Как сгруппировать строки в excel

Как сгруппировать строки в excel

Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и обобщить, вы можете создать структуру из восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного нижним числом в символах контура. Используйте структуру для быстрого отображения суммарных строк или столбцов или для отображения подробных данных для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.

1. Чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующий контура.

2. Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.

3. Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.

4. Уровень 3 содержит строки с подробными сведениями , в данном случае — строки с 17 по 20.

5. Чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы и или нажмите ALT+SHIFT+=, чтобы развернуть, и ALT+SHIFT+-, чтобы свернуть.

Убедитесь, что у каждого столбца данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (например, Регион), в каждом столбце содержатся одинаковые факты и что в диапазоне, который вы хотите структурировать, нет пустых строк или столбцов.

При этом сгруппленные строки с подробными данными могут иметь соответствующую итоговую строку — итоговую сумму. Чтобы создать их, сделайте следующее:

Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги

Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции «Итоги» читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Вставка собственных итоговых строк

Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.

По умолчанию Excel ищет итоги в строках, которые они суммируют, но их можно создать над строками с подробными данными. Если вы создали итоги в строках под сведениями, переперейти к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали итоговые строки над строками с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

Откроется Параметры диалоговое окно.

Затем в Параметры диалоговом окне Сводка сберегать строки под данными и нажмите кнопку ОК.

Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.

Автоматическое структурирование данных

Выберем ячейку в диапазоне ячеек, которые вы хотите контурить.

На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.

Структурирование данных вручную

Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок группировки строк.

Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), вы можете выбрать все строки, которые будут содержать внешние строки (например, строки с подробными данными и суммарные строки, если вы их добавили).

1. Первая строка содержит метки и не выбрана.

2. Поскольку это внешняя группа, выберем все строки с подытоговами и подробными сведениями.

3. Не выбирайте общий итог.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать. Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК.

Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.

Примечание: Если вам не нужно создавать какие-либо внутренние группы, перешагнуть к шагу f ниже.

Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.

1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.

2. Этот раздел выбран и готов к группировке.

3. Не выбирайте итоговую строку для групп данных.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.

Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.

Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши или для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.

Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат ,выберите пункт Скрыть & Открыть и нажмите кнопку Открыть строки.

Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.

Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

Если сводный столбец находится слева от столбцов с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

Откроется Параметры диалоговое окно.

Затем в Параметры диалоговом окне Сводка, чтобы отбирать столбцы итогов справа от подробных деталей, и нажмите кнопку ОК.

Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

Автоматическое структурирование данных

Выделите ячейку в диапазоне.

На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.

Структурирование данных вручную

Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок при группировке столбцов.

Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), выберем все подчиненные итоги столбцов, а также связанные с ними подробные данные.

1. Столбец A содержит метки.

2. Выберем все столбцы с подробными и подытвами. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.

3. Не выбирайте столбец общего итога.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Над группой появится символ контура.

Чтобы обозначить внутреннюю вложенную группу столбцов с подробными данными (уровень 2 или более высокий), вы можете выбрать столбцы с подробными данными, смежные со столбцом, который содержит сводный столбец.

1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.

2. Эти столбцы будут выбраны и готовы к группировке. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.

3. Не выбирайте суммарный столбец для групп данных, которые вы группируете.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.

Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши или для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.

Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов

Если символы контура , и не отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры ,а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура, если она применяется, и нажмите кнопку ОК.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Отображение или скрытие подробных данных для группы

Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.

Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.

Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня

В символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных

Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите .

Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .

Для строк со структурой в Microsoft Excel используются такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2. Для столбцов со структурой Excel такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирный шрифт, выделить строки или столбцы итогов в данных в виде полужирного наличения и выделиться наряду с другими текстовыми форматами. Изменяя способ определения каждого из этих стилей, можно применять различные форматы текста и ячеок для настройки внешнего вида контура. Стиль можно применить к структуре как при создании, так и после ее создания.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Автоматическое применение стиля к новым строкам или столбцам итогов

На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

Откроется Параметры диалоговое окно.

Установите флажок Автоматические стили.

Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу

Вы выберите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.

На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

Откроется Параметры диалоговое окно.

Выберите автоматические стили и нажмите кнопку Применить стили.

Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.

