Татьяна Телегина — Тайм-менеджмент. Полный курс
• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;
• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.
Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».
Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее[29].
1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?
2. Что такое хронометраж?
3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?
4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?
5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?
6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?
7. Какие классификации расходов времени вы знаете?
8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.
9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?
10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?
Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.
1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.
2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?
3. Запишите все шаги в третью колонку.
4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?
Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.
Анализ поглотителей времени студента
1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.
2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.
4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.
5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
1. выявите свои поглотители;
2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;
3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.
Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.
Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.
Есть нечто более сильное, чем все на свете войска: это идея, время которой пришло.
3.1. Определение понятия. Задачи
Время как невосполнимый ресурс требует к себе аккуратного, бережного отношения. Для того чтобы быть успешным и достичь своих целей, необходимо укладываться в сроки, выполнять взятые на себя обязательства. Опоздание на важную встречу всего на пять минут может сорвать выгодную сделку, а не сделанный в обещанное время звонок – обернуться упущенной возможностью получить хорошую работу. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, и кажется, что времени на все не хватает. Возникает состояние перегрузки и стресса, в панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а после с сожалением произносим: «И куда только ушло время? Эх, если бы еще только один день, и я бы все успел».
Но даже в этом девятом вале забот есть возможность действовать эффективно, находить резервы времени и на неотложные дела, и на долгосрочные перспективные проекты, и на отдых благодаря последовательному планированию своего времени.
Древнее мудрое высказывание гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а так, как сам парус поставлю». Планирование – это способность так его поставить, чтобы, используя направление и скорость ветра, достичь желаемого берега с наименьшими затратами усилий и в кратчайшие сроки. И прежде чем ставить парус, необходимо знать, куда плыть. Наличие цели делает планирование собственной деятельности эффективным средством достижения результата.
Почему же так трудно бывает составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени (таблица 3.1). Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, нарушающее самый точный и детальный план.
Единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения, – время. Перед ним все равны: банкиры и домохозяйки, студенты и менеджеры. Каждому отпущено 24 часа в сутки. Разница только в том, как это время используется.
Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).
Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин.
Эту систему можно представить в виде пирамиды (рис. 2.1).
При этом нужно помнить, что это ресурс невосполнимый. Украденный час, в отличие от денег, вам никто не вернет.
Что же отнимает наше время? Куда утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, годы?
Создание персональной системы учета времени позволяет оптимизировать его непродуктивные расходы на различные процессы деятельности. Для этого необходимо не только иметь представление о ресурсах времени, но и знать, какие действия отнимают время, являются его поглотителями. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
2.2. Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени
В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.
Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!
А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).
Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.
Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.
1. нечеткая постановка цели;
2. отсутствие приоритетов в делах;
3. попытки слишком много сделать за один раз;
4. отсутствие представления о предстоящих задачах;
5. плохое планирование дня;
6. заваленный письменный стол;
7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;
9. недостаток мотивации;
10. телефонные звонки, отрывающие от дела;
11. поиски записей, адресов, телефонов;
12. недостаток кооперации;
13. незапланированные посетители;
14. неспособность сказать «нет»;
15. неполная или запоздалая информация;
16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17. неумение довести дело до конца;
18. отвлечение на внешние факторы;
19. затяжные совещания, собрания;
20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;
22. болтовня на частные темы;
23. излишняя коммуникабельность;
24. чрезмерное количество деловых записей;
25. синдром откладывания;
26. желание знать все факты;
27. длительное ожидание (очереди);
28. спешка, нетерпение;
29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);
30. недостаточный контроль за делегированием;
31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.
Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.
Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.
Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели».
Экономия времени – от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.
• Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто».
Активно применяйте следующие принципы:
• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т. д.;
• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.
• Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.
Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS.
Это – сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.
• Введите коэффициент «Польза перемещения», представляющий собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание – один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени.
Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни – вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.
Как рассчитать количество непродуктивно затраченного времени
Текст книги "Тайм-менеджмент. Полный курс"
«Это трудоемкий процесс… Лень… Забываю…» – типичные проблемы. Задача первых недель ведения хронометража – создать «фотографию» своего дня, посмотреть на себя в зеркало. А это не всегда бывает приятно: отражение не радует. Самый простой выход видится в одном – прекратить вести хронометраж. И оправдания находятся. Но от того, что вы отвернетесь от зеркала, ваш реальный облик не изменится. Приходится принимать непростое решение: оставить все как есть (а это уже будет нелегко, ведь вы видели реальное положение вещей) или пойти по пути изменений себя, своей деятельности, своей жизни.
