Как построить диаграмму в access

Построение диаграмм в формах

Диаграммы используются для наглядного представления информации из базы данных. В Access диаграмма как отдельный объект не существует, а может являться элементом формы либо отчета.

Для построения диаграмм в СУБД Access используется модуль MSGraph, в который передаются все исходные данные для построения диаграммы с помощью механизма обмена данными в Windows. Для передачи данных можно использовать Мастер диаграмм, существующий в Access.

2.7.1 Элементы диаграмм и подготовка исходных данных

Исходными данными для построения диаграмм могут быть данные таблиц либо запросов. Реальные таблицы в базах данных содержат огромное количество записей. Если при построении диаграммы не ограничить количество отображаемых в ней данных, то она будет загромождена излишними деталями. Поэтому чаще всего диаграммы строят по результатам запросов к базе данных.

Удобнее для построения диаграмм использовать итоговые или перекрестные запросы. Например, можно построить диаграмму по результату итогового запроса, подсчитывающего средний балл каждого студента за прошедшую сессию.

Основные элементы диаграмм Access показаны на рисунке 14 .

Рис. 14 Элементы диаграмм MS Access

Построение диаграммы с помощью Мастера диаграмм

Для создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм нужно перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. В окне диалога Новая форма выбрать тип Диаграмма и указать источник данных для нее (таблицу или запрос). Сразу после этого начинается процесс построения диаграммы.

Во первом окне Мастера диаграмм нужно указать поля, необходимые при построении диаграммы. Для этого нужно скопировать их из списка Доступные поля в список Поля диаграммы.

Второе окно Мастера диаграмм служит для выбора типа диаграммы. Правильный выбор типа диаграммы имеет большое значение, т.к. неудачный выбор может привести к ложным выводам.

В третьем окне Мастера диаграмм можно изменить способ представления данных на диаграмме, меняя с помощью мыши положение кнопок с именами полей, расположенных в правой части диалогового окна. Результат построения диаграммы можно просмотреть, нажав кнопку Образец.

В последнем окне Мастера диаграмм вводится название диаграммы. На этом процесс построения диаграммы завершен.

Редактирование диаграмм

Поскольку возможности Мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать MS Graph, запуск которого осуществляется двойным щелчком мыши на диаграмме в форме, открытой в режиме Конструктора.

Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор параметров, значения которых устанавливаются в соответствующем окне редактирования, которое открывается двойным щелчком мыши на необходимом элементе.

Отредактировать текст легенды или сами данные можно через таблицу данных, которая также отображается в режиме MS Graph.

4. Создание запросов на выборку к однотабличным и многотабличным субд access” Понятие запроса

При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов.

Запрос — это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям.

С помощью Accessмогут быть созданы следующие типы запросов: запросы на выборку, запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром.

Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных.

Как построить диаграмму в access

Диаграммы — это представление табличных данных в наглядной графической форме, наиболее удобной для их анализа и сравнения.

Построить диаграмму в отчете можно двумя способами: в существующий отчет вставить диаграмму (команда Вставка\Диаграмма) или предусмотреть включение диаграммы при создании нового отчета (на первом шаге построения отчета выбрать пункт Мастер диаграмм).

На практике при построении диаграмм зачастую представляется целесообразным осуществлять группировку данных, и такая возможность в Access предусмотрена. Например, по полю, имеющему тип Дата/время, можно сгруппировать данные по годам, кварталам, месяцам, дням, часам и минутам. Здесь мы построим диаграмму объема продаж товаров некоторого поставщика, сгруппировав данные по дням.

Сначала построим запрос, обеспечив данные для построения диаграммы. Запрос должен предоставлять следующую информацию: имя поставщика (таблица Поставщик), дату и объем продаж (таблица Продажи), наименование и розничную цену товара (таблица Товары). Эта информация даст нам возможность проанализировать темпы продаж товаров. Таким образом, в запрос следует включить таблицы Товары, Продажи и Поставщик. Отбирать будем данные только по продажам, т.е. не будем учитывать списание и возврат; тогда условие отбора записей будет иметь вид Прод_возвр = ‘Пр’. Для подсчета объема продаж добавим в запросе вычисляемое поле Сум: [Количество]*[Цена_розн]. Назовем этот запрос Продажи поставщика.

Продемонстрируем построение диаграммы при создании нового отчета Продажи для поставщика. В окне создания отчета выберем пункт Мастер диаграмм, и в качестве источника данных возьмем созданный ранее запрос Продажи поставщика. Ответив на вопросы мастера, получим требуемый отчет с диаграммой. Будем представлять на диаграмме данные для всех товаров, группируя их по наименованиям и по дате продажи. При больших объемах данных информацию на диаграмме можно группировать не по дням, а по более продолжительным интервалам времени (неделям, месяцам, годам).

