35. Печать почтовых наклеек
В приложении Microsoft Access наклейки создаются в виде отчета, отформатированного с небольшим размером страницы в соответствии с размером наклейки.
Создание наклеек с помощью мастера наклеек в приложении Microsoft Access
ВАЖНО. Отчеты для наклеек, созданные с помощью мастера наклеек, несовместимы с функцией публикации в службах Access. Однако их можно напечатать, когда база данных открыта в программе Access.
В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо отображать на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но также можно выбрать форму или отчет.
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если открыта веб-база данных, команда Наклейки находится в меню Клиентские отчеты. В приложении Access будет запущен мастер наклеек. 
Если для наклеек известны изготовитель и номер продукта, выполните следующие действия:
Выберите производителя в поле Фильтр по изготовителю.
Выберите нужную наклейку в поле Выберите размер наклейки.
В противном случае попытайтесь найти продукт, у которого значения столбцов Размеры и Число по горизонтали соответствуют нужным наклейкам.
Если не удается найти подходящую наклейку, выполните следующие действия:
Щелкните пункт Настройка, а затем — пункт Новый.
Откроется диалоговое окно Создание наклейки.
Измерьте наклейку и введите ее размеры в диалоговом окне Размеры наклеек.
Введите название пользовательских наклеек в текстовом поле Название, выберите подходящий тип и ориентацию надписи, а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы выбрать уже созданную наклейку
щелкните пункт Наклейки других размеров, а затем выберите требуемую наклейку.
Выберите вариант на листах или рулонные на вкладке Тип наклеек, а затем нажмите кнопку Далее.
Выберите название, размер, начертание шрифта и цвет текста на наклейке, а затем нажмите кнопкуДалее.
На странице Какие поля требуется разместить в наклейке? мастера выберите из спискаДоступные поля те поля, которые нужно напечатать на наклейке, и дважды щелкните их для добавления в поле Прототип наклейки.
Для разделения значений пробелами в поле Прототип наклейки нажмите клавишу ПРОБЕЛ.
Для создания новой строки нажмите клавишу ВВОД.
Для перемещения между полями и строками используйте клавиши со стрелками.
Для удаления поля из ячейки нажмите клавишу BACKSPACE.
Для добавления другого текста или знака препинания (например, запятой после названия города), щелкните, чтобы поместить курсор в то место, где нужно разместить текст, и начните ввод. Этот текст будет одинаковым на всех наклейках.
ПРИМЕЧАНИЕ. В мастере наклеек можно добавлять поля только следующих типов: «текстовый», «поле MEMO», «числовой», «дата/время», «денежный», «логический» или «вложение». Чтобы добавить поля других типов данных, откройте отчет для наклеек в режиме конструктора после окончания работы мастера наклеек, а затем добавьте поля при помощи панели Список полей. Чтобы отобразить панель Список полей в отчете, открытом в режиме конструктора, нажмите клавиши ALT+F8.
После того как все поля будут расположены на наклейке необходимым образом, нажмите кнопку Далее.
В следующем окне можно выбрать поля, по которым будет выполняться сортировка наклеек. Например, сортировка объемной рассылки может выполняться по почтовому индексу. Выберите поля для сортировки из списка Доступные поля и дважды щелкните их для добавления в поле Сортировка. После этого нажмите кнопку Далее.
На последней странице введите название для наклеек и нажмите кнопку Готово.
При выборе в последнем окне мастера параметра Просмотреть наклейки в том виде, как они будут напечатаны наклейки будут показаны в Microsoft Access в режиме предварительного просмотра. Наклейку можно увеличить или уменьшить, щелкнув ее или воспользовавшись элементом управления «Масштаб» в строке состояния.
Если в последнем окне мастера был выбран параметр Изменить макет наклеек, наклейки будут показаны в режиме конструктора.
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003
Для быстрого создания отчетов Access предоставляет в наше расположение несколько мастеров. Некоторые из них уже описаны в главе 9. Но отчет – это не только бумажная копия данных. Отчеты дают возможность распечатывать почтовые наклейки и добавлять диаграммы. И ничего сложного в этом нет, так как львиную долю всей работы выполняют мастера.
