Как сделать журнал из листов а4

Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал

В делопроизводстве компаний используется немало журналов и книг учета, иногда до десятка и даже более. Чтобы сохранить в надлежащем состоянии и исключить утери листов, их надо надежно скрепить. Некоторые кадровики идут по самому легкому пути и используют степлер или скоросшиватель. Но тогда их не примут, например, в архив или иные госорганы. Рассказываем, как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал, чтобы не возникло проблем.

Где найти правила по нумерации и прошиванию документов

Ситуация осложняется тем, что в законодательстве нет единого регламента или положения, как правильно нумеровать страницы документа и шнуровать, это часто зависит от их формы и предназначения. В стандартных ситуациях следовать надо общим правилам из ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013 , и утвержденным Росархивом Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Если надо отправить журналы в конкретные государственные ведомства, то ориентируйтесь на правила, принятые в этих госорганах. Там есть четкие требования, как пронумеровать и прошнуровать, без их выполнения документацию сдать не получится.

Среди таких нормативных актов — по отраслям:

для федеральных органов исполнительной власти — Правила делопроизводства, утв. постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009 ;
для банковской системы — Инструкции по документированию Центробанка России, утв. Приказом № 02-213 от 07.12.1992;
для работы с архивным документами в госорганах — Правила, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015 ;
для госорганизаций — примерная инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 ;
для предоставления в Налоговую инспекцию — приложение № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018;
для госрегистрации юрлиц и ИП в регистрирующем органе ФНС — требования к оформлению документов, утв. Приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020 ;
для архивного хранения — приложение № 20 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Росархива № 199 от 24.12.2020 .

Компаниям не запрещено утвердить внутренние правила по нумерации и шнуровке журнала или любого другого учетного документа. Их разрабатывают на основе рекомендаций, принятых в конкретной отрасли, но с четкими и понятными инструкциями.

Как правильно нумеровать журналы

Четкие правила, как нумеровать страницы в журнале инструктажа, к примеру, чтобы сдать его в архив, указаны в приложении № 20 к приказу Росархива № 199:

для нумерации используются арабские цифры;
номера ставим в порядке возрастания, начиная с верхнего листа в стопке к нижнему;
пронумеровать надо все листы, за исключением титульного листа, пустых листов, описи и листа-заверителя;
пустые листы без текста надо из дела извлечь и ликвидировать, но следить за тем, чтобы это не повлияло на целостность документа;
номер проставляют сверху листа в правом углу, немного отступая от текста;
если есть внутренняя опись, то ее нумеруют отдельно.

Исходя из правил Росархива, понятно, с какой страницы начинается нумерация журнала — со второй, поскольку титульный лист не нумеруется. Но помните, что пронумеровать надо отдельные листы, а не каждую страницу. Рекомендуется проставлять номера простым карандашом. Но допускается и шариковой ручкой. Желательно не делать ошибки в номерах, но если так случилось, то исправления допустимы. Для этого надо перечеркнуть ошибочный номер и рядом написать правильный. Корректировку обязательно заверяет ответственный сотрудник.

Вот алгоритм, как проставить, например, нумерацию страниц в журнале по охране труда, — пошагово:

Шаг 1. Складываем стопку документов так, чтобы титульный лист оказался сверху.

Шаг 2. Перелистываем титульный лист.

Шаг 3. Открываем следующий за ним.

Шаг 4. Пишем цифру «1» в верхнем углу справа чуть выше текста, чтобы она не попадала на написанный текст.

Шаг 5. Переворачиваем этот лист и на следующем пишем цифру «2» аналогичным способом.

Шаг 6. Подобным образом пишем номера на всех листах до самого нижнего.

Шаг 7. Затем составляем лист-заверитель, в нем прописывают количество прошитых и пронумерованных листов, в том числе литерные номера, пропущенные номера, плюс номера внутренней описи. Ниже отмечают особенности физического состояния и формирования дела. Затем подпись на нем ставит должностное лицо и подшивает в конце журнала или приклеивает с обратной стороны титульного листа или обложки.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Вот образец заверительного листа пронумерованного журнала:

Как и какими нитками шнуровать

После того как пронумеровали, надо тщательно прошнуровать журнал, чтобы листы не потерялись и сохранились в порядке. Для этого выбираем специальные нити для прошивки. В рекомендациях Росархива не указано, какие конкретно нитки или веревки использовать, чтобы прошнуровать, основное требование — прочность.