Изображенное на рисунке расположение полей на шаблоне диаграммы было выбрано мастером диаграмм. Единственное числовое поле ([Сум]) помещено в область данных диаграммы, т.е. значения этого поля (просуммированные по наименованиям и датам продажи) и будут откладываться на диаграмме. По оси абсцисс откладывается дата продажи (по дням), а наименования товаров и соответствующие им обозначения приводятся в легенде диаграммы. Если предложенный мастером вариант вас не устраивает, его легко можно изменить простым перемещением полей при помощи протяжки мыши. Изменить порядок группировки или вид вычислений (скажем, не сумма, а максимальное значение) позволяет двойной щелчок по соответствующему полю на макете диаграммы.

По завершении работы с мастером в отчет помещается объект OLE, источником которого является приложение MS Graph, предназначенное для построения диаграмм в тех офисных приложениях фирмы Microsoft, которые не имеют своих средств построения диаграмм (например, в Excel). Поэтому для форматирования диаграммы в MS Graph, следует выполнить двойной щелчок на диаграмме в режиме конструктора отчета.

Для редактирования данных диаграммы следует выделить диаграмму в режиме конструктора отчета и воспользоваться Построителем для поля Источник строк в окне свойств.

Например, чтобы получить диаграмму для конкретного поставщика, можно в условиях отбора для поля Код_поставщика указать конкретный код (на рисунке выбрано значение 5 для кода поставщика) или же для поля ФИО_поставщика указать конкретную фамилию. Как видно, источник строк для диаграммы представляет собой некий запрос, который можно сохранить как объект базы данных, что нами и будет сделано.

Те, кто строил диаграммы в MS Excel, будут разочарованы, узнав, что здесь нет возможности вернуться к диалогу с мастером диаграмм для ранее построенной диаграммы. Однако в этом нет особой необходимости, поскольку у нас имеются средства, как для форматирования, так и для изменения данных для диаграммы. Если редактирование запроса, служащего источником строк для диаграммы, не приведет вас к успеху, создайте новый отчет.

Создание запроса средствами VBA

В предыдущем разделе мы построили отчет с диаграммой для графического представления данных по продажам для всех поставщиков фирмы. Аналогичным образом диаграмму можно построить для конкретного поставщика, вручную введя условия отбора в запросе, служащем источником строк диаграммы. В качестве источника данных для построения диаграммы использовался запрос Продажи поставщика, в условиях отбора которого указывался этот поставщик.

Теперь поставим следующую задачу. Пусть отчет с диаграммой печатается только для того поставщика, которого мы будем выбирать из списка на специально созданной для этого форме Продажи по поставщикам. Т.е. мы попробуем печатать отчеты для требуемых поставщиков (сотрудников, категорий товара и т.д.), выбирая их из списка, а не редактируя всякий раз условие отбора в запросе, лежащем в основе ранее построенной диаграммы.

Итак, создадим форму, содержащую кнопку и поле со списком. В списке будут находиться фамилии поставщиков (источник строк списка — таблица Поставщик), а при нажатии на кнопку будет выполняться команда печати отчета, содержащего диаграмму для выбранного в списке поставщика.

Эти действия нам уже знакомы. Единственная проблема, которую нужно в данном случае решить, это — каким образом данные из списка включать в условия отбора для запроса, служащего источником данных для построения диаграммы. Можно использовать запросы с параметрами (глава 9). Однако это постоянно будет вызывать появление окна для ввода значения параметра и, таким образом, использование списка окажется, по существу, ненужным. Кроме того, поскольку информацию можно выбрать из списка, хотелось бы избежать ее ввода с клавиатуры.

Поступим следующим образом. Будем создавать запрос, служащий источником строк для диаграммы, непосредственно в событийной процедуре нажатия кнопки на форме Выбор поставщика. При этом в условия отбора записей будем включать поставщика, выбранного в списке этой формы. Этот запрос должен формулироваться на языке SQL. Причем для решения нашей задачи досконального знания этого языка не требуется, поскольку в Access можно любой запрос, построенный в конструкторе, перевести на язык SQL с помощью команды Вид/Режим SQL. Предлагаемый алгоритм будет создавать запрос как объект базы данных, поэтому сначала сохраним запрос, служащий источником строк диаграммы (назовем его Запрос для диаграммы по поставщикам — смотри рисунок), а из запроса Продажи поставщика уберем условия отбора. В событийной процедуре нужно будет предусмотреть еще один момент, а именно: попытка создать запрос с именем уже имеющегося запроса будет вызывать сообщение об ошибке. Чтобы избежать этого, сначала будем удалять (в коде VBA) имеющийся запрос, а затем создавать новый с тем же именем. Наконец, будем печатать отчет с диаграммой.

Чтобы реализовать описанный выше алгоритм, выполним следующие действия.

1. Дадим имя выбор полю со списком на форме Продажи по поставщикам. 2. Скопируем запрос (источник строк) в виде оператора SQL в буфер обмена и сохраним его в базе данных под именем Запрос для диаграммы по поставщикам. Для этого: — В отчете, содержащем диаграмму (Диаграмма продаж), выделим диаграмму и в окне свойств на вкладке Данные нажмем кнопку построителя выражений в строке Источник строк. — Выберем команду Файл\Сохранить (даем имя Запрос для диаграммы по поставщикам).

