документов для ФНС путем загрузки с диска

По кнопке Загрузить с диска у пользователя появляется выбор (рис. 5):

по команде Сканированный документ – загрузить файлы с изображениями (сканированные документы);

по команде Документы из другой базы – загрузить архив с изображениями или xml-файлами, выгруженными из другой базы.

Рис. 5. Загрузка с диска.jpg

Рис. 5. Варианты загрузки файлов с диска

Загрузка сканированных документов

Команда Загрузить с диска – Сканированный документ используется в том случае, если сканированные документы не были присоединены к документам информационной базы заранее. При этом открывается стандартный диалог выбора файлов с диска (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка сканов с диска.jpg

Рис. 6. Выбор файла с диска

Выбранные сканированные документы включаются в ответ на требование по кнопке Открыть. При этом открывается форма Подготовка документа к отправке, где выбранные документы следует предварительно обработать следующим образом (рис. 7):

добавить страницы скан-документа, если документ многостраничный (кнопка Добавить);

заполнить поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника. Можно ввести вручную реквизиты документа или выбрать документ из информационной базы, используя кнопку подбора;

заполнить поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-основания (необязательно), если добавляемый документ имеет документ-основание (договор, счет на оплату или иной первичный документ, подтверждающий возникновение договорных отношений между участниками сделки);

в поле Подпись нотариуса выбрать файл электронной подписи нотариуса, если электронный документ содержит такую подпись (например, документ, связанный с регистрацией юридического лица (ИП), доверенность и др.).

Рис. 7. Подготовка скана к отправке.jpg

Рис. 7. Подготовка сканированного документа к отправке

После заполнения обязательного описания документа следует нажать на кнопку Добавить в ответ на требование (рис. 7).

При этом открывается форма Пункт требования, где необходимо указать пункт исходного требования из pdf-файла, в ответ на который отправляется сканированный документ (рис. 8).

Рис. 8. Пункт требования.jpg

Рис. 8. Пункт требования

По кнопке ОК данные о документе будут сохранены в форме ответа на требование.

Загрузка архива документов из другой базы

Для загрузки документов из другой базы следует нажать на кнопку Загрузить с диска и выбрать команду Документы из другой базы (рис. 9).

Рис. 9. Загрузка документов из другой базы.jpg

Рис. 9. Загрузка документов из другой базы

При этом появляется форма, где по кнопке Загрузить можно выбрать один из двух вариантов загрузки:

Загрузка xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском из другой базы.

Загрузка сканированных документов из другой базы.

При этом загружаются не только сами xml-документы, но и файлы электронных подписей к ним.

При выборе второго варианта Загрузка сканированных документов из другой базы появляется форма загрузки сканированных документов из внешнего источника и открывается стандартный диалог выбора файлов с диска. Файл обмена следует выделить и выбрать по кнопке Открыть.

Подбор документов для ФНС путем выбора из информационной базы

По кнопке Выбрать из базы пользователь может подобрать в ответ на требование документы из текущей информационной базы, то есть из той базы, где настроен ЭДО с ИФНС, и откуда отправляется ответ. При этом у пользователя есть варианты, какие именно документы добавить (рис. 10):

xml-документы, полученные в результате обмена с контрагентами 1С-ЭДО и 1С-Такском – по команде Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском;

xml-документы книг покупок, книг продаж и журналов счетов-фактур – по команде Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур;

другие сканы и xml-документы – по команде Документы из базы.

Рис. 10. Загрузка документов из базы.jpg

Рис. 10. Подбор документов из базы

Для добавления xml-документов, полученных в результате обмена с контрагентами 1С-ЭДО и 1С-Такском, доступна специальная форма Выбор документа-источника, где бухгалтер может быстро подобрать необходимые документы по виду, сумме, дате, номеру, организации, контрагенту и документу-источнику (рис. 11).

Рис. 11. ЭДО и Такском.jpg

Рис. 11. Подбор электронных документов 1С-ЭДО и 1С-Такском

Для вставки нужного документа в форму ответа на требование следует его выделить в списке и нажать на кнопку Выбрать. При этом потребуется указать пункт требования из pdf-файла.

