Как сделать отчет с параметром в access

Если вам необходимо, чтобы запрос в Access при запуске каждый раз предлагал ввести параметры, создайте запрос с параметрами.

Вы также можете создать форму для ввода значений, позволяющих ограничить количество возвращаемых записей в запросах, формах и отчетах. В этой статье рассказывается, как с помощью форм сделать проще и удобнее работу с параметрами в запросах, формах и отчетах.

В этой статье

Обзор

С помощью условий в запросе с параметрами в Access можно ограничить набор записей, возвращаемых запросом. Функциональности диалоговых окон в запросе с параметрами может оказаться недостаточно. В этом случае можно создать форму, которая лучше подойдет для ввода параметров в вашей ситуации. В этой статье рассказывается, как настроить форму для ввода параметров запросов и отчетов. Здесь предполагается, что вы уже знакомы с принципами создания запросов и определения параметров в них. Прежде чем продолжать, ознакомьтесь как минимум с процедурой создания запроса на выборку.

В этой статье приведены примеры использования параметров в запросах. Она не содержит полной справочной информации о настройке условий.

Дополнительные сведения о создании запроса на выборку см. в статье Создание простого запроса на выборку.

Дополнительные сведения о запросах в целом см. в статье Знакомство с запросами.

Дополнительные сведения о создании параметров в запросах см. в статье Использование параметров для ввода данных при выполнении запроса.

Дополнительные сведения о настройке условий в запросах см. в статье Примеры условий запроса.

Использование параметров в запросах

Использовать в запросе параметр не сложнее, чем создать запрос на основе условий. Запрос можно настроить таким образом, чтобы предлагалось ввести определенное значение, такое как артикул товара, или несколько значений, например две даты. Для каждого параметра запрос выводит отдельное диалоговое окно, в котором предлагается ввести значение.

Добавление параметра в запрос

Создайте запрос на выборку и откройте его в конструкторе.

В строке Условия поля, для которого вы хотите применить параметр, введите в квадратных скобках текст, который должен отображаться в соответствующем диалоговом окне. Пример:

[Дата начала]

При выполнении запроса с параметрами этот текст отобразится в диалоговом окне без квадратных скобок.

При запросе параметров также можно использовать выражения. Пример:

Between [Дата начала] And [Дата окончания]

Примечание: Для каждого параметра выводится отдельное диалоговое окно. Во втором примере появляется два окна: одно для даты начала, второе — для даты окончания.

Повторите шаг 2 для каждого поля, для которого хотите добавить параметры.

С помощью описанных выше действий можно добавить параметр в запрос любого из следующих типов: выборка, добавление, создание таблицы и обновление, а также перекрестный запрос.

Кроме того, с помощью перечисленных ниже действий можно добавить параметр в запрос на объединение.

Откройте запрос на объединение в режиме SQL.

Добавьте предложение WHERE, содержащее каждое поле, для которого требуется ввести параметр.

Если предложение WHERE уже существует, убедитесь в том, что поля, для которых нужно ввести параметры, уже есть в этом предложении; в противном случае добавьте их.

Вместо условия в предложении WHERE используйте запрос параметра.

Указание типов данных для параметра

Вы также можете указать, данные какого типа разрешается вводить в качестве значения параметра. Тип данных можно настроить для любого параметра, но особенно важно сделать это для числовых и денежных данных, а также значений даты и времени. Когда для параметра указан тип данных, пользователи получают более осмысленные сообщения об ошибках в случае ввода значений неправильного типа (например, текста вместо денежных величин).

Примечание: Если параметр настроен для ввода текстовых данных, любое введенное значение будет распознаваться как текст, а сообщение об ошибке не будет выводиться.

Чтобы задать тип данных для параметра в запросе, выполните указанные ниже действия.

Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры запроса в столбце Параметр введите текст запроса на ввод значения для каждого параметра, для которого требуется указать тип данных. Убедитесь, что каждый из параметров соответствует запросу, который используется в строке Условие отбора в бланке запроса.

В столбце Тип данных выберите тип данных для каждого параметра.

Создание формы для ввода параметров

Хотя в запросах с параметрами есть встроенные диалоговые окна для ввода значений, они предлагают лишь простейшие функции. В то же время форма для ввода параметров поддерживает перечисленные ниже дополнительные возможности.

Использование элементов управления для ввода данных определенных типов, например календарей для дат.

Сохранение введенных параметров для использования в других запросах.

Списки и поля со списками для ввода параметров, позволяющие выбирать значения из заранее заданных наборов.

Элементы управления для выполнения других функций, таких как открытие запроса или обновление данных в нем.

В приведенном ниже видео демонстрируется создание простой формы для ввода параметров запроса вместо стандартных диалоговых окон.

Браузер не поддерживает видео.

Создание формы для ввода параметров для отчета

Реализовать этот сценарий можно несколькими способами, но мы рассмотрим вариант, в котором активно используются макросы. Создать форму для сбора параметров отчета можно с помощью описанной ниже последовательности действий.

Шаг 1. Создайте форму для ввода значений

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Конструктор форм.

В режиме конструктора нажмите F4, чтобы открыть страницу свойств, и задайте свойства формы, как показано в таблице ниже.

Введите имя, которое будет отображаться в строке заголовка формы.

Режим по умолчанию

Режим формы

Режим таблицы

Режим сводной таблицы

Режим сводной диаграммы

Полосы прокрутки

Область выделения

Кнопки навигации

Тип границы

Для каждого параметра, который будет вводиться с помощью формы, на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Поле.

Задайте для полей свойства, как показано в таблице ниже.

Введите имя, описывающее параметр, например ДатаНачала.

Выберите формат, который соответствует типу данных поля параметра. Например, для поля даты выберите вариант Полный формат даты.

Сохраните форму и задайте для нее название, например frmCriteria.

Шаг 2. Создайте блок кода, проверяющий, загружена ли форма параметров

На вкладке Создание в группе Макросы и код нажмите кнопку Модуль.

В редакторе Visual Basic откроется новый модуль.

Вставьте в редакторе следующий код:

Сохраните модуль под уникальным именем и закройте редактор Visual Basic.

Шаг 3. Создайте макрос, управляющий работой формы и отчета

С помощью функций в макроса Access можно определить все необходимые действия, которые необходимо предпринять в одном макросе. Мы создадим четыре вуа макроса — «Открыть диалоговое окно», «Закрыть диалоговое окно», «ОК» и «Отмена» — для управления задачами, необходимыми для выполнения этой процедуры. С помощью приведенного ниже снимка экрана создайте новый макрос со следующими макросами и макросами. В данном примере наша форма параметров называется frmCriteria. Настройте макрос в соответствие с именем созданной ранее формы. Кроме того, для просмотра всех макроса необходимо нажать кнопку «Показать все действия» на вкладке «Конструктор».

Снимок экрана с макросом Access, содержащим четыре вложенных макроса и макрокоманды.

Сохраните и закройте макрос. Задайте для макроса имя, например Макрос диапазона дат.

Шаг 4. Добавьте на форму кнопки «ОК» и «Отмена»

Снова откройте форму параметров, которую создали в режиме конструктора.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления отмените выбор параметра Использовать мастера.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Кнопка.

Расположите курсор под полями на форме и мышью создайте кнопку ОК.

Создание отчета с параметрами

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

По условию задания необходимо создать отчет с параметрами: Наименование прибора, № лаборатории, дата поверки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

Ниже приведены этапы создания отчета:

Рисунок 12. Выбор полей для отчета

Рисунок 13. Выбор вида макета отчета

Рисунок 14. Выбор стиля оформления отчета

Рисунок 15. Задание имени отчета

Рисунок 16. Отчет в режиме конструктора

Готовый отчет с параметрами имеет вид:

Рисунок 17. Готовый отчет

Создание запроса

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет сформировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи.

Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

В системе управления базами данных Access может быть создано несколько видов запроса:

· запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос.

· запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

· запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

Так как условие создание запроса – приборы одной из лабораторий, мной был создан запрос на выборку данных.

Этапы проектирования запроса:

Рисунок 18. Добавление таблиц для запроса

Рисунок 19. Добавление необходимых полей из таблиц и задание условий отбора

Примечание: В поле «Условие отбора» в данном случае по условию задачи внесено выражение «[Введите номер лаборатории (1-10)]». Это означает, что пользователь может ввести номер необходимой лаборатории, и затем будет выведен список приборов в ней.

Рисунок 20. Диалоговое окно запроса на выборку

Результат выполнения запроса:

Рисунок 21. Результат выполнения запроса

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика: учебник / под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2007. – 639 с.

2. Боброа Л.В. Информатика: учеб. Пособие / Л.В. Боброва. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2007. – 309 с.

3. Информатика: учеб.-метод. комплекс, информ. ресурсы дисциплины, метод. указания к выполнению лабораторных работ с электронными таблицами в Microsoft Office и OpenOffice.org. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2008.

4. Информатика: учеб.-метод. комплекс, информ. ресурсы дисциплины, метод. указания к выполнению лабораторных работ с базами данных в Microsoft Office и OpenOffice.org. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2008.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Отчёт с параметром в access

Отчет с параметром
Всем добрый вечер! У меня такая проблема: есть некий созданный документ в конфигураторе — Оказание.

Открыть отчет с параметром
Логика такая: открывается форма, где нужно выбрать фамилию преподавателя, по которому ты хочешь.

Отчет по запросу с параметром
Приветствую.. У меня такая проблема. Есть форма, данные которой являются параметром запроса, на.

отчет по запросу с параметром
У меня есть запрос с параметром (номер месяца). Необходимо создать на основании этого запроса один.

Сообщение от Никита5

Необязательно расширенный фильтр. Можно просто заполнить свойство "фильтр" + поставить "фильтр при загрузке"=да.

Или открывать отчет с применением фильтра при открытии.

Отчет с параметром и дублирование записей в форме
После добавления в таблицу Курсы поля Категория курсов — тип поле со списком с возможностью.

Отчет. как открыть с необязательным параметром Дата
Здравствуйте ! Помогите пожайлуста, как прописать в отчете в условиях отбора выбор по дате ( то.

Подстановка области из excel в форму Access и перенос в отчет Access
Всем привет. Хочу сделать базу данных по формирования и отправке писем. Короче: 1. Есть 5.

Запрос с параметром в Access
Огромная просьба! Не могу написать SQL-запрос: вывести все данные по подотчетному лицу, первые.