Как убрать кем изменено в excel

Как перед публикацией удалить личную информацию из документов Office

В Windows 10, когда вы создаете документ Office с помощью Word, Excel или PowerPoint, наряду с содержимым, файл может также содержать личную информацию и скрытые данные (такие как имя автора, метаданные, скрытый текст и комментарии), которыми вы, возможно, не захотите делиться с другими людьми.

Если вы планируете предоставить общий доступ к документу, всегда полезно использовать функцию «Инспектор документов», доступную в Office 365, Office 2019, 2016 или более ранних версиях, для просмотра и удаления любой скрытой информации перед отправкой документа.

В этом руководстве по Windows 10 мы расскажем, как удалить личную информацию, а также скрытые данные из документа Office, который вы собираетесь опубликовать в Интернете или поделиться с другими.

Как удалить личные данные из документа Word

Чтобы проверить и удалить личную информацию перед отправкой документа Word, выполните следующие действия.

Важно. Если вы считаете, что вам может понадобиться эта информация в будущем, рекомендуется удалить личные и скрытые данные из копии документа.

1. Откройте документ Word.
2. Нажмите вкладку Файл.
3. Откройте раздел «Сведения».
4. Справа откройте меню «Поиск проблем».

Подсказка. В разделе «Проверка документа» вы увидите обзор содержимого, которое вы можете удалить из файла.

Выберите параметр Инспектор документов .

• Комментарии, редакции и версии
• Свойства документов и личная информация
• Надстройки панели задач
• Вложенные документы
• Макросы, формы и элементы управления ActiveX
• Чернила
• Свернутые заголовки
• Пользовательские данные XML
• Заголовки, нижние колонтитулы и водяные знаки
• Невидимый контент
• Скрытый текст

Выполнив эти шаги, вы можете безопасно публиковать или передавать документ Microsoft Word другим пользователям, не передавая свою личную информацию или персональный контент.

Как удалить личные данные из документа Excel

Чтобы проверить и удалить личную информацию перед отправкой электронной таблицы Excel, выполните следующие действия.

1. Откройте документ Excel.
2. Перейдите на вкладку Файл.
3. Откройте раздел «Сведения».
4. Справа откройте меню «Поиск проблем».
5. Выберите параметр «Инспектор документов».

Подсказка. В редком случае, когда вы сохранили электронную таблицу как общую книгу, вы не сможете удалить скрытую информацию. Если вам необходимо удалить какую-либо информацию, вам нужно будет сделать копию файла, а затем отключить общую книгу на вкладке «Просмотр».

Проверьте содержимое, которое вы хотите удалить. Например, в Microsoft Excel вы можете удалить эту информацию:

• Комментарии
• Свойства документов и личная информация
• Модель данных
• Контентные надстройки
• Надстройки панели задач
• Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы кубов, срезы и временные шкалы
• Вложенные документы
• Макросы, формы и элементы управления ActiveX
• Ссылки на другие файлы
• Функции данных в реальном времени
• Обзоры Excel
• Определенные сценарии
• Активные фильтры
• Пользовательские свойства рабочего листа
• Скрытые имена
• Чернила
• Пользовательские данные XML
• Заголовки и колонтитулы
• Скрытые строки и столбцы
• Скрытые листы
• Невидимый контент

Выполнив эти шаги, вы можете поделиться таблицей Excel с коллегами или клиентами, не передавая при этом свою личную информацию.

Как удалить личные данные из документа PowerPoint

Чтобы проверить и удалить личную информацию перед публикацией презентации PowerPoint, выполните следующие действия.

1. Откройте документ PowerPoint.
2. Перейдите на вкладку Файл.
3. Откройте раздел «Сведения».
4. Справа откройте меню «Поиск проблем».
5. Выберите параметр «Инспектор документов».

• Комментарии
• Свойства документов и личная информация
• Контентные надстройки
• Надстройки Панели.
• Вложенные документы
• Макросы, формы и элементы управления ActiveX
• Данные отслеживания изменений
• Чернила
• Пользовательские данные XML
• Невидимый контент на слайде
• Оффлайн контент
• Презентационные заметки

Выполнив эти шаги, вы можете опубликовать презентацию PowerPoint в Интернете или поделиться ею с другими людьми, не передавая свою личную информацию.

Защита персональных данных в файле Excel

Каждый файл Excel содержит информацию о Вас, такую как:

• имя пользователя компьютера;
• ваше личное имя и фамилия;
• адрес автора файла и другая контактная информация.