Константа acFormAdd в аргументе Режим данных макрокоманды OpenForm позволяет открыть форму в режиме добавления новых записей, при котором вся остальная информация не выводится на экран. С остальными аргументами этой макрокоманды можно ознакомиться по справке. Заметим, что использование диспетчера кнопочных форм избавит вас от написания событийной процедуры, поскольку соответствующую команду можно просто выбрать в диалоге с мастером. Также не потребует программирования использование макроса, при конструировании которого значения аргументов макрокоманды выбираются из списка, после чего этот макрос можно выбрать для обработки события нажатия соответствующей кнопки.

Если же нам потребуется поработать со списком товаров, то мы будем открывать эту же форму Прием товаров в режиме просмотра, при котором запрещено какое-либо изменение информации. Это, в частности, можно сделать в событийной процедуре с помощью строки

Как построить диаграмму в access

Диаграмма — это рисунок, на котором наглядно и компактно представлены числовые данные и показаны важные отношения между ними. Диаграмма, вставленная в форму или отчет, поможет принимать обоснованные решения. Вы можете привязать диаграмму к таблице или запросу и настроить ее различные свойства. Диаграмму даже можно сделать интерактивной. Например, если выбрать другую категорию в фильтре формы или отчета, значения на диаграмме будут изменены. В Access можно создавать гистограммы, графики, линейчатые, круговые и комбинированные диаграммы.

Примечание. Не отображается диаграмма? Дополнительные сведения см. в том, что диаграмма исчезает при добавлении легенды (ряда) в области «Параметры диаграммы».

Комбинированная диаграмма: гистограмма с группировкой, показывающая продажи домов за год, и график средней ежемесячной цены

Что вы хотите сделать?

Выбор типа диаграммы
— столбец (с пошаговом видео)
— Line (с пошаговом видео)
— Bar (с пошаговом видео)
— круговая диаграмма (с пошаговом видео)
— комбо (в пошаговом видео) Лучшие методики
по созданию диаграмм Access

Создание диаграммы

Чтобы создать диаграмму в Access, нужно сделать следующее:

Привязать диаграмму к источнику данных (например, таблице или запросу).

Сопоставить поля с измерениями диаграммы, которые являются ее основными элементами. Способ представления измерений Ось (категория), Условные обозначения (ряд) и Значения (ось Y) зависит от типа диаграммы.

Добавить дополнительные элементы диаграммы (например, метки данных и линии тренда), чтобы сделать ее более точной и понятной.

Отформатировать диаграмму и ее различные элементы. Вы также можете отформатировать отдельный ряд данных, то есть набор значений, представленный в виде столбца, полосы, линии или сектора, которые соответствуют легенде.

Начало работы

Создайте или откройте форму либо отчет в представлении Конструктор. Чтобы создать отчет или конструктор,выберите > «Создание формы». Чтобы открыть форму или отчет, щелкните правой кнопкой мыши нужное имя на панели навигации и выберите Конструктор форм или Конструктор отчетов.

Выберите Конструктор > Вставить диаграмму , выберите тип диаграммы, а затем щелкните форму или отчет, чтобы вставить ее. Дополнительные сведения см. в разделе Выбор типа диаграммы.

Откроется область Параметры диаграмм, а на сетке конструктора форм появится образец схемы.

Используйте управляющие маркеры , чтобы изменить размер диаграммы или переместить ее путем перетаскивания .

В области Параметры диаграмм можно настроить источник данных, задать поля Ось (категория), Условные обозначения (ряд) и Значения (ось Y), а также отформатировать диаграмму.

Параметры данных

Откройте вкладку Данные в области Параметры диаграмм.

Выберите Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы, а затем укажите источник данных в раскрывающемся списке. Поддерживаются запросы к серверу.

По умолчанию образец схемы заменяется динамической диаграммой, которая использует первые два поля в источнике данных в качестве измерений Ось (категория) и Значения (ось Y). Часто первым столбцом в таблице является первичный ключ, который не подходит для использования в качестве измерения. Отображением динамических данных управляет свойство диаграммы Предварительный просмотр реальных данных.

Совет. Если ваш источник данных содержит большое количество полей, вам может быть проще создать запрос, который выводит только нужные поля.

В разделах Ось (категория), Условные обозначения (ряд) и Значения (ось Y) выберите по крайней мере два поля, чтобы создать диаграмму. Сделайте следующее:

Ось (категория). В этом разделе выберите одно или несколько полей.

В этом измерении представлены горизонтальные значения на гистограммах с группировкой и графиках (с макетом точечной диаграммы), а также вертикальные значения на линейчатых диаграммах с группировкой.

Ось гистограммы с группировкой

Ось линейчатой диаграммы с группировкой

По умолчанию для поля даты задается агрегат «Месяцы». Чтобы изменить ее, щелкните стрелку вниз и выберите в списке (включая «Нет»), чтобы удалить агрегат.

Если выбрать несколько полей Ось (категория), на оси измерения создается иерархия делений (например, области в подразделении).