Если символы контура , и не отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры , а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура при применении контура.

Используйте символы , и , чтобы скрыть подробные данные, которые не нужно копировать.

Выделите диапазон итоговых строк.

На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.

Нажмите кнопку Выделить группу ячеек.

Выберите пункт только видимые ячейки.

Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.

Примечание: При скрытии или удалении структуры удаления данных не происходит.

Скрытие многоуровневой структуры

Перейдите в раздел Параметры > файла > Дополнительные параметры, а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, а затем в разделе Показать символы контура при применении контура, если она применена.

Удаление многоуровневой структуры

На вкладке Данные в группе Структура щелкните Разгруппировать, а затем выберите пункт Удалить структуру.

Важно: Если во время удаления многоуровневой структуры подробные данные скрыты, то строки или столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для просмотра данных выделите номера или буквы видимых соседних строк или столбцов соответственно. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить строки или кнопку Отображение столбцов.

Рассмотрим ситуацию, когда требуется создать итоговый отчет, содержащий только итоговые данные и диаграмму итогов. Для этого можно выполнить действия, указанные ниже.

Создание сводного отчета

Чтобы скрыть подробности, щелкните символы структуры , и , чтобы показать только итоги, как показано в следующем примере структуры строки:

Диаграмма сводного отчета

Выделите итоговые данные, которые требуется представить в виде диаграммы.

Например, чтобы отобрать на диаграмме только итоговые диаграммы «Гюмень» и «Егорослав», но не общие итоги, выберем ячейки с A1 по C19, как показано в примере выше.

Нажмите кнопку > диаграммы >рекомендуемые диаграммы , затем перейдите на вкладку Все диаграммы и выберите тип диаграммы.

Например, если выбран параметр Гограмма с кластером, диаграмма будет выглядеть так:

При отображении или скрытии данных в структурированном списке эти изменения отображаются и на диаграмме.

Строки и столбцы в структуре можно сгруппить в Excel в Интернете.

Примечание: Хотя к данным можно добавлять итоги строк или столбцов (с помощью таких функций, как СУММ или ИТОГИ), нельзя применять стили и устанавливать положение для суммарных строк и столбцов в Excel в Интернете.

Создание контура строк или столбцов

Контур строк в Excel Online

Первый столбец содержит метки.

Строки с подробными данными и суммарные строки сгруппировали в структуре.

Общий итог не сгруппировали в структуре.

Контур столбцов в Excel Online

Первая строка содержит метки.

Столбцы с подробными данными и итоги сгруппировали в структуре.

Общий итог не сгруппировали в структуре.

Убедитесь, что у каждого столбца (или строки) данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (или столбце), в каждом столбце (или строке) содержатся одинаковые факты и что в диапазоне нет пустых строк или столбцов.

Выберем данные (включая все итоги строк или столбцов).

На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Групповая > строки или Столбцы группы.

При желании, если требуется структурная внутренняя вложенная группа, выберем строки или столбцы в диапазоне данных и повторите шаг 3.

Продолжайте выбор и группировку внутренних строк или столбцов, пока не будут созданы все нужные уровни в структуре.

Разгруппировка строк или столбцов

Чтобы разгруппировать строки или столбцы, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать и выберите Разгруппировать строки или Разгруппировать столбцы.

Отображение и скрытие структурированных данных

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Отображение или скрытие подробных данных для группы

Чтобы отобразить подробные данные в группе, щелкните ее или нажмите ALT+SHIFT+=.

Чтобы скрыть подробные данные для группы, щелкните ее или нажмите ALT+SHIFT+-.

Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня

В символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных

Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите .

Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

Инструкция как группировать и разгруппировать данные в Excel

Сейчас век информации. Количество данных, которые людям приходится обрабатывать каждый день, растет все больше и больше. Это касается всех возможных сфер жизни, в том числе, и работы. Сейчас все больше областей человеческой деятельности, в которых остро встает необходимость умения быстро обрабатывать большие объемы информации.

