Документ в 1С изменен. Как узнать, кто это сделал?
Иногда перед бухгалтером возникают неприятные ситуации. Зайдя в программу, он видит, что некоторые данные изменены. Такие казусы встречаются, когда в программе работает несколько пользователей. Давайте посмотрим, как можно узнать «Кто виноват?».
Конечно, данный лайфхак актуален, если каждый пользователь входит в систему под своим паролем и не может зайти под именем другого пользователя.
Приведем условный пример: Бухгалтер по зарплате Вишневская С.Н. с вечера подготовила ведомости в кассу для выплаты зарплаты. На следующий день, открыв программу, она обнаружила несоответствие суммы ведомости. Как узнать, кто это сделал?
Шаг 1. Откройте раздел «Администрирование» — «Обслуживание».
Шаг 2. Откройте «Журнал регистрации».
В журнале отобразятся все события, производимые в системе.
Шаг 3. Нажмите «Установить отбор».
Шаг 4. Задав дату «подозреваемых» действий, установите фильтр «События».
Шаг 5. В открывшемся окне отметим галочкой блок «Данные».
Шаг 6. Нажмите «Применить и закрыть».
В журнале регистрации отобразится информация, пролистав которую мы видим, что в 21.31 вечера кадровик Грушина Т.В. внесла изменения в документ «Ведомость в кассу».
Таким образом, «злоумышленница» Грушина Т.В. была разоблачена…
А хотите узнать что именно в документе было изменено пользователем? Читайте об этом в нашей новой статье о версионировании в 1С.
Как узнать кто и когда изменял объект 1С
В системе для логирования действий пользователей предусмотрен специальный инструмент — журнал регистрации. В него записываются все события, выполненные как интерактивно, так и с помощью обработок.
Доступ к журналу регистрации можно получить как в режиме предприятия (меню Все функции ⇒ Стандартные ⇒ Журнал регистрации), так и в режиме конфигуратора (Администрирование ⇒ Журнал регистрации):
Если в режиме предприятия отсутствует пункт меню «Все функции«, то необходимо включить его отображение:
Внимание!
Пользователь должен обладать достаточными правами для доступа к меню «Все функции» и журналу регистрации.
Журнал регистрации в режиме предприятия и конфигуратора содержит одинаковые данные, функционал в обоих режимах идентичный, но, все же, есть небольшие различия:
- В режиме предприятия есть возможность отбора по конкретному документу или элементу справочника, что в большинстве случаев и требуется. Конфигуратор не оперирует пользовательскими данными (но там есть информация об измененных данных в текстовом виде);
- В режиме конфигуратора есть возможность отбора по разделителям данных;
- Визуально немного различаются окна с данными и отборами.
Теперь рассмотрим пример как можно определить кто редактировал интересующий нас объект.
1. Заходим в режим предприятия и открываем журнал регистрации, как описано выше;
2. Накладываем отбор на нужный объект:
3. Анализируем информацию:
Из полученных данных можно получить необходимую информацию для расследования: какой пользователь, когда и с какого компьютера изменял интересующий объект. Кроме того, в таблице присутствуют с виду одинаковые колонки «Данные» и «Представление данных». Данные — это ссылка на объект базы данных, для одного объекта она всегда одинаковая. Представление данных — это текстовое представление данных на момент изменения, т.е. по колонке «Представление данных» можно отследить историю изменения номера и даты документов и наименования или кода справочников.
Данные журнала регистрации хранятся не в самой базе данных, а в отдельном каталоге:
- Для файловых баз — [Каталог ИБ]\1Cv8Log;
- Для серверных баз — [Каталог служебных файлов кластера]\[Каталог ИБ]\1Cv8Log.
Хранение может осуществляться в двух форматах:
- Файлы формата .lgd — база данных формата SQLite;
- Файлы формата .lgf и .lgp — обычные текстовые файлы.
Формат .lgd является более современным, все новые базы, начиная с релиза 8.3.5, хранят данные журнала в этом формате.
Следует отметить, что журнал регистрации может занимать достаточно много места на жестком диске. Есть возможность удалить данные до определенной даты и настроить перечень регистрируемых событий (вплоть до полного отключения). Настройки выполняются в конфигураторе: Администрирование ⇒ Настройка журнала регистрации:
В прикладных решениях с встроенной библиотекой стандартных подсистем кроме платформенных механизмов просмотра журнала регистрации можно воспользоваться обработкой «Журнал регистрации». Обработка обычно располагается в меню НСИ и администрирование ⇒ Поддержка и обслуживание.
Для анализа истории изменения объектов можно также воспользоваться более функциональным механизмом версионирования объектов, который доступен при использовании конфигураций на базе библиотеки стандартных подсистем. Описанию этого функционала будет посвящена отдельная статья.