<c0><c1>Условные обозначения (ряд)</c1></c0>. Выберите поле в этом разделе.

Это измерение преобразует значения полей в заголовки столбцов. Например, значения в поле «Область» становятся заголовками столбцов, а соответствующие им значения преобразуются в отдельные ряды данных.

Значения (ось Y). В этом разделе выберите одно или несколько полей.

В этом измерении представлены вертикальные значения на гистограммах с группировкой и графиках (с макетом точечной диаграммы), а также горизонтальные значения на линейчатых диаграммах с группировкой.

Значения гистограммы с группировкой

Значения линейчатой диаграммы с группировкой

Каждое выбранное поле соответствует ряду данных. Если выбрано несколько полей Значения (ось Y) , выбрать поле Условные обозначения (ряд) невозможно. Поля Значения (ось Y) по умолчанию становятся легендой.

Ко всем выделенным полям по умолчанию применяется агрегатная функция. Для числовых и денежных полей по умолчанию агрегированием является SUM. Чтобы изменить агрегат, щелкните стрелку вниз и выберите значение в списке. Если выбрать Нет, агрегация не будет выполняться.

Примечание. Для текстовых полей необходимо использовать агрегат count. Все выбранные поля значений (ось Y) должны быть агрегированы или не агрегированы.

Примечания Возможны различные сочетания полей, но учитывайте следующее:

Выберите по крайней мере одно поле Ось (категория) и одно поле Значения (ось Y).

Можно выбрать только одно поле Условные обозначения (ряд), но несколько полей Значения (ось Y) или Ось (категория).

Если выбрать одно поле Ось (категория) и одно поле Условные обозначения (ряд), можно выбрать только одно поле Значения (ось Y). Чтобы добавить дополнительное поле Значения (ось Y), очистите поле Ось (категория) или Условные обозначения (ряд).

Если выбрано поле Условные обозначения (ряд), можно выбрать только одно поле Значения (ось Y), которое должно быть агрегированным.

Параметры форматирования

Откройте вкладку Формат в области Параметры диаграмм.

Выберите ряд данных в списке.

У каждого ряда данных есть уникальный набор свойств

Для каждого ряда данных задайте следующие свойства:

Отображаемое имя Имя ряда данных в легенде диаграммы.

Тип диаграммы Это свойство отображается только для комбо-диаграммы. Это свойство используется для добавления различных типов диаграмм в комбо-диаграмму по одному для каждого ряда данных. По умолчанию комбинированная диаграмма состоит из гограммы с кластерией для первого ряда данных, а для второго — с графиком. Для каждого ряда данных можно настроить разные типы диаграмм. Если диаграмма состоит только из одного ряда данных, это столбец с кластерией.

Примечание. Это свойство не следует путать со свойством «Тип диаграммы» на листе свойств диаграммы.

Тол% линии Выберите тол желтую линию с приращением 0,25 пунктов. Это свойство отображается только для графика.

Тип штриха Выберите тип линии: сплошная,штриховая, пунктирная,штриховая или пунктирная точка. Это свойство отображается только для графика.

Ряды Выберите основную или поторную ось, чтобы отобразить ряд данных. Используйте этот параметр, если ряды данных значительно различаются или являются разными мерами (например, цена и объем). Комбо-диаграмма, в которую вметит столбец и график с кластером, а также названия осей, часто лучше всего работает.

Политика отсутствующих данных Выберите одну из следующих функций: «Отсчитать как нуль», чтобы представить отсутствующие данные как 0, «Не пропускать отсутствующие данные» и «Отсчитать как интерполяированные», чтобы вычислить новые данные, которые заполняют отсутствующие данные. Это свойство отображается только для графика.

Цвет заливки ряда Выберите цвет для заливки рядов данных, таких как столбец или столбец.

Цвет границы ряда Выберите цвет, чтобы добавить контур к ряду данных, такому как столбец или столбец.

Отображение метки данных Если этот параметр выбран, отображается метка данных, поясняет ряд данных.

Отображение линий тренда Если этот параметр выбран, для отображения линии тренда, которая показывает тенденции данных.

Параметры линии тренда Выберите одну из следующих линий тренда:

Линейная Это наиболее подходящий прямой прямой для наборов данных, которые увеличиваются или уменьшаются с постоянной скоростью.

Экспоненциальная Это кривая линия положительных чисел, которые увеличиваются или падают с постоянно возрастающей стоимостью.

Логарифмическая Это изогнутая линия наилучшего уровня изменения данных, которая быстро увеличивается или уменьшается, а затем вырастет.

Полиномиальная Этот вариант лучше всего использовать, когда данные меняются, например большого набора данных, например большого набора.

Электропитание Это кривая положительных чисел, которые увеличиваются с определенной скоростью, например ускорение с интервалом в 1 секунду.

Скользя среднее Это способ сухметь колебания данных и более четко показать закономерность или тенденцию.

Название линии тренда Введите более содержательное имя, которое отображается на легенде диаграммы.