Всю информацию о себе, которую вы вводили при установке пакета MS Office, содержит каждый файл Excel. Если мы говорим о полной приватности не стоит забывать о примечаниях в ячейках, которые по умолчанию подписывают автора пользователя первой строкой. Да и сами ячейки могут содержать персональную информацию об авторе документа. Далее рассмотрим, как найти такого рода информацию и удалить ее из файлов Excel.

Как удалить персональную информацию из файла Excel

Для наглядного примера выполните практическое задание:

1. В любую ячейку (например, D2) введите примечание (SHIFT+F2). По умолчанию будет предложена первая строка с именем пользователя компьютера, он же считается автором документа. Пока не удаляйте ее, а просто допишите любой текст.
2. Сохраните документ и выберите инструмент: «Файл»-«Сведения». В правой части экрана щелкните по ссылке «Показать все свойства». Откроется подробная информация о файле, где указано много персональной информации о Вас: организация, руководитель, автор, кем изменен документ и др.
3. Для удаления всех персональных данных из файла выберите инструмент: «Файл»-«Сведения»-«Поиск проблем»-«Инспектор документов». В появившемся окне отметьте все пункты и нажмите проверить.
4. После поиска, при наличии проблем нажмите на кнопку «Удалить все».

Теперь проверяем, снова открыв подробную информацию о файле: «Файл»-«Сведения»-«Показать все свойства». Как видим пусто:

• руководитель – укажите руководителя;
• автор – добавить автора;
• кем изменено – еще не сохранен (такой параметр будет теперь отображаться постоянно, даже после редактирования, сохранения и закрытия документа пользователем).

Внимание! Инструмент «Инспектор документов» не удаляет примечания, а только устраняет имя пользователя в первой строке, которое прописывается по умолчанию при создании нового примечания. А если документ содержит скрытые листы, то данный инструмент может удалить их безвозвратно! Если нажать на кнопку «Удалить все» напротив соответствующей проблемы. Данный факт легко протестировать своими руками.

Как убрать кем изменено в excel

При совместном использовании копий файлов документов Microsoft 365 с клиентами или коллегами рекомендуется просмотреть документ на наличие скрытых данных или персональных данных и удалить их.

Примечание: Если только вы не отправите свой документ в Майкрософт, нам не будут доступны никакие данные из него.

Инспектор документов помогает находить и удалять скрытые данные и персональные данные, хранящиеся в документах, которыми вы планируете поделиться. Вот как им пользоваться:

Совет: Если вы просто хотите печатать без комментариев, на вкладке Файл выберите Печать, печать всех страниц и снимите флажок Печать разметки.

Что инспектор документов находит и удаляет в документах Word

В Инспектор документов отображается несколько различных инспекторов, которые помогают находить и удалять скрытые данные и личную информацию вWord документах перед предоставлением общего доступа.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходного документа, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.

Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения:

В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки и выберите Удалить все для всех элементов, которые нужно удалить.
Сведения об удалении сведений см. в статье Использование инспектора документов.

Выберите Повторное определение или Закрыть.

Примечание. Есть некоторые сведения, которые Инспектор документов не может удалить, описано в таблицах ниже.

Находит и удаляет

Примечания, исправления, версии

Пометки режима исправлений

Сведения о версии документа

Свойства документа и персональные данные

Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

Заголовки сообщений электронной почты

Данные, отправленные на проверку

Свойства сервера документов

Сведения политики управления документами

Сведения о типе содержимого

Сведения о привязке данных для полей, связанных с данными (последнее значение будет преобразовано в текст)

Колонтитулы и «водяные знаки»

Сведения в заголовках документа

Сведения в колонтитулах документа

Скрытый текст

Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт)

Примечание: Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе

Невидимое содержимое

Объекты, которые не видны, так как они были отформатированы как невидимые

Примечание: Этот инспектор не находит объекты, перекрытые другими объектами.

Примечание: Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в документах других типов сведений.

Типы скрытых и персональных данных

Документы Word могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания. Если вы сотрудничали с другими пользователями, чтобы создать документ, он может содержать такие элементы, как метки исправлений из отслеживаемых изменений, примечания, рукописные заметки или версии. Эти сведения позволяют другим пользователям просматривать имена людей, которые работали над документом, комментарии рецензентов и изменения, внесенные в документ, то есть вещи, которыми вы, возможно, не захотите делиться за пределами вашей команды.