Одна из функций Excel, которая позволяет реализовать это – группировка. Дело в том, что структурирование информации помогает работать не со всеми доступными данными, а лишь с маленькими частями. Если упаковать однотипную информацию в один блок, то и компьютеру проще, и самому человеку. Почти нет сферы, в которой не было бы востребовано структурирование информации:

1. Обработка данных о продажах. На склады регулярно поступают огромные партии самых разнообразных товаров, имеющих различную стоимость, вес, поставщика, наименование и так далее. Структурирование данных позволяет легче ориентироваться во всем этом массиве информации.
2. Учеба. Качество образования и самообразования тесно связано с тем, насколько хорошо структурирована информация. Следовательно, если правильно сгруппировать данные одного типа рядом, будет проще в выполнении не только практических задач, связанных со статистикой, например, но и с выполнением теоретических заданий, организовывать выполнение домашних заданий и так далее.
3. Бухгалтерский отчет. Бухгалтерам регулярно приходится иметь дело с цифрами, каждая из которых имеет связи с другими числами. И чтобы было удобнее работать с большим количеством связанных друг с другом значений и информации другого типа, очень удобно использовать группировку данных.

Также функция группировки данных позволяет скрыть устаревшую информацию. Давайте разберемся, как она работает и как ее можно использовать.

Как настроить параметры функции

Для работы с группировкой данных необходимо ее сначала настроить. Для этого нужно перейти на вкладку «Данные» и там найти опцию «Структура». Далее появится всплывающая панель, в которой нужно найти кнопку в правом нижнем углу.

После этого появится окно, в котором нужно выставить подходящие флажки и нажать клавишу ОК. Эти настройки регулируют, каким образом данные будут отображаться.

Важно: на практике многим людям кажется довольно неудобным отображение итогов под данными. Поэтому можно эту галочку не ставить. Также рекомендуется поставить флажок «Автоматические стили».

После выполнения этих действий можно непосредственно начать группировать информацию.

Как сгруппировать данные по строкам

Теперь давайте разберемся, что нужно делать для группировки строк, на практике.

1. Создать новую строку над или под теми, которые мы хотим группировать. Здесь все зависит от того, какой способ отображения итогов был выбран на предыдущем этапе.
2. Следующий шаг – создание названия таблицы в левой верхней ячейке добавленной строки. Это будет название группы, в которую будут объединяться ячейки, общие по определенному признаку.
3. Выделить все ячейки в области под новосозданной строкой или над ней (в зависимости от того, что мы сделали на первом этапе). После этого ищем кнопку «Структура» на вкладке с данными и там находим опцию «Группировать». Важно при этом не нажимать на стрелочку или название команды во всплывающей панели, а именно по значку. />

Если все же нажать на стрелку вниз, то появится дополнительное меню, в котором можно выбрать или функцию группировки, или создать структуру. Нас интересует в первую очередь группировка на данном этапе.

После этого выбираем главный признак, по которому будет осуществляться группировка. Это могут быть строки или столбцы. Если ничего не менять, то по умолчанию выбран именно первый пункт. После того, как мы убедились в том, что настройки выставлены так, как надо нам, нужно подтвердить свои действия путем нажатия клавиши ОК. Поскольку мы группируем по строкам, то нам и не нужно ничего менять, просто надо перепроверить еще раз.

Важно: если перед тем, как начинать группировать объекты, выделить не ячейку, а целые столбцы или строки на координатной панели, то тогда этого диалогового окна не появится. Программа самостоятельно поймет, что нужно делать.

О том, что строки были сгруппированы, мы можем понять по знаку «минус» на координатной панели. Это нам говорит о том, что данные были раскрыты. Теперь мы можем их скрыть, нажав на этот значок или кликнув по клавише 1 чуть выше (он обозначает степень группировки).

Видим, что строки оказались скрытыми, а знак минуса поменялся на плюс. Чтобы раскрыть нужную строку, можно нажать на него, и тогда программа это сделает самостоятельно. Если нужно раскрыть все строки, то нужно нажать на кнопку «2», которая находится сверху координатной панели в этом случае.

Как произвести группировку столбцов

Для группировки столбцов алгоритм действий приблизительно такой же:

1. В зависимости от того, какие параметры мы выбрали в настройках, нам нужно вставить новый столбец слева или справа от той области, которая будет группироваться.
2. Записываем в самой верхней ячейке появившегося столбца название группы.
3. Выделяем все столбцы, которые нам нужно сгруппировать (только оставить тот, который мы добавили на первом этапе), после чего нажать на кнопку «Группировать» аналогично описанному выше алгоритму.
4. Теперь нам нужно в маленьком окошке нажать по пункту «Столбцы» и кликнуть по клавише «ОК».
5. Успех.