Как посмотреть историю изменения документа в 1С
История изменений хранит все предыдущие версии документов и справочников, включая информацию о пользователе, а по Журналу регистрации выявляется факт изменений и имя пользователя, но без какой-либо конкретики.
Журнал регистрации больше ориентирован на фиксирование действий с программой в целом — таких, как изменение параметров, настроек. А механизм Истории изменений — на хранение предшествующих версий документов и справочников. Он появился в типовых конфигурациях с версии 8.3.11, а с 8.3.13.1513 к списку объектов добавились константы, планы обмена и планы видов характеристик. Журнал регистрации начинает собирать информацию автоматически с момента установки программы, а для начала работы Истории изменений требуется ее включение и настройка.
Журнал регистрации
Журнал регистрации дает возможность выявить пользователей, совершавших какие-либо действия в программе. Открывать и просматривать его может только пользователь с правами администратора. В журнале фиксируются:
- ошибки — любые сбои в системе;
- предупреждения — системные сообщения;
- информация — действия с данными;
- примечания — малозначимые оповещения.
Настройка списка регистрируемых событий возможна в режиме конфигуратора. Изначально по умолчанию включена регистрация всех событий.
Где найти журнал регистрации
Журнал регистрации , в котором хранится история изменений в 1С 8.3, можно найти в разделе: Администрирование — Обслуживание — Журнал регистрации .
Настройка журнала
Для сокращения количества записей и точной настройки задайте параметры:
- Показывать — количество записей в окне журнала;
- Критичность— выберите:
- Все события — без отбора по событиям;
- Ошибка — возникшие в программе ошибки;
- Предупреждение — выведенные на экран предупреждения для пользователей;
Кнопка Установить отбор — это расширенный отбор для получения данных по конкретному событию или объекту. Чтобы отобразить сведения по документу, настройте:
- Интервал — период, за который сформируются записи о действиях с документом. Если период неизвестен, устанавливается максимальный: с даты создания документа по текущее число;
- Метаданные — укажите для получения информации по всем документам одного вида;
- Данные — укажите конкретный документ. Для этого выберите в поле из списка наименование документа.
После нажатия кнопки ОК откроется журнал документов. По дате и номеру найдите тот, по которому требуется просмотреть зарегистрированные действия. Период, указанный в окне отбора журнала регистрации, не влияет на сформированный журнал со списком документов.
Кнопка Применить и закрыть — завершение настройки расширенного отбора.
Сформируется отчет по зафиксированным событиям по документу за указанный период. Для открытия измененного объекта выберите из контекстного меню пункт Открыть данные для просмотра .
Как читать журнал
В журнале регистрации выводятся графы:
- Дата, время — дата и время события;
- Пользователь, компьютер, приложение, сеанс — имя пользователя, имя компьютера, с которого запущена программа, режим запущенного приложения (стандартно для всех пользователей, работающих с базой данных 1С — Тонкий клиент);
- Событие, данные и метаданные, комментарий :
- событие — произошло с Добавление информации (возможны: Изменение, Проведение);
- данные — событие связанно с Данными (возможны: Доступ, Пользователи, Сеанс, Фоновое задание);
- метаданные — объект, с которым произошло событие: Счет покупателю 0000-000001 от 26.10.2020 16:50:31, относится к типу Документ , вид Счет покупателю ;
- комментарий программа указывает в случае возникновения ошибки или предупреждения.
1С история изменений документа или справочника
История изменений документа в 1С 8.3 (или справочника) хранит все версии объекта — от создания до последнего редактирования и проведения. Механизм позволяет:
- отследить изменения, сделанные пользователем;
- увидеть предыдущие данные;
- сопоставить измененную информацию со старой;
- вернуть документ/справочник к изначальному виду.
Включение и настройка
Расположение функции в программе:
- зайдите в систему под пользователем с правами администратора;
- меню Администрирование – Общие настройки ;
- откройте раздел История изменений и установите флаг Хранить историю изменений .
Чтобы программа начала сохранять предыдущие версии объектов, перейдите по ссылке Настройки хранения . Если не задать никаких настроек, функция не начнет работать даже при флаге Хранить историю изменений .
Выберите конкретный документ/справочник или группу целиком для настройки истории хранения по всем объектам сразу.
Настройка истории хранения по конкретным видам документов/справочников позволит не загружать базу лишними данными и сохранит производительность системы.
Укажите, при каких обстоятельствах требуется добавлять записи в историю, нажав Установить когда сохранять версии и выбрав пункт из списка:
- Никогда — не хранить данные об изменениях;
- При записи :
- для документов — собирать историю редактирования не проведенных документов;
- для справочников — сохраняются все изменения;
- для справочников — Никогда ;
- для документов — При проведении (для документов) .
