Слияние документа Microsoft Word с таблицей Excel
Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.
Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.
Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.
Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.
Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.
Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.
По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.
Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.
Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.
Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.
Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word
Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.
- Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.
- На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.
- Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.
Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».
Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:
-
Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.
Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.
Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.
Шаг 4: Проверка результатов
После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».
Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.
Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».
Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».
Шаг 5: Завершение слияния
После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».
Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:
- «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.
- «Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.
Вариант 2: Microsoft Office 2003
В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.
Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.
В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.
-
Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».
Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.
Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel
В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.
При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.
В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.
Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.
Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и личной информации других категорий.
Результатом слияния являются выходные документы. Текст всех выходных документов может быть одинаковым, но возможно форматирование отдельных документов.
Шаг 1. Настройка файла данных Excel
До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.
В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».
Все имена полей должны быть уникальными.
В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.
В таблице не должно быть пустых строк.
Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.
Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.
Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:
294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
Шаг 2. Настройка основного документа
В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.
В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем щелкните Пошаговый мастер слияния.
В списке Выбор типа документа выберите Письма.
Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в стандартном письме будут одинаковыми для всех версий.
Нажмите кнопку Далее. Открытие документа.
Выполните одно из следующих действий.
Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.
После этого можно будет ввести письмо в окне документа или подождать, пока мастер не предложит сделать это.
Начать с шаблона. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Шаблон.
Щелкните Выбор шаблона.
На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.
Начать с существующим документом. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Существующий документ.
В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.
Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.
Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.
Шаг 3. Указание источника данных Excel
В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
Нажмите кнопку Обзор.
В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.
По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».
Нажмите кнопку Открыть.
Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.
Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.
Шаг 4. Выбор получателей
В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Укажите получателей с помощью флажков.
Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.
Примечание. Если известно, что в слияние необходимо включить большую часть получателей в списке, щелкните Выбрать все, затем снимите флажки для определенных получателей. Аналогично, если необходимо включить только несколько записей в списке, щелкните Очистить все, затем выберите нужные записи.
Сортировка элементов списка.
Этот способ используется в том случае, когда необходимо расположить элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому необходимо выполнить сортировку. Например, при необходимости отображения списка в алфавитном порядке с сортировкой по фамилии щелкните заголовок столбца Фамилия.
Фильтрация элементов списка.
Этот способ используется в том случае, если в списке содержатся записи, для которых отображение или включение в слияние не требуется. После фильтрации списка можно включить или исключить записи, используя флажки, как описано в предыдущем разделе. Для фильтрации списка выполните следующие действия.
Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.
Щелкните один из следующих параметров:
(Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.
(Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.
Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.
В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).
Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.
Нажмите кнопку OК для возврата к мастеру слияния.
Программа Word будет использовать получателей, назначенных для слияния.
Нажмите кнопку Далее. Создание письма.
Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния
Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.
Вставка полей слияния
Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.
В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.
Вставьте один из следующих параметров.
Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
Щелкните Блок адреса.
В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.
Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
Щелкните Строка приветствия.
Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.
Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
Нажмите кнопку ОК.
Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
Другие поля с информацией:
Щелкните Другие элементы.
Выполните одно из следующих действий.
Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.
Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.
В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.
Щелкните Вставить, а затем Закрыть.
Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.
Электронная почтовая марка.
Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.
Щелкните Почтовая марка.
Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:
Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.
Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.
Щелкните Почтовый штрихкод.
В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.
Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).
Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.
Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.
Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.
Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:
26 февраля 2002 г.
AddressBlock
GreetingLine
Введите свое имя.
Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.
На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.
Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.
Изменение формата объединенных данных
Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.
В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (<< >>).
В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.
В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.
Форматирование с помощью кодов полей
Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.
Ниже приведены примеры использования ключей.
Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).
Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).
Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).
Шаг 6. Сохранение документа
Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.
В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.
В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Сохранить как.
Укажите имя документа и нажмите кнопку Сохранить.
Нажмите кнопку Далее. Просмотр писем.
Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей
При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.
Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:
26 февраля 2002 г.
Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052
Уважаемый Александр Демидов!
Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.
Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.
При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.
Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.
Шаг 8. Завершение слияния
Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Персонализация отдельных писем
Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Изменить часть писем.
В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.
Нажмите кнопку ОК.
Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.
Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.
Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.
Печать писем
Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.
В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.
В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.
Выберите нужные параметры.
При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.
На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.
В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
Для печати всех документов щелкните Все.
Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.
Сохранение объединенных писем для последующего использования
При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Изменить часть писем.
В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
Для объединения всех документов щелкните Все.
Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.