Примечание. Точно так же, как при группировке строк, если мы выделяем столбцы целиком на горизонтальной координатной панели, у нас не появляется маленького диалогового окошка.

Как сделать многоуровневую группировку

Excel – функциональная программа, но на одноуровневой группировке, как описано в примерах выше, ее возможности не заканчиваются. Есть еще и возможность группировать ячейки по нескольким уровням. Это делается следующим образом:

1. Для начала создается главная группа описанным выше способом. К ней затем будут добавляться подгруппы.
2. После этого убеждаемся в том, что главная группа раскрыта. В ней также выполняем действия, описанные выше. Конкретные действия зависят от того, человек работает со строками или колонками.
3. В результате, можно создавать группы нескольких уровней. />

Инструкция по разгруппировке данных

Может появиться ситуация, когда ранее созданная группа или подгруппа больше не нужна. Для этого существует отдельная функция – «Разгруппировать». Чтобы ее реализовать, нужно выполнить следующие шаги:

1. Выделяем элементы, входящие в состав группы.
2. Открываем вкладку «Данные».
3. Находим там группу «Структура», открываем ее с помощью стрелочки внизу.
4. Там нажимаем на кнопку «Разгруппировать». Очень важно нажать именно по значку, а не надписи.

Далее мы выбираем, что именно мы хотим разгруппировывать. Выбираем тот пункт, которыый подходит в зависимости от того, что мы ранее группировали. После выполенния действия нажимаем клавишу ОК.

Внимание! Если до этого делалась многоуровневая группировка или создавалось несколько разных групп, то их реформирование должно осуществляться по отдельности.

Вот мы и получаем такой результат.

Это общий алгоритм разгруппировки ячеек, но как и в любом деле, есть множество нюансов. Давайте их рассмотрим более подробно.

Как разгруппировать листы

Может время от времени быть необходимым осуществлять разгруппировку листов. Для этого необходимо выполнить такую последовательность действий:

1. Для начала находим те листы, которые были сгруппированы. Если листы были заблаговременно сгруппированы, они будут отображаться одинаковым цветом или же название будет выделяться жирным шрифтом.
2. После этого нужно нажать правой кнопке мыши по одному из листов из группы, после чего в контекстном меню нажать на кнопку «Разгруппировать листы». Теперь они будут разгруппированы, и все изменения в них будут вноситься независимо от остальных.

Еще один способ разгруппировки листов – с использованием клавиши Shift и дальнейшего нажатия по активному листу в группе, которую нужно расформировать. То есть, необходимо определить группу, разгруппировка которой требуется, после чего нажать на одну из вкладок, а потом кликнуть по ней с зажатой клавишей Shift.

После того, как изменения были внесены, можно теперь и сгруппировать часть листов. Для этого нужно нажать на клавишу Ctrl или Cmd (первая – для компьютеров под управлением Windows, а вторая – для техники Apple), и с зажатой кнопкой попеременно щелкнуть по тем листам, которые нужно объединить в группу. После этого программа сделает все за пользователя.

Как разгруппировать данные, сгруппированные вручную

Перед тем, как осуществлять разгруппировку ячеек, нужно сначала понять, каким образом они были сгруппированы: вручную или автоматически. Ручной группировкой считается способ, описанный выше. Автоматическая генерация групп – это когда с помощью определенных функций они создаются. Например, после генерации промежуточных итогов. О том, что была использована эта возможность, можно понять по строке «Промежуточные итоги».

Если данные были сгруппированы через одноименную функцию Excel, то для того, чтобы ее расформировать, необходимо убедиться в том, что группа развернута. Если нет, то нужно нажать на кнопку + на боковой панели слева. О том, что группа развернута, мы можем судить по кнопке – там же. Когда мы разворачиваем группу, то начинаем видеть как скрытые строки, так и группы. После этого с помощью клавиатуры или левой клавиши мыши выделяем все ячейки, состоящие в группе, а дальше – по описанному выше алгоритму.

Мало кто знает, что есть еще один способ разгруппировки ячеек, сгруппированных вручную – использование горячих клавиш.