Свойства документа и личная информация Свойства документа или метаданные включают сведения о документе, такие как автор, тема и заголовок. Свойства документа также включают в себя данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если использовались определенные функции, документ может также содержать различные виды персональных данных, например заголовки сообщений электронной почты, сведения об отправке на рецензирование, маршруты документа и имена шаблонов.

Колонтитулы и подложки. Документы Word могут содержать данные в колонтитулах. Кроме того, вы могли добавить подложку в документ Word.

Скрытый текст Word документы могут содержать текст, отформатированный как скрытый текст. Если вы не знаете, содержит ли документ скрытый текст, можно использовать Инспектор документов для его поиска.

Свойства сервера документов. Если документ был сохранен в расположении на сервере управления документами, например на сайте рабочей области документов или в библиотеке на основе Windows SharePoint Services, документ может содержать дополнительные свойства документа или сведения, связанные с этим расположением сервера.

Пользовательские XML-данные Документы могут содержать пользовательские XML-данные, которые не видны в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных с помощью инспектора документов

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходного документа, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается.

Откройте документ Word, который вы хотите проверить на наличие скрытых и персональных данных.

На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходного документа.

В копии исходного документа на вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем, а затем — Проверить документ.

В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

Выберите Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытого содержимого, которое нужно удалить из документа.

Если удалить скрытое содержимое из документа, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.

Если вы хотите удалить скрытые данные и персональные данные из документов, сохраненных в формате OpenDocument Text (ODT), необходимо запускать Инспектор документов каждый раз при сохранении документа в этом формате.

Инспектор документов поможет вам найти и удалить скрытые данные и личную информацию, хранящиеся в Excel документах, перед предоставлением общего доступа.

Примечание: Хотя из книг, отправленных другим пользователям, можно удалить скрытые и персональные данные, если книга Excel была сохранена как общая, из нее нельзя удалить примечания, заметки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти данные из общей книги, сначала скопируйте ее и отмените общий доступ к ней.

Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel

В этой таблице перечислены типы скрытых данных и личных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из книг.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходной книги, так как восстановить данные, которые Инспектор документов удаляет, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.

Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения, выполните следующие действия:

В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки и выберите Удалить все для всех элементов, которые нужно удалить.
Сведения об удалении сведений см. в статье Использование инспектора документов.

Выберите Повторное определение или Закрыть.

Не все сведения можно удалить. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить.

Примечание: Если в организации в Инспектор документовбыли добавлены настраиваемые модули, могут быть обнаружены данные дополнительного типа.

Инспектор документов находит и удаляет

Свойства документа и персональные данные

Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

(Excel 2013 или более поздних версий) При выборе параметра Удалить все существующее расположение документа удаляется из файла. Расположение документа не будет добавлено обратно в файл при сохранении, пока вы не закроете Excel 2013 или более поздней версии и снова откройте файл.

Заголовки электронной почты

Данные, отправленные на проверку

Свойства сервера документов

Сведения политики управления документами

Сведения о типе содержимого

Сведения о пути к принтеру

Примечания к сценариям

Путь к файлу для публикации веб-страниц

Примечания для определенных имен и имен таблиц

Неактивные подключения к внешним данным

Колонтитулы

Сведения в заголовках листов

Сведения в примечаниях к листам

Скрытые строки и столбцы

Скрытые столбцы с данными

Если в книге есть скрытые столбцы, которые не содержат данных и находятся между столбцами, содержащими данные, эти пустые скрытые столбцы также обнаруживаются и удаляются.

Если скрытые строки или столбцы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках или столбцах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки и столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

Инспектор не находит фигуры, диаграммы, элементы управления, объекты и элементы Microsoft ActiveX, рисунки и графические элементы SmartArt, которые могут содержаться в скрытых столбцах.

Скрытые строки или столбцы не удаляются, если они являются частью заголовка таблицы или списка, а также сводной таблицы. Такие строки и столбцы становятся видимыми.

Скрытые листы

Примечание: Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге

Невидимое содержимое

Объекты, отформатированные как невидимые

Примечание: Инспектор документов не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Инспектор документов помогает находить и удалять скрытые данные и персональные данные в книгах Excel.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходной книги, так как восстановить данные, которые Инспектор документов удаляет, не всегда удается.

Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.

На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите другое имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходной книги.

В копии исходной книги на вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем, а затем — Проверить документ.

В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые вы хотите проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel.

Выберите Проверить.

Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

Выберите Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытого содержимого, которое нужно удалить из документа.

Если удалить скрытое содержимое из книги, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.

Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки, столбцы или листы, а затем просмотрите их содержимое.

В книге, сохраненной как общая (вкладка Рецензирование, команда Доступ к книге), нельзя использовать проверки данных Примечания, Свойства документа и персональные данные и Колонтитулы. Это связано с тем, что в общих книгах используются персональные данные, чтобы над книгой могли совместно работать несколько пользователей. Чтобы удалить эти данные из общей книги, можно скопировать ее и закрыть общий доступ к ней. Чтобы отменить общий доступ к книге, на вкладке Рецензирование выберите Общий доступ к книге и снимите флажок Разрешить изменения несколькими пользователями одновременно.

Чтобы удалить скрытые сведения и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument Spreadsheet (ODS), необходимо запускать Инспектор документовпри каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных в Excel

Ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах Excel.

Примечания и рукописные примечания. Если книга была создана совместно с другими пользователями, она может содержать обычные и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, просмотреть примечания рецензентов и увидеть изменения, внесенные в книгу.

Свойства документа и персональные данные. Метаданные или свойства документа в Excel, как и в других приложениях Microsoft 365, включают такие сведения, как автор, тема и заголовок. Microsoft 365 автоматически сохраняет имя пользователя, который недавно сохранил книгу, дату создания документа и расположение документа (Excel 2013 или более поздних версий). Могут существовать дополнительные типы персональных данных, такие как заголовки электронной почты, сведения о отправке для проверки, бланки маршрутизации, свойства принтера (например, путь принтера и секретный код безопасной печати) и сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

Колонтитулы. В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.

Скрытые строки, столбцы и листы. В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.

Свойства сервера документов. Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о расположении на сервере.

Пользовательские XML-данные. Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.

Невидимое содержимое. Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.

Внешние ссылки. Книги могут содержать ссылки на данные в других книгах (внешние ссылки). Имена листов с данными в этом случае сохраняются в книгах, но могут не отображаться.

Внедренные файлы или объекты. Книги могут содержать внедренные файлы (например, документ Microsoft 365 или Текстовый документ) или внедренные объекты (например, диаграмму или уравнение), которые могут содержать невидимые данные.

Макросы на основе кода VBA. В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.

Элементы с кэшированными данными. В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.

Опросы Excel. Книги могут содержать скрытые вопросы Excel опросов, которые были введены в Excel в Интернете и сохранены вместе с книгой, но не отображаются там.

Сценарии диспетчера сценариев. В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.

Фильтры. В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.

Скрытые имена. В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Инспектор документов находит

Внешние ссылки

Ссылки на данные в других книгах. Имена листов, содержащих данные, сохраняются вместе с книгой, но не видны в ней. Внешние ссылки могут использоваться в следующих элементах:

объекты, например текстовые поля или фигуры;

ряды данных диаграмм.

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Microsoft 365 или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

Microsoft Объекты формулы 3.0

Microsoft Объекты диаграммы графа

PowerPoint Объекты презентации

Visio Объекты рисования

Word Объекты document

Макросы на основе кода VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные в книге. К ним относятся:

макросы, включая листы макросов Excel 4.0 (XLM);

элементы COM или ActiveX.

Пользовательские формы, включая формы Excel 5.0

Компоненты бизнес-аналитики с кэшированными данными

Компоненты бизнес-аналитики, которые могут содержать кэшированные данные, сохраняемые в книге, в том числе невидимые данные. Инспектор документов проверяет наличие следующих элементов, которые могут содержать сводный кэш, кэш срезов или кэш формул кубов:

сводные таблицы и сводные диаграммы;

срезы и временные шкалы;

Опросы Excel

Excel Вопросы опроса, созданные в Excel в Интернете и сохраненные вместе с книгой, не отображаются в ней.

Сценарии диспетчера сценариев

Сценарии, которые определены с помощью диспетчера сценариев и могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге.

Фильтры, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. Инспектор документов проверяет наличие автофильтров и фильтров таблиц, примененных к данным.

Скрытые имена

Скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных в книге.

Вы можете найти и удалить скрытую информацию в презентациях PowerPoint с помощью Инспектор документов.

