Мастер правил
Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.
Мастер правил — это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.
Правила Outlook
Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).
В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.
| Вид правила | Описание правила |
| Проверка сообщений после получения | Применить это правило, когда получены сообщения |
| Проверка сообщений после отправки | Применить это правило, когда отправлены сообщения |
| Перемещение новых сообщений от кого-либо | Применить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя> |
| Уведомление при получении важных сообщений | Применить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст> |
| Перемещение сообщений на основе содержания | Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя> |
| Удаление обсуждения | Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их |
| Отметка сообщений от кого-либо | Применить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок> |
| Определение категорий отправленных сообщений | Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя> |
| Определение категории на основе содержания | Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя> |
| Перемещение отправленных сообщений | Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя> |
| Прекращение обработки всех следующих правил | Применить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил |
Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание
Создание правила
Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.
Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".
приоритет правил почтового ящика Outlook
Что делать, если письмо правильно соответствует двум правилам?
- Правило 1: электронная почта от моего босса переходит в важные
- Правило 2: электронная почта с темой «Лето» переходит в удаленные элементы
что если мой начальник отправит мне письмо с темой «Лето»?
что такое порядок правил?
При настройке правила найдите параметр «Остановить обработку дополнительных правил» в разделе «Что вы хотите сделать с сообщением?» страницу мастера настройки правил и выберите его. Это остановит Outlook от дальнейшей обработки правил.
Чтобы избежать удаления электронной почты вашего босса, вы можете добавить правило 2, кроме случаев, когда они есть в списке людей или в списке рассылки, и введите адрес электронной почты вашего босса.
Вы можете перемещать правила «вверх» и «вниз» в списке, но я не думаю, что это повлияет на вашу проблему.
Я проверил это так же, как вы:
Правило № 1: переместите письмо в папку, исходящую от человека X.
Правило № 2: Удалить письмо с темой: Лето
Я отправил электронное письмо самому себе, так что я думал, что письмо будет перемещено, прежде чем будет удалено или, что еще лучше, не будет удалено .
Письмо было удалено автоматически .
Вы можете установить исключения как конец свойств правил. Например, вы можете установить это правило, чтобы при получении письма с темой Summer в качестве темы, отправленной от «Boss», это письмо не было удалено.
Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook.com
Правила позволяют обрабатывать сообщения электронной почты автоматически на основе различных условий. Например, вы можете перемещать все сообщения от кого-либо в папку или сразу удалять все сообщения от надоедливого интернет-магазина.
Иногда можно настроить несколько правил, которые могут применяться к одному сообщению. Если вы создали правило для перемещения всех сообщений со строкой темы «Свадебные планы» в папку, а затем создали другое правило для удаления всех сообщений с вложениями, вы, вероятно, не захотите удалить сообщение, связанное со свадебными планами, которое содержит вложение. Чтобы предотвратить это, можно задать параметр Остановить обработку дополнительных правил для первого правила.
Последующие правила будут игнорироваться, даже если они применимы к сообщению.
Как все это работает?
В этом примере правило Планировщик свадьбы перемещает все сообщения электронной почты от Жасмин Вульф в папку Свадьба только если сообщение не помечено как Очень важное. Остановить дальнейшую обработку правил включено, поэтому дополнительная обработка не будет выполняться.
Как остановить дальнейшую обработку правил
В верхней части страницы выберите Параметры .
Выберите Правила > почты.
Выберите 
Изменить рядом с правилом, к которому нужно применить Остановить обработку дополнительных правил.
Установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил.
См. также
Есть дополнительные вопросы?
Чтобы получить поддержку в Outlook.com, щелкните здесь или выберите Справка в строке меню, затем введите запрос. Если вам не удастся решить проблему самостоятельно, прокрутите страницу вниз до надписи Все еще нужна помощь? и выберите Да.
Чтобы связаться с нами в Outlook.com, необходимо войти в систему. Если не удается войти, щелкните здесь.
Дополнительные сведения об учетной записи Майкрософт и подписках см. в разделе Справка по учетной записи и выставлению счетов.
Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.
Остановка обработки дополнительных правил в Outlook
Примечание: Многие функции в новом Outlook для Windows работают так же или аналогично Outlook в Интернете. Если вы хотите попробовать новый интерфейс, проверка начало работы с новым Outlook для Windows.
Правила позволяют обрабатывать сообщения электронной почты на основе различных условий. Например, вы можете перемещать все сообщения от своего руководителя в папку или сразу удалять все сообщения от надоедливого интернет-магазина.
Иногда можно настроить несколько правил, которые могут применяться к одному сообщению. Если вы создали правило для перемещения всех сообщений со строкой темы «Отчет о продажах» в папку, а затем создали второе правило для удаления всех сообщений с вложениями, скорее всего, вы не захотите удалить сообщение с отчетом о продажах с вложением. В противном случае можно использовать параметр остановить обработку дополнительных правил для первого правила.
Последующие правила будут игнорироваться, даже если они применимы к сообщению. Без этого параметра все примененные к сообщению правила будут выполняться.
Как это происходит?
В этом примере правило перемещает все сообщения, в теме которых есть слова «отчет о продажах», в папку «Отчет о продажах». Правило «КУПИТЬ ПРЯМО СЕЙЧАС» удаляет все сообщения, в тексте которых содержатся слова «Купить прямо сейчас». Нужно ли удалять сообщение, в теме которого содержатся слова «Отчет о продажах», а в тексте — «купить прямо сейчас»?
Если нет, добавьте условие «Остановить дальнейшую обработку правил» в правило «Отчет о продажах».
Как остановить дальнейшую обработку правил
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
В верхней части страницы выберите Параметры .
Выберите Почта > Правила.
Выберите 
рядом с правилом, которое требуется применить Остановить дальнейшую обработку правил.
Установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
В верхней части страницы нажмите Параметры 
и выберите пункт Почта.
В области Настройки выберите Почта > Автоматическая обработка > Правила для папки «Входящие» и правила очистки.
Выберите правило, к которому нужно применить Остановить дальнейшую обработку правил и нажмите .
Установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил и нажмите ОК.