Для этого необходимо сначала выделить те столбцы, которые были сгруппированы, после чего нажать клавиши Alt + Shift + стрелка влево. Если работа осуществляется в компьютере, управляемым под Mac OS, то нужно воспользоваться комбинацией клавиш Command + Shift + J.

Как разгруппировать данные, сгруппированные автоматически

Если в результате проверки, которая была проведена в предыдущем пункте, оказалось, что данные были сгруппированы автоматически, то все несколько сложнее, поскольку стандартная функция разгруппировки не сработает в этом случае. Действия зависят от того, что именно осуществило группировку данных. Если это функция «Промежуточные итоги», то последовательность действий следующая:

1. Открываем ту же вкладку с данными на главной панели (или ленте, как ее еще очень часто называют).
2. После того, как мы нажмем на кнопку «Промежуточные итоги» (а именно это нам и нужно сделать в качестве второго шага) у нас появится окно. Сама кнопка находится в том же разделе – Структура. После этого появится окно, в котором нам нужно нажать на кнопку «Удалить все». Ее можно найти в левом нижнем углу окна или в другом месте (в зависимости от версии офиса и конкретной программы, в которой осуществляется работа с электронными таблицами).

Внимание! Этот способ удаляет не только группу, но и промежуточные итоги. Поэтому если вам нужно оставить их, лучше скопировать элементы группы на другой лист и пользоваться ими в качестве несгруппированных.

Настоятельная рекомендация для любых операций с таблицей по группировке или разгруппировке данных. Перед тем, как это сделать, нужно сделать копию исходной таблицы. В таком случае можно восстановить исходный вид документа, если что-то пойдет не по плану.

Таким образом, Excel обладает очень широким функционалом для структурирования данных. Конечно, он не сможет все сделать за человека, но позволяет более удобно организовать работу со структурированными данными. Все остальное должен будет сделать человек. Тем не менее, это очень функциональный инструмент, который будет очень полезным для тех, кому приходится работать с огромными количествами числовой и текстовой информации.

Многоуровневая группировка строк

Если у вас имеется большая и сложная таблица на небольшом мониторе (например, ноутбука), то в процессе работы с ней часто возникает желание скрыть часть ненужных в текущий момент данных (строк или столбцов). Основные способы для решения этой проблемы — скрытие строк и группировка. Вот о последнем способе и пойдет речь далее.

Предположим, что мы работаем вот с такой сложной многоуровневой таблицей с данными:

Обратите внимание на то, что в таблице ясно и четко прослеживаются вложенные друг в друга уровни данных. Такую структуру часто можно увидеть в:

• бюджетировании — статьи доходов/расходов группируются в блоки (cost centers) или по географическому признаку (страна-край-город)
• управлении проектами — этапы проектов разбиты обычно на более мелкие подзадачи и действия
• строительных сметах — похожим образом обычно расписываются расчеты расхода материалов и их стоимости при строительстве
• и т.д. — дальше придумайте сами.

Делать такую группировку вручную весьма мучительно, вследствие неудобности и ограниченности средств группировки самого Excel. Поэтому, столкнувшись как-то с подобной задачей в одном из своих проектов, я написал макрос для автоматической группировки подобных списков, которым и хочу тут поделиться. Чтобы применить его к вашему списку, проделайте следующие действия:

Нажмите сочетание клавиш ALT+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic. В нем выберите в меню команду Insert — Module, чтобы вставить новый модуль и скопируйте туда текст макроса:

При необходимости, текст можно слегка подкорректировать под ваши особенности, а именно изменить:

• FIRST_ROW — номер первой строки списка, начиная с которой пойдет группировка. Если у вас шапка не из одной строки или над таблицей есть данные — меняйте.
• FIRST_COLUMN — номер первого столбца списка, с которого начинается анализ и группировка. Если слева от вашей таблицы есть еще колонки, то эту константу также нужно изменить.
• NUMBER_OF_LEVELS — количество уровней (столбцов) для анализа. В приведенном выше примере мы хотим проанализировать три первых столбца, поэтому значение этой константы =3

Важно! Макрос предполагает, что:

• Уровни заполняются по порядку, т.е., например, уровень 3 не может быть написан, если ему не предшествовал уровень 2.
• В первом столбце списка в последней строке должно быть слово Конец, которое необходимо, чтобы макрос понял, где заканчивается список и пора остановиться:

Чтобы запустить добавленный макрос для списка на текущем листе, нажмите сочетание клавиш ALT+F8, выберите в списке наш макрос Multilevel_Group и нажмите кнопку Выполнить (Run) .