Совет: Если вы просто хотите печатать без комментариев, на вкладке Файл выберите Печать, печать всех страниц и снимите флажок Печать разметки.

Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов

В этой таблице перечислены типы скрытых данных и персональных данных, которые Инспектор документов могут находить и удалять из презентаций PowerPoint.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов для копии исходной презентации, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.

Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения, выполните следующие действия:

В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки и выберите Удалить все для всех элементов, которые нужно удалить.
Сведения об удалении сведений см. в статье Использование инспектора документов.

Выберите Повторное определение или Закрыть.

Не все скрытые данные и сведения можно удалить с помощью Инспектор документов. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить.

Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в презентациях других типов сведений.

Находит и удаляет

Свойства документа и персональные данные

Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

Заголовки электронной почты

Данные, отправленные на проверку

Свойства сервера документов

Сведения политики управления документами

Сведения о типе содержимого

Путь к файлу для публикации веб-страниц

Данные отслеживания изменений

Данные о том, кем и когда был изменен файл.

Эта функция доступна только подписчикам Microsoft 365, которые принимают участие в программе предварительной оценки Office. Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office.

Невидимое содержимое на слайде

Объекты, отформатированные как неотображаемые

Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Содержимое вне слайда

Содержимое или объекты, которые не отображаются в презентации, поскольку они располагаются за пределами области слайда

Инспектор документов не обнаруживает и не удаляет объекты с эффектами анимации, находящиеся вне слайда.

Заметки к презентации

Текст, добавленный в раздел заметок к презентации

Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов для копии исходной презентации, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается.

Откройте презентацию PowerPoint, которую вы хотите проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.

На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходной презентации.

В копии исходной презентации на вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем и выберите Проверить документ.

В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Удаление скрытых данных и персональных данных путем проверки документов, презентаций или книг.

Нажмите кнопку Проверить.

Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

Выберите Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытого содержимого, которое нужно удалить из документа.

Если удалить скрытое содержимое из презентации, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.

Чтобы удалить скрытые и персональные данные из презентаций, сохраненных в формате OpenDocument Presentation (.odp), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении презентации в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных

PowerPoint презентации можно сохранить несколько типов скрытых данных и личных данных. Хотя эти сведения могут быть не сразу видны, их по-прежнему можно получить из презентации.

Скрытые сведения могут включать данные, которые PowerPoint добавить, чтобы вы могли совместно создавать презентации с другими людьми. К ним также относятся сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.

Презентации PowerPoint могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

Примечания и рукописные примечания. Если презентация была создана совместно с другими пользователями, она может содержать примечания или рукописные примечания. Эта информация позволяет другим пользователям просматривать внесенные изменения и имена тех, кто работал над презентацией, а также комментарии рецензентов.

Данные отслеживания исправлений. При совместной работе над общим документом, который хранится в облаке, PowerPoint 2016 для Microsoft 365 сохраняет данные о том, кто и когда внес в документ изменения.

Свойства документа и персональные данные. Свойства документа (метаданные) включают в себя такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. Кроме того, в них содержатся данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если вы использовали определенные функции, документ может также содержать дополнительные личные сведения, например заголовки сообщений электронной почты, данные об отправке на проверку, маршруты документа, пути к принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

Невидимое содержимое на слайде. Презентация может содержать объекты, отформатированные как неотображаемые.

Содержимое вне слайда. Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перемещены за пределы слайда. Такими объектами могут быть надписи, картинки, графические элементы и таблицы.

Заметки к презентации. Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, который, возможно, нежелательно предоставлять другим пользователям, особенно если эти заметки создавались исключительно для докладчика.

Свойства сервера документов. Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например на веб-сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, она может содержать дополнительные свойства или сведения о расположении на сервере.

Настраиваемые XML-данные. Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самой презентации. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в презентации. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе презентации. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Инспектор документов находит

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Microsoft 365 или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

Microsoft Объекты формулы 3.0

Microsoft Объекты диаграммы графа

PowerPoint Объекты презентации

Visio Объекты рисования

Word Объекты document

Макросы или код VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные. К ним относятся:

элементы COM или ActiveX.