При использовании команды Выбрать из базы – Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур к ответу на требование можно приложить отчеты по НДС в xml-формате:

журнал полученных и выставленных счетов-фактур;

дополнительный лист книги покупок;

дополнительный лист книги продаж.

Рис. 12. Книги и журнал сф.jpg

Рис. 12. Подбор электронных отчетов по НДС

Если документы за выбранный налоговый период в списке отсутствуют, их следует создать по кнопке Сформировать за период.

Для перемещения документов в ответ на требование их следует выделить в списке, нажать на кнопку Выбрать, затем указать пункт требования из pdf-файла.

При использовании команды Выбрать из базы – Документы из базы к ответу на требование можно приложить произвольные документы в xml-формате и сканированные документы, присоединенные к документам информационной базы.

Для подбора документа из базы сначала выбирается его вид (рис. 13).

Рис. 13. Выбор вида документа.jpg

Рис. 13. Выбор вида документа

Предположим, выбран вид документа Поступление (акт, накладная) – открывается список документов указанного вида (рис. 14).

Рис. 14. Список документов по виду.jpg

Рис. 14. Список документов указанного вида

Рис. 15. Выбор документов по виду.jpg

Рис. 15. Подготовка документов указанного вида

Из этой же формы можно добавить и недостающие сканированные документы, выбрав их с диска.

По кнопке Добавить в ответ на требование выбранные документы переносятся в ответ на требование. При этом следует указать номер пункта требования из pdf-файла.

Редактирование ответа на требование ФНС о предоставлении документов

В результате подбора документов (тем или иным способом) в форме ответа на требование заполняется табличная часть Представляемые документы.

Изменить – для редактирования строки документа;

Удалить текущий элемент – для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;

Изменить пункт требования – для изменения номера пункта требования;

Переместить текущий элемент. – для перемещения строки документа вверх или вниз внутри группы пункта требования. Чтобы переместить документ в другой пункт требования, просто перетащите его, удерживая кнопку мыши.

Рис. 16. Готовый ответ.jpg

Рис. 16. Готовый ответ

Отправка ответа на требование ФНС о предоставлении документов

Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты требования, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) налогоплательщика и направлен по ТКС в адрес налогового органа (п. 13 Приказа № 448).

После подготовки всех необходимых документов для отправки ответа на требование следует нажать на кнопку Отправить (рис. 16). Перед отправкой будет выполнено подписание УКЭП.

После успешной отправки ответа на требование статус документа меняется и принимает значение Отправлено оператору (рис. 17).

Рис. 17. Успешая отправка.jpg

Рис. 17. Успешная отправка

Результат приема ИФНС ответа на требование можно увидеть в графе Состояние в разделе Письма единого рабочего места 1С-Отчетность.

При переходе по ссылке со статусом состояния открывается форма Этапы отправки, где можно увидеть все этапы отправки ответа на требование.

Истребуемый документ считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должностного лица налогового органа (п. 10 Приказа № 448). Квитанцию о приеме также можно посмотреть в форме Этапы отправки.

От редакции. О представлении документов по требованию ИФНС напрямую из программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 эксперты 1С рассказывали на онлайн-лекции «Новые возможности „1С:Бухгалтерии 8“ (ред. 3.0) для эффективного ведения учета», которая состоялась в 1С:Лектории 24.12.2020. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .

Типовые операции в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8

Документы, которые отражают финансово-хозяйственную деятельность учреждения, могут формировать бухгалтерский проводки. Чтобы упростить работу и автоматизировать этот процесс,в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакции 2.0 существует механизм бухгалтерских операций (совокупность всех проводок, которые формирует один документ). Этот механизм позволяет уменьшить временные затраты. А так как большинство операций носят массовый характер и одинаковы с точки зрения проводок, существует целый справочник типовых операций. О них мы и поговорим в статье.