Ссылки по теме

Ну, это вопрос вкуса

Для примера — по первой иллюстрации в статье. Ввести в ячейку H2 формулу =ПОИСКПОЗ(«*»;A2:G2;0) и скопировать вниз до конца списка. Получите номер первой непустой ячейки с текстом в строке, т.е. уровень вложенности. Пойдет?

У меня такое сработало. Не претендую на оптимальность.

Sub ЗаполнениеУровняГруппировки()
‘ Для ускорения работы макроса обновление экрана отключается.
Application.ScreenUpdating = False
Dim rr, i, c As Long
c = ActiveCell.Column
i = CLng(InputBox(«введите номер первой строки для обработки?», «введите номер первой строки для обработки?», ActiveCell.Row))
rr = ActiveCell.UsedRange.Rows.Count
While i < rr
Cells(i, c).Value = ActiveSheet.Rows(i).OutlineLevel
i = i + 1
Wend
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Все правильно. Итоги вручную считать — это прошлый век. Вы им еще сводные таблицы покажите — сойдут с ума от радости

Добрый день. Подскажите пожалуйста как изменить макрос для группировки структуры в примере ниже.

округ	Сервис 1	Фио 6	1
округ	Сервис 1	Фио 7	43
округ	Сервис 1 итого	44
округ	Сервис 2	Фио 1	13
округ	Сервис 2	Фио 2	18
округ	Сервис 2	Фио 3	9
округ	Сервис 2	Фио 4	3
округ	Сервис 2 итого	Фио 5	3
округ итого	134
округ 1	Сервис 3	Фио 1	13
округ 1	Сервис 3	Фио 2	18
округ 1	Сервис 3	Фио 3	9
округ 1	Сервис 3	Фио 4	3
округ 1	Сервис 3 итого	Фио 5	3
округ 1 итого	46
Общий итог	180

Николай, добрый день!

Неужели в Экселе стоит ограничение по количеству уровней группировки =8? если нет, то где-то это настраивается?
У меня есть отчет, в котором 11 уровней группировки, но после 8 уровня Эксель не дает больше создать и все нижние перегруппировывает в более высокий

Светлана, насколько я знаю, 8 уровней — это предел в любой версии Excel и поменять это ограничение нельзя

День добрый, Николай!
Ваш макрос подходит просто идеально для моей задачи!
Признаюсь сразу: раньше этим не занималась. Теперь нужно Вчера освоила написание простых макросов. Хотела ваш просто скопировать в свой лист, убрав зеленый текст. Когда пробую применить его в работу пишет следующую ошибку: «Run-time error ‘1004’: Невозможно получить свойство Match класса WorksheetFunction» . Подскажите, в чем причина?

Здравствуйте. Очень понравилась статья. У меня вопрос, можно ли сделать автоматическую группировку с помощью макроса не разбивая по столбцам.
Столбец по которому хотел сделать выглядит вот так:

Нужно изменить настройки группировки во вкладке данные —> группировка. Или добавить это в начале кода:

With ActiveSheet.Outline
.AutomaticStyles = False
.SummaryRow = xlAbove
.SummaryColumn = xlLeft
End With
Selection.ApplyOutlineStyles

Artyom Avakyan
Макрос работает. Но можно ли его так изменить, что бы он не проставлял уровни, в столбце числами, а смотрел их по какому-то столбцу умной таблицы, у меня автоматом уровни определяются 1.1, 1,2 (формулой). Таблица-шаблон, и уровни меняются.

Совсем никто не может подсказать?