Установить срок хранения версий — определяется время хранения версий:
- За последнюю неделю ;
- За последний месяц ;
- За последние три месяца ;
- За последние шесть месяцев ;
- За последний год ;
- Бессрочно — хранить историю всегда.
Версии с истекшим сроком хранения система считает устаревшими. При установке флага Автоматически удалять устаревшие версии программа будет их удалять самостоятельно. По умолчанию удаление настроено на каждый день в 3:00, но по ссылке Настроить расписание можно поменять настройки времени и частоты запуска процедуры удаления устаревших версий — от нескольких раз день до одного раза в год. Версии с Бессрочным сроком хранения всегда актуальны и автоматически программой не удаляются.
Просмотр истории изменений документа или справочника
Как в 1С посмотреть историю изменения документа/справочника после включения опции:
- Откройте журнал документов или справочник, встаньте на нужную строку.
- Просмотр истории изменения доступен в меню Еще — История изменений или по кнопке Перейти к отчету по версиям объекта . Переход к истории возможен из справочника, журнала документов или шапки открытого документа.
Если этих пунктов нет, проверьте Настройку истории ( Администрирование — Общие настройки — История изменений ): возможно, не заданы параметры для хранения объектов этого вида.
- Откроется окно История изменений с отчетом о редактировании документа/справочника. Включает дату изменения и имя пользователя, сделавшего корректировки.
Жирным цветом выделена текущая версия. Для просмотра деталей нажмите кнопку Открыть версию . Версия документа/справочника на выбранную дату отображается в виде отчета со значениями реквизитов.
Если требуется информация о редактировании конкретных реквизитов, укажите их в поле Изменения в реквизитах , отметив в окне Выбор реквизитов объекта. После указания реквизитов в списке версий останутся только те, в которых эти реквизиты менялись.
Сравнение версий документа/справочника:
- Откройте окно История изменений .
- Выделите строки с зажатой клавишей Shift или Ctrl и нажмите кнопку Сравнить . Сформируется отчет по изменениям, где каждой выбранной позиции отведена колонка. Порядок столбцов по умолчанию: в последней колонке отражены начальные данные (из выбранных версий), а в первой — конечные изменения (среди выбранных для сравнения). Сопоставлять можно любое количество версий.
Измененное значение реквизита подсвечивается.
Восстановление предыдущей версии документа или справочника
Чтобы восстановить данные до определенного состояния, выделите нужную строку и нажмите Перейти на версию . Документ/справочник вернется к состоянию на выбранное число в истории появится запись о создании новой версии с комментарием, она будет выделена жирным цветом как актуальная на текущий момент. Кнопка доступна только в режиме администратора.
Таким образом, посмотреть в 1С кто корректировал данные можно несколькими способами. Журнал регистрации и История изменений заложены во все типовые решения фирмы 1С. У каждого из них есть преимущества и недостатки. В Журнале регистрации предусмотрен расширенный механизм отбора информации по всей базе данных, а история изменений привязана и открывается по конкретному документу или справочнику. На практике для получения эффективных результатов при поиске измененных данных используют оба способа совместно.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы Бухэксперт8, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по программе 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательстваПомогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Иногда возникает необходимость сделать копию своей рабочей базы 1С, например..Этот Сборник предназначен для пользователей программы Бухгалтерия 2.0 — тех.Что делать, если в процессе работы 1С пропала верхняя панель.
(6 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Как посмотреть, кто и когда изменял документы в Бухгалтерии предприятия ред.3.0
Журнал регистрации-содержит информацию о том, какие события происходили в информационной базе в определенный момент времени или какие действия выполнял тот или иной пользователь. Для каждой записи журнала, отражающей изменение данных, отображается статус завершения транзакции (транзакция завершена успешно, или же транзакция отменена).
Чтобы открыть «Журнал операции» заходим в «Администрирование — Обслуживание».
Рис. 1 — Настройка программы
Открываем «Журнал регистрации»
Рис. 2 — Обслуживание
В «Журнале регистрации» можно выбрать «Показатель событий».Он показывает сколько событий, по документу или в целом по программе показать. Так же можно выбрать «Критичность». Критичность — это выбор показателя для отбора.(Параметр отбора можно выбрать «Все события», «Ошибка», «Предупреждение».)
Чтобы сформировать «Журнал регистрации» по одному документу, нажимаем «Установить отбор».
Рис. 3 — Журнал регистрации
Следующий шаг, нужно выбрать данные( например «Счет покупателю»).Если мы выберем «метаданные», журнал сформирует все изменения по документам «Счета покупателю».
После того, как выбрали «Счет покупателю», откроется список всех документов, выбираем тот, который нам нужен и в отборе нажимаем на «Применить и закрыть».
Рис. 5 — Счета покупателям
После проделанных действий, будут доступны все события, которые происходили по данному документу.