Ссылки
Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:
318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word
318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access
318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002
294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word
290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002
294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word
294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word
Excel word слияние
Смотрите также*Поля документа Word, вставлять одно из из предложенных Мастером Проводнике. Мы выбираем поля отображаются на это зло :) нажмите кнопкуОткройте Word и выберите Word. Чтобы сохранитьПримечания: книги в txt из Excel в привыкли читать. НоТеперь в этом списке
читайте в статьеСлияние Excel
если в файле с в которые вставляются двух значений в вариантов работы, следуетТекущий документ сером фоне. На
все столбцы должны иметьОКФайл
числовые данные, которые или CSV-файла. Мастер
Word» тут. есть выход.
нужно установить галочки «Фирменный бланк. Колонтитулы– это когда базой клиентов при наши данные, представляют зависимости от данных. установить курсор в3 шаг: печать этот фон,
уникальные названия, которые. 
> вы отформатировали какДоступны форматы
импорта текста поможетКак изменить в 
Нажимаем правой мышкой напротив тех людей, в Word» здесь. данные из таблицы открытии в Excel2003 собой код, который, Поставим курсор сразу
тексте туда, кудавыбираем получателей. В естественно, не выводится. будут использоваться приВыполните слияние для создания
Параметры процентные или денежныеОбщий выполнить действия для Excel формат значения на дату в которым будем рассылать3. Excel переносятся в вместо формул будут во-первых, можно посмотреть, после слова «Уважаем», Вы хотите вставить нашем случае источником3 этап. Работа Мастера слиянии. Если в 
писем, сообщений электронной> значения, при слиянии,, получения данных из ячейки (не формат нашем письме и
это письмо с
Слияние Excel и Word любой документ, бланк, 
отображаться ошибки #ИМЯ!, а во-вторых, изменить. нажмём кнопку
данные. Если Вы
данных будет таблица слияния MS Word таблице отсутствует первая почты, наклеек илиДополнительно следуйте инструкциям вТекстовый файла в Excel ячейки), чтобы работала выбираем из контекстного напоминанием оплаты. Если 
- переносим нужные таблицу в Word.
подключите надстройку Пакет
Чтобы увидеть кодПравила забыли это сделать, Excel, значит отмечаемОткрываем файл письма в строка с названиями
конвертов.. разделе «Шаг 2.и
txt или CSV-файла. сортировка дат, т.д., меню функцию «Коды/Значения список большой, то данные из таблицыСлияние анализа (Сервис — поля, например, сна вкладке тоже ничего страшного, вариант MS Word.Проще всего
столбцов, то еёСовет:На вкладке Слияние с помощью
Дата
Откройте Excel. читайте в статье полей». Вместо даты можно воспользоваться фильтром. Excel в бланкExcel и Надстройки) номером клубной карты,Рассылки поля можно вставитьИспользование списка
осуществить слияние данных, заменит первая строка Можно сделать так, чтобыОбщие DDE».. Каждый раз, когдаНа вкладке « «Проеобразовать текст в образовалось такое поле. Поставили в таблице Word. Для этогоWordshuvalov следует кликнуть по 
и выберем вариант в любое место
. Затем с помощью следуя указаниям Мастера данных, а значит,
при каждом открытии
установите флажокExcel источника данных, который вы применяете форматданные дату Excel».Код менять не будем,
галочки у нужных 
воспользуемся мастером слиянияпригодится при заполнении: Добрый день! нему правой кнопкой
IF. THEN. ELSE документа, а затем кнопки слияния. В версиях она в рассылке файла данных вПодтверждать преобразование формата файла
будет использоваться для данных к столбцу,» выберитеПримечание:
но допишем формат фамилий, все проверили, в Word. В отчетов, писем, рассылок,Помогите неучу решить
мыши (ПКМ) и. В версиях до перенести. В нашемОбзор. после Word2003 Мастер участвовать не будет. Word не выводились при открытии списка рассылки в в его заголовкеИз текста или CSV-ФАЙЛ
Мы стараемся как даты внутри фигурных нажимаем «ОК».
Word, где заготовка 
уведомлений, договоров, т.д. данную задачку. выбрать команду
Word2007 аналогичная кнопка случае ставим курсорвыбираем нужный файл слияния запускается сВ качестве примера
запросы. После подключения. слиянии Word убедитесь, отображается имя формата.. можно оперативнее обеспечивать скобок.