Добрый день, а можно ли сделать группировку по датам (суткам), таблицы такого вида:

а то выматывает постоянно туда-сюда елозить мышкой

По датам лучше всего создать сводную таблицу и там групировать хоть по дням, хоть по неделям и с любим шагом

Добрый день. Всех с наступающим Новым Годом. Пытаюсь разобраться с многоуровневой группировкой строк, макрос что опубликован выше вроде подходит для решения моей задачи, но почему-то не получается, где моя ошибка?
Пример:

Контрагент. Канал збуту	Супервайзер	Торговий представник	Транспортный код
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Верес Мария Валерьевна	Музира Людмила Григорьевна	1405
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280
HoReCa	Краськович Маргарита Васильевна	Царенко Андрей Сергеевич	280

Строк около 25тыс., транспортный код (это разные адреса около 700 штук) не повторяются, следующая колонка, ее не видно это дата месяца.

Const FIRST_ROW = 2 ‘первая строка списка (оставляю без изменений)
Const FIRST_COLUMN = 1 ‘первый столбец списка (меняю на 4 — колонка транспортный код)
Const NUMBER_OF_LEVELS = 3 ‘количество уровней (меняю на 1 )

Если верно понимаю, то должна произойти группировка только по 4 колонке. НО НИЧЕГО НЕ ПРОИСХОДИТ. Может кто подскажет. Спасибо заранее.

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

Группировка данных в Excel: строки и столбцы

Приветствую вас снова на WiFiGid! В этой инструкции мы поговорим про то, как можно сгруппировать строки в Excel (а заодно и столбцы и другие данные). Надеюсь, объяснять «ЗАЧЕМ» все это, вам не нужно – чтобы было удобнее понимать таблицу. Поэтому предлагаю сразу же перейти к настройкам. Выбираем ситуацию под себя и сделаем. Статья будет в наших лучших традициях – коротко, по шагам, с картинками.

Но если вдруг остались вопросы или есть чем дополнить – добро пожаловать в комментарии!

Вариант 1 – Группировка по строкам

Приступаем к самому простому – группировке по строкам. Допустим, у нас есть вот такая симпатичная табличка с расчетом заработных плат моих коллег:

Предлагаю для примера сгруппировать отдельно зарплаты за июнь.

1. Добавляем пустую строку выше первой строки, в которой встречается «июнь» и прописываем название группировки – «июнь». На самом деле эту строку можно и не добавлять – используется исключительно для наглядности, а в своей таблице вы и без того можете все спокойно понимать.

1. Прекрасно! Теперь выделяем вручную (да-да, никакой автоматизации, для автоматизаций лично я предпочитаю работать с таблицами через тот же pandas) строки, которые мы хотим сгруппировать. Далее переходим на вкладку «Данные» и там нажимаем на кнопку «Группировать» (раньше была спрятана в разделе «Структура», так как по сути мы создаем структуру таблицы, сейчас так названа вся группа этих кнопок).

1. Так как строки сразу были выделены верно, они сгруппируются, а слева отобразится кнопка для сворачивания группы:

Нажимаем на знак «минус» – свернуть группу. Нажимаем на знак «плюс» – развернуть группу.

Вариант 2 – Группировка по столбцам

Здесь все аналогично предыдущему способу, только вместо выделения строк мы выделяем столбцы. А алгоритм тот же:

1. Вставляем пустой столбец и прописываем ему название группы (чтобы потом группа не потерялась).
2. Выделяем нужные для группировки столбцы.
3. На вкладке «Данные» нажимаем «Группировать».
4. Наслаждаемся результатам своей прекрасной работы!

Вариант 3 – Вложенные группировки

Просто дополню, т.к. наверняка вы и сами бы до этого догадались. Иногда нужно сделать группировку внутри другой группировки – так вот это в Excel возможно. А главное делается все так же – выделяем, группируем, радуемся. А перемещаться между уровнями вложенности можно будет через вот эти кнопки с цифрами (на скриншоте кроме кнопок с цифрами обратите внимание на второй уровень группировки по стоблцам):

Как разгруппировать данные?

Очень похоже на предыдущий вариант, но используется другая кнопка:

1. Выделяем те строки или столбцы, которые мы хотим разгруппировать (на этом примере я будут разгруппировывать столбцы).
2. На вкладке «Данные» становится активна кнопка «Разгруппировать» – щелкаем по ней:

Как сделать плюсик и минус сверху?

Если вы обратили внимание, то кнопка «плюсика» и «минусика» по умолчанию расположены снизу (а для столбцов справа). Это поведение можно изменить.