В режиме конструктора можно настроить свойства для форм или отчетов, которые содержат множество других объектов, например элементов управления. Очень удобно, что в стропе заголовка окна Свойства всегда указывается тип выбранного объекта. Регулярно проверяйте строку заголовка, дабы убедиться, что выбран требуемый объект, и лишь после этого приступайте к изменению его свойств.
Создание почтовых наклеек
Отчет с почтовыми наклейками отличается от других отчетов. В нем можно печатать именные бирки, наклейки для писем, метки бумажных файлов или даже товарные этикетки. Сфера применения таких отчетов зависит лишь от вашей фантазии – для любых данных из таблицы можно напечатать наклейку или этикетку.
Давайте создадим с помощью мастера наклеек почтовые наклейки для всех каталогов из таблицы растений. Для этого следует выполнить такие действия.
В окне Свойства отображаются значения свойств для текущего объекта. Чтобы открыть это окно, дважды щелкните на объекте или выберите команду Вид › Свойства. Щелчок на указателе записи позволяет в любой момент вызвать окно свойств отчета. В главе 13 описывались методы форматирования элементов управления и особенности использования намели элементов. В отчеты элементы управления добавляются ана логич ным образом, поэтому можно воспользоваться инструкциями, приведенными в главе 13. В случае надобности еще раз прочтите нужный раздел и выполните предлагаемые там упражнения, используя вместо формы отчет.
- Вызовите команду Вставка › Отчет.
- В диалоговом окне Новый отчет выберите опцию Почтовые наклейки, затем из раскрывающегося списка – таблицу Каталоги, а затем щелкните на кнопке ОК.
- В мастере хранятся данные о размерах большинства стандартных наклеек. Установите переключатели Британская в разделе Система единиц и На листах в разделе Тип наклеек. Затем выберите значение Avery в списке Фильтр по изготовителю, чтобы ограничить количество вариантов наклеек.
- Выберите код товара 5095, как показано на рис. 14.6. В Access содержится информация о многих типах наклеек от различных производителей. Если подходящей наклейки не нашлось, щелкните на кнопке Настройка для ввода параметров наклейки вручную. Щелкните на кнопке Далее.
Рис. 14.6. Наклейки можно выбирать по имени товара, номеру или размеру
Создание почтовых наклеек в приложении Access
В Microsoft Access можно создавать метки, содержащие данные, хранимые в таблицах Access. Проще всего создать и распечатать отчет в формате, который соответствует вашим наклейкам, с помощью мастера наклеев. Метки могут содержать данные, которые хранятся в таблицах Access, или данные, импортируемые или связанные из других источников, таких как книги Microsoft Excel или списки контактов Microsoft Outlook. Вы можете создать наклейки как отчет в Access или «объединить» данные с помощью документа Microsoft Word, а затем распечатать наклейки из Word. В этой статье описаны этапы.
В этой статье
Создание и печать наклеев с помощью Access
В Access наклейки создаются в виде отчетов с небольшим размером страницы в нужном формате. Чаще всего наклейки используются для рассылки, но любые данные Access можно печатать в формате наклейки для разных целей. Если почтовые наклейки содержат почтовые наклейки, отчет получает данные адресов из таблиц или запросов с адресами. При печати отчета для каждого адреса создается одна наклейка из источника записей.
Дополнительные сведения о связываниях и импорте данных из других источников (таких как Microsoft Excel или Microsoft Outlook) для использования на наклейках см. в статье «Импорт и экспорт данных».
Мастер наклеев задает ряд вопросов о наклейках и данных, которые вы хотите на них отображать. Мастер создаст отчет, который при необходимости можно будет настроить.
Создание наклеев с помощью мастера наклеев в Access
В области навигации выберите объект с данными, которые вы хотите отобразить на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но вы также можете выбрать форму или отчет.
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
В Access запускается мастер наклеев.
Если вы знаете производителя и номер товара для наклеев:
В поле «Фильтр по изготовителю» выберите изготовителя.
Выберите наклейку в поле «Какой размер наклейки вы хотите?».
В противном случае попробуйте найти товар, значения которого в столбцах «Размеры» и «Число» соответствуют вашим наклейкам.
Если вы не можете найти похожую метку:
Нажмите кнопку «Настроить» и выберите «Новое».
Отобразилось диалоговое окно «Новая наклейка».
Измерите наклейки и введите их размеры в соответствующие поля в диалоговом окне «Новая наклейка».