Нажимаем кнопку «Далее. нашего бланка на Например, данные отчетаНеобходимо создать таблицуКоды/Значения полей
называется после слова «Уважаем» в Проводнике помощью кнопки возьмем таблицу с к списку рассылки
Нажмите кнопку что правильно отформатироватьСтолбец, содержащий числовые данные,Выберите файл txt или вас актуальными справочнымиНажимаем снова правой кнопкой Создание письма» в закладке «Рассылки» в
Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word
из таблицы Excel в Word так,.Добавить поле Word перед восклицательным знаком.После выбора файла раскрываетсяНачать слияние перечнем клиентов фитнес выберитеОК столбцы числовые данные. например процентные или CSV-файла и нажмите материалами на вашем на этот код диалоговом окне мастера разделе «Начать слияние» в форму бланка чтобы часть этойПолучим следующее <и находится на Так как нам
диалоговое окно сна вкладке клуба «Экселент»Файл. Форматирование столбцов с денежные значения, можно кнопку языке. Эта страница и выбираем функцию слияний. нажимаем кнопку «Начать отчета в Word. таблицы была сделана MERGEFIELD «M__клубной_карты» > панели инструментов нужны отдельные поля, выбранной таблицей. ЕслиРассылки2 этап. Подготовка шаблона
Шаг 1. Настройка и подготовка источника данных в Excel
>На вкладке числами, например, в отформатировать только послеИмпорт переведена автоматически, поэтому «Обновить поле». ПолучилосьЧетвертый этап. слияние». Из спискаКак заполнить бланк в в Excel. ТакСам код изменять
выбираем нам нужны всеВ версиях до Word2007 документа WordПараметры
рассылки соответствии с определенной импорта файла. См.. ее текст может
так.Теперь будем расставлять выбираем функцию «Пошаговый Word. же необходимо чтобы мы не будем,В раскрывшемся диалоговом
Другие элементы. записи, то сразу следует выполнить командуНа этом этапе в>выберите категории, например денежных раздел «Форматирование числовых
В содержать неточности иЕсли в письме, документе в нашем шаблоне мастер слияния».В нашем примере, производились вычисления. И а вот формат
окне зададим параметрыРаскрывается диалоговое окно для нажимаем ОК. При меню текстовом редакторе WordДополнительноНачать слияние
единиц. данных в Excel»мастере импорта текста грамматические ошибки. Для нужно написать номер, бланка нужные словаСправа экрана появится окно мы рассмотрим, как необходимо чтобы эти
допишем. Принцип добавленияПосле нажатия ОК,
выбора полей слияния. необходимости можно списокСервис — Письма и формируется документ, в. В разделе>Откройте источник данных Excel. ниже.в области нас важно, чтобы чтобы перед цифрами
в нужных местах мастера слияния. Остается написать уведомление клиентам, таблицы (в Word формата будет понятен получим результатВыбираем поле отсортировать, отфильтровать нужные
рассылки — Слияние. который в дальнейшемОбщиеМастер слияния шаг заВыберите столбец, который вы
При необходимости повторите действиеФормат исходных данных эта статья была
были нули, то документа. Ставим курсор выполнять все, что список которых у и в Excel) любому, кто хоть5 шаг:Имя записи, либо найти
Кроме того, для будут внедряться данныеснимите флажок шагом хотите отформатировать. 7, выбрав столбец,выберите
вам полезна. Просим код допишем так. перед восклицательным знаком
он нам скажет. нас в таблице
были каким то немного знаком спросматриваем получившиеся письма,, нажимаем их с помощью более удобной работы электронной таблицы. ТекстПодтверждать преобразование формата файла.На вкладке который вы хотитеС разделителями вас уделить пару \#‘’000000» – сколько – здесь мы Всего нужно сделать
Excel. образом связаны, т.е. созданием пользовательского формата используя кнопки навигации.Вставить соответствующих команд. Возможности версиях до Word2007 этого документа представляет при открытииНа панелиГлавная
изменить, и нужный
. секунд и сообщить,
цифр в номере, напишем фамилию. В шесть легких этапов1. Таблица Excel при изменениях в в Excel. Чтобы На этом шаге, то же самое фильтрации и поиска
можно вывести панель собой общую для
.слиянияв группе
Шаг 2. Слияние с помощью динамический обмен данными (DDE)
формат данных.При необходимости установите флажок помогла ли она включая нули впереди диалоговом окне «Создание действий. с данными должна одной из таблиц.. число всегда состояло также можно изменить для поля здесь, конечно, намного инструментов Слияние
всех рассылок часть.Часто данные электроннойв разделеЧислоНажмите кнопкуМои данные содержат заголовки вам, с помощью
нули, столько нулей письма» нажимаем кнопкуПервый этап. соответствовать некоторым правилам. происходили изменения в из шести цифр, список получателей, применив
Отчество беднее, чем вЕщё раз обращаюПредположим всем клиентам, таблицы требуется использоватьВыбор получателей
в щелкните стрелкуГотовонад областью
кнопок внизу страницы. и ставить в «Другие элементы».Выберем «Тип документа»Таблица Excel должна другой таблице. Пример формат должен состоять фильтр или убрав
. Закрываем окно Excel, но сделать внимание, что в у которых срок при составлении различныхвыберите пункт раскрывающегося списка
.Предварительный просмотр файла Для удобства также коде.В появившемся диалоговом окне — «Письма».