Кто-то скажет: «Это жесткая система, подробный учет – не для меня».
Система жестока: она заставляет вести правдивый учет. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время.
Система… щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.
Или: «Теперь всю жизнь нужно вести учет каждого своего шага? Это невозможно».
Вероятно, для многих будет достаточно вести такую хронокарту несколько недель, так как в течение этого времени уже можно будет достигнуть большого успеха в смысле самого контроля над временем и правильного распределения времени.
Быть может, время от времени придется снова прибегать к хронокартам, чтобы не давать налаженной работе разлаживаться. Установление же хронокарты в качестве постоянной меры я считаю излишним.
Возможна и такая реакция: «Слишком сложно, запутанно: очень много разных показателей, коэффициентов – за всем не уследишь».
Наиболее простой способ «облегчения» системы без существенных потерь качества автор статьи подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике.
Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать «дисциплинарную неделю», с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для «поддержания тонуса».
Таким образом, «дисциплинарные недели» помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже – применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:
• в течение «предпроектного обследования»;
• во время периодических «дисциплинарных недель»;
• после существенных изменений в характере деятельности.
В первые одну-две недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, так как главная задача – выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие три-четыре недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения».
Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».
Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.
Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.
Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.
Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом «дисциплинарные недели» служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности.
Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности бывает полезно, чтобы выявить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители и т. д. Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например, при приходе с улицы в помещение. Хронометраж – тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.
Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:
• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;
• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;
• не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;
• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;
• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.
Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».
Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее[29] 29
Г. С. Альтшуллер. О системе А. А. Любищева [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibliot/altshull.shtm.
1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?
2. Что такое хронометраж?
3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?
4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?
5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?
6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?
7. Какие классификации расходов времени вы знаете?
8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.
9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?
10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?
Практические задания
Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.
Выполните задание.
1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.
2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?
3. Запишите все шаги в третью колонку.
4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?
Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.
Анализ поглотителей времени студента
Выполните задания.
1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.
2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.
4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.
5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
1. выявите свои поглотители;
2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;
3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.
Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.
Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.
Глава 3
Планирование
Есть нечто более сильное, чем все на свете войска: это идея, время которой пришло.
3.1. Определение понятия. Задачи
Время как невосполнимый ресурс требует к себе аккуратного, бережного отношения. Для того чтобы быть успешным и достичь своих целей, необходимо укладываться в сроки, выполнять взятые на себя обязательства. Опоздание на важную встречу всего на пять минут может сорвать выгодную сделку, а не сделанный в обещанное время звонок – обернуться упущенной возможностью получить хорошую работу. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, и кажется, что времени на все не хватает. Возникает состояние перегрузки и стресса, в панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а после с сожалением произносим: «И куда только ушло время? Эх, если бы еще только один день, и я бы все успел».
Но даже в этом девятом вале забот есть возможность действовать эффективно, находить резервы времени и на неотложные дела, и на долгосрочные перспективные проекты, и на отдых благодаря последовательному планированию своего времени.
Древнее мудрое высказывание гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а так, как сам парус поставлю». Планирование – это способность так его поставить, чтобы, используя направление и скорость ветра, достичь желаемого берега с наименьшими затратами усилий и в кратчайшие сроки. И прежде чем ставить парус, необходимо знать, куда плыть. Наличие цели делает планирование собственной деятельности эффективным средством достижения результата.
Почему же так трудно бывает составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени (таблица 3.1). Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, нарушающее самый точный и детальный план.
Таблица 3.1. Пример классического планирования
Тем не менее нужно и укладываться в сроки, и выполнять свои функциональные обязанности, и уделять внимание долгосрочным проектам. Решить эту задачу помогает гибкое планирование. Существует много различных его видов, позволяющих выбрать оптимальный вариант исходя из личностных особенностей человека, соответствующих специфике его деятельности.
Важно помнить, что основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главной остается ориентация на результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов, окупаются, а эффективность применения этого метода остается высокой.
3.2. Контекстное планирование
Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.
• Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.
• Встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому.
• Буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции.