Какую выбрать, зависит от количества страниц и получившейся толщины стопки. Тонкую стопку достаточно прошить нитью из хлопка или синтетики. Но если бумаг много, требуются прочные нити. На практике, чтобы прошнуровать журнал, используют ленты, например, из капрона или лавсана, веревку, бечевку, банковский шпагат. Популярны для шнуровки книг учета, например, нити из лавсана с отметкой «ЛШ-210», поскольку их не разрушит кислота, сырость, растворители и др.

Если такой прочной нити нет и стопка небольшая, то допускается прошнуровать обычной ниткой. Тогда надо сложить ее в 8–10 раз и начать прошивку. Вот как прошнуровать журнал правильно — пошагово:

Шаг 1. Осматриваем бумаги, освобождаем от скрепок, скоб, булавок и др.

Шаг 2. Выравниваем все листы по краю стопки.

Шаг 3. При помощи канцелярского шила или дырокола делаем несколько проколов. Сколько конкретно, зависит от объема и типа документации — обычно от 2 до 5. Часто для документов, которые хранят менее 10 лет, делают 3–4 прокола. А для бумаг, которые надо хранить свыше 10 лет, — 5 отверстий.

Шаг 4. Берем иглу и ленты, прошнуровываем стопку. Прошнуровываем журнал так, чтобы оба конца лент в итоге оказались на тыльной стороне бумаг.

Вот схема, как шнуровать журнал в три отверстия:

Образец прошивки журнала в три отверстия

Шаг 5. Когда оба конца лент на изнанке, соединяем их в узел.

Шаг 6. «Хвосты» лент оставляем около 6–10 см; если они длиннее, то укорачиваем их.

Шаг 7. Сверху на связанные «хвосты» клеим подготовленный заранее прямоугольный листок бумаги размером 6 на 4 см. В нем оставляем надпись для заверения шнуровки.

Вот шаблон этой надписи:

Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью _________ (_____________________________) листов

Подпись _____________________ /___________________________/ «____»____________ года

Шаг 10. Ответственный работник расписывается. Затем ставим мокрую печать компании (если принята). Штампуем так, чтобы она отпечаталась частично на наклейке, а частично — на листе документа.

Вот как выглядит образец заполненной наклейки с заверительной надписью:

Образец наклейки для заверения прошнурованного и пронумерованного журнала

Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование

Если кадровый работник неправильно прошнуровал журнал или ошибся в нумерации, то административного наказания не предусмотрено. Ему есть возможность объявить замечание или выговор по ст. 192 ТК РФ . Но наказать его работодатель вправе, если в его трудовом договоре или должностной инструкции прописаны обязанности по оформлению документов, а правила, как прошнуровать и пронумеровать журналы учета, утверждены в ЛНА компании.

Еще один вариант наказания возможен, если неточность пронумерованного журнала приведет к снижению суммы налога. Тогда эту ошибку вправе квалифицировать как налоговое правонарушение и наказать по ст. 122 НК РФ .

Если ошибку допустили сотрудники, ответственные за хранение и использование архивных документов, то им грозят штрафы по ст. 13.20 КоАП :

Как сделать журнал из листов а4

Журнал будет использоваться в больнице, ч/б, листы одинаковые, переплет твердый, количество — 1

[quote="Триумф Сергей"]Что за журнал? Полноцвет или чб? Все страницы одинаковы или разные как в книге? Какой переплет твердый или мягкий? Какое количество?[/quote]

Журнал будет использоваться в больнице, ч/б, листы одинаковые, переплет твердый, количество — 1

Уважаемый Олег, спасибо, что откликнулись на мою проблему, но я имею оборудование А3 и А4 формата. Журнал должен быть альбомной ориентации страница в которой А4 формата.

[quote="Королев Олег"]Ну это просто.
Печатаете сначала обложку и обрезаете под формат и делаете два бига.
Попутно печатаете листы по макету, предварительно созданному в графическом редакторе.
Полученные листы подрезаете под формат, бигуете и собираете в тетрадки.
Потом торец склеиваете на термоклеевой машине, вкладываете обложку, и приклеиваете её к торцу.
Потом подрезаете с трёх сторон.
Всё. Очень просто. У вас получится.[/quote]

печатаете где угодно, режете на А-4, стопкой,добавляете бумагу сверху и снизу плотностью 120-160 г/м, на форзац, берете дрель и сверлите 4-6 отверстия на расстоянии 0,5 см от края, стягиваете нитками (шитье в тачку). крышка изготавливается отдельно.и потом просто форзац приклеиваете к крышке

крышка, только вам нужно делать альбомную
как делать крышку

Из картона вырезают две крышки, или, как их иначе называют, корки переплета с таким расчетом, чтобы они были равны ширине книги, а сверху и снизу превышали ее высоту на 3-5 мм. Чем толще книга, тем плотнее берется картон для крышек.