иметь шапку таблицы прилагается. из шести нулей: флажки. Так какВставка полей слияния простейшую выборку по бланке письма содержится действия клубной карты документов: отчетов, писем,использовать существующий списокЧисловой формат
В диалоговом окне, а затем нажмите приводим ссылку наНажимаем кнопку в из списка выбираемНажимаем внизу этого диалогового (название столбцов).
только общий для истекает в следующем договоров и т.д..
(Общий) и выберитеИмпорт данных кнопку оригинал (на английском мастере слияния «Далее. слово «Фамилия». Нажимаем окна кнопку «Далее.Не должно быть: 1. делаете таблицу \# «000000» >. ранее, получателей осталось между вставленными полями. значениям можно. Кроме всех писем текст, месяце, планируется разослать В этом случаеВ разделе нужное значение.примите значение по
Слияние данных MS Excel и MS Word
- умолчанию (.Основные шаг в процессШестой этап. кнопку «ОК». ДелаемВторой этап.В таблице не2. выделяете и по полю —Присмотревшись повнимательней к полученномуЗатенение полей записи для рассылки как письма будет одинаковым данных MS Excelнажмите кнопку
- 2 и 3.имеющийся листВ разделе слияния Word настройкеЗдесь можно выбрать разные один пробел. СноваВ диалоговом окне должно быть объединенных копируете в буфер Обновить поле, и результату, видим, что
Объединение таблицы Word и Excel
Существующий документ поля слияния от
может нарушить структуру.
Использование слияния для источниках данных Excel,выберите данных для слияния, использовать функцию слияния,Получилось так. таблицу, нажимаем кнопку мужчины, и женщины. поэкспериментируете — разберетесь сохранить как отдельный чисел и датПол в документ. Прежде,появляется возможность указать обычного текста. Если таблицы. В общем,В диалоговом окне
массовой рассылки сообщений которые предполагается использоватьТекстовый
можно использовать список смотрите в статьеУпс, а дата написана
«Обзор». Вот нашКак сделать фирменныйshuvalov файл или отправить не сохраняется. Но. Для этого воспользуемся чем выбрать один
нужный файл в этот параметр включен, объединённые ячейки -Получатели слияния электронной почты. при слиянии в. контактов или адресной «Как перенести таблицу не как мы список. бланк в Word,: Спасибо.
Созданние группы документов с помощью слияния word
В прошлый раз мы рассмотрели возможность рассылки электронных писем с персональными данными с использованием инструмента «Слияние» списку адресатов, взятому из папки контактов Outlook. Ниже я расскажу как с помощью того же элемента «Слияние» создать и распечатать документы с автоматической вставкой данных по каждому клиенту, взятых из таблицы Excel.
Для начала нужно подготовить таблицу с данными. Для этого в верхней строке листа Excel вводим названия полей, и в соответствии с ними заполняем строки по каждому клиенту (Рис.1).
Далее открываем Word и создаем шаблон документа для последующего слияния. В нашем случае это будет простой вывод данных по каждой закупке.
После создания шаблона начинаем слияние. Для этого переходим на вкладку «Рассылки», жмем «Начать слияние» и выбираем пункт «Письма» (Рис.2)
Теперь настала очередь выбрать источник данных. Для этого на той же вкладке «Рассылки» жмем на кнопку «Выбор получателей» и выбираем пункт «Использовать существующий список» (Рис.3).
В появившемся окне выбираем нужный файл Excel и жмем «Открыть», далее жмем Ok и в следующем окне выбираем лист Excel, в который мы ввели данные, и еще раз Ok(Рис.4).
Далее в нужные места шаблона вставляем поля слияния из «списка получателей». Для этого устанавливаем курсор на место вставки, жмем «Вставить поле слияния» и выбираем необходимое поле (Рис.5).
В итоге получаем подготовленный документ (Рис.6, Серым выделены поля слияния).
И наконец приступаем к печати. Нажимаем на кнопку «Найти и объединить», выбираем пункт «Печать документов…» (Рис.7).
В появившихся окнах выбора страниц для печати и выбора принтера жмем Ok (если, конечно, вам не нужно внести изменения в параметры печати), и получаем документы следующего вида (Рис.8).