На который час записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Каким образом определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Остается одно – надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда задачу можно было бы решить. И потом еще долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Не поможет и стикер, наклеенный на монитор: он не только затеряется в ворохе аналогичных стикеров, призванных напомнить о важном и неотложном, но еще и «похоронит» под собой запись о реферате, который преподаватель ждет от вас «к позавчера».
Возможно даже, что существуют два времени: то, за которым следим, и то, которое нас преобразует.
Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.
Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими.
Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).
«Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.
Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома».
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».
3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».
Использование контекста «внешние обстоятельства»
Некоторое время назад, в период обострения борьбы с международным терроризмом, на многих авиалиниях были введены новые правила – «никаких жидкостей и гелей».
Борьба с террором – вещь хорошая, но для многих часто путешествующих людей это стало вызовом – отказаться от привычных шампуней и дезодорантов. Сложившейся ситуацией сумел воспользоваться предприниматель Майкл Миллер.
Созданная им компания с успехом воплотила в жизнь его идею: доставлять туалетные принадлежности путешественникам прямо в номер отеля, где они останавливаются. Заказ можно было оформить на сайте компании – и небольшие флакончики любимого шампуня или дезодоранта уже дожидались в забронированном номере. Путешественники избавлялись от необходимости тратить время в поисках необходимых товаров в чужом городе, а Миллер не только раскрутил свой сайт, но и получил хорошую прибыль, сумев воспользоваться сложившейся ситуацией.
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я ощущаю себя больным/здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».
Использование контекста «внутренние обстоятельства»
Рассказывают, что, когда Александр Сергеевич Пушкин читал разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» под названием «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмму.
Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.
В последнее время понятие «контекст» становится одним из главных в области тайм-менеджмента и самоорганизации. Обилие возможностей, имеющихся в распоряжении современного человека, существенно повышает требования к системам самоорганизации. Одна из таких систем, позволяющая использовать различные контексты для повышения эффективности самоменеджмента, обеспечивающая гибкость реагирования и помогающая более полно реализовать имеющиеся возможности, может быть организована с помощью карточек контекстов. Автор данной системы, активный участник ТМ-сообщества Лембиту Кыйв, так описывает предложенную технологию.
Сложность планирования в современном обществе во многом возникает из-за того, что мы пытаемся втиснуть многомерный мир в одномерный список. Карточки контекста позволяют устранить это несовершенство.
Как это использовать
Количество используемых каждым из нас контекстов может быть индивидуальным. Тут нет ограничений. Лишь бы процесс их применения был понятным и удобным.
Рассмотрим это на всем понятном примере – «офис». Так как в реальной жизни ему соответствует конкретное место, то и модель контекста должна отражать его полезные свойства.
Первая мысль, которая рождается: раз это место, значит, рядом с ним должно быть что-то или кто-то. Таким образом, контекст «офис» обретает первую грань – «то, что рядом», или список связанных контекстов.
Идем дальше: если ваш офис в субботу и воскресенье не работает, то он в эти дни не является контекстом. В результате мы получаем еще одну составляющую – «условия».
Третья и четвертая составляющие возникают из тривиальной мысли: физически можно быть либо в месте контекста, либо вне его. Значит, нужно иметь еще два списка: первый – то, что нужно сделать или взять с собой до попадания в это место, второй – то, что нужно сделать на месте. Обобщим эти рассуждения в таблице 3.2.
Принцип работы с карточками контекста предельно прост.
По пунктирной линии нужно вырезать ярлычок и вписать в него название контекста (рис. 3.1). Оборотную сторону тоже необходимо разделить на две части по горизонтали. Верхнюю половину подписать «Условия», нижнюю – «Рядом» (рис. 3.2).
Сами карточки небольшие (125 × 85 мм), выполнены из плотной линованной бумаги с пунктирной разметкой для вырезания ярлычка с правой стороны. Размер карточки выбран таким образом, чтобы можно было хранить ее подшитой в органайзере или брать с собой, так как она легко помещается в обложке паспорта. Карточку легко заполнять и проверять в походных условиях. Цветные ярлычки помогают быстро находить нужную карточку, а универсальная внутренняя структура позволяет сразу, по горячим следам вносить необходимые корректировки. Среднее время на подготовку одной карточки – полторы-две минуты, а хватает ее обычно на две-три недели[30] 30
Полный текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества: Кыйв Л. Карточки контекстов [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/koiv2.
Таблица 3.2. Карточка контекста
Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.