Затем надо соединить крышки корешком [рис. 2 (1)]. Он делается из полоски кожи, коленкора, дерматина или какой-нибудь плотной ткани шириной, превышающей на 6-8 см толщину книги и на 3-4 см её длину. На длинные края полосы накладывают картонные крышки переплета, оставив между ними расстояние приблизительно на 10 миллиметров больше, чем толщина книги. Длинные края коленкоровой полоски, прикрытые картоном, приклеивают к крышкам столярным клеем. Надо проследить, чтобы ширина приклеенных краев была одинаковая на обеих крышках. На внутренней стороне корешка, между отогнутыми узкими краями, наклеивают полоску плотной бумаги, так называемый «отстав», такой же ширины, как толщина книги. Благодаря этому корешок становится плотнее, а поверхность его — гладкой. После чего узкие края полоски тоже приклеивают сверху и снизу к внутренней стороне крышек. Так получается корешок переплета.

При желании таким же материалом, какой взят для корешка, обклеивают уголки крышек. Смазанный клеем прямоугольный кусочек коленкора или другой ткани прикладывают к углу крышек с лицевой стороны, выступающие концы подгибают и приклеивают с обратной стороны крышек. Для всех четырех уголков кусочки ткани отрезают одинакового размера.

Для просушки корешка и уголков переплет в раскрытом виде укладывают между двумя досками, можно без груза. Когда клей просохнет, крышки переплета оклеивают с лицевой стороны [рис. 2 (2)]. Обыкновенно для этого употребляется переплетная бумага — мраморная или однотонная глянцевая темных цветов, но подойдет и цветная альбомная бумага.

Два листа бумаги вырезают по размеру крышек переплета с припусками для загибов с трех сторон. Ширина припусков — около 2 сантиметров. Два угла обоих листов срезают с таким расчетом, чтобы обклеенные уголки крышек оставались открытыми и бумага покрывала только узкую полоску ткани. Такую же узкую полоску она должна захватывать и у приклеенных краев корешка. Края листов бумаги, наклеиваемые у корешка и уголков, обрезают острым ножом по линейке.

Приготовленный лист бумаги смазывают клейстером и наклеивают на крышку переплета. Чтобы не перекосить бумагу у корешка и не заклеить его больше, чем нужно, лучше заранее наметить карандашом линии, по которым должны лечь на бумаге три другие стороны крышки. Припуски подгибают, натягивают на края крышек и приклеивают с обратной стороны. Так же оклеивают вторую крышку. Прикрыв оклеенный переплет чистой бумагой, его укладывают для просушки между досками; груз не нужен.

переплет книги
После просушки книгу закрепляют в переплете. Книга укладывается так, чтобы ее корешок хорошо обжимался корешком переплета, а выступающие края крышек были одинаковые сверху и снизу [рис. 2 (3)]. После смазывают клейстером верхний лист форзаца и заклеивают им внутреннюю сторону крышки переплета [рис. 2 (4)]. Не заклеенной остается только узкая каемка уголков и цветная бумага по краям. До высыхания клейстера, чтобы не измазать им книгу, под оклеенную крышку переплета подкладывают лист чистой бумаги. Таким же способом прикрепляют книгу и ко второй крышке переплета [рис. 2 (5)].

С наружной стороны переплета костяной пластинкой проводят несколько раз вдоль края крышки у корешка, чтобы здесь получилось небольшое углубление и ткань корешка лучше облегала срез картона. Это позволит затем легко открывать книгу.

Когда все это сделано, переплетенную книгу кладут между досками на полчаса-час под пресс для окончательной просушки.

На этом всё, переплет закончен.

* * *
Возможно вы ещё не раз столкнётесь с тем, чтобы переплести очередную потрепанную временем книгу или распечатав, какой-нибудь редкий экземпляр придать ему законченный вид. Для этого можно облегчить свой труд изготовив простое приспособление — пресс для зажима книг (рис. 3).

