Как в зуп изменить фамилию сотрудника и паспортные данные
Дата публикации 11.04.2023
Использован релиз 3.1.25
Изменить паспортные данные сотрудника можно разными способами.
- В справочнике "Сотрудники" (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка "Личные данные") или в справочнике "Физические лица" (раздел Кадры – Физические лица) в разделе "Документы, удостоверяющие личность" укажите новые паспортные данные. В поле "Сведения о документе действуют с . " укажите дату, с которой действуют новые данные. Кнопка "ОК". При этом программа выдаст сообщение, что при редактировании изменены сведения о документе, удостоверяющем личность. Нажмите кнопку "Изменился документ, удостоверяющий личность".
- Также паспортные данные можно изменить в специальной форме "История изменения документа, удостоверяющего личность" справочника "Сотрудники", нажав на одноименную ссылку, или по ссылке "Предыдущие удостоверения личности" справочника "Физические лица". В форме нажмите на кнопку "Добавить" и заполните строку новыми паспортными данными (рис. 2, рис. 3). Выберите её. Кнопка "ОК".
Смотрите также
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:
Как изменить фамилию сотрудника?
Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Как ввести новые данные в программе?
Сотрудница Организации Климова А. Г. предоставила копию паспорта с новой фамилией. Паспорт на фамилию Трифонова выдан 01.10.2019.
Изменить фамилию сотрудника в программе можно двумя способами:
- из карточки физического лица;
- из карточки сотрудника.
Изменение фамилии из карточки физического лица
Откройте карточку физического лица, фамилию которого нужно изменить, в разделе Справочники — Зарплата и кадры — Физические лица .
По ссылке Изменить ФИО укажите:
- Фамилия — новая фамилия согласно предоставленных работником документов;
- Дата — дата выдачи паспорта.
Введите новые данные паспорта сотрудника по ссылке Предыдущие удостоверения личности .
Сведения в карточке Сотрудник изменятся автоматически.
Изменение фамилии из карточки сотрудника
Откройте карточку сотрудника, фамилию которого нужно изменить, в разделе Зарплата и кадры — Кадры — Сотрудники (либо Справочники — Зарплата и кадры — Физические лица ).
Перейдите по ссылке История .
По кнопке Добавить укажите:
- Фамилия — новая фамилия согласно предоставленных работником документов;
- Действует с — дата выдачи паспорта.
Введите новые паспортные данные по ссылке История .
Сведения в карточке Физическое лицо изменятся автоматически.
См. также:
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Изменение персональных данных сотрудников в программах 1С
Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах. Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации. Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1.
Итак, напомним о каждом виде персональных данных.
СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются. Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций. При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.
Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:
• достижение возраста 20, 45 лет;
• смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
• порча или утеря паспорта.
Замена паспорта – это обязанность работника.
Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС.
Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.
В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.
Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).
Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.
Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.
Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.
Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:
Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта. По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.
При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.
Для этого используется функция «История»:
Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».
Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.
Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.
Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:
После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».
В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:
В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».
Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
В карточке физического лица данные изменились автоматически:
Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:
Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.
Где изменить фамилию сотрудника в программе 1С:ЗУП 8?
Изменение фамилии сотрудника осуществляется в справочнике Физические лица (раздел Кадры – Физические лица) или в справочнике Сотрудники (раздел Кадры – Сотрудники). Редактирование Ф.И.О. сотрудника или регистрация изменений фамилии, имени, отчества (например, в случае замужества) осуществляется в специальной форме ввода Смена ФИО, вызываемой по ссылке Изменить ФИО (рис. 1). При регистрации изменения Ф.И.О. необходимо указать дату, с которой меняется фамилия (имя, отчество) сотрудника. При изменении Ф.И.О. в карточке сотрудника они сохраняются в справочнике физических лиц (нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него) и наоборот.
Историю изменений фамилии, имени, отчества сотрудника можно просмотреть и отредактировать по ссылке История ФИО (рис. 2).