Контекстное планирование – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное.
Наладить систему контекстного планирования достаточно просто. Для этого следует придерживаться следующей техники, состоящей из трех основных шагов.
Шаг 1. Выделить типовые личные контексты (как правило, их бывает достаточно от пяти до девяти), наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности.
Шаг 2. Составить список задач под каждый контекст.
Шаг 3. При приближении контекста просмотреть список соответствующих ему задач.
Данное произведение размещено по согласованию с ООО «ЛитРес» (20% исходного текста). Если размещение книги нарушает чьи-либо права, то сообщите об этом.
Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления
«Это трудоемкий процесс. Лень. Забываю. » — типичные проблемы. Задача первых недель ведения хронометража — создать «фотографию» своего дня, посмотреть на себя в зеркало. А это не всегда бывает приятно: отражение не радует. Самый простой выход видится в одном — прекратить вести хронометраж. И оправдания находятся. Но от того, что вы отвернетесь от зеркала, ваш реальный облик не изменится. Приходится принимать непростое решение: оставить все как есть (а это уже будет нелегко, ведь вы видели реальное положение вещей) или пойти по пути изменений себя, своей деятельности, своей жизни.
Кто-то скажет: «Это жесткая система, подробный учет — не для меня».
Система жестока: она заставляет вести правдивый учет. Приписать лишнее — значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу — от тупости, что ли? Убивать часы — значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время. Система. щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.
Г. Альтшуллер. О системе Любищева
Или: «Теперь всю жизнь нужно вести учет каждого своего шага? Это невозможно».
Вероятно, для многих будет достаточно вести такую хронокарту несколько недель, так как в течение этого времени уже можно будет достигнуть большого успеха в смысле самого контроля над временем и правильного распределения времени.
Быть может, время от времени придется снова прибегать к хронокартам, чтобы не давать налаженной работе разлаживаться. Установление же хронокарты в качестве постоянной меры я считаю излишним.
П. Керженцев. Борьба за время
Возможна и такая реакция: «Слишком сложно, запутанно: очень много разных показателей, коэффициентов — за всем не уследишь».
Наиболее простой способ «облегчения» системы без существенных потерь качества автор статьи подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике.
Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать «дисциплинарную неделю», с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т.д. В остальное время — минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для «поддержания тонуса».
Таким образом, «дисциплинарные недели» помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже — применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:
- • в течение «предпроектного обследования»;
- • во время периодических «дисциплинарных недель»;
- • после существенных изменений в характере деятельности.
В первые одну-две недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, так как главная задача — выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие три-четыре недели — наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения».
Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».
Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.
Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.
Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.
Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом «дисциплинарные недели» служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности. Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности бывает полезно, чтобы выявить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители и т.д. Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например, при приходе с улицы в помещение. Хронометраж — тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.
Г. Архангельский. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы
Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:
- • позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;
- • вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом — к собственной
- • не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;
- • вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;
- • способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.
Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована
в одной фразе: «Хочешь управлять — измерь».
Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа — продуктивнее 1 .
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
- 1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?
- 2. Что такое хронометраж?
- 3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?
- 4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?
- 5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?
- 6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?
- 7. Какие классификации расходов времени вы знаете?
- 8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.
- 9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?
- 10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ
Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.
Возможные причины потерь времени
Меры по их устранению
‘ Г. С. Альтшуллер. О системе А. А. Любищева [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibliot/altshull.shtm.
Окончание таблицы
Поглотитель времени
Возможные причины потерь времени
Меры по их устранению
Выполните задание.
- 1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.
- 2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?
- 3. Запишите все шаги в третью колонку.
- 4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?
Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.
Анализ поглотителей времени студента
Насильственное пробуждение меня
Завтракал. «Схватил бутерброд на бегу»
Проверил электронную почту, «вылетая из дома»
Очень быстро побежал в академию
Осознал, что можно было и не бежать, — забыл, что первой пары сегодня нет. Бестолково толкался перед дверью. Курил
Крайне интересная лекция о необходимости сдать курсовик в этом десятилетии. Практикум. Доказал, кто лучше всех решает задачки по экономике!