Введите имя настраиваемой наклейки в текстовом поле «Имя наклейки», выберите нужный тип и ориентацию и нажмите кнопку «ОК».
Если вы уже создали настраиваемую наклейку и хотите ее выбрать:
Щелкните «Показать пользовательские размеры наклейки»,а затем выберите настраиваемую наклейку.
Выберите «Канал листа» или«Непрерывный» в области «Тип наклейки» и нажмите кнопку «Далее».
Выберите на наклейке название, размер, толль и цвет текста, а затем нажмите кнопку «Далее».
На странице почтовых наклеев мастера выберите нужные поля из списка «Доступные поля» и дважды щелкните их, чтобы добавить в поле «Прототип».
Чтобы добавить пространство между полями в поле «Прототип», нажмите пробел.
Чтобы создать новую строку, нажмите ввод.
Для перемещения между полями и линиями используйте клавиши со стрелками.
Чтобы удалить поле из поля, нажмите кнопку BACKSPACE.
Чтобы добавить другой текст или знаки препинания (например, запятую после названия города), щелкните курсор там, куда вы хотите ввести текст, и начните вводить его. Этот текст будет одинаковым для каждой наклейки.
Примечание: С помощью мастера наклеев можно добавлять только поля следующих типов данных: «Короткий текст» (текст), «Длинный текст» (MEMO), «Число», «Дата/время», «Валюта», «Да/Нет» или «Вложение». Чтобы добавить поля с другими типами данных, после завершения работы мастера наклеев откройте отчет «Наклейки» в Конструкторе, а затем добавьте поля с помощью области «Список полей». Чтобы открыть область списка полей, когда отчет открыт в конструкторе, нажмите ALT+F8.
Расположив поля на наклейке нужным образом, нажмите кнопку «Далее».
На следующей странице можно выбрать поля для сортировки подписей. Например, вам может потребоваться отсортировать почту по почтовому индексу. Выберите поля, по которых нужно отсортировать данные, в списке «Доступные поля» и дважды щелкните их, чтобы добавить в поле «Сортировка по». По завершению нажмите кнопку «Далее».
На последней странице введите имя меток и нажмите кнопку «Готово».
Если вы выбрали «Просматривать наклейки при печати на последней странице мастера наклеев», Они будут отображаться в окне предварительного просмотра. Вы можете щелкнуть метку, чтобы увеличить и уменьшить масштаб, или воспользоваться кнопкой управления масштабом в панели состояния.
Если на последней странице мастера наклеев вы выбрали «Изменить дизайн наклейки», access отобразит отчет с надписями в конструкторе.
Примечание: Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором столбцы можно увидеть в том виде, в котором они были отложены. При просмотре отчета в представлении отчета или макета Access отображает все данные в одном столбце.
Настройка внешнего вида метки
Если итоговые подписи выглядят не так, как нужно, можно настроить макет, открыв отчет в конструкторе и внося изменения. При работе с наклейками обычно проще использовать конструктор, в котором более точное управление макетом. Чтобы просмотреть результаты изменений, внесенных в конструкторе, переключение в режим предварительного просмотра.
Если в Access отображается сообщение о недостаточном горизонтальном пространстве для отображения данных
Это сообщение, когда оно появляется, является побочным эффектом измерения некоторых наклеев. Обычно это происходит, когда наклейки находятся очень близко к левму и правому краям листа наклеев. Это может привести к тому, что мастер укаает определенные размеры вне обычного диапазона печати, а это, в свою очередь, приводит к тому, что сообщение появляется при предварительном просмотре или печати наклеев.
Если вы удовлетворены выравниванием текста на наклейках и не получаете пустую страницу на каждой другой странице, вы можете оставить оформление отчета без сущно, а затем нажимать кнопку «ОК» при каждом его отображении. В противном случае попробуйте настроить некоторые параметры страницы, как описано в следующем разделе.
Если данные не выписывются правильно по подписям
Во многих случаях можно устранить небольшие проблемы с макетом наклейки, внося изменения в конструктор. Вы можете переместить элементы управления, а также настроить размер подписи, изменив ширину или высоту раздела подробностей.
Чтобы переключиться в конструктор, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в меню пункт «Конструктор».
Если вам нужно изменить поля или интервал между наклейками, вы можете использовать диалоговое окно «Настройка страницы» в режиме конструктора.