Найти справочник можно:

Он представляет собой сборник типовых операций, в каждую из которых включены настройки по формированию тех или иных проводок. Обратите внимание, что они в обязательном порядке принадлежат какому-либо документу:

Формируя и заполняя тот или иной документ в программе 1С: БГУ 8 редакции 2.0, обратите внимание на вкладку «Бухгалтерская операция». Это вкладка как раз отвечает за выбор операции и других дополнительных реквизитов. Для примера рассмотрим формирование документа «Заявка на кассовый расход»:

Заполним документ необходимыми данными:

И перейдем на вкладку «Бухгалтерская операция»:

Данная вкладка содержит строку выбора бухгалтерской операции из справочника типовых операций:

Причем открываются только те операции, которые принадлежат текущему документу. Те операции, которые в списке помечены желтой точкой, являются предопределенными данными (то есть, они созданы компанией 1С в соответствии с инструкциями для государственных учреждений, поставляются вместе с программой и периодически обновляются при возникновении необходимости):

После выбора операции форма видоизменяется, и становятся доступны для заполнения дополнительные реквизиты операции:

В списке нашего примера также имеется операция, не помеченная желтой точкой. Такие операции создаются пользователем, если нужны какие-либо коррективы в формировании бухгалтерский проводок:

Рассмотрим создание типовой операции для документа «Заявка на кассовый расход». Удобнее всего это делать на основании имеющейся операции, но с внесением корректировок по нашему желанию.
Рекомендую копировать типовые операции, а не изменять существующие, так как типовые операции, как и вся конфигурация, периодически обновляется, и в случае, когда операция перестанет работать илиначнет работать некорректно – можно сравнить с актуальной операцией от разработчиков 1С и увидеть, какие произошли изменения.
Перейдем снова в справочник типовых операций. В списке документов найдем интересующий нас:

После выбора операции необходимо скопировать эту строку для изменения. Воспользуемся специальной кнопкой:

После нажатия на кнопку появляется диалоговое окно подтверждения:

После подтверждения открывается окно редактирования новой типовой операции:

Первое, что необходимо сделать – изменить наименование.Это важный момент, так как в списке типовых операций отличать их нужно будет по наименованию:

Рассмотрим последовательно основные реквизиты этой формы.
1. Документ – в этом реквизите указывается принадлежность к документу. Редактировать этот реквизит нежелательно.Если нужно создать типовую операцию для другого документа, то лучше скопировать операцию от поставщика, принадлежащую именно тому документу. Это связано с тем, что настройки операции часто привязаны к индивидуальным реквизитам документа, и при изменении документа типовая операция попросту работать не будет.
2. Условие использования – в этом реквизите можно указать условие, по которому будет срабатывать данная типовая операция. Для настройки открывается дополнительное окно:

Теперь рассмотрим вкладки формы.
Вкладка «Формулы»

Эта вкладка разделена на 2 части:
— в левой части в виде дерева перечислены все доступные для формул поля документа (здесь можно выбирать поля; если они ссылочного типа, то доступные поля также раскрываются в новое ответвление дерева);
— в правой части описываются формулы для заполнения реквизитов бухгалтерской операции.
В правой части также имеется реквизит «Устанавливать блокировку в начале вычислений». Он обычно устанавливается в тех операциях, которые подразумевают вычисление остатков. При установке флажка на период вычисления информационная база заблокирует остатки, необходимые для проведения расчета (например, если производится вычисление остатков по основным средствам, то провести перемещение, списание и другие операции по изменению остатков будет нельзя). Вычисление обычно занимает доли секунды, поэтому на работе даже в многопользовательском режиме это сказывается совсем незначительно.

Два стандартных реквизита – «Организация» и «Дата», по умолчанию, берутся из документа.

Следующий реквизит этой закладки – «Условие». Предназначен для назначения условия, по которому будет формироваться операция (в случае положительного результата условия). При создании условия возможно использование функций и процедур, которые описаны в конфигураторе разработчиками 1С.

Ниже располагается следующий реквизит – «Текст сообщения при ошибке». В этом поле можно написать сообщение об ошибке, которое будет выдаваться пользователю, если условие формирования проводки будет отрицательное.