Пил кофе, курил. Поболтал с ребятами, узнал про курсовик
Третья пара. Слушал лекцию, конспектировал
Пошел в кафе перекусить
Просто сидел в кафе
Пытался дозвониться до начальства, узнать, надо ехать на работу или нет. Не дозвонился
Все-таки решил поехать. Дорога до работы
Пришел, переоделся, спустился на инструктаж
Ждали инструктаж, курили. Не дождались.
Пошли в столовую пить чай
Пили чай, болтали
Сидел на лавочке во дворе (страдал фигней)
Окончание таблицы
Ура! Работа! Пришла фура, менеджер отдела снабжения попросил разгрузить. Грузили. Уронили пару коробок, было весело
Пришел начальник, дал ценные указания.
Работал с базой данных в Access
Чатился на форуме. Пришел начальник
ICQ (можно не писать, с кем переписывался?)
Быстро собрался домой
Вспомнил про курсовик. Попытался работать над курсовиком + читал новости в Интернете
Смотрел на монитор, понял, что хочу спать. Выключил компьютер. Пошел в душ
Выполните задания.
- 1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.
- 2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
- 3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.
- 4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.
- 5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фик сации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
- 1) выявите свои поглотители;
- 2) используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;
- 3) используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.
Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.
Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.
Хочу меньше смотреть телевизор
Давно хочу прочитать книгу Ильфа и Петрова «12 стульев», но руки не доходят
Хочу меньше опаздывать
Хотелось бы меньше времени тратить на дорогу
Найти бы время освоить PowerPoint
Хорошо бы еще написать курсовик
Давно мечтаю заняться восточными единоборствами
Гб g планирован
Определение понятия. Задачи 94
Контекстное планирование 96
Долгосрочное планирование 108
Планирование дня 110
Метод структурированного внимания и горизонты планирования 120
Система планирования на основе метода структурированного внимания 124
ие
Есть нечто более сильное, чем все на свете войска: это идея, время которой пришло.
3.1. Определение понятия.
Задачи
Время как невосполнимый ресурс требует к себе аккуратного, бережного отношения. Для того чтобы быть успешным и достичь своих целей, необходимо укладываться в сроки, выполнять взятые на себя обязательства. Опоздание на важную встречу всего на пять минут может сорвать выгодную сделку, а не сделанный в обещанное время звонок — обернуться упущенной возможностью получить хорошую работу. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, и кажется, что времени на все не хватает. Возникает состояние перегрузки и стресса, в панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а после с сожалением произносим: «И куда только ушло время? Эх, если бы еще только один день, и я бы все успел».
Но даже в этом девятом вале забот есть возможность действовать эффективно, находить резервы времени и на неотложные дела, и на долгосрочные перспективные проекты, и на отдых благодаря последовательному планированию своего времени.
Древнее мудрое высказывание гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а так, как сам парус поставлю». Планирование — это способность так его поставить, чтобы, используя направление и скорость ветра, достичь желаемого берега с наименьшими затратами усилий и в кратчайшие сроки. И прежде чем ставить парус, необходимо знать, куда плыть. Наличие цели делает планирование собственной деятельности эффективным средством достижения результата.
Почему же так трудно бывает составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием
тайм менеджмент практическая работа. тайм-менеджмент. Задача 2 Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника организации. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета коэффициента полезного действия
Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма 
Скачать 25.68 Kb.
«МОСКОВСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Форма обучения: очно-заочная
ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАДАНИЙ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ
Тайм- менеджмент
Группа Ет21Ю171
Студент
М.П. Шрейнер
Практическое занятие 1
Составьте перечень своих ролевых функций. Запишите их. Проранжируйте элементы по степени их важности. Дайте количественную оценку каждой роли по следующей формуле:
ФактУД = ФормУД ± УВ,
где ФормУД — формально уделяемое время;
УВ – уделяемое время;
ФактУД – фактически уделяемое время.
Дочь: ФормУД=1 час
ФактУД=1 час+1 час=2 часа
Подруга: ФормУД=1 час
ФактУД=1 час+1 час+2 часа=4 часа
Работник: ФормУД=8 часов
ФактУД=8 часов-0.5 часа-2 часа-0.5 часа=5 часов
Студент: ФормУД=3 часа
ФактУД=3 часа-0.5 часа=2.5 часа
Хозяйка собаки: ФормУД=1.5 часа
ФактУД=1.5 часа+0.5 часа-0.5 часа=1.5 часа
Спортсменка: ФормУД=1.5 часа
ФактУД=1.5 часа-0.5 часа=1 час
1. Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника организации.