Фигура маркера Выберите фигуру в качестве маркера линии. Это свойство отображается только для графика.

Важные замечания

Агрегирование Хотя источник данных часто начинается с набора неастрогированных данных, при создании диаграммы Access по умолчанию создает для полей агрегатные вычисления, такие как «Сумма», «Количество» и «Среднее», чтобы упростить количество рядов данных. Однако вы можете удалить стандартные агрегатные вычисления, выбрав значение «Нет» в списке. При выборе полей и выборе агрегатов создается утверждение SELECT, SQL GROUP BY или TRANSFORM, которое хранится в свойстве «Источник строк преобразованных строк». Чтобы увидеть ее, щелкните свойство правой кнопкой мыши и выберите «Масштаб». Ниже кратко обзор трех основных возможностей.

Если выбрать поля Ось (категория) и Значения (ось Y), но удалить агрегатные функции, Access преобразует источник строк в более простую инструкцию SELECT. Например:

Если выбрать поля Ось (категория) и Значения (ось Y), Access преобразует источник строк в инструкцию GROUP BY. Например:

При выборе поля легенды (ряда) Access преобразует источник строк в перекрестный запрос (с помощью SQL TRANSFORM). Значения полей, возвращаемые предложением PIVOT запроса TRANSFORM SQL, используются в качестве заголовков столбцов, таких как поле «Область», в котором может создаваться много заголовков — каждый отдельный ряд данных. Например:

Свойства. Для дальнейшей настройки диаграммы выберите > «Конструктор» > <имя диаграммы>, в которой отображаются все свойства, связанные с диаграммой. Чтобы получить справку по определенному свойству, выберите его и нажмите клавишу F1. При изменении свойств на странице свойств соответствующие значения изменяются в области Параметры диаграмм (и наоборот).

У диаграмм есть большое количество уникальных свойств форматирования. С их помощью можно форматировать значения осей, заголовки и саму диаграмму. В разделе Данные также есть несколько уникальных свойств, в том числе Предварительный просмотр реальных данных, Преобразованный источник строк, Ось диаграммы, Легенда диаграммы и Значения диаграммы.

Добавление вспомогательной вертикальной оси. У новых диаграмм обычно есть основная вертикальная ось, но вы можете добавить вспомогательную вертикальную ось, если данные сильно различаются или в них используются различные показатели (например, цена и объем). На вспомогательной вертикальной оси представлены значения связанного с ней ряда данных. Чтобы добавить вспомогательную вертикальную ось, используйте свойство Построить ряд на вкладке Формат в области Параметры диаграмм.

Добавление линии тренда. Для числовых данных может потребоваться добавить линию тренда, чтобы показать тенденции. Для этого можно использовать параметры Линия тренда и Название линии тренда на вкладке Формат в области Параметры диаграмм.

Изменение диаграммы Чтобы изменить диаграмму, откройте форму или отчет в конструкторе или макете, а затем выберите диаграмму, которая открывает области «Параметры диаграммы». Чтобы переключиться на другой тип диаграммы, выберите другую диаграмму в списке свойств «Тип диаграммы». Вы также можете сделать любую одно диаграмму комбой, изменив свойство «Тип диаграммы» на странице свойств (а не вкладку «Формат» в области «Параметры диаграммы»).

<c0>Обновление источника данных</c0>. Чтобы обновить данные диаграммы, переключитесь в режим формы или отчета, выделите диаграмму и нажмите кнопку Обновить все (или клавишу F5).

<c0>Параметры диаграммы</c0>. Если область Параметры диаграмм закрыта, убедитесь, что диаграмма выбрана, а затем щелкните Конструктор > Параметры диаграмм.

Классические диаграммы. Не следует путать новую диаграмму , основанную на современных технологиях, с классической диаграммой , которая является элементом ActiveX. Однако вы по-прежнему можете использовать классические диаграммы и даже добавлять их в формы и отчеты, в которых есть новые диаграммы.

Связывание диаграммы с данными в форме или отчете

Чтобы диаграмма работала с данными в форме или отчете, привяжите ее к тому же источнику данных, что и форму или отчет. Затем задайте сопоставляемое поле для свойств данных диаграммы Подчиненные поля и Основные поля.

Создайте форму или отчет, привязанные к источнику данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание формы в Access или Создание простого отчета.

Добавьте диаграмму в ту же форму или отчет. Дополнительные сведения см. в разделе Создание диаграммы.

Задайте для свойства Источник записей диаграммы то же значение, что и для свойства Источник записей формы или отчета.

Щелкните диаграмму, откройте страницу свойств, нажав клавишу F4, и выберите вкладку Данные.

Нажмите кнопку Построить в поле свойства Подчиненные поля или Основные поля.

Откроется диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

В разделах Основные поля и Подчиненные поля выберите поле, которое вы хотите связать, а затем нажмите кнопку ОК. Часто рекомендуется использовать поле категории, например «Область», «Сегмент» или «Регион».

Если вы не знаете, какое поле использовать, нажмите кнопку Предложить, чтобы ознакомиться с рекомендациями.