Вкладка «Дополнительные реквизиты»

На этой вкладке расположены реквизиты операции, отсутствующие в документе, но необходимые для бухгалтерской проводки.
Здесь для наглядности реквизиты можно группировать по папкам. Для каждого реквизита задается признак обязательности (при попытке провести документ без заполненного реквизита, у которого установлен признак обязательности, программа выдаст ошибку и проведение не будет осуществлено). Также на данной вкладке указывается имя для формулы (обратите внимание, что имя формируется в соответствии с правилами имен на встроенном языке 1С: без пробелов, каждое следующее слово в имени — с большой буквы) и тип реквизита (то, какие значения может принимать этот реквизит, например, элемент справочника «Классификационные признаки счетов»).
На этой кладке имеется кнопка «Предварительный просмотр» — удобный инструмент, чтобы увидеть, как будет выглядеть форма с операцией и дополнительными реквизитами в документе:

Дополнительные реквизиты на форме будут сгруппированы именно так, как были сгруппированы нами в папках:

Также на форме имеется реквизит по настройке прав доступа к этой операции (для ограничения доступа, например,специалистам с ролью «Пользователь»):

После рассмотрения титульной формы операции, перейдем к проводкам типовой операции:

Форма представляет собой список проводок, которые формируются в результате типовой операции:

Реквизит «Откл.» — признак активности проводки. Если мы укажем положительное значение в данном столбце, программа никогда (ни при каких условиях) не будет формировать эту проводку:

Реквизит «Усл.» — признак наличия условия.При отсутствии флажка в этом реквизите проводка будет формироваться всегда, независимо от условий. При наличии – только при положительном исходе проверки условия (проводка будет формироваться, если выполняется условие):

Каждую из проводок можно рассмотреть отдельно:

В целом, форма состоит из двух частей: с левой стороны – источники и реквизиты документа для формул; справа – сами формулы.
Рассмотрение начнем с важного реквизита — «Источник данных»:

В этом поле необходимо указать, откуда программа будет брать данные – непосредственно из табличной части документа (в нашем примере – это «Расшифровка платежа» или «Реквизиты документа основания») или из дополнительных источников данных (в нашем примере – это «Таблица расчетов с погашением задолженности» или «Оплата поставщику УСН»). Подчеркну, что выбрать можно только один источник данных: например, при выбранном источнике данных «Расшифровка платежа» реквизиты дополнительных источников недоступны:

Также в левой части среди операнд формул перечислены «Агрегатные функции» и «Функции общего модуля» — это различные варианты вычисления значений, которые могут использоваться при необходимости. Они представлены довольно большим списком от разработчиков 1С, изучив данный список, можно создавать довольно сложные вычисляемые проводки.

Следующим операндом в списке являются макросы — #ЗначениеЗаполнено и #ЗначениеЗаполнено/Прервать. Очень полезные макросы, с помощью которых проверяется заполненность того или иного поля (например, можно выстроить условие указания субконто в проводке только том случае, если оно заполнено):

Как вы уже поняли, с правой стороны описываются непосредственно формулы для каждой составляющей проводки. Проводка делится на общие реквизиты и реквизиты дебета и кредита. Простым перетаскиванием из левой части в правую операнды из интересующего нас источника данных переносятся в формулы.
И напоследок хотела бы отметить, что также в формулах используется стандартная конструкция:

Представляет собой условие, которое указывается после служебного слова «КОГДА».Далее описываются варианты развития событий: если результат срабатывания условия положительный, используется конструкция после служебного слова «ТОГДА», в противном случае – конструкция после слова «ИНАЧЕ».
На этом рассмотрение создания и изменения типовых операций можно считать оконченным. Напоследок хотелось бы сказать, что изменение типовых операций под ваши требования сильно облегчает непростую задачу ведения учета и, освоив этот механизм, можно упростить многие задачи бухгалтера!

Наименование реквизиты или иные признаки документа источника в 1с 8 что писать