2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
3. Определите поглотителей времени. Подсчитайте количество времени, потраченного непродуктивно, используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени.
4.Предложите свои варианты мер по устранению потерь.
Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:
КНИВ – количество нерационально использованного времени (поглотители);
ВБ – время «брутто», длительность всего периода учета;
ВН – время «нетто», сумма длительностей всех полезных работ.
Формула расчета «коэффициента полезного действия», полезного использования времени:
Единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения, – время. Перед ним все равны: банкиры и домохозяйки, студенты и менеджеры. Каждому отпущено 24 часа в сутки. Разница только в том, как это время используется.
Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).
Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин.
Эту систему можно представить в виде пирамиды (рис. 2.1).
При этом нужно помнить, что это ресурс невосполнимый. Украденный час, в отличие от денег, вам никто не вернет.
Что же отнимает наше время? Куда утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, годы?
Создание персональной системы учета времени позволяет оптимизировать его непродуктивные расходы на различные процессы деятельности. Для этого необходимо не только иметь представление о ресурсах времени, но и знать, какие действия отнимают время, являются его поглотителями. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
2.2. Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени
В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.
Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!
А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).
Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.
Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.
1. нечеткая постановка цели;
2. отсутствие приоритетов в делах;
3. попытки слишком много сделать за один раз;
4. отсутствие представления о предстоящих задачах;
5. плохое планирование дня;
6. заваленный письменный стол;
7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;
9. недостаток мотивации;
10. телефонные звонки, отрывающие от дела;
11. поиски записей, адресов, телефонов;
12. недостаток кооперации;
13. незапланированные посетители;
14. неспособность сказать «нет»;
15. неполная или запоздалая информация;
16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17. неумение довести дело до конца;
18. отвлечение на внешние факторы;
19. затяжные совещания, собрания;
20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;
22. болтовня на частные темы;
23. излишняя коммуникабельность;
24. чрезмерное количество деловых записей;
25. синдром откладывания;
26. желание знать все факты;
27. длительное ожидание (очереди);
28. спешка, нетерпение;
29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);
30. недостаточный контроль за делегированием;
31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.
Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.
Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.
Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели».
Экономия времени – от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.
• Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто».
Активно применяйте следующие принципы:
• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т. д.;
• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.
• Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.
Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS.
Это – сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.
• Введите коэффициент «Польза перемещения», представляющий собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание – один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени.
Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни – вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.
Тайм-менеджмент Учебно-методическое пособие для студентов специальности 23.05.04 Эксплуатация железных дорог
Шаг 3. Отслеживание в динамике осуществляем с помощью графика. Для этого используем таблицу с данными, полученными в процессе ведения хронометража, и выбранные нами показатели. На основании этих данных строим график (рис.3), позволяющий наглядно увидеть динамику происходящих изменений как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей и времени, затраченного на изучение английского языка. На графике наглядно представлено, что если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа времени, то к концу первой недели ведения хронометража — 45 мин. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 ч 15 мин. Аналогично можно отслеживать динамику любого из показателей.
В то же время, если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 мин, а на просмотр телевизионных программ — 80-120 мин, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 мин, а высвобожденные резервы времени (1 ч 15 мин) были использованы для изучения английского языка.
Рис. 3. Динамика показателей (совмещенный график)
Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:
Время «брутто»- Время «нетто» = Количество нерационально использованного
Углубленный анализ помех «поглотителей» времени
Обычно углубленный анализ каких-либо компонентов ТМ-системы — закономерный шаг после первой ознакомительной инвентаризации трат времени. Даже самая поверхностная инвентаризация времени обычно выявляет слабые места персональной или организационной системы управления временем.
Углубленный анализ помех осуществляется в три этапа:
1 этап. Заполнение листа учета дневных помех (в данном случае заполняется за один день, при самостоятельном проведении анализа рекомендуется заполнять лист учета в течение длительного периода времени).
2 этап. По мере заполнения «листа учета дневных помех» (или по истечении учетного периода времени) информация о помехах обобщается и анализируется.
3 этап. Разрабатываются способы борьбы с наиболее опасными помехами.
Пример таблицы для проведения углубленного анализа временных помех
Колесо баланса областей жизни
Наша жизнь – это колесо, разделенное на сегменты – важные для нас области жизни: семья, работа, здоровье и т.д., рис. 2. Колесо баланса составляется на определенный отрезок времени, период планирования составляет 7 дней.