Сохраните форму или отчет, переключитесь в режим формы или отчета, а затем проверьте, правильно ли работает диаграмма. Например, попробуйте отфильтровать форму или отчет по полю категории, такому как «Область», «Сегмент» или «Регион», чтобы отобразить другие результаты на диаграмме. Дополнительную информацию см. в статье Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access.

Выбор типа диаграммы

Ниже приведены сведения, которые помогут вам выбрать подходящий тип диаграммы.

Что такое диаграмма?

Диаграмма — это рисунок, на котором наглядно и компактно представлены числовые данные и показаны важные отношения между ними. Диаграммы включают множество элементов. Некоторые из них отображаются по умолчанию, а другие можно добавлять по мере необходимости. Вы можете изменить вид элементов диаграммы, настроив их размеры или формат. Вы также можете удалить ненужные элементы. На схеме ниже показаны основные элементы диаграммы.

Какие диаграммы можно создавать?

В Access можно создавать гистограммы, графики, линейчатые, круговые и комбинированные диаграммы. В этом разделе объясняется, в чем особенность каждой диаграммы и когда ее лучше всего использовать.

Гистограмма

В гограмме категории отображаются вдоль горизонтальной оси(свойство «Ось (категория)»), а значения — вдоль вертикальной оси(значение (ось Y). Обычно для измерения «Ось (категория) » выбирается одно поле, а для измерения значений (ось Y) — одно или несколько полей, каждое из которых становится рядом данных. Если для измерения значений (ось Y) вы выбрали несколько полей, возможно, их стоит отделить друг от друга.

Как сделать диаграмму в access? — Информатика

Как сделать диаграмму в access? — Разбираем подробно

Создать диаграмму на основе сводной таблицы очень просто. Переключитесь в режим Сводная диаграмма (PivotChart View), и на экране появится сводная диаграмма, примерно такая, как на рис. 8.50.

Как и сводная таблица, она имеет поле фильтра — «Страна» (Country), которое отображается в левом верхнем углу экрана, поля строк и столбцов, которые здесь отображаются справа и снизу. Эта сводная диаграмма тесно связана с таблицей. Если вы переключитесь в режим сводной таблицы и измените ее структуру, это изменение будет отображено и на сводной диаграмме, и наоборот, если сейчас изменить структуру сводной диаграммы, то это изменение появится и на сводной таблице, когда вы вновь переключитесь в тот режим.

Рис. 8.50. Сводная диаграмма, построенная на основе сводной таблицы

Но можно создать диаграмму и непосредственно на базе запроса или таблицы. При этом одновременно будет создаваться и сводная таблица. Сводная таблица и сводная диаграмма — это две формы представления одних и тех же данных.

В качестве примера предлагается построить сводную диаграмму для запроса «Продажи по сотрудникам и странам» (Employee Sales by Country).

1. Откройте этот запрос в режиме Конструктора.
2. Запрос имеет два параметра: и , которые используются для фильтрации данных. Для сводной диаграммы эти параметры не нужны, поэтому сначала удалите выражение из строки Условие отбора (Criteria), затем откройте диалоговое окно Параметры (Query Parameters) (см. разд. «Запросы с параметрами»гл. 4) и удалите оба параметра.
3. Щелкните по стрелке на кнопке Вид (View) панели инструментов и выберите из меню пункт Сводная диаграмма (PivotChart View). Появится окно, основную часть которого занимает область отображения диаграммы (рис. 8.51), ограниченная осями координат и размеченная линиями сетки. Кроме этого, видны область фильтра, которая играет ту же роль и расположена так же, как и в сводной таблице, область категорий и область рядов, которые соответствуют строкам и столбцам сводной таблицы. В область категорий переносятся поля, значения которых должны откладываться по оси X (горизонтальной), а в область рядов — поля, каждое значение которых соответствует одной серии точек или столбцов на диаграмме (в зависимости от типа диаграммы). Эти поля соответствуют полям столбцов на сводной диаграмме. В область данных помещаются поля, значения которых будут отображаться по оси Y (вертикальной) диаграммы.

Рис. 8.51. Макет сводной диаграммы

1. Перетащите из списка полей в область фильтра поле «Страна» (Country), в область категорий — поля «Фамилия» (Last Name) и «Имя» (First Name), в область рядов — поле «Дата исполнения по месяцам» (Shipped Date By Month). Следите, как будет меняться область диаграммы.
2. Перенесите поле «СуммаПродаж» (Sale Amount) в область данных — и диаграмма готова. Нажмите кнопку Добавить легенду (Show Legend), чтобы отобразить легенду, после чего вы получите диаграмму, представленную на рис. 8.52.
3. Можно еще ввести надписи у осей диаграммы. Щелкните по надписи Название оси (Axis Title) под осью X. Выведите на экран окно Свойства (Properties) и раскройте вкладку Формат (Format). Введите в поле Заголовок (Caption): Сотрудники. Аналогично введите надпись Объем продаж для оси Y.