На вкладке «Настройка страницы» в группе «Разметка страницы» нажмите кнопку «Колонки».
Отобразилось диалоговое окно «Настройка страницы» с выбранной вкладке «Колонки».
Вы можете изменить следующие параметры в трех разделах диалогового окна «Параметры страницы»:
Параметры сетки
Количество столбцов
Это должно быть равно количеству наклеев на странице.
Интервал между строками
Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить вертикальное пространство между строками подписей.
Интервал между столбцами
Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить горизонтальный пробел между столбцами подписей.
Размер столбца
При настройке этого значения нужно помнить о параметрах полей и интервалах между столбцами.
Вы можете проверить и настроить поля, нажав кнопку «Параметры печати» в диалоговом окне «Параметры страницы».
При необходимости настраивать высоту каждой наклейки.
По размеру данных
Определяет ширину и высоту столбца, равные ширине и высоте раздела «Подробности» в конструкторе.
Макет столбца
Вниз, затем по всему
Если выбран этот вариант, данные метки будут напечатаны вниз в первом столбце, затем вниз во втором и так далее.
Поперек, затем ВНИЗ
Если выбран этот вариант, данные наклейки будут напечатаны в первой строке, во второй строке и так далее.
Примечание: Вы также можете открыть диалоговое окно «Настройка страницы» в режиме предварительного просмотра, щелкнув «Колонки» навкладке «Предварительный просмотр». Когда вы нажмете кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, изменения немедленно отразиться в окне предварительного просмотра.
Печать наклеев
Откройте отчет в любом представлении (или выберите его в области навигации).
На вкладке «Файл» нажмите кнопку «Печать»и выберите «Печать».
Откроется диалоговое окно Печать.
Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
Нажмите кнопку ОК.
Печать данных Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word
Если адреса хранятся в Access, но вы хотите экспортировать их в Word, чтобы можно было форматировать и печатать наклейки с помощью мастера слияния.
В области навигации выберите таблицу или запрос с данными, которые нужно напечатать.
На вкладке «Внешние данные» в группе «Экспорт» нажмите кнопку «Слияние Word».
Если вы уже создали документ и хотите связать с данными существующий документ Microsoft Word, в диалоговом окне мастера слияния Microsoft Word нажмите кнопку «Связать данные с существующим документом Microsoft Word». В противном случае нажмите кнопку «Создать документ» и привяжете к ней данные.
Нажмите кнопку ОК.
Если вы выбрали «Связать данныес существующим документом Microsoft Word», откроется диалоговое окно «Выбор документа Microsoft Word». Выберите нужный документ и нажмите кнопку «Открыть». Документ откроется в Word.
Если вы решили создать документ, Word откроется с пустым документом.
В Word следуйте инструкциям на области задач «Слияние». На этапе 3 процесса слияния в Word(выборполучателей) будет уже выбран источник данных, выбранный в шаге 1 этой процедуры.
Дополнительные сведения о мастере слияния в Word см. в справке Word.
Примечание: Вы можете использовать Word для печати адресов независимо от того, где они хранятся. Из Word можно подключаться к спискам адресов, храняным в различных программах, таких как Excel, Outlook и Access. Если у вас еще нет списка адресов, вы можете создать его в Word и распечатать наклейки. Дополнительные сведения см. в справке Word.
Инфофиз
Урок 40. Лабораторная работа № 27. Работа с данными и создание отчетов в СУБД Access
Лабораторная работа № 27
Тема: Работа с данными и создание отчетов в СУБД Access
Цель работы — изучение приемов разработки и печати отчетов в среде Access 2007.
Оборудование: ПК, Windows XP Professional, MS Access.
Задание:
1 Изучить назначение и способы разработки отчетов в Access.
2 Разработать отчеты в соответствии с заданием.
3 Ответить на контрольные вопросы.
4 Сделать вывод о проделанной работе
Порядок выполнения:
1 В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание — панель инструментов Отчеты — Мастер отчетов.
2 Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).
3 В появившемся диалоговом окне Создание отчетов переместите все доступные поля в область «выбранные поля».
4 С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.
5 Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание — панель инструментов Отчеты — Наклейки.
6 В появившемся диалоговом окне укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.
7 На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.
8 Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.
9 При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.
10 Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.
11 В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги.
12 В диалоговом окне Итоги для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.
13 Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.
14 Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.
15 Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.