Рис. 2. Шаблон колеса жизненного баланса
Этапы анализа жизненного баланса:
На своем колесе баланса выделите восемь наиболее значимых областей человеческой жизни. Для большинства людей такими областями являются: здоровье, условия жизни, карьера, финансы, друзья/родственники, отдых/развлечения, любовь/семья, личностный рост/образование. Каждый человек может модифицировать названия этих областей с учетом своего понимания жизни.
Личностное развитие — это совокупность всех позитивных изменений, происходящих в человеке.
Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ, табл. 8:
Название преимуществ хронометража
позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий
вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим
повседневным задачам и делам, а в целом — к собственной жизни
не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по
вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно
действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и
гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних
способствует выработке независимости в суждениях. Позволяет выработать
умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд,
вложенный в них
Б) АВС-хронометраж (учет расходов времени с приоритизацией задач)
Идея АВС-хронометража состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу мало результативных дел отвести гораздо меньше сил.
Данный метод — это вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах. В основе методики лежит усовершенствованная Карточка учета времени Гастева-Керженцева. Поскольку ее сущность претерпела достаточные изменения, то новый продукт можно назвать «Карточка эффективности».
Отличие: Карточка эффективности поделена на три области. Это делает возможной параллельную фиксацию нескольких одновременных действий.
В основу данной методики положены четыре принципа.
1. Фиксация внимания на главных задачах.
2. Простота и гибкость.
3. Измеримость и наглядность результатов деятельности.
4. Полезная полнота информации.
Рассмотрим подробнее каждый из этих принципов.
1 принцип . Фиксация внимания на главных задачах Как бы подробно и тщательно мы ни вели хронометраж, как ни осознавали свои важные,
ключевые задачи и проекты, очень часто мы оказываемся в ситуациях, когда время тратится на неосознаваемые и на важные действия.
Понять в каждый конкретный момент, относится ли выполняемое дело к ключевой задаче или это просто потеря времени, — несложно. Таким образом, в потоке фиксируемых дел сразу наметились три составляющие:
— все остальные дела, решение которых необходимо, но их доход в суммарной результативности невысок.
Пример: Можно стоять в пробке, терять время и нервы, а можно слушать аудиокурс по французскому языку и т. д.
Рутинные задачи можно без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету их хронометраж имеет второстепенный смысл.
2 принцип. Простота и гибкость
В карточке эффективности время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, что сокращает объем записываемых данных безпотери смысла и упрощает процесс ее заполнения.
Теперь к вопросу о гибкости. Гибкость в данном контексте — это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Четыре пустых ячейки по горизонтали в Карточке эффективности соответствуют часам, на которые запланированы дела. Часы вписываются от руки и уже разбиты на шесть интервалов (по 10 мин). Это позволяет расписать задачи очень подробно и не вписывать временной отрезок, лишь поставить галочку в нужном месте. За день может быть заполнено несколько карточек. Как показывает практика, если задачи не сильно детализированы, то четырнадцати пунктов бывает достаточно.
Рассмотрим подробнее устройство карточки. Ее внешний вид представлен на рис. 5.
Рис. 5. Карточка эффективности
Размер самой карточки — 110 х 75 мм — удобен для использования ее в «полевых» условиях и при хранении.
Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3 (под ключевые задачи), 4-14 (для учета типовых и рутинных задач) и 15 (для фиксации потерь времени).
Карточка эффективности дает возможность вести многоуровневые учет использования времени.
3 принцип . Измеримость и наглядность результатов деятельности
Одна из задач тайм-менеджмента — поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолете и читать сводки новостей, или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но как только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т. е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета», причем наглядности это не прибавляет.
Метод АВС-хронометража легко решает эти задачи — вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка» В итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно — для наглядности, так как если мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности.
Карточка эффективности — это половина метода.
Обработка карточек эффективности
Вторая половина — таблица анализа использованного времени. Ее легко создать и вести в МS Ехсе1, внешний вид ее представлен в табл. 9. В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу, что и в карточке эффективности, и подразделяются на дела категории А («важные»), Б — С («без них нельзя») и Д («потери»), они имеют коэффициенты (2, 1, -1) соответственно.
Таблица 9 Анализ использованного времени (вносятся данные из карточек эффективности)