Рис. 8.52. Сводная диаграмма

Рис. 8.53. Сводная таблица «Продажи по сотрудникам и странам»

Каи уже говорилось выше, одновременно со сводной диаграммой создается и сводная — таблица.

1. Щелкните по стрелке на кнопке Вид (View) и переключитесь в режим сводной таблицы. Вы увидите сводную таблицу, показанную на рис. 8.53.

В данной лабораторной работе рассмотрим использование рисунков и диаграмм в СУБД Access.

Рисунки

В режиме конструктора форм СУБД Access имеется возможность использования графических элементов Линия и Прямоугольник. Данные элементы позволяют акцентировать внимание на определенных частях формы.

В режиме конструктора имеется возможность вставки рисунков двумя способами: Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. Используя первый способ, можно вставить рисунок, который будет одинаково отображаться для всех записей. Это может быть, например, логотип компании. При помощи второго способа размещают рисунки, которые связаны с конкретными записями, например, база данных содержит информацию по сотрудникам и этот элемент позволяет выводить фотографию конкретного сотрудника при изменении записей.

Задание

1. Поместите окно ввода в форме “Заказ с полем со списком” на выпуклый прямоугольник. Для этого выберите инструмент Прямоугольник и разместите его на необходимую область формы. При этом прямоугольник может перекрыть элементы формы. Далее сделайте прямоугольник прозрачным, выбрав Свойства — Тип фона — Прозрачный или выбрать пункт На задний план в пункте меню Формат. Затем выберите Свойство Оформление / Приподнятое. Отмечу также, что прямоугольник залить цветом, используя Свойство / Цвет фона.
2. Добавьте логотип на одну из форм. Логотип создайте самостоятельно, например, в графическом редакторе Paint.

Мастер диаграмм

Удобным механизмом анализа и представления данных являются диаграммы. Распишу процесс построения диаграммы распределения по категориям цены товаров для таблицы ТОВАР.

1. Создаем запрос “Категории и цены товаров” по таблицам ТОВАР и КАТЕГОРИЯ ТОВАРА, содержащий поля Значение и Цена, отсортированные по полю Значение.
2. Используя созданный запрос, создаем форму “Диаграмма: Количество товаров по категориям”. Для этого на Ленте Создание в разделе Формы выберем Пустая форма и откроем ее в конструкторе, затем в Элементах управления найдем пиктограмму Вставить диаграмму нажмем на нее и выберем место на форме куда хотим ее вставить и автоматически откроется окно Создание диаграммы, выберем таблицу и запрос. В нашем случае это будет запрос Категории и цены товаров. Выберем поле Значение. В качестве формы диаграммы выберем Объемная круговая. Теперь введем заголовок диаграммы: Число товаров каждой категории и кнопкой Готово запустим построение диаграммы. Получим требуемую диаграмму.
3. На полученной диаграмме есть названия категорий, но нет численных значений. Вызовем программу Microsoft Graph, которая собственно и создала нашу диаграмму. Для этого необходимо перейти в режим Конструктора и вызвать программу двойным щелчком по светлому полю на диаграмме. В верхней строке меню теперь представлены пункты меню приложения Microsoft Graph. Выберем пункты Диаграмма / Параметры диаграммы… / Подписи данных / Значение. Нажмем кнопку ОК. Теперь цифры числа записей данной категории появятся. При необходимости их можно переместить в нужные места. Если хотим, можем вывести проценты.

Задание

1. Создайте диаграмму Количество товаров по категориям (создание описано выше).
2. Для того же запроса “Категории и цены товаров” создайте столбчатую диаграмму значений средней цены товаров по категориям. В качестве полей диаграммы возьмем оба поля запроса. Выберем тип диаграммы Гистограмма. Далее в процессе диалога с мастером дважды щелкнем левой кнопкой мыши по кнопке Сумма_Цена. Откроется окно выбора функции, выберем Avg. Название кнопки теперь поменяется на Среднее_Цена Дадим диаграмме название Средняя цена товаров по категориям.
3. Создать для этого же запроса вертикальную столбцовую диаграмму (Гистограмму) “Число товаров”, показывающую количество товаров по категориям.
4. Замените на предыдущей круговой диаграмме вывод чисел на вывод процентов.
5. Создайте круговую диаграмму “Категория покупателей – количество товаров”, показывающую количество товаров, приобретенных каждым покупателем.

Лабораторная работа Access

Любую информацию легче воспринимать, если она представлена наглядно. Это особенно актуально, когда мы имеем дело с числовыми данными. Их необходимо сопоставить, сравнить. Оптимальный вариант представления – диаграммы. Будем работать в программе Excel.

Так же мы научимся создавать динамические диаграммы и графики, которые автоматически обновляют свои показатели в зависимости от изменения данных. По ссылке в конце статьи можно скачать шаблон-образец в качестве примера.

Как построить диаграмму по таблице в Excel?