Инспектор документов и персональные данные

Данные отслеживания изменений, представленные в PowerPoint 2016 сборке 8403 для участников программы предварительной оценки Microsoft 365, иллюстрируют ограничение Инспектор документов. Например, Келли и Линда совместно работают над презентацией A в Microsoft 365. Данные отслеживания изменений (то есть имена пользователей и время внесения изменений) добавляются в презентацию. Если Мохаммед впоследствии откроет презентацию A в PowerPoint 2013 и запустит Инспектор документов в файле для удаления персональных данных, Инспектор документов в этой версии PowerPoint не сможет обнаружить и удалить данные отслеживания изменений, добавленные в презентацию более новой, Microsoft 365 версией PowerPoint, используемой Келли и Линдой. Мохаммед не может удалить данные отслеживания редакций без обновления до текущей версии PowerPoint и последующего запуска Инспектор документов

В Visio вы можете удалить скрытую и личную информацию, прежде чем предоставлять другим пользователям доступ к копии документа Visio.

Важно: Мы настоятельно рекомендуем удалить личную и скрытую информацию из копии исходного документа, так как восстановить удаленные данные не всегда удается.

Личная и скрытая информация может быть удалена из следующих функциональных областей в Visio:

Примечания, вставленные на страницы документа

Свойства файла (Автор, Руководитель и Компания)

Имена, инициалы рецензентов и внесенные ими исправления

Пути к наборам элементов

Пути к шаблонам и имена их файлов

Примечание: Если документ опубликован на общем сервере, то при его открытии отображаются сведения о том, кто его открыл, и имя компьютера, на котором хранится файл. Чтобы защитить эти данные, предоставляйте доступ к документам только тем пользователям, которым вы доверяете.

Чтобы найти и удалить скрытую информацию в презентациях Visio, выполните следующие действия.

На вкладке Файл выберите Сведения.

Выберите Проверить наличие проблем и выберите Удалить личную информацию.

На вкладке Личные сведения выберите Удалить эти элементы из документа.

Совет: Установите флажок Предупредить в случае повторной вставки этих данных, если вы хотите получать предупреждение при попытке повторно вставить персональные данные.

Чтобы удалить потенциально конфиденциальные данные из внешних источников данных, выберите Удалить данные из внешних источников, хранящихся в документе.

Примечание: Этот флажок не позволяет удалить данные, связанные с фигурой. Он удаляет источник данных из схемы, но если данные из него уже находятся в ней, их необходимо удалить вручную.

Как удалить кем изменено в excel

Чтобы удалить информацию о том, кем был изменен документ Excel, следуйте инструкциям ниже:

1. Откройте документ Excel, в котором вы хотите удалить информацию о редактировании.

2. Нажмите на кнопку «Файл» в верхнем меню и выберите «Информация».

3. На странице «Информация» найдите блок «Свойства документа» и выберите «Расширенные свойства».

4. В появившемся окне найдите вкладку «История версий» и выберите ее.

5. В этом окне вы увидите информацию о том, кто и когда редактировал файл. Выберите «Удалить все» или «Очистить все», чтобы удалить эту информацию.

6. После того, как вы удалите информацию, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Свойства документа».

7. Сохраните документ, чтобы сохранить изменения.

Важно знать, что удаление информации о редактировании файла Excel не является надежным способом удаления всей информации о файлах. Если вы хотите полностью удалить все связанные с документом данные, лучше использовать специальное программное обеспечение.

Удаление информации о редактировании документа Excel может быть полезным, если вам нужно обезопасить информацию от посторонних глаз. Однако, помните, что это не единственный способ защиты данных.

Если вы хотите убедиться, что ваш документ полностью защищен от несанкционированного доступа, можете использовать дополнительные методы шифрования и паролей. Некоторые версии Excel имеют функции защиты, которые позволяют вам установить пароль на файл или на отдельные ячейки. Также существуют сторонние программы для защиты данных, которые могут быть более надежными, чем стандартные функции Excel.

Кроме того, следует помнить, что информация о редактировании может быть полезной для отслеживания изменений документа. Если вы работаете в команде, то знание того, кто и когда вносил изменения в документ может быть важным для координации работы. Поэтому перед удалением информации о редактировании документа Excel, убедитесь, что это не нарушит процесс работы вашей команды.

В целом, удаление информации о редактировании документа Excel может быть полезной функцией, если вы хотите убедиться, что ваши данные защищены от посторонних глаз. Однако, помните, что это не единственный способ защиты данных и обратите внимание на дополнительные методы шифрования и паролей для повышения уровня безопасности вашего документа.