пресс для зажима книгВ толстой доске, размером приблизительно 50×35 см, прорезают два квадратных отверстия со сторонами, равными 4 см.
В этих отверстиях укрепляют на клею две стойки высотой 18—20 см. Предварительно в стойках выдалбливают сквозные отверстия высотой 8 см и шириной 1,5 см. Расположение отверстий смотрите на рисунке.

Вторую доску вырезают по длине первой, а шириной приблизительно 12 сантиметров. В этой доске выдалбливают квадратные отверстия, которыми доска свободно надевается на стойки. Передняя кромка верхней доски будет заменять при обрезке книг линейку. Поэтому ее надо особенно аккуратно выстрогать и обить жестью, тонкой листовой латунью или алюминием. Полосу металла тщательно выпрямляют, сгибают жёлобом и прибивают загнутые края сверху и снизу доски.

Из тонкой дощечки вырезают и выстрагивают два клинышка, которые должны входить в отверстия стоек и, таким образом, «запирать» верхнюю доску.

Книгу, которую надо обрезать, укладывают между досками так, чтобы край ее слегка выступал из-под верхней доски, и зажимают клиньями.

На этом всё, переплет закончен.

7 методов переплёта в домашних условиях

Привет, хабралюди!
Прочитал на Хабре про сшивку книги и понял — не одному мне интересна тема. Душа встрепенулась: предложенный метод классической прошивки даёт качественную книжку, но затраты сил и времени, вложенные в этот трудовой подвиг, осилит не всякий. Плюс нужна немалая сноровка — никто не сможет сделать более-менее качественную книгу с первого раза. Чего стоит один только срез блока — вы и вправду думаете, что хоть раз в жизни сможете сделать это ровно для блока от 200 листов с помощью канцелярского ножа? А если хочется делать не единственную книгу в год, а хотя бы 2-3 в неделю? Нам бы методы попроще, и желательно не менее эффективные. Делюсь!

Метод 1
При объеме до 40 листов (а это уже 80 страниц!) сшиваем простым поворотным степлером посередине листов, делая обычную тетрадку (типа ученической). Для этого покупаем поворотный степлер, рассчитанный на скобу большой глубины. Его рабочая часть способна поворачиваться на 90 градусов, а скоба большой глубины (не ширины, а именно глубины) способна легко пробить до 40 листов. За несколько секунд имеем аккуратно сшитую книжку.

Метод 2 (практически без ограничения объёма книги)
Распечатываем книгу на бумаге формата А4 или меньше. Берём канцелярский дырокол, и отбирая из стопки по 20-25 листов, делаем в них отверстия. Здесь очень важно, чтобы дырочки находились на всех листах на одинаковом расстоянии, как от края листа, так и сверху-снизу. Для этого нужно иметь дырокол со встроенной линейкой выравнивания. Стоит такой дырокол ровно столько, сколько и без линейки, но позволит вашей будущей книге выглядеть довольно аккуратно. Полученные таким образом листы с отверстиями мы просто вставляем в заранее приобретённую папку-скоросшиватель. Всё разнообразие таких папок сводится к таким видам: скоросшиватели на ползунках, на верёвках, на скобах. Мы выбираем папку на скобах, обращая внимание на следующее:
:: Размер скобы должен быть чуть больше, чем вам требуется для вставки всех листов. Листы не должны вмещаться впритык! После вставки страницы должны свободно переворачиваться.
:: Скобы должны разъединяться как можно туже.
:: Когда скобы соединены, между ними не должно быть малейшего зазора, иначе лист не выпадет, но будет цепляться при переворачивании, что очень раздражает.
:: Желательно, чтоб скобы разъединялись руками — на разрыв, или с помощью язычков внизу и вверху папки. Не покупайте папку, где скобы разводятся громоздким механизмом — будет не удобно пользоваться, пропадёт ощущение «книги».
:: Обложку папки желательно выбрать мягкую. Её размер должен быть больше, чем помещаемые туда листы. Лучшая обложка — из пластика.
Просто вставьте листы в такую папку — и книга готова. И не нужно думать, что это примитив: я встречал такие книги, выпущенные зарубежными издательствами (правда, скобы там неразъёмные). Сначала думал, что надо мной просто смеются. Ан нет — забугорские обитатели воспринимают такие «книги» как книги. Ну, для них и МакДональдс — ресторан.