1. Создаем таблицу с данными.
2. Выделяем область значений A1:B5, которые необходимо презентовать в виде диаграммы. На вкладке «Вставка» выбираем тип диаграммы.
3. Нажимаем «Гистограмма» (для примера, может быть и другой тип). Выбираем из предложенных вариантов гистограмм.
4. После выбора определенного вида гистограммы автоматически получаем результат.
5. Такой вариант нас не совсем устраивает – внесем изменения. Дважды щелкаем по названию гистограммы – вводим «Итоговые суммы».
6. Сделаем подпись для вертикальной оси. Вкладка «Макет» — «Подписи» — «Названия осей». Выбираем вертикальную ось и вид названия для нее.
7. Вводим «Сумма».
8. Конкретизируем суммы, подписав столбики показателей. На вкладке «Макет» выбираем «Подписи данных» и место их размещения.
9. Уберем легенду (запись справа). Для нашего примера она не нужна, т.к. мало данных. Выделяем ее и жмем клавишу DELETE.
10. Изменим цвет и стиль.

Выберем другой стиль диаграммы (вкладка «Конструктор» — «Стили диаграмм»).

Как добавить данные в диаграмму в Excel?

1. Добавляем в таблицу новые значения — План.
2. Выделяем диапазон новых данных вместе с названием. Копируем его в буфер обмена (одновременное нажатие Ctrl+C). Выделяем существующую диаграмму и вставляем скопированный фрагмент (одновременное нажатие Ctrl+V).
3. Так как не совсем понятно происхождение цифр в нашей гистограмме, оформим легенду. Вкладка «Макет» — «Легенда» — «Добавить легенду справа» (внизу, слева и т.д.). Получаем:

Есть более сложный путь добавления новых данных в существующую диаграмму – с помощью меню «Выбор источника данных» (открывается правой кнопкой мыши – «Выбрать данные»).

Когда нажмете «Добавить» (элементы легенды), откроется строка для выбора диапазона данных.

Как поменять местами оси в диаграмме Excel?

1. Щелкаем по диаграмме правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».
2. В открывшемся меню нажимаем кнопку «Строка/столбец».
3. Значения для рядов и категорий поменяются местами автоматически.

Как закрепить элементы управления на диаграмме Excel?

Если очень часто приходится добавлять в гистограмму новые данные, каждый раз менять диапазон неудобно. Оптимальный вариант – сделать динамическую диаграмму, которая будет обновляться автоматически. А чтобы закрепить элементы управления, область данных преобразуем в «умную таблицу».

1. Выделяем диапазон значений A1:C5 и на «Главной» нажимаем «Форматировать как таблицу».
2. В открывшемся меню выбираем любой стиль. Программа предлагает выбрать диапазон для таблицы – соглашаемся с его вариантом. Получаем следующий вид значений для диаграммы:
3. Как только мы начнем вводить новую информацию в таблицу, будет меняться и диаграмма. Она стала динамической:

Мы рассмотрели, как создать «умную таблицу» на основе имеющихся данных. Если перед нами чистый лист, то значения сразу заносим в таблицу: «Вставка» — «Таблица».

Как сделать диаграмму в процентах в Excel?

Представлять информацию в процентах лучше всего с помощью круговых диаграмм.

Исходные данные для примера:

1. Выделяем данные A1:B8. «Вставка» — «Круговая» — «Объемная круговая».
2. Вкладка «Конструктор» — «Макеты диаграммы». Среди предлагаемых вариантов есть стили с процентами.
3. Выбираем подходящий.
4. Очень плохо просматриваются сектора с маленькими процентами. Чтобы их выделить, создадим вторичную диаграмму. Выделяем диаграмму. На вкладке «Конструктор» — «Изменить тип диаграммы». Выбираем круговую с вторичной.
5. Автоматически созданный вариант не решает нашу задачу. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому сектору. Должны появиться точки-границы. Меню «Формат ряда данных».
6. Задаем следующие параметры ряда:
7. Получаем нужный вариант:

Диаграмма Ганта в Excel

Диаграмма Ганта – это способ представления информации в виде столбиков для иллюстрации многоэтапного мероприятия. Красивый и несложный прием.

1. У нас есть таблица (учебная) со сроками сдачи отчетов.
2. Для диаграммы вставляем столбец, где будет указано количество дней. Заполняем его с помощью формул Excel.
3. Выделяем диапазон, где будет находиться диаграмма Ганта. То есть ячейки будут залиты определенным цветом между датами начала и конца установленных сроков.
4. Открываем меню «Условное форматирование» (на «Главной»). Выбираем задачу «Создать правило» — «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
5. Вводим формулу вида: =И(E$2>=$B3;E$2

Когда вам нужно построит презентабельный отчет финансовой активности предприятия, лучше использовать средства графического представления информации.

Графическое представление информации намного эффективней и быстрей усваивается человеческим зрительным восприятием информации, чем текст и цифры. Легче проводить аналитики, лучше видно ситуацию, как в целом, так и в отдельных деталях.

Простенькая диаграмма Ганта готова. Скачать шаблон с примером в качестве образца.

В программе Excel специально разрабатывались диаграммы и графики для реализации данной задачи.