Метод 3
Покупаете тетрадку для записей подходящего размера и объема (они бывают вплоть до 200 листов, это 400 страниц), на пластиковой или на металлической пружине, обязательно с чистыми листами (никакого «в клетку» или «в полоску»). Аккуратно снимаете пружину (без каких бы то ни было инструментов). Печатаете на полученных листах книгу. Вставляете назад. Очень аккуратно обжимаете пружину пальцами, равномерно надавливая на каждый «зубец». Не пережмите и не помните зубцы (иначе у книги будет неопрятный вид), листы и так не выпадут. Книжка приличного качества готова.

Метод 4
Распечатываем книгу. С помощью канцелярского дырокола, как в методе №2, делаем отверстия. Но теперь делаем ряд из 4 отверстий — 2 повыше, 3 пониже. Не забываем таким же образом подготовить нижнюю и верхнюю обложку. В хозяйственном магазине покупаем устройство для посадки заклёпок или люрексов. Через полученные отверстия с помощью заклёпок или люрексов соединяем страницы и обложки. Если обложки из картона или полукартона — нужно с помощью линейки обжать обложку по линии раскрытия до первого раскрытия книги. Если обложка из пластика — нужно по линии раскрытия гвоздём сцарапать половину глубины пластика — по этой линии она и будет открываться (с первого раза сделать аккуратную бороздку может не получиться). Разумеется, такая книга не будет раскрываться «до самого корешка» — это нужно учитывать при распечатке содержимого. Получается очень удобная и красивая книга. При определённой сноровке можно сделать обложку из единого куска материала — тогда снаружи не будет виден «корешок».

Метод 5
Покупаем машинку для переплёта на пластиковую пружину (такая «пружина» мало похожа на пружину). Стоит машинка от 30$, и пользоваться ею не сложнее, чем тостером. С помощью пластиковых пружин можно сшить до 500 листов. Бывают аналогичные машинки для сшивания на металлическую пружину, но они и пружины для них стоят дороже, и сошьют вам не более 130 листов. Полученными книжками очень удобно пользоваться. Правильное название таких машинок «Биндер для переплёта на пластиковую (металлическую ) пружину». При покупке обратите внимание на следующее: корпус и ручки должны быть металлические; ножи должны отключаться по отдельности — чем больше, тем лучше; должна быть регулировка отступа от края; выбирайте машинку, рассчитанную на максимально количество прошиваемых страниц, и на максимум одновременно перфорируемых страниц — здесь не экономьте; все ножи должны двигаться синхронно и без малейшего зацепа; остальное, включая фирму-производителя — не имеет особого значения для индивидуального пользователя.

Метод 6
Будем делать настоящие книги. «Настоящие» бывают двух видов: сшитые и склеенные. Сшитые — это самые качественные, но и самые сложные в изготовлении, а значит — не в теме этой статьи. Склеенные — наиболее распространённые, загляните на свою книжную полку: если страницы книги в области корешка, под обложкой, соединены полумиллиметровым слоем затвердевшего клея — это именно она. Вот такие книги, причём профессионального качества, и без проблем мы и будем делать дома. Для этого понадобится купить машинку для термопереплёта за 50$ и термоклей. Машинка растапливает изначально твёрдый термоклей. После распечатки и обрезки, блок листов вставляется внутренней стороной в машинку, и обжимается нею. На готовый блок книги вручную клеится обложка. Вот и всё. Этим методом можно сшивать до 700 листов (в зависимости от толщины бумаги).

Метод 7
Переплет металлическим каналом (металбинд) обещает высокое качество, мгновенность и дешевизну переплёта толщиной до 300-600 листов А4 80г/кв.м в домашних условиях. Аппарат ценой около 200$ сжимает блок металлической скобой вдоль всего блока. По отзывам — очень надёжно. Интересная особенность — скобу можно разжать, и использовать повторно, до 10-20 раз.

Примечание:
Все эти методы (кроме металбинда) я опробовал сам. Имею массу сшитых таким образом книг. Это просто, быстро, и действительно доступно каждому. Удачи!

Журнал на листах А4

Очень хочется напечатать журнал кустарным способом, так как нет возможности печати в типографии из-за соображений этики и финансовых трудностей.
В индизайне хочу сверстать 12 листовый журнальчик, распечатать на принтере а4 листами и вот АНА проблема вылазит, как скрепить листы, чем, каким клеем илискобами, как сделать переплёт похожий на журнальный, а не на ручную